A implementação eficaz de processos administrativos de excelência é um requisito básico para o impulsionamento da produtividade de um negócio e do seu posicionamento no mercado. Para tal, faz-se necessário adotar toda uma série de práticas estruturais que garantam a eficiência dos processos da empresa sob um ponto de vista operacional, o que inclui o fluxograma de arquivamento de documentos.
Como sempre destacamos aqui, na ZapSign, o investimento em tecnologia constitui um fator essencial para a otimização dos processos internos de uma determinada organização.
Isso se faz bem claro quando falamos em gestão de documentos, sobretudo quando a empresa precisa lidar com uma intensa rotina documental. Afinal, é preciso um rigoroso senso de método para não se perder em meio a contratos, memorandos, e-mails, papéis timbrados e toda a infinidade de documentos pertinentes às atividades internas e externas de uma companhia.
Nesse sentido, a compreensão sobre a importância dos fluxos de informação se faz fundamental para que essas medidas sejam tomadas de maneira adequada.
Justamente por isso, preparamos este conteúdo especial, explicando tudo sobre fluxogramas de arquivamento de documentos: o que são, sua importância e como estabelecer essa metodologia de forma organizada e competente.
Vamos lá?
E, afinal, o que é fluxograma de arquivamento de documentos?
Podemos definir o conceito de fluxograma como um recurso sistemático de visualização de processos, no sentido de conferir mais clareza à equipe sobre as atividades a serem desempenhadas dentro da rotina de uma empresa.
A metodologia foi apresentada pela primeira vez em 1921, pelo casal de engenheiros mecânicos Frank e Lillian Gilbreth, à ASME (American Society Of Mechanical Engineers, ou Sociedade Estadunidense de Engenheiros Mecânicos) – e, desde então, vem passando por contínuos processos de aprimoramento e padronização, a fim de otimizar adequadamente os processos dos mais diversos setores.
É por isso que os fluxogramas podem ser utilizados para os mais variados departamentos da companhia – de fato, para a criação desse tipo de diagrama, há mais de 30 padrões existentes que podem ser usados, cada um com um formato e propósito distinto. Essa versatilidade torna os fluxogramas ferramentas verdadeiramente robustas no que diz respeito ao planejamento, visualização, documentação e otimização dos fluxos de trabalho de uma empresa.
Diferenças à parte, todos os modelos de fluxograma operam de modo a ilustrar e sequenciar as etapas de um fluxo de trabalho e seus respectivos processos.
Mesmo um fluxograma básico já representa melhorias significativas no mapeamento dos processos do negócio, e, seguramente, descuidar-se desse fator em sua estratégia de gerência documental pode acarretar em terríveis consequências para os resultados da sua companhia.
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Qual a importância do fluxograma de arquivamento de documentos nas empresas?
É inegável a importância estratégica do fluxo dos documentos empresariais dentro da rotina de um negócio.
Por isso, estabelecer um fluxograma de arquivamento de documentos é uma medida essencial para manter as atividades corporativas em consonância com as melhores práticas de gerenciamento de processos do mercado.
Assim, elas se adequam à cada demanda operacional da companhia e garantindo uma série de vantagens táticas para a organização – o que traduz os principais objetivos de uma gestão de documentos sólida e bem implementada.
A seguir, uma lista com alguns dos principais benefícios que a implementação de uma fluxograma de arquivamento de documentos pode trazer para o seu negócio:
- padronização de procedimentos: o estabelecimento sistemático de padrões a serem seguidos dinamiza o trabalho e permite o foco no que realmente importa;
- diminuição da margem de erros: a padronização e automação dos procedimentos torna os processos mais claros e organizados, o que, consequentemente, reduz expressivamente o risco de erros por parte dos profissionais envolvidos;
- maiores níveis de acessibilidade: os documentos podem ser acessados com muito mais agilidade e praticidade, quando organizados adequadamente, para isso, é vital que cada uma das fases da gestão de documentos, bem como dos demais processos da empresa, sejam ordenadas e definidas de forma eficiente, especificando as demandas de cada departamento;
- reforço nos padrões de segurança: estabelecendo a organização dos documentos de forma padronizada, a segurança da documentação da companhia aumenta exponencialmente, de modo que contratos eletrônicos offline, o armazenamento dos arquivos digitais em nuvem e a utilização de softwares de gestão especializados são peças-chaves nesse sentido;
- alta integração de dados: é comum o uso de plataformas digitais de gestão documental, medida que serve perfeitamente ao propósito de otimizar os fluxos de documentos e maximizar a integração dos dados e informações relevantes às atividades do negócio;
- aumento nos graus de produtividade: ao estabelecer um sistema robusto de arquivamento de documentos, todo o processo se torna mais eficiente, o que confere fluidez ao trabalho realizado, estimulando os profissionais da equipe e melhorando significativamente os índices de produtividade e engajamento do time.
- redução de despesas operacionais e aumento dos lucros: juntos, todos os benefícios citados anteriormente melhoram o desempenho corporativo nos mais diversos níveis internos da empresa, o que, naturalmente, implica não apenas na redução dos custos das operações, como no alcance dos objetivos estabelecidos – e, consequentemente, no impulsionamento dos lucros.
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Como criar um fluxograma de arquivamento de documentos
Ok, agora que você já está ciente do que é, de fato, um fluxograma, assim como da sua importância para uma condução competente do processo de arquivamento de documentos, o próximo passo é implementar esta ferramenta estratégica entre as práticas de gestão dos documentos digitais da sua empresa. Mas, por onde começar?
A seguir, apresentaremos um passo a passo completo, com as cinco principais etapas às quais você deve se atentar antes de implantar corretamente essa metodologia no seu negócio, e que também serão de serventia para os seus próprios rascunhos pessoais.
Leia atentamente e garantimos que não haverá dificuldades.
- Definir o escopo e a finalidade
O primeiro passo para se criar um fluxograma é, sem dúvida, determinar o escopo e a finalidade do processo – e, para um de arquivamento de documentos, isso não poderia ser diferente. O principal a se fazer aqui é perguntar-se sobre qual é o objetivo final do seu projeto, estabelecendo as devidas datas de início e conclusão para sua execução.
- Ordenar as tarefas cronologicamente
Nesta etapa, você deverá analisar todos os documentos já criados e analisar atentamente os processos em curso. Possivelmente, você também precisará conversar com os membros do seu time a respeito das experiências anteriores.
Por se tratar de um processo preliminar, uma dica valiosa é tomar nota desses passos em uma lista antes mesmo de começar a esboçar o seu fluxograma.
- Organizar as tarefas de acordo com o tipo e símbolo de fluxograma.
Após reunir e ordenar cronologicamente todas essas tarefas, é chegado o momento de atribuir os devidos símbolos a cada uma, para que tudo esteja de acordo no momento de começar, de fato, a elaborar o fluxograma.
- Criar o fluxograma
Finalmente, é chegado o momento de criar o fluxograma. Embora seja perfeitamente possível e producente desenhá-lo à mão, foquemos na utilização de um recurso digital adequado para a plena utilização da ferramenta junto à sua equipe.
Afinal, é preciso compreender a gestão eletrônica de documentos como uma estratégia essencial no que diz respeito a facilitar o trabalho de organização, armazenamento, mapeamento, compartilhamento e acesso às informações nele dispostas.
Existem, no mercado, diversas opções gratuitas e pagas destinadas a essa finalidade, como o Lucidchart, o Bizagi Modeler, o SmartDraw, o Gliffy, o Draw.io e muitos outros.
- Validar e aprimorar o fluxograma
Como todo e qualquer processo interno de uma empresa, o fluxograma também precisa ser mapeado, a fim de promover melhorias contínuas em sua aplicação. Esteja atento às opiniões e feedbacks de terceiros sobre o desempenho prático da ferramenta em suas operações.
Essa é uma medida extremamente importante para o constante aperfeiçoamento do seu fluxograma, uma vez que possíveis problemas ou eventuais gargalos sempre são um risco possível e precisam ser identificados. E ninguém melhor que os profissionais que lidam com a ferramenta diária e continuamente para observar esses detalhes.
Vale destacar que, para além de seguir as etapas básicas acima listadas, é preciso reconhecer que lidar com fluxos de informações é, por natureza, um processo um tanto delicado.
Ao estabelecer essas práticas, é mister que todos os níveis da organização estejam totalmente alinhados com as necessidades do projeto. Desde os setores operacionais até a alta gestão da empresa precisam trabalhar em perfeita sintonia, caso desejam atingir os objetivos estabelecidos.
Para isso, é vital o estabelecimento de padrões de ação, que facilitem a comunicação, a integração e a clareza entre os setores da empresa. A utilização de uma agenda acessível a todos da equipe é, certamente, um bom exemplo de como esses padrões podem ser benéficos para os resultados pretendidos, uma vez que lá constarão todas as reuniões, eventos e outros compromissos, bem como suas respectivas atualizações.
Da mesma forma, é importante que essa comunicação seja estabelecida com foco nas pessoas, humanizando a relação entre gestores e funcionários, por meio de estratégias como escuta ativa, brainstorming e a constante coleta de feedbacks.
Agora que você percebe como um fluxograma de arquivamento de documentos é essencial para que a comunicação e a gestão documental da sua empresa se estabeleça afirmativamente, que tal compartilhar este artigo com os seus amigos nas suas redes sociais?
