Integração da HubSpot com ZapSign: como fazer assinatura eletrônica no CRM

A assinatura eletrônica de um contrato, em muitos casos, vira motivo de celebração nas empresas. Afinal, ela pode significar o cumprimento de uma meta importante, a contratação de um profissional muito quisto, o fechamento de uma negociação bem sucedida. A integração da HubSpot com a ZapSign veio para facilitar a concretização desses tipos de ações e muito mais!

Bom, mas se você já utiliza a HubSpot como CRM e a ZapSign como plataforma de assinaturas, talvez esteja pensando: qual é o sentido em unir as duas?

E se você não souber do que estamos falando e estiver se perguntando “O que é HubSpot? O que é CRM? O que é ZapSign? O que é assinatura eletrônica?”, não vá embora! Este artigo também é para você.

Portanto, continue a leitura para saber como a união dessas duas ferramentas beneficiarão a gestão da sua empresa, tornando os processos internos mais ágeis, eficientes e, consequentemente, mais capazes de gerar resultados satisfatórios.

Por que é importante ter uma plataforma de assinatura eletrônica ao fechar contratos?

Todas asempresas precisam de modelos de contrato para fechar diversos tipos de acordo, tais como: admissão de novos funcionários, parceria com fornecedores, venda de produtos ou serviços para os clientes, entre outros.

Contudo, imagine o excesso de trabalho que uma pessoa tem ao precisar firmar (ou coletar firmas) desses contratos uma vez que eles sejam assinados manualmente. Não é à toa que algumas companhias contam com armários, salas e até mesmo galpões para armazenar tantos documentos.

Isso é ruim porque, com o tempo, esses papéis podem ficar deteriorados e, se seus locais não tiverem ventilação adequada, acaba gerando o surgimento de mofo, comprometendo a saúde das pessoas que neles transitam.

Por essa razão, variados negócios têm adotado a assinatura eletrônica, pois além de poupar espaço físico (e o meio ambiente), também permite guardar uma grande quantidade de documentos na nuvem.

Além disso, ao contrário do processo de assinatura manual (que, em alguns casos, requer até mesmo idas ao cartório), a eletrônica torna tudo mais rápido: em um clique o contrato já está assinado. Essa é uma grande vantagem nos dias de hoje em que todos queremos soluções ágeis e que atendam a nossa mobilidade.

Nós, da ZapSign, sabemos muito bem disso, tanto é que priorizamos tais facilidades ao desenvolvermos nossa plataforma de assinatura eletrônica que permite firmar documentos de forma simples onde quer que você esteja, basta ter um computador ou celular conectado à internet e, em dois cliques, sua assinatura está feita.

Como uma plataforma de assinatura eletrônica e um CRM podem trabalhar juntos?

Com a plataforma de assinatura eletrônica você consegue fazer a gestão de todos os documentos firmados por funcionários, parceiros e clientes da empresa. Mas, no que tange ao relacionamento com o cliente, há mais pontos envolvidos, por exemplo:

• dados pessoais (nome, e-mail, telefone, e afins);
• histórico de compra;
• tickets de atendimento;
• com quais membros da empresa já esteve em contato;
• registro de mensagens de e-mail, chat e canais de atendimento.

Uma plataforma de assinatura eletrônica não tem essas funcionalidades, pois não pertencem à sua proposta. Você terá acesso a elas ao contratar um CRM.

Também conhecido como Customer Relationship Management (ou “Gestão de Relacionamento com o Cliente”), o CRM é voltado justamente à administração geral dos clientes de um negócio.

Sabe aquela planilha de Excel com os nomes de todos os clientes? O histórico de atendimento ao público pelo WhatsApp que some quando o app não faz backup? O caderninho em que todas as vendas são anotadas? A velha agenda de papel para marcar as reuniões? O CRM faz tudo isso para você de forma mais segura, eficiente e rápida.

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Qual CRM é o mais recomendado?

Existem diversos CRMs oferecidos por empresas brasileiras e internacionais. Para atender as necessidades operacionais, analíticas, colaborativas e estratégicas, o recomendado é optar por uma ferramenta que seja líder de mercado, tal como a HubSpot.

Afinal, ela foi apontada como a maior do mercado de automação de marketing B2B (um dos principais recursos de um CRM) em um levantamento feito pela Gartner, uma das mais renomadas organizações globais do ramo tecnológico.

Além de contar com uma fácil usabilidade, um dos maiores trunfos do seu favoritismo é o fato de a HubSpot trazer diversas soluções em um só lugar, sobretudo por meio das integrações que tem com outras ferramentas que são igualmente essenciais para a gestão de um negócio.

Como você pôde ver ao longo deste artigo, a plataforma de assinatura eletrônica é uma delas e isso nos leva à pergunta: a HubSpot tem essa funcionalidade? Bom, agora tem!

ZapSign e integração com a HubSpot: marketing, vendas e assinaturas em um só lugar

Este ano efetuamos a integração com a HubSpot para que todos os seus usuários sejam contemplados com o serviço de assinatura eletrônica que oferecemos aqui na ZapSign.

Como dissemos acima, existem vários CRMs no mercado, mas tratamos de unir forças com a empresa que mantém nele a sua liderança ao atender mais de 113 mil empresas em todo o mundo.

Se você ainda não usa a HubSpot para fazer a gestão dos seus clientes, assim como a ZapSign, ela tem um plano gratuito, ideal para quem tem um pequeno negócio ou simplesmente quer experimentar a ferramenta antes de contratar um plano premium.

Assim, mesmo que você tenha uma microempresa individual que esteja começando a faturar, isso não é impeditivo para contar com essas duas soluções na sua gestão.

Passo a passo para assinar um documento na ZapSign com integração da HubSpot

Listamos a seguir todos os passos que você deve seguir para integrar a ZapSign à sua conta da HubSpot uma vez que seja cliente de ambas.

São etapas bem simples, mas que trazemos aqui em detalhes para que nenhuma dúvida fique no ar durante a sua execução.

1. Faça login na HubSpot

Uma vez que você tenha uma conta criada na HubSpot, o primeiro passo é efetuar o login na plataforma ao acessar este link para inserir os seus dados ou usar a sua conta do Google cadastrada para entrar na plataforma.

Caso você tenha habilitado a autenticação de dois fatores quando criou o seu registro na HubSpot, poderá precisar dele para dar continuidade.

A maioria dos usuários usa o e-mail ou telefone para fazer essa autenticação. Se for o seu caso, basta seguir o procedimento e inserir o código que é enviado a algum deles para concluir o login na plataforma.

2. Acesse a ZapSign pelo Marketplace da HubSpot

Por ser uma plataforma que conta com muitas outras (cada um oferecendo a ela funções diferentes), a HubSpot tem um marketplace de apps. Isto é, uma página em que você pode encontrar todas as ferramentas que se conectam com a HubSpot, o que inclui a ZapSign.

Mas, para nos encontrar lá, primeiro você deve entrar no site oficial da HubSpot App Marketplace e procurar por ZapSign, tal como mostra o print abaixo.

Se quiser mais objetividade nesta etapa, basta clicar neste link que preparamos com a busca pela ZapSign previamente feita no Marketplace.

3. Instale a ZapSign dentro da HubSpot

Ao encontrar a ZapSign, o passo seguinte é fazer a instalação dentro do CRM. Na parte superior direita da tela você verá um botão laranja escrito “Request to install”. Clique nele.

Em tempo: para alguns usuários, a HubSpot aparece em inglês, enquanto para outros em português ou outro idioma correspondente. Neste tutorial seguimos a versão em inglês, mas caso você não domine o idioma, não se preocupe. As instruções que aparecem na tela são as mesmas que apresentamos aqui, tanto na explicação quanto nos prints.

4. Permita a integração com a ZapSign

Por ser um CRM que atende os mais variados departamentos das empresas, ele possui funções de administradores que são passados aos fundadores, gestores e líderes desses setores.

Portanto, caso você não tenha permissão de executar essa instalação por não possuir poderes administrativos na HubSpot, se deparará com a tela abaixo.

Nesse caso, será solicitado que você envie um pedido de permissão à pessoa que faz a gestão das contas a liberar a instalação. Sugerimos sempre fazer uma comunicação prévia com o gestor de contas para que a aprovação seja feita a caráter breve.

5. Selecione a conta que deve ser conectada

Assim que as permissões de instalação tiverem sido passadas com sucesso, a próxima tela apresentará as contas presentes na HubSpot que devem ser conectadas com a ZapSign como vemos na tela abaixo. Selecione a correta.

Depois, certifique-se das permissões necessárias e clique no botão que diz “Connect app” (ou seja, “Conectar aplicativo”). 

Ao dar tudo certo, aparecerá uma mensagem que diz “vinculado com sucesso” e a instalação estará completa.

6. Crie o seu primeiro documento da ZapSign via HubSpot

Com a integração, assinar contratos eletronicamente usando a ZapSign ficou ainda mais fácil! Na seção Deals / Negócios de algum contato específico, clique em “Create documents via upload” (ou “Criar documento via upload”) da forma que mostramos abaixo.

Na sequência, será exibida uma tela idêntica à da plataforma da ZapSign em que você precisa fazer upload do documento, inserir os signatários e fazer o envio para a assinatura.

Por fim, o progresso da assinatura dos documentos também pode ser visto pela HubSpot. Logo, quem opera o CRM todos os dias e precisa conferir se o cliente, fornecedor, funcionário ou qualquer pessoa com quem está em contato já assinou o contrato, não há mais necessidade de fazê-lo externamente e sim pela própria HubSpot.

Exemplos do uso de assinatura eletrônica da ZapSign pela integração com a HubSpot

Para que você consiga ver a amplitude dos benefícios que a integração entre ZapSign e HubSpot podem trazer, separamos na etapa final deste artigo três exemplos que observamos de forma recorrente em vários tipos de organizações.

Mais agilidade nas vendas

Empresas que oferecem produtos ou serviços para os seus clientes trabalham com metas. Para alcançá-las, é preciso que o discurso comercial esteja bem construído e o marketing faça um bom trabalho para gerar cada vez mais oportunidades. Sim, é muito trabalho, por isso a frustração é muito grande quando a chance de uma venda vai embora.

Nos dias de hoje, isso é mais comum de acontecer do que se imagina. Afinal, nos meios digitais, a distância entre uma empresa e seu concorrente não é mais de um quarteirão, mas sim de um clique.

Por essa razão, os processos devem ser ligeiros para não perder o tempo certo da venda. Quando um cliente diz “sim”, sua expectativa é de passar o quanto antes pela parte burocrática e receber o produto ou serviço. 

A integração entre ZapSign e HubSpot te ajuda a poupar o tempo necessário para fazer o cadastro do cliente em duas plataformas diferentes. Então, se você já tem os dados dele na HubSpot e acabou de ouvir o “sim” durante uma videochamada ou atendimento online, o contrato pode ser enviado a ele no mesmo instante para assinatura.

Isso garante a entrada imediata do cliente na base e seriedade por parte da empresa que já conta com as ferramentas certas e agilidade. Isso faz o cliente pensar: “Se o atendimento deles é assim tão eficiente, o produto / serviço deve ser tão bom quanto! Agora sim vou comprar!” 

Melhor eficiência nas contratações

Com as mudanças de mercado ocasionadas por fatores econômicos, tecnológicos e também por conta da pandemia, novas necessidades surgiram, o que fez com que as organizações criassem novos cargos de emprego. Para que se tenha uma ideia, somente na área de tecnologia e informação foram registradas mais de 123 mil novas modalidades de trabalho.

Isso faz com que os profissionais de RH precisem se empenhar muito mais em encontrar novos talentos que correspondam a essa demanda. Portanto, a prospecção de candidatos fica maior, e se torna imprescindível tê-los registrados em uma ferramenta de gestão como um CRM.

Entre tantas análises curriculares e entrevistas, é normal os analistas e gestores de Recursos Humanos não se lembrarem de todo mundo, mas ter o seu histórico de contato guardado no CRM é fundamental para a oferta de vagas vigentes ou futuras.

E quando chegar o momento de ofertar a vaga para a pessoa mais apropriada, é necessário agir rapidamente a fim de não perdê-la para uma empresa concorrente. Assim, ao enviar o contrato de trabalho imediatamente via integração com a ZapSign, a assinatura e o compromisso do novo funcionário ficam garantidos.

Mais organização na gestão de parceiros

Dependendo do modelo que uma empresa seguir, ela precisará de parceiros que possam executá-lo. Quem fabrica produtos físicos, por exemplo, deve ter como parceira uma transportadora que os leve com segurança e rapidez até os clientes. O mesmo vale para revendedores, distribuidores, entre outros profissionais terceirizados que são necessários para o negócio funcionar.

Não é recomendável, contudo, fechar acordos verbais ao fazer tais parcerias, por mais que esse tipo de contratação tenha validade jurídica. Portanto, opte pelos documentos digitais com assinatura eletrônica que evidenciam a mútua concordância de todos os pontos expostos no contrato.

A ZapSign se encarrega dessa parte e a vantagem de tê-la integrada à HubSpot é que o CRM registra todas as interações entre a empresa e os parceiros. Logo, se algum deles enviar um e-mail se queixando  de algum ponto que está ou não no contrato de parceria, não é mais preciso ficar buscando a mensagem no seu Gmail e o contrato na gaveta empoeirada. Tudo pode ser feito em um só canal. 

Agora que chegamos ao final deste artigo, ficou claro como a integração da HubSpot com ZapSign pode ser vantajosa para muitas empresas e suas gestões, certo?

Caso tenha ficado alguma dúvida de como a ZapSign pode te ajudar, que tal dar continuidade ao falar diretamente conosco? Basta clicar aqui que iremos te passar ao melhor especialista para atender o seu caso!