En plena era digital, la implementación de herramientas tecnológicas es necesaria para las más diversas empresas de todo tipo. Existen numerosas prácticas para la modernización de los procedimientos societarios y, en este contexto, la firma digital gratis destaca como uno de los más relevantes del mercado.
Sin embargo, a pesar de ser una herramienta fundamental para mejorar la eficacia de las actividades empresariales, todavía es común que existan muchas dudas al respecto, tanto en cuanto a las formas en que se puede utilizar la firma digital como a sus beneficios efectivos.
En este artículo explicamos todo sobre el tema y presentamos un paso a paso sobre como hacer una firma digital gratis. ¿Seguimos adelante?
Después de todo, ¿qué es una firma digital?
Brevemente, podemos definir la firma digital como un tipo de firma electrónica cuyo concepto está ligado al uso de cualquier mecanismo electrónico o digital para validar la autoría de un acto.
En otras palabras, es un recurso que, basado en criptografía, clave virtual y certificado digital, permite acreditar la identidad de los firmantes de forma segura y con la misma legalidad que una firma manuscrita en documentos en papel.
Esto se debe a que la firma electrónica tiene validez legal en prácticamente todos los países del mundo. En Brasil, fue introducido por varias normas, en particular por el artículo 10, párrafo 2, de la Medida Provisional N° 2.200-2/2001 y por la Medida Provisional N° 983 de 2020.
En la firma digital, para probar su autoría, el firmante utiliza un certificado digital emitido por una autoridad certificadora, de acuerdo con los estándares de la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (PCI-Brasil). Ejemplos de certificados digitales son el e-CNPJ y el token OAB que utilizan los abogados, así como diferentes tipos de certificados digitales, como el A1 y el A3.
Cómo hacer una firma digital gratuita en ZapSign
Ahora que entiendes el concepto y la importancia de la firma digital en la rutina administrativa de tu empresa, te estarás preguntando cómo implementar esta herramienta en tus procesos, ¿verdad?
ZapSign dispone de una plataforma propia, especialmente desarrollada para la recogida de firmas electrónicas y digitales.
Con una interfaz simple, intuitiva y sin complicaciones, la herramienta ofrece una solución poderosa. Por tanto, es capaz de simplificar todo el proceso de firma de documentos electrónicos, al tiempo que garantiza la plena validez legal de los documentos firmados.
Para completar, la plataforma ZapSign destaca por ofrecer altos niveles de compatibilidad e integración multimedia, pudiendo ser accedida tanto por una computadora personal, como una PC o notebook, como por un dispositivo móvil, como un celular o una tableta.
Siempre en el sentido de alta integrabilidad, otra ventaja de la herramienta es su capacidad de integración con diversos medios de comunicación digital, que van desde el tradicional correo electrónico y SMS hasta las principales aplicaciones de mensajería del mercado, como Whatsapp y Telegram.
Para crear su cuenta gratuita de ZapSign, simplemente suscríbase a nuestro Plan Esencial. Este paquete le permite enviar hasta cinco documentos por mes.
Todo lo que necesita hacer es acceder a la nuestra página web y haga clic en el botón "Probar gratis" para crear su cuenta gratuita.
Luego, aparecerá una nueva pantalla para que puedas crear tu cuenta usando tu correo electrónico, o tu cuenta de Google, Facebook, LinkedIn o Microsoft.
Después de realizar este breve procedimiento, se creará su cuenta gratuita y se le redirigirá a su página de inicio en la plataforma.
Vale la pena recordar que ZapSign también tiene dos paquetes pagos: el Plan Profesional y el Plan Completo, que ofrecen beneficios extra, como el envío de más documentos por mes y la posibilidad de agregar a tu perfil a los miembros de tu equipo, para que todos usen la plataforma. contigo.
¿Cómo hacer una firma digital gratis?
Para crear tu firma digital gratuita, no hay ningún misterio. Nuestra herramienta tiene un proceso sumamente fácil y rápido, sobre todo si sigues el tutorial que te presentaremos a continuación, detallando paso a paso todo lo que necesitas hacer para llevar a cabo tu firma digital gratis por Zap Sign.
- Acceder
Primero, debe informar su nombre de usuario y contraseña, y luego será redirigido a la página principal.
- crear un documento
Una vez dentro del panel de control de ZapSign, haga clic en el botón "Nuevo" para ir a la siguiente pantalla y crear un nuevo documento.
- Carga de archivo .PDF
Haga clic en "seleccionar documento" para cargar el documento a firmar. El documento debe estar en el formato (PDF) – de lo contrario, será necesario convertir el archivo, lo que se puede hacer este enlace.
En esta pantalla, también debe especificar quiénes son los firmantes. Puede agregar más firmantes buscando en su libreta de direcciones o, si desea firmar el documento, toque "Firmaré".
Si lo desea, habilite la autenticación avanzada para configurar algunos ajustes.
- Configuración avanzada (opcional)
Puede hacer que los campos sean invisibles en el documento final o elegir no solicitar el correo electrónico o el número de teléfono del firmante.
Si lo deseas, solicita un selfie, foto de identificación o reconocimiento facial. También puede elegir el método de autenticación del firmante y especificar su función.
- posición de las firmas
El siguiente paso es colocar las firmas, las marcas de verificación y los textos en el documento. Simplemente haga clic en la pantalla, seleccione el firmante y seleccione firma o visa.
Haga clic en el ícono "Copiar" en la firma o marque para ahorrar tiempo al copiar la ubicación al resto de las páginas de su archivo.
Si lo desea, también puede agregar textos a su archivo, que permanecerán en el documento final después de la firma. Haga clic en "Guardar y continuar" para continuar con el siguiente paso.
- Envío de enlaces de firma
Ahora es el momento de compartir los enlaces de la firma. Puedes enviarlos por WhatsApp, SMS, email, Telegram o cualquier otro canal que prefieras.
Puede habilitar el envío automático si desea que ZapSign envíe los enlaces de firma por correo electrónico.
Aquí, puede activar recordatorios automáticos e incluso establecer una fecha límite de suscripción. También es posible definir el orden en que sus signatarios firmarán el documento.
Las notificaciones solo llegarán a un firmante determinado después de que el anterior haya firmado.
Si eres uno de los firmantes, haz clic en “Firmar ahora” para comprobar el documento y realizar tu firma.
- Verificación del documento y sus datos
Después de verificar el contenido del documento, haga clic en "Firmar" y confirme sus datos.
- firma
Ahora, solo firma con el dedo o el mouse (o sube una foto). Puede guardar esta firma para volver a usarla o borrarla para rehacerla.
¡Listo! Tu firma ya está hecha. Ahora ya aparece en los lugares colocados y también en el informe de suscripciones.
¿Cuáles son las ventajas de la firma digital?
La firma digital trae varios beneficios, entre los cuales enumeramos a continuación los principales.
Firma de documentos más rápida
La firma de documentos físicos, cuando la firman partes que no están en el mismo lugar, requiere que el primer firmante se lo envíe a la otra persona que también debe firmar, quien, a su vez, debe devolver el documento al remitente después de firmar.
Este es un proceso extremadamente lento y puede retrasar significativamente las acciones contratadas. Sin embargo, la firma digital agiliza y simplifica este tipo de procesos, ya que, con ella, basta un solo clic para que el archivo quede firmado.
Reducción de costos
La firma de un documento físico requiere de varios gastos, como servicios de mensajería, mensajeros y transportistas, además del costo de impresión de los documentos.
Almacenar tanto papel también puede ser bastante costoso para la empresa, ya que algunas oficinas tienen salas enteras dedicadas al almacenamiento de documentos impresos.
SUSTENTABILIDAD
La firma digital también representa beneficios para el medio ambiente, ya que la reducción en el transporte de materiales y el consumo de papel contribuyen, respectivamente, a la reducción de las emisiones de CO2 y la deforestación.
Disminución de la proliferación de virus y bacterias.
El almacenamiento de documentos físicos requiere de una serie de precauciones relacionadas con la temperatura, la humedad y la limpieza constante, a fin de evitar la proliferación de insectos, hongos y bacterias. Al almacenar archivos en la nube, todo esto ya no es un problema.
Agilidad en el cierre de negocios
Los procesos comerciales se han vuelto cada vez más rápidos, lo que exige acciones que sigan el mismo ritmo. En este sentido, la firma digital representa una opción más dinámica y efectiva para cerrar más contratos al mes.
Movilidad
Con una firma digital, puede firmar rápidamente un documento, incluso si se encuentra en otro estado donde su firma no está certificada ante notario. Para hacerlo, todo lo que necesita es un dispositivo conectado a Internet, incluso su teléfono celular.
Ahora que ya sabes cómo hacer una firma digital gratuita a través de ZapSign y cuáles son sus beneficios, ¿Qué tal si haces clic aquí para conocer más sobre nuestra plataforma especializada??
