Cómo firmar documentos electrónicamente: aprende en 8 pasos

Cómo crear una firma electrónica en documentos Se trata de seguir un flujo de firma digital: iniciar sesión en la plataforma, enviar el... archivo PDF, definir firmantes, elegir autenticación (incluida reconocimiento facial(si corresponde), posicione los campos y envíe el enlace para su firma. Finalmente, el documento se firma y se registra en el informe de firma, con validez legal según el método adoptado.

La adquisición de herramientas modernas por parte de las empresas es fundamental para obtener una buena percepción por parte del público, lo que representa un factor determinante para el crecimiento de cualquier negocio, especialmente cuando se trata de conocimiento. como firmar documentos electronicamente.

En este sentido, firma electronica se revela como uno de los recursos tecnológicos más destacados entre las empresas. Sin embargo, a pesar del creciente reconocimiento del formato en el mercado, todavía no es raro que existan dudas sobre o assunto.

Consulta esta guía completa para obtener una guía detallada paso a paso sobre cómo firmar documentos electrónicamente. ¡Disfruta la lectura!

Firma electrónica: definición y validez legal

Cómo crear una firma electrónica en documentos Começa por validar la identidad del firmante por medios electrónicos y aplicar la firma al archivo (por ejemplo: (PDF)), con registro de procesos. El método de autenticación puede incluir reconocimiento facialsegún el nivel de seguridad configurado.

La herramienta ha ido ganando notoriedad por representar un eficaz sustituto de la escritura a mano, especialmente en estos tiempos marcados por el trabajo desde casa, eliminando el contacto cara a cara a la hora de firmar documentos que acreditan nuevas asociaciones y contrata.

Vale la pena recordar que hay varios tipos de suscripción electrónica, como la reconocimiento biométrico en cajeros automáticos, fichas de identificación e inicios de sesión mediante contraseña personal para servicios de Internet.

Resumen

• Una definición práctica de las firmas electrónicas y dónde se aplican en la vida corporativa diaria.
• Diferencias objetivas entre las firmas electrónicas y manuales, con impactos en la accesibilidad, los costos y el almacenamiento.
• Tutorial para firmar un PDF: cargar el archivo, definir firmantes y configurar la autenticación.
• Cómo colocar firmas, iniciales y texto en un documento y replicar campos en varias páginas.
• Cómo compartir enlaces de suscripción y configurar envíos automáticos, recordatorios y fechas límite.
• Características adicionales: contactos/usuarios, certificado digital, firma por lotes, carpetas y plantillas dinámicas.

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Datos breves

• En Brasil, las firmas electrónicas se clasifican como simple, avanzado y calificado, con reglas de uso según el contexto.
• En documentos (PDF)el estándar PASTILLAS Define requisitos técnicos para firmas avanzadas y calificadas y apoya la validación a largo plazo.
• Una firma o contrato no puede ser invalidado. sólo por encontrarse en formato electrónico, conforme a la norma jurídica aplicable a la materia.

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Firma electrónica vs. firma manuscrita: diferencias prácticas

Son innumerables las herramientas y dispositivos tecnológicos a disposición de las empresas en este era digital: el software de gestión, la inteligencia artificial, el almacenamiento en la nube y muchos otros recursos electrónicos hacen que los procesos documentales de las empresas sigan estos transformaciones.

Sin embargo, aun así, la práctica de Gestão de Documentos en un contexto físico todavía es bastante común, ya que estas herramientas aún representan nuevos desarrollos.

Para que puedas elegir si deseas utilizar firma digital o manual, enumeramos a continuación las principales diferencias entre ambos:

Acessibilidade

Mientras que la documentación tradicional requiere que todas las partes estén en el mismo lugar, los documentos firmados digitalmente permiten que el proceso se lleve a cabo desde cualquier lugar, todo lo que necesita es un dispositivo conectado a Internet, como una computadora o teléfono celular.

Reducción de costos

Los documentos digitales existen en un entorno virtual, por lo que se elimina toda una gama de gastos de impresión, transporte y disponibilidad de espacio físico, a diferencia de la documentación tradicional.

Armazenamento

Los archivos firmados manualmente requieren espacio físico para almacenarse. Los documentos digitales, por su parte, se guardan en HD, pendrives y en la nube, lo que, además del tema de la accesibilidad, también ayuda a preservar la vida útil del documento.

Optimización de procesos

La automatización de la documentación hace que todos los procesos sean más rápidos y flexibles, mientras que las firmas digitales requieren un proceso largo, lento y desordenado.

Seguridad

Para poder acceder a los documentos físicos cuando sea necesario, se requiere un trabajo de archivo cuidadoso y copias constantes de los documentos. seguridad. En el caso de documentos con firma digital esto no suele ser un problema, ya que existen varios empresas que ofrecen este tipo de solución.

Cómo crear una firma electrónica en documentos (paso a paso)

Realice su firma electrónica en ZapSign fácilmente: inicie sesión y siga nuestro tutorial detallado paso a paso a continuación.

Paso del proceso	Qué configurar	Resultado esperado
Carga de archivos	Envíe el documento como PDF.	Archivo listo para firmar.
Definición de firmantes	Especifique quién firma y qué papel desempeña cada persona.	Flujo de firma estructurado
Autenticación	Seleccionar método (por ejemplo, selfie, documento, reconocimiento facial)	Mayor seguridad en la identificación.
Envío y control	Compartir enlace, envío automático, recordatorios, fecha límite y pedido.	Firmas recogidas con trazabilidad.

1. Primero, debe informar su nombre de usuario y contraseña, y luego será redirigido a la página principal.

2. Haga clic en el botón "Nuevo" para ir a la siguiente pantalla y crear un nuevo documento. 

3. Haga clic en "seleccionar documento" para cargar el documento a firmar. El documento debe estar en el formato (PDF) – de lo contrario, será necesario convertir el archivo, lo que se puede hacer este enlace.

En esta pantalla, especifique quiénes son sus firmantes. Puede agregar más firmantes buscando en su libreta de direcciones o, si desea firmar el documento, toque "Firmaré".

4. Puede hacer que los campos sean invisibles en el documento final o elegir no solicitar el correo electrónico o el número de teléfono del firmante. Si lo deseas, solicita un selfie, foto de identificación o reconocimiento facial. También puede elegir el método de autenticación del firmante y especificar su rol.

5. El siguiente paso es colocar las firmas, las marcas de verificación y los textos en el documento. Simplemente haga clic en la pantalla, seleccione el firmante y seleccione firma o visa.

Haga clic en el ícono "Copiar" en la firma o marque para ahorrar tiempo al copiar la ubicación al resto de las páginas de su archivo.

Si lo desea, también puede agregar textos a su archivo, que permanecerán en el documento final después de la firma. Haga clic en "Guardar y continuar" para continuar con el siguiente paso.

6. Ahora es el momento de compartir los enlaces de la firma. Puedes enviarlos por WhatsApp, SMS, email, Telegram o cualquier otro canal que prefieras. Puede habilitar el envío automático si desea que ZapSign envíe por correo electrónico los enlaces de firma por usted, así como habilitar recordatorios automáticos y establecer una fecha límite para la firma.

También es posible definir el orden en que sus signatarios firmarán el documento. Las notificaciones solo llegarán a un firmante determinado después de que el anterior haya firmado.

Si eres uno de los firmantes, haz clic en “Firmar ahora” para comprobar el documento y realizar tu firma.

Después de verificar el contenido del documento, haga clic en "Firmar" y confirme sus datos.

Ahora, solo firma con el dedo o el mouse (o sube una foto). Puede guardar esta firma para volver a usarla o borrarla para rehacerla.

¡Listo! Tu firma ya está hecha. Ahora ya aparece en los lugares colocados y también en el informe de suscripciones.

Sin embargo, hay muchas otras características que explorar cuando se utiliza un plataforma de firma electronica, como veremos a continuación:

Cómo crear y configurar contactos

Para agregar usuarios a su organización, vaya a "Configuración". En la sección "Usuarios", ingrese un correo electrónico válido y toque "Agregar usuario".

Recibirá, por correo electrónico, instrucciones sobre cómo acceder a la cuenta y registrar su propia contraseña. Simplemente haga clic en "Acceder a mi cuenta" para configurarlo.

Cómo firmar con certificado digital

Para firmar un documento usando certificado digital, acceda al enlace de firma y haga clic en "Firmar" para elegir el certificado que desea utilizar.

Elija el certificado y haga clic en “Firmar documento”.

Espere unos momentos y listo: ¡suscripción completada con éxito!

Cómo iniciar sesión en lote

Con la firma por lotes, puede firmar todos los documentos que están pendientes de firma a la vez.

Puede ver los documentos en la lista y, si desea deshabilitar la firma por lotes en cualquier documento, haga clic en la "X".

Para suscribirse, simplemente complete sus datos personales y haga clic en "Suscribirse".

Para adquirir este servicio, comuníquese al correo electrónico ola@zapsign.com.br.

Cómo enviar automáticamente por correo electrónico y pedir firmas

En la pantalla de solicitud de firma, active el botón "Activar envío automático de correo electrónico" e ingrese las direcciones de correo electrónico de sus firmantes. Si lo desea, ingrese un mensaje opcional que acompañará al enlace de suscripción en el correo electrónico.

Para ordenar las firmas, haga clic en "Ordenar firmas".

Active el botón, luego mantenga presionado y arrastre para cambiar el orden de los firmantes. Así, cada firmante sólo será notificado para firmar el documento después de que el anterior haya firmado.

Si lo desea, firme recordatorios para que los firmantes que aún no hayan firmado el documento sean notificados por correo electrónico cada X días. Luego simplemente haga clic en "Enviar y finalizar" y listo.

Cómo crear y personalizar usuarios

Accede a la configuración. Allí, puede cambiar el nivel de acceso de cada usuario: el administrador tiene acceso a la configuración y los documentos; el miembro tiene acceso a los documentos; y el usuario únicamente a los documentos creados por él mismo.

También puede cambiar el propietario de la organización. Sin embargo, después de este procedimiento, solo el nuevo propietario puede volver a hacerlo. 

Para eliminar un usuario de su organización, simplemente haga clic en la X roja.

Abajo, puedes personalizar, colocando tu logo y cambiando los botones de acción al color de tu empresa. Cuando haya terminado, simplemente haga clic en "Guardar cambios".

Cómo crear y usar carpetas

Haga clic en "Nueva carpeta" en la pestaña "Documentos". Ingrese el nombre y confirme haciendo clic en "Agregar carpeta".

Para mover un documento a una carpeta, tóquelo y aparecerá la siguiente pantalla. Haga clic en el icono de la carpeta con la flecha, seleccione la carpeta deseada y se moverá.

También puedes crear una carpeta dentro de otra, siguiendo el mismo proceso.

Cómo firmar plantillas dinámicas

Accede al enlace de la firma, escribe tu nombre completo y haz clic en “Continuar”.

Complete la información solicitada y haga clic en "Continuar" nuevamente.

ZapSign generará el documento automáticamente. Compruébelo y haga clic en "Suscribirse".

Ingrese su correo electrónico y número de teléfono y haga clic en "Continuar" nuevamente.

Haga su firma y haga clic en "Finalizar".

¡Listo! Ahora, puedes descargar tanto el documento original como el firmado.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo puedo crear una firma electrónica en documentos?
Inicie sesión, cargue el archivo PDF, defina los firmantes, configure la autenticación y ubique los campos de firma. A continuación, envíe el enlace para su recopilación y finalice con el documento firmado.

¿Cómo firmo digitalmente un documento PDF?
Envíe el PDF, seleccione al firmante, coloque la firma/inicial en el documento y comparta el enlace. Al finalizar, descargue el documento firmado y el registro del proceso.

¿Cómo digitalizo una firma en papel?
Puedes insertar una imagen de la firma en el proceso de firma electrónica "subiendo una foto de la misma", pero la validación depende del flujo de autenticación configurado.

¿Cuáles son las formas de firmar digitalmente?
La publicación describe firmas mediante dibujo con el mouse o el dedo, cargas de imágenes para firmas y firmas con certificados digitales, que varían según el método elegido y el nivel de autenticación.

Ahora que entiendes todo sobre la importancia y practicidad de la firma electrónica, te invitamos a Obtenga más información sobre la solución de ZapSign haciendo clic aquí!