A gestão dos processos de uma empresa se traduz como sinônimo de desafios constantes para qualquer liderança. Afinal de contas, por processos, podemos compreender absolutamente todas as tarefas presentes na rotina operacional de uma organização, tão fundamentais para o desenvolvimento do negócio rumo aos objetivos traçados. Isso torna necessária a otimização de processos.
Afinal, a fim de assegurar níveis de eficiência, produtividade, organização e agilidade alinhados às expectativas de competitividade do mercado, é essencial adotar um modelo de gestão focado em processos cada vez mais eficientes.
Este artigo foi elaborado para te ajudar a entender o conceito de otimização de processos e suas etapas, para que você possa colocar tudo isso em prática na sua empresa. Boa leitura!
O que é otimização de processos?
Podemos definir a otimização como uma necessidade do processo de gestão traduzida em um conjunto de técnicas que, por meio de um minucioso mapeamento das atividades executadas, favorece a identificação de potenciais falhas, gargalos e fatores de queda de desempenho, antecipando problemas e aplicando melhorias em tempo real.
É, portanto, uma das estratégias mais eficientes para a eliminação de tarefas desnecessárias e trabalhos redundantes, uma vez que, com a otimização dos processos da rotina laboral, os métodos de trabalho são aprimorados para um nível mais objetivo e livre de erros e desperdícios.
A partir desta compreensão, destaca-se a importância da adoção de ferramentas de otimização dos processos internos da empresa. Afinal de contas, uma gestão otimizada está intrinsecamente conectada à uma cultura empresarial bem estabelecida e alinhada a parâmetros sólidos de comunicação interna e gestão do tempo.
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A importância da otimização de processos nas empresas
Ao adotar uma gestão de processos otimizada, você pula diversas etapas redundantes e desnecessárias, o que fornece um conhecimento mais aprofundado sobre o seu próprio negócio.
Essa visão apurada é vital para que o processo de gestão seja conduzido de forma que os diversos setores da empresa se mantenham integrados e apresentem uma eficiência operacional objetiva. Afinal, quando as demandas e as atividades da companhia são percebidas de forma homogênea, todos os profissionais envolvidos podem desempenhar suas funções com clareza e acurácia ímpares.
E, uma vez que a otimização de processos permite que esse olhar interno do empreendimento sobre si mesmo, é natural que se revele uma série de aprimoramentos na rotina operacional da companhia, como, por exemplo:
Mitigação de riscos
A otimização de processos é intensamente fundamentada em um sistema de padronização das atividades, o que, do ponto de vista da gestão de riscos, representa um diferencial tático valioso, capaz de contribuir enormemente com a redução de chances de falhas e gargalos.
Redução de custos
Uma das principais características da otimização de processos é a identificação e obliteração de desperdícios. Aqui, recursos mal aplicados são reaproveitados de formas mais inteligentes em nível estratégico, favorecendo as economias da companhia e a assertividade das tarefas.
Enxugamento dos processos
Com os processos devidamente otimizados, torna-se fácil identificar as habilidades e medidas necessárias para a realização de cada ação proposta, e delegar as funções de acordo com a aptidão de cada profissional em relação a esta ou aquela tarefas específica – sem contar que a eliminação das demandas desnecessárias torna os processos um tanto mais enxutos e objetivos.
Facilidade na lida com problemas
A otimização e a padronização dos processos proporciona clareza sobre o que acontece dentro e fora da empresa, o que representa um diferencial estratégico no que se refere à antecipação de problemas, à tomada de decisões e, em última instância, na implementação de medidas corretivas.
Melhoria nos resultados
Juntos, os fatores acima apontados apontam para uma natural evolução do quadro de resultados financeiros. Afinal, uma performance otimizada se alinha aos padrões de planejamento e produtividade, que são os motores para o alcance e a superação dos objetivos.
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As etapas da otimização de processos
A lógica de otimização de processos em uma empresa é construída sobre o conceito de melhoria contínua. As etapas na qual o processo de otimização se baseia, portanto, são de natureza cíclica, de forma que cada processo revelará, continuamente, novos pontos a serem desenvolvidos – o que é interessante sob o ponto de vista do aprimoramento da produtividade, visto que os processos de melhoria podem ser aplicados de forma conjunta, objetivando o crescimento da empresa rumo a objetivos cada vez maiores.
Conceitualmente, são 6 as etapas da otimização de processos em uma empresa, conforme veremos a seguir.
1. Definição de objetivos
Primeiramente, é preciso compreender que, antes de mesmo de qualquer mudança significativa ser implementada, é necessário que o objetivo pretendido seja claramente definido pela gestão e compreendido pelo restante da equipe.
Estrategicamente, este é o momento de decidir entre realizar uma completa revisão de todos os processos desenvolvidos na rotina laboral da empresa, ou apenas ajustar pequenos gargalos em um determinado setor específico.
Aqui, a complexidade do trabalho realizado será proporcional às necessidades do negócio, e também ao impacto das mudanças sobre suas operações e resultados.
2. Mapeamento dos processos vigentes
Provavelmente, a etapa mais crítica da implementação de uma política de otimização de processos consiste na realização do mapeamento AS IS.
AS IS é como chamamos todo o trabalho de levantamento das atividades anuais de uma organização e da forma como elas ocorrem. A partir dessa análise de ponta-a-ponta, torna-se possível compreender o ponto no qual a empresa se situa e quais aprimoramentos são efetivamente necessários.
Uma vez identificando as atividades, as entradas e as saídas do negócio, chega o momento de desenhar o fluxo dessas atividades, algo vital para a compreensão da natureza do trabalho e para a identificação das falhas presentes. Assim, torna-se fácil otimizar os processos e implementar as devidas melhorias.
Nesta etapa, é importante ressaltar que mais do que identificar os problemas e impactos presentes nos processos da empresa, é de crucial importância que seja identificada a raiz de cada problema, bem como as medidas necessárias para eliminá-la.
Nesse sentido, a participação ativa de cada profissional envolvido se faz essencial, uma vez que a eles pertencerá o conhecimento prático das questões cotidianas acerca do projeto.
3. Eliminação de tarefas improdutivas
Uma vez que todos os processos já estejam mapeados, ficará mais fácil a identificação das etapas que, ao invés de otimizar os processos, atravancam o trabalho.
Muitas vezes, é possível observar etapas que faziam sentido em algum período anterior, mas que hoje se mostram obsoletas – principalmente no que diz respeito a tarefas analógicas, cuja serventia se perdeu diante das recentes transformações digitais; ou a tarefas repetitivas, que poderiam ser simplificadas ou eliminadas em prol de uma performance mais enxuta.
Este é, portanto, o momento decisivo para se eliminar tarefas cujos altos custos em tempo ou dinheiro não compensam os baixos índices de produtividade.
4. Reavaliação de processos
Após a dispensa dos processos redundantes e improdutivos, torna-se preciso realizar uma revisão completa dos processos restantes. Aqui, o objetivo é compreender que mesmo os processos indispensáveis sempre poderão ser aprimorados – por isso, uma reflexão sobre a forma como esses processos se dão se faz tão importante.
Avalie se esses processos estão sendo conduzidos da maneira correta; se há alguma medida a ser tomada de forma a evoluir determinado processo; se existem eventuais erros que podem ocorrer, ainda que esporadicamente – este é, portanto, o momento de esmiuçar em detalhes cada aspecto operacional da sua companhia, a fim de produzir maiores impactos positivos sobre os resultados do seu negócio.
5. Implementação de ferramentas
Para garantir que os processos aprovados sejam implementados sem erro, e de forma contínua, é preciso investir em automação.
A automatização de processos tem como objetivo facilitar ainda mais o gerenciamento de processos da empresa e garantir que o controle de formulários, prazos e a coleta de dados sejam centralizados, evitando ainda mais tempo e desperdício.
Nesta etapa, é preciso reconsiderar a forma como a empresa utiliza os seus principais recursos, como materiais, tempo e ferramentas. É também o momento para reconhecer os próprios processos em si como recursos, uma vez que procedimentos engessados ou obsoletos resultam em desperdício de mão de obra.
A quinta etapa é essencial para que sejam definidas as devidas ferramentas, como planos de ação, sistemas de automação, melhorias no processo de comunicação e integração e métodos de execução, em geral. A implementação das práticas e ferramentas adequadas ao seu negócio oferece vantagens estratégicas fundamentais para o aprimoramento da produtividade da empresa.
6. Monitoramento contínuo
Como dito mais acima, a otimização de processos se dá de forma cíclica – portanto, a sexta etapa é, na verdade, parte inerente a todas as outras.
Mantenha-se em constante vigilância sobre todas as ações desenvolvidas ao longo das demais etapas, pois novos problemas, necessidades e oportunidades podem surgir quando você menos esperar – e é preciso estar atento a todos esses fatores para manter a empresa em contínuo processo de evolução e inovação.
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