Ferramenta de organização de tarefas: conheça as 18 principais

Em meio às tantas demandas envolvidas na rotina laboral de uma empresa, o risco de deixar passar algum detalhe e acabar não entregando os resultados da forma esperada. Por isso, é seguro afirmar que a gestão de tarefas é um dos principais desafios enfrentados em uma companhia e que ter uma ferramenta de organização de tarefas é fundamental.

Quando a rotina de trabalho não flui adequadamente, a equipe se torna pouco colaborativa, prazos são perdidos, tarefas são mal executadas e tudo vira uma bagunça.

Sobretudo quando o tempo e o recursos são limitados, é essencial haver rigor na organização das tarefas, para que tanto gestores quanto equipe não se afundem em trabalhos desnecessariamente infindáveis e que, ainda por cima, não conduzem aos resultados projetados.

Nesse sentido, ferramentas específicas de gerenciamento são instrumentos de grande valor para te ajudar a conduzir o andamento das tarefas da sua organização, garantindo clareza, eficiência e fluidez contínuas.

Por isso, nós da ZapSign, preparamos uma lista com as 18 ferramentas de organização de tarefas que farão total diferença na gestão das atividades do seu negócio.

18 ferramentas de organização de tarefas

Existe uma infinidade de boas opções de ferramentas de gerenciamento de tarefas disponíveis no mercado. Abaixo, elencamos 18 das mais interessantes, e que podem ser usadas em diferentes dispositivos:

1. Any.do

O primeiro da nossa lista é o Any.do, uma excelente opção de planejador livre. Organizando perfeitamente lembretes, eventos, listas e inúmeras outras atividades, e possibilitando o compartilhamento e a sincronização da sua rotina com outras pessoas, ele se mostra uma boa opção não apenas em nível profissional, como também pessoal.

Está disponível tanto para Android quanto para iOS, e também possui a vantagem de poder ser integrado a outros aplicativos de organização (incluindo a maioria dos que citaremos aqui).

2. Asana

O Asana é um app simples e eficiente, voltado para a gestão de trabalhos em equipe. Disponível para Android e iOS, ele permite ao usuário adicionar e monitorar o andamento de tarefas, projetos, solicitações e listas; além de apresentar muitas ferramentas de comunicação entre os membros da equipe.

A interface em forma de calendário proporciona uma excelente visualização do que acontece para toda a equipe.

3. Basecamp

Basecamp tem adquirido crescente popularidade entre muitas empresas, por se tratar de uma poderosa ferramenta de gerenciamento de equipes. 

Ele apresenta uma linha do tempo para cada trabalho em andamento, possibilitando que as atividades de cada profissional envolvido sejam facilmente monitoradas e descomplicando o trabalho, de maneira a tornar os processos mais leves.

Pode ser usado tanto pelo computador, quanto por um smartphone, e possui uma versão gratuita para testes, válida por 30 dias.

4. Evernote

O “elefante verde” é um famoso aplicativo de gestão de trabalho. Ele é uma boa pedida para captar os pequenos insights que se apresentam de forma inusitada no dia-a-dia; criar projetos e listas; salvar links para consultas posteriores e digitalizar documentos. 

Ou seja, o Evernote não apenas ajuda a administrar a sua rotina de tarefas; ele também colabora com o seu fluxo de idéias. Disponível tanto para Android quanto para iOS.

5. Forest

O Forest se destaca por seu caráter lúdico. Ele é pensado para te manter longe de distrações externas, como o seu próprio celular.

Funciona quase como um jogo: ao iniciar o uso do app, você planta uma semente, que deverá ser cultivada até tornar-se uma árvore. Então, vai cuidando dessa árvore, que vai se desenvolvendo mais e mais, conforme suas tarefas vão sendo cumpridas. Se você falhar em manter o foco no trabalho, a árvore pode morrer, e você precisará começar tudo novamente.

O Forest é tão interessante, que já ganhou inúmeros prêmios, desde 2015.

6. Google Keep

Inspirado em um bloco de notas comum, o Google Keep te permite armazenar suas idéias, gravar e transcrever notas de voz e registrar fotos de documentos – além de compartilhar todas essas informações em tempo real com quem você precisar. 

Outro ponto positivo é que é possível classificar essas informações com uma cor diferente para cada uma. Pode ser usado direto pelo site, ou por Android e iOS.

7. Google Agenda

Dando sequência às ferramentas do Google, temos o Google Agenda. De uso gratuito para todos que possuem uma conta no Gmail, ele te permite marcar todos os seus compromissos.

Ele funciona como uma espécie de despertador que não te deixa esquecer do seu planejamento e te ajuda a manter um controle do seu tempo e das suas atividades.

8. Google Docs

O Google Docs é de grande utilidade no compartilhamento de arquivos necessários para o planejamento e definições relacionadas a um determinado projeto. 

Por meio dele, tudo é criado e editado de forma online, facilitando enormemente o uso de planilhas, a atualização de informações e o trabalho conjunto.

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9. Google Tarefas

Mais específico que esse, impossível: o organizador de tarefas do Google é uma excelente alternativa de aplicativo de produtividade gratuito para quem precisa de uma boa ferramenta de gerenciamento das suas atividades de trabalho.

De forma muito simples e prática, essa plataforma disponibiliza vários recursos bastante úteis, como, por exemplo, a criação de listas de afazeres e a introdução de lembretes, facilitando enormemente o processo de organização das tarefas do dia-a-dia do usuário, tanto no campo pessoal quanto no âmbito profissional.

10. OneNote

A Microsoft brinda os sistemas Android e iOS com o OneNote, uma solução em gerenciamento de tarefas totalmente voltada para quem busca opções diferentes na hora de registrar informações. 

Ele permite que você digite, escreva à mão, desenhe e até recorte e cole coisas de uma página da web para o seu bloco de anotações. Também é possível separar as suas idéias e afazeres de acordo com temas, além de integrar a ferramenta aos outros apps da Microsoft.

11. Pocket

O Pocket é um grande facilitador nos momentos mais inusitados e corridos do cotidiano, pois permite salvar conteúdos da web em modo off-line, de forma que você possa acessá-los a qualquer momento, e de qualquer lugar. Ele ainda possui a função Ouvir, que permite que você ouça notícias por áudio, enquanto faz outra coisa.

12. Trello

Inspirado no modelo de organização Kanban, o Trello é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos. Nesse aplicativo, os projetos são representados por quadros (ou boards). 

Cada quadro do Trello contém listas, e é nessas listas que você pode adicionar as suas tarefas. Essas tarefas são representadas por cartões, que podem ser livremente manipulados, de acordo com o progresso das ações da sua equipe.

Os projetos podem ser compartilhados de forma personalizável, de maneira que outras pessoas possam acessar todo o quadro ou apenas determinadas atividades.

O Trello também conta com várias funcionalidades que favorecem a comunicação e a interação entre a equipe.

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13. Slack

O Slack é uma ótima ferramenta que visa tornar a comunicação entre a equipe otimizada e segura. Com ele, você cria diferentes canais para cada grupo de trabalho, definindo o que será tratado em cada um desses canais. 

Ele também pode ser integrado ao Google Drive, o que é de grande valia na organização de tarefas e arquivos.

14. Wunderlist

Com a vantagem de poder ser usado online ou pelo aplicativo, o Wunderlist se destaca como um eficiente organizador de checklists. 

Nele, é possível criar listas de tarefas, prazos, horários e delegar funções, assim como separar todas essas informações por pastas – e tudo de forma fácil e descomplicada, graças à sua interface simples, minimalista e intuitiva.

15. Quire

O Quire é um gerenciador de tarefas simples e versátil, ideal para quem busca uma solução objetiva. Um de seus pontos altos é a sua coluna lateral: clicando na tarefa, você pode visualizar todos os detalhes sobre ela no lado direito da tela. 

Ele também te permite inserir anexos do seu dispositivo ou do Google Drive, além de adicionar agendas e tags, além de oferecer muitas outras opções interessantes.

16. Teamwork

Voltado para a simplificação do processo laboral e para a otimização do foco e do esforço do time, o Teamwork serve uma boa gama de recursos de gerenciamento de projetos, contemplando gestão de tarefas, produtividade, tempo, cobranças e muito mais.

17. Runrun.it

Especialmente pensado como uma ferramenta de gerenciamento de tempo, através do Runrun.it, você pode monitorar o andamento da execução dos projetos, e controlar quanto tempo está sendo usado em cada atividade específica.

18. Swipes

O Swipes é extremamente útil por oferecer uma integração inteligente entre o Gmail e o Evernote, convertendo e-mails em tarefas. É gratuito em sua versão para uso pessoal. Já a versão para equipes está disponível por preços entre US$6 e US$7,50.

Como você pôde ver, boas alternativas de ferramentas de organização de tarefas não faltam. Basta conhecer bem as opções e escolher qual se adequa melhor às suas necessidades. 

Muitas vezes, a solução ideal pode ser a combinação entre duas ou mais dessas ferramentas – visto que algumas delas são tão facilmente integráveis umas às outras, os resultados podem ser formidáveis.

Inclusive, em conjunto com essas ferramentas de organização de tarefas, métodos tradicionais também podem ser incorporados na organização da sua rotina.

Existem muitas formas válidas para manter a produtividade crescente e constante. Confira mais dicas sobre como gerenciar suas tarefas nesse artigo exclusivo que preparamos, e que você pode conferir clicando aqui!