Cómo firmar documentos electrónicamente: aprende en 8 pasos

La adquisición de herramientas modernas por parte de las empresas es fundamental para obtener una buena percepción por parte del público, lo que representa un factor determinante para el crecimiento de cualquier negocio, especialmente cuando se trata de conocimiento. como firmar documentos electronicamente.

En este sentido, firma electronica se revela como uno de los recursos tecnológicos más destacados entre las empresas. Sin embargo, a pesar del creciente reconocimiento del formato en el mercado, todavía no es raro que existan dudas sobre o assunto.

Consulte esta guía completa para obtener un paso a paso detallado sobre cómo firmar electrónicamente sus documentos. ¡Buena lectura!

Después de todo, ¿qué es una firma electrónica?

Podemos definir brevemente el concepto de firma electrónica como una forma moderna y eficiente de Obtener el consentimiento de alguien reconociendo su identidad por medios electrónicos. con validez legal.

La herramienta ha ido ganando notoriedad por representar un eficaz sustituto de la escritura a mano, especialmente en estos tiempos marcados por el trabajo desde casa, eliminando el contacto cara a cara a la hora de firmar documentos que acreditan nuevas asociaciones y contrata.

Vale la pena recordar que hay varios tipos de suscripción electrónica, como la reconocimiento biométrico en cajeros automáticos, fichas de identificación e inicios de sesión mediante contraseña personal para servicios de Internet.

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¿Cuáles son las principales diferencias entre la firma electrónica y la firma manual?

Son innumerables las herramientas y dispositivos tecnológicos a disposición de las empresas en este era digital: el software de gestión, la inteligencia artificial, el almacenamiento en la nube y muchos otros recursos electrónicos hacen que los procesos documentales de las empresas sigan estos transformaciones.

Sin embargo, aun así, la práctica de Gestão de Documentos en un contexto físico todavía es bastante común, ya que estas herramientas aún representan nuevos desarrollos.

Para que puedas elegir si deseas utilizar firma digital o manual, enumeramos a continuación las principales diferencias entre ambos:

Acessibilidade

Mientras que la documentación tradicional requiere que todas las partes estén en el mismo lugar, los documentos firmados digitalmente permiten que el proceso se lleve a cabo desde cualquier lugar, todo lo que necesita es un dispositivo conectado a Internet, como una computadora o teléfono celular.

Reducción de costos

Los documentos digitales existen en un entorno virtual, por lo que se elimina toda una gama de gastos de impresión, transporte y disponibilidad de espacio físico, a diferencia de la documentación tradicional.

Armazenamento

Los archivos firmados manualmente requieren espacio físico para almacenarse. Los documentos digitales, por su parte, se guardan en HD, pendrives y en la nube, lo que, además del tema de la accesibilidad, también ayuda a preservar la vida útil del documento.

Optimización de procesos

La automatización de la documentación hace que todos los procesos sean más rápidos y flexibles, mientras que las firmas digitales requieren un proceso largo, lento y desordenado.

Seguridad

Para poder acceder a los documentos físicos cuando sea necesario, se requiere un trabajo de archivo cuidadoso y copias constantes de los documentos. seguridad. En el caso de documentos con firma digital esto no suele ser un problema, ya que existen varios empresas que ofrecen este tipo de solución.

Como hacer firma electronica

Realice su firma electrónica en ZapSign fácilmente: inicie sesión y siga nuestro tutorial detallado paso a paso a continuación.

1. Primero, debe informar su nombre de usuario y contraseña, y luego será redirigido a la página principal.

2. Haga clic en el botón "Nuevo" para ir a la siguiente pantalla y crear un nuevo documento.

3. Haga clic en "seleccionar documento" para cargar el documento a firmar. El documento debe estar en el formato (PDF) – de lo contrario, será necesario convertir el archivo, lo que se puede hacer este enlace.

En esta pantalla, especifique quiénes son sus firmantes. Puede agregar más firmantes buscando en su libreta de direcciones o, si desea firmar el documento, toque "Firmaré".

4. Puede hacer que los campos sean invisibles en el documento final o elegir no solicitar el correo electrónico o el número de teléfono del firmante. Si lo deseas, solicita un selfie, foto de identificación o reconocimiento facial. También puede elegir el método de autenticación del firmante y especificar su rol.

5. El siguiente paso es colocar las firmas, las marcas de verificación y los textos en el documento. Simplemente haga clic en la pantalla, seleccione el firmante y seleccione firma o visa.

Haga clic en el ícono "Copiar" en la firma o marque para ahorrar tiempo al copiar la ubicación al resto de las páginas de su archivo.

Si lo desea, también puede agregar textos a su archivo, que permanecerán en el documento final después de la firma. Haga clic en "Guardar y continuar" para continuar con el siguiente paso.

6. Ahora es el momento de compartir los enlaces de la firma. Puedes enviarlos por WhatsApp, SMS, email, Telegram o cualquier otro canal que prefieras. Puede habilitar el envío automático si desea que ZapSign envíe por correo electrónico los enlaces de firma por usted, así como habilitar recordatorios automáticos y establecer una fecha límite para la firma.

También es posible definir el orden en que sus signatarios firmarán el documento. Las notificaciones solo llegarán a un firmante determinado después de que el anterior haya firmado.

Si eres uno de los firmantes, haz clic en “Firmar ahora” para comprobar el documento y realizar tu firma.

Después de verificar el contenido del documento, haga clic en "Firmar" y confirme sus datos.

Ahora, solo firma con el dedo o el mouse (o sube una foto). Puede guardar esta firma para volver a usarla o borrarla para rehacerla.

¡Listo! Tu firma ya está hecha. Ahora ya aparece en los lugares colocados y también en el informe de suscripciones.

Sin embargo, hay muchas otras características que explorar cuando se utiliza un plataforma de firma electronica, como veremos a continuación:

Cómo crear y configurar contactos

Para agregar usuarios a su organización, vaya a "Configuración". En la sección "Usuarios", ingrese un correo electrónico válido y toque "Agregar usuario".

Recibirá, por correo electrónico, instrucciones sobre cómo acceder a la cuenta y registrar su propia contraseña. Simplemente haga clic en "Acceder a mi cuenta" para configurarlo.

Cómo firmar con certificado digital

Para firmar un documento usando certificado digital, acceda al enlace de firma y haga clic en "Firmar" para elegir el certificado que desea utilizar.

Elija el certificado y haga clic en “Firmar documento”.

Espere unos momentos y listo: ¡suscripción completada con éxito!

Cómo iniciar sesión en lote

Con la firma por lotes, puede firmar todos los documentos que están pendientes de firma a la vez.

Puede ver los documentos en la lista y, si desea deshabilitar la firma por lotes en cualquier documento, haga clic en la "X".

Para suscribirse, simplemente complete sus datos personales y haga clic en "Suscribirse".

Para adquirir este servicio, comuníquese al correo electrónico [email protected].

Cómo enviar automáticamente por correo electrónico y pedir firmas

En la pantalla de solicitud de firma, active el botón "Activar envío automático de correo electrónico" e ingrese las direcciones de correo electrónico de sus firmantes. Si lo desea, ingrese un mensaje opcional que acompañará al enlace de suscripción en el correo electrónico.

Para ordenar las firmas, haga clic en "Ordenar firmas".

Active el botón, luego mantenga presionado y arrastre para cambiar el orden de los firmantes. Así, cada firmante sólo será notificado para firmar el documento después de que el anterior haya firmado.

Si lo desea, firme recordatorios para que los firmantes que aún no hayan firmado el documento sean notificados por correo electrónico cada X días. Luego simplemente haga clic en "Enviar y finalizar" y listo.

Cómo crear y personalizar usuarios

Accede a la configuración. Allí, puede cambiar el nivel de acceso de cada usuario: el administrador tiene acceso a la configuración y los documentos; el miembro tiene acceso a los documentos; y el usuario únicamente a los documentos creados por él mismo.

También puede cambiar el propietario de la organización. Sin embargo, después de este procedimiento, solo el nuevo propietario puede volver a hacerlo.

Para eliminar un usuario de su organización, simplemente haga clic en la X roja.

Abajo, puedes personalizar, colocando tu logo y cambiando los botones de acción al color de tu empresa. Cuando haya terminado, simplemente haga clic en "Guardar cambios".

Cómo crear y usar carpetas

Haga clic en "Nueva carpeta" en la pestaña "Documentos". Ingrese el nombre y confirme haciendo clic en "Agregar carpeta".

Para mover un documento a una carpeta, tóquelo y aparecerá la siguiente pantalla. Haga clic en el icono de la carpeta con la flecha, seleccione la carpeta deseada y se moverá.