A gestão de documentos físicos e digitais faz parte da vertiginosa expansão da indústria 4.0, em que as principais empresas em atuação no mercado vêm movendo constantes esforços a fim de modernizar seus processos de gestão interna e se manter em conformidade com os diversos avanços tecnológicos que não param de surgir.
Dentro desse contexto, não surpreende que o âmbito digital se faça cada vez mais dominante: uma série de recursos digitais para a condução dos processos de gestão vem sendo adotada crescentemente. Isso traz um diferencial estratégico para negócios de todos os portes e ramos de atuação e aprimora os resultados obtidos na mesma medida em que se reforça a percepção do público diante da marca.
No campo da gestão de documentos, não poderia ser diferente: as ferramentas eletrônicas modernas vêm sendo especialmente usadas pelas organizações, trazendo melhorias significativas para o processo de acesso e compartilhamento de suas informações mais relevantes, como, registros bancários, relatórios financeiros, contratos etc.
Entretanto, muitas empresas, na contramão das novas dinâmicas de mercado, insistem na documentação tradicional – muitas vezes por não compreenderem a real diferença entre as possibilidades oferecidas pela gestão de documentos físicos e digitais.
Por esse motivo, explicamos aqui tudo sobre a diferença entre a gestão de documentos físicos e digitais e apresentando dicas valiosas de organização. Vamos lá?
O que é gestão de documentos digitais?
Essencialmente, o conceito de gestão de documentos digitais está ligado à utilização de tecnologias objetivando o armazenamento e a gerência de arquivos que contenham dados e informações relevantes de uma empresa.
Dessa forma, ao acessar um documento, basta logar em uma plataforma online e realizar uma busca para achar a sua versão digital em poucos segundos – ao invés de abrir o armário e procurá-lo manualmente no meio de um monte de papéis.
A diferença entre a gestão de documentos físicos e digitais
A revolução digital apresentou toda sorte de ferramentas e dispositivos tecnológicos para a rotina operacional das empresas. Softwares de gestão, inteligência artificial, armazenamento em nuvem, assinatura eletrônica e muitos outros recursos dominam o mercado, e o processo documental das companhias precisa estar alinhado a essas transformações.
Contudo, mesmo com o avanço da documentação digital ocorrendo a todo vapor, a prática da gestão de documentos empresariais em âmbito físico ainda é um tanto frequente.
Em grande parte, isso ocorre porque o processo de documentação digital ainda representa uma novidade, de modo que não são raros os casos em que algumas empresas permanecem realizando sua gestão de documentos exclusivamente em âmbito físico – a despeito de todas as diferenças significativas que existem entre as duas modalidades.
A seguir, listamos as principais diferenças entre a gestão de documentos físicos e digitais, para que você, finalmente, possa fazer a escolha adequada.
Acessibilidade
Uma das principais diferenças entre a documentação física e a digital está na questão da acessibilidade. Arquivos digitais podem ser acessados e assinados de qualquer lugar, sem a necessidade que todas as pessoas que dependem desses arquivos estejam no mesmo lugar – basta apenas um dispositivo conectado à internet, como um computador ou telefone celular.
Armazenamento
Ao contrário dos documentos físicos, os documentos digitais são salvos em HDs, pendrives ou nuvem, o que, além de favorecer a já citada acessibilidade, também é benéfico para a vida útil do documento, uma vez que o desgaste pela ação do tempo não se aplica ao caso.
Sustentabilidade e redução de custos
A gestão de documentos digitais reduz significativamente os gastos com materiais de impressão, mobília e eventuais despesas com transporte – ao contrário da gestão de documentos físicos, que depende diretamente desses fatores.
Portanto, além de ser financeiramente mais viável, a documentação virtual também representa uma solução eficiente sob o ponto de vista da sustentabilidade – algo essencial nestes tempos em que o mercado destaca a importância do conceito de investimento ESG (Environmental, Social and Governance), que considera a relevância dos mais diversos aspectos ambientais, sociais e de governança corporativa na gestão de seus processos.
Otimização dos procedimentos
Quando comparamos a gestão de documentos físicos e digitais, fica claro que a segunda promove maiores níveis de produtividade a qualquer organização.
Isso faz total sentido, uma vez que as vantagens acima mencionadas permitem que os profissionais dediquem tempo a outras atividades mais relevantes em nível estratégico – sem contar que, quanto mais leve o trabalho, maior o grau de satisfação e motivação por parte dos integrantes da equipe.
Segurança
Independente de qual modelo de gestão será adotado pelo seu negócio, é importante que seus arquivos sejam armazenados em espaço seguro.
No caso dos documentos digitais, isso não costuma ser um problema, já que há plataformas especializadas neste tipo de solução.
Já os documentos físicos dão mais trabalho: é preciso armazená-los com mais cuidado para que eles sejam facilmente acessados quando realmente necessário, enquanto as cópias digitais são disponibilizadas entre os membros da equipe, para serem utilizadas no dia a dia.
Benefícios dos documentos digitais em comparação com os físicos
Os ítens apontados acima já nos ajudam a concluir que gestão de documentos digitais carrega consigo uma série de vantagens sobre a física.
De fato, é apenas uma questão de pouco tempo até que os documentos digitais sejam 100% difundidos no mercado, uma vez que as vantagens obtidas com eles são significativas sob diversos pontos de vista, tais como:
- agilidade no acesso de documentos e informações;
- transparência na administração da empresa;
- economia de gastos;
- rapidez no processo de trabalho;
- controle do fluxo de documentos e arquivos;
- classificação organizada e intuitiva dos documentos;
- sustentabilidade e preservação do meio ambiente.
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Dicas de boas práticas para a gestão de documentos físicos e digitais
Neste tópico, destacamos algumas dicas importantes para a sua gestão de documentos físicos e digitais. Confira!
Organizando documentos físicos
O processo de digitalização da documentação pode levar um certo tempo – portanto, mesmo que você esteja decidido a migrar para o digital, vale a pena conferir algumas dicas de organização de documentos físicos, para que você consiga manter seus registros em ordem enquanto termina de modernizar a sua companhia:
1. Categorize os seus arquivos
Para estabelecer uma boa organização dos seus papéis, o primeiro a se fazer é dividir os seus documentos em categorias. É importante que essa categorização suga uma lógica compatível com o modo operacional da sua empresa.
Existe uma série de critérios que podem ser seguidos, tais como: data de emissão, departamento, tipo, nome/CPF do cliente, número de matrícula e muitos outros.
Vale lembrar que a otimização do tempo é o principal objetivo dessa separação – por isso, é importante classificar os documentos da forma mais objetiva possível.
2. Padronize a organização
Organize o seu arquivo de acordo com a frequência com a qual cada documento precisará ser acessado. Outra dica é utilizar metodicamente os diferentes materiais disponíveis, como caixas, pastas e etiquetas, de forma a identificar a localização dos seus papéis.
3. Estabeleça uma rotina de organização
Estabelecer métodos de controle de acesso dos documentos é uma medida fundamental para que seus arquivos se mantenham em ordem. A limpeza do local também é de vital importância para a preservação da vida útil dos seus papéis.
Também é essencial se manter atento ao prazo de guarda de cada arquivo. Esses prazos são definidos pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que regula o descarte de documentos.
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Organizando documentos digitais
Se a sua empresa já se encontra devidamente digitalizada, podemos pular direto para esta parte. Embora a lógica de gestão de arquivos eletrônicos seja semelhante à de arquivos físicos, há alguns detalhes importantes a se observar:
4. Padronizar a estrutura das suas pastas
A organização dos documentos em pastas virtuais é uma das maiores vantagens da gestão digital. Mesmo assim, é preciso que a disposição das suas pastas e arquivos seja feita de forma padronizada, ou será difícil manter a organização.
Para um arquivamento correto, crie uma pasta raiz e diversos níveis de subpastas, conforme a necessidade. Certifique-se que todo o seu time conheça o padrão, para que ele possa ser replicado sempre que as suas informações precisarem ser atualizadas.
5. Padronizar os nomes dos arquivos
Nomear os arquivos de forma padronizada é essencial para a sua organização, sobretudo ao utilizar as funcionalidades de busca da sua plataforma de gestão de documentos digitais. Pense que os nomes dos seus arquivos digitais têm a mesma função e importância que as etiquetas dos antigos arquivos físicos.
6. Manter o backup atualizado
A segurança dos seus dados é um fator que não se pode deixar passar batido. Documentos digitais importantes devem ser rigorosamente protegidos.
Por isso, é importante que o gestor garanta que sejam mantidas cópias digitais dos arquivos em pendrives, HDs externos e plataformas de armazenamento em nuvem. Dessa forma, mesmo diante de algum eventual acidente, o documento nunca será definitivamente perdido.
Agora que ficou clara a diferença entre gestão de documentos físicos e digitais, temos certeza que você está mais do que disposto a digitalizar os processos documentais da sua empresa, não é mesmo? Então, que tal conhecer a plataforma de assinatura de documentos digitais da ZapSign? Basta clicar aqui para conferir!
