Um dos maiores patrimônios de toda empresa que oferece produtos ou serviços são os seus clientes. Para conquistá-los, você deve passar uma boa impressão desde o primeiro contato com eles, o que requer uma gestão de processos impecável. Isso nos leva ao tema deste post: gestão de processos organizacionais.
Porém, você sabe o que são processos dentro de uma organização? Por mais que o conceito seja conhecido por alguns, nem todos sabem como aplicá-los de forma estratégica e eficiente, o que nos levou a produzir este artigo.
Continue a leitura, pois apresentaremos o que verdadeiramente significa gerir processos organizacionais e dicas de como colocá-los em prática!
O que são processos organizacionais?
Os processos organizacionais envolvem atividades que têm ligação entre si, além de contar com pessoas que realizam os procedimentos e operam as ferramentas que fazem parte deles.
Na prática, esse processo transforma entradas (insumos) em saídas (produtos ou serviços) que atendem as necessidades dos clientes, além de gerar resultados para a empresa.
Como os processos organizacionais são divididos?
Basicamente, há três categorias referentes à divisão dos processos organizacionais. São eles:
- processos gerenciais: correspondem à gestão estratégica do negócio em prol de fazê-lo alcançar suas metas e objetivos;
- processos finalísticos: dizem respeito aos funcionamento corporativo, além de envolver os insumos que geram as saídas;
- processos de apoio: envolve os recursos necessários para o desenvolvimento de todos os processos da firma.
Qual é a hierarquia da gestão de processos?
Para que a gerência de uma empresa (independente de serpequena, média ou grande) seja bem executada, é preciso que ela priorize as ações de maior importância na hierarquia. Na gestão de processos não é diferente. Apresentamos abaixo como elas são classificadas da maior para a menor.
Macroprocessos
Eles, geralmente, envolvem dois ou mais setores da empresa e suas ações têm impacto direto nos resultados do negócio, razão pela qual ele é colocado no topo da hierarquia.
Processos
Os processos visam atingir um objetivo específico e, para isso, fazem uso de tarefas de subprocessos.
A exemplo de projetos, os processos têm começo, meio e fim. Geralmente, eles começam com a entrada do insumo e terminam na entrega final do cliente.
Subprocessos
Quando os processos têm uma complexidade alta, é necessário dividi-los em subprocessos para que eles sejam executados de uma maneira organizada.
Atividades
Descendo a hierarquia, as atividades ocorrem dentro de subprocessos e possuem uma complexidade média. Elas costumam ser feitas por departamentos específicos que têm uma meta certa a cumprir.
Tarefas
Por fim, as tarefas apresentam um conjunto de trabalhos que devem ser realizados. Para que elas sejam feitas com precisão, é necessário ter clareza no que deve ser feito dentro do prazo determinado.
O que é gestão de processos organizacionais?
A gestão de processos organizacionais consiste em organizar e gerenciar recursos e processos necessários para colocá-los em prática e gerar valor. Durante essa gerência, é preciso garantir a qualidade, responsabilidade e controle das entradas e saídas a fim de alinhar a estratégia e os objetivos que a empresa ou organização tem e coordenar o trabalho dos colaboradores envolvidos.
Quais são as etapas da gestão de processos organizacionais?
Definimos como processos as atividades sequenciadas que se repetem de forma contínua e sempre seguindo um padrão cujo objetivo é aumentar a percepção de valor do negócio. Apontamos aqui os 5 passos que os constituem.
Iniciação
Referem-se aos primeiros passos para a execução de um novo processo. Leve em conta os objetivos que a organização quer conquistar, pois eles serão a base do planejamento nesta fase inicial.
Planejamento
Aqui, você começa a estruturar todas as fases do processo. Assim como um projeto, ele deve ter começo, meio e fim. Porém, enquanto um projeto tem término, o processo segue sendo realizado continuamente.
Execução
Quando o planejamento estiver pronto, é hora de colocá-lo em ação. Para que isso aconteça, selecione as pessoas que ficarão responsáveis por cada tarefa dentro das fases. O critério dessa seleção irá variar de acordo com o tipo de gestão escolhida, funcional ou sistêmica, conforme explicaremos mais adiante.
Monitoramento
Para se certificar de que o trabalho está sendo bem realizado, faça um monitoramento recorrente das ações. Este ponto pode ficar a cargo também dos líderes de cada time.
Encerramento
A última etapa corresponde à conclusão do processo. Porém, como dissemos acima, isso não significa que o trabalho terminou, ele deve continuar sendo colocado em prática.
Qual é a importância da gestão de processos organizacionais?
Por mais que você seja um bom gestor do seu negócio, verdade seja dita: toda gestão possui falhas que podem prejudicar o seu crescimento. Mesmo que seja bem específica como umamá gestão de documentos, por exemplo.
Ao executar os processos, você consegue ver com mais clareza quais são esses gargalos e levantar as maneiras mais eficientes para solucioná-los, o que tornará a sua oferta mais atrativa em termos de mercado.
Além disso, outra importância envolve a otimização do tempo dos colaboradores, fazendo com que eles façam tarefas que realmente geram valor e impactam positivamente a empresa.
Quais são os tipos de processos organizacionais?
Existem dois tipos de gerência de processos organizacionais: funcional e sistêmica. Vejamos agora como funciona cada um.
Gestão funcional
Este tipo de processo organizacional, tal como o nome diz, tem como foco a parte funcional dentro de uma empresa. Nela, são levados em conta os processos de trabalho aplicados na organização de acordo com cada setor.
Quando essa gestão é colocada em prática, o gerente do negócio não vê os departamentos como equipes cooperativas, mas sim como times dependentes que não possuem relações com os outros.
Por exemplo: por mais que os setores demarketing e vendas atuem lado a lado, neste modelo de gerência, os líderes de cada departamento devem focar unicamente nos pontos que eles precisam alcançar separadamente e não em conjunto.
Esse é um processo aplicado na maioria das empresas desde que os times tenham bem determinadas as metas que devem ser conquistadas, sem a necessidade de levar em conta a visão macro do negócio.
Gestão sistêmica
Aqui, existe um dinamismo maior nas relações porque o trabalho em equipe é valorizado. Portanto, os colaboradores acabam pensando e atuando além da caixa, ou seja, não se limitam às suas funções principais.
Esse é um tipo de gerência comumente visto em empresas que estão em constantes transformações, sobretudo em termos de melhoria dos produtos ou serviços oferecidos.
Para que isso aconteça, os processos devem ser bem claros, monitorados e focados no cliente, pois as necessidades deles servirão como base para as mudanças da sua oferta.
Logo, ao contrário da gestão funcional, na sistêmica há interação entre os responsáveis por cada setor dentro da empresa visto que todos têm como objetivo a satisfação do cliente.
Empresas que optam por esse tipo de gestão precisam ser criteriosas ao escolher seus funcionários, pois todos devem ter um perfil adaptável a mudanças.
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Quais são os benefícios da gestão de processos organizacionais?
Uma vez que você coloque a gerência de processos em ação, notará algumas vantagens como estas que listamos abaixo.
Maior produtividade
Ao identificar os erros que devem ser corrigidos e as tarefas que são verdadeiramente necessárias para o crescimento da empresa, você passa a focar no que é mais importante, além de evitar tarefas repetidas e refações.
Isso faz aumentar a produtividade dos seus funcionários ao perceberem que o trabalho realizado por eles é realmente eficiente e importante.
Redução de custos
O seu fluxo de caixa também opera com controle de entradas e saídas, mas será que todas são necessárias?
Durante a gestão de processos, você passa a ver o que é dispensável em termos de serviços e materiais pagos todos os meses, o que provoca, como consequência, a redução de custos.
Melhor controle
Considerando que a gestão de processos é aplicada de forma contínua, isso faz com que eles sigam um padrão e sejam feitos de forma automática.
Por mais que você conte com manuais e tutoriais de como executar bem o trabalho, as pessoas tendem a fixar essas orientações colocando-as na prática, o que facilita o controle dessas ações por parte do gestor.
Mais visibilidade
Você tem ideia do que exatamente cada membro da sua empresa faz e o que faz? É comum, no ambiente corporativo, ver um funcionário cumprindo uma tarefa que não parece fazer sentido até que você pergunta:
– Por que você está fazendo isso?
Ao aplicar a gestão de processos, esse tipo de situação não acontece mais, pois cada um tem bem definido o que precisa fazer.
Melhor experiência do cliente
Com a melhora desses processos, a consequência não poderia ser outra senão uma experiência do cliente exemplar.
Afinal, processos mais ágeis e coordenados são percebidos em todos os afazeres do negócio, o que inclui o atendimento ao cliente. Ao perceber essa excelência, eles ficarão mais aptos a fecharem negócios com você.
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Dicas para colocar a gestão de processos em prática
Por fim, trazemos algumas dicas que você deve ter em mente durante a gestão dos processos organizacionais. São elas:
- visão geral dos processos: as fases de iniciação e planejamento são importantes justamente por darem a você uma visão macro dos processos e suas tarefas;
- alinhamento com o objetivo da empresa: frisamos este ponto novamente porque ele deve ser lembrado todos os dias a medida que os processos vão sendo realizados;
- analise periodicamente as métricas: defina um momento dedicado para fazer a análise dos processos – semanal, quinzenal ou mensalmente, por exemplo – a fim de conferir o bom andamento dos processos.
Ao seguir as orientações que trouxemos neste artigo, você estará habilitado a fazer a gestão de processos organizacionais adequadamente na sua empresa.
Salientamos também que é importante contar com boas ferramentas para a gerência desse trabalho como, por exemplo, um ERP. Para saber como ele funciona,confira este conteúdo que produzimos sobre o tema!
