Um dos objetivos das empresas que oferecem produtos ou serviços é fechar a maior quantidade possível de negócios. Para isso, em muitos casos, é necessário que as partes envolvidas assinem um contrato e esse processo deve ser rápido e prático, o que reforça a importância de entrar na era dos documentos eletrônicos.
Para que você entenda como fazer isso, produzimos este artigo dedicado ao tema. Te convidamos a lê-lo até o final, pois passaremos pelos seguintes pontos:
Vamos em frente?
O que são documentos eletrônicos?
Como o próprio nome sugere, documentos eletrônicos são aqueles que podem ser armazenados e acessados em diversos tipos de dispositivos eletrônicos, sendo celulares e computadores os mais comuns, usados, inclusive, para assiná-los.
Portanto, em vez de gestores de negócio seguirem o procedimento de guardar seus documentos em armários e precisar folheá-los toda vez que tiver a necessidade de encontrar um arquivo específico, o Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (também conhecido pela sua sigla GED) permite localizá-los rapidamente a partir de uma simples busca.
Dessa forma, a gestão do negócio se torna mais prática e rápida quando documentos eletrônicos substituem os físicos conforme veremos mais adiante.
Quais são as características dos documentos eletrônicos?
Quando o assunto é documento eletrônico, podemos classificá-los em dois módulos: capture e document management.
O capture acelera os processos ao usar formulários a fim de registrar as informações de pessoas e empresas que fazem parte do escopo do seu negócio.
Por outro lado, document management refere-se à tecnologia pela qual a GED é feita para que você tenha os arquivos guardados de forma segura e os acesse sempre que precisar.
Como aplicar documentos eletrônicos na sua empresa?
A parte prática da GED não consiste apenas em trocar o formato de um documento por outro, pois alguns passos devem ser tomados antes disso. Listamos abaixo os principais.
- Informar os colaboradores sobre a mudança para que todos saibam que documentos físicos serão substituídos por eletrônicos.
- Contratar a ferramenta de GED que melhor atenda a administração do seu negócio.
- Realizar um treinamento interno para que todos consigam utilizá-la durante a rotina de trabalho.
Quais são as vantagens dos documentos eletrônicos?
Embora algumas pessoas costumem pensar que a única diferença entre documentos eletrônicos e físicos seja o formato, a verdade é que a GED apresenta muitos outros benefícios.
Mostramos a seguir os mais importantes para que você entenda por que entrar na era dos documentos eletrônicos é algo necessário.
Segurança das informações
Imaginemos que você tenha os seus documentos físicos guardados em armários do seu escritório e que eles tenham informações importantes e sigilosas a respeito do seu negócio.
Se mais pessoas, além de você, tiverem a chave, isso mostra que o acesso a eles está vulnerável. Para ter uma ideia, há empresas que vasculham o lixo dos seus concorrentes com a finalidade de encontrar informações importantes vindas de documentos impressos que são jogados fora.
Portanto, ao adotar documentos eletrônicos, é possível controlar o acesso a arquivos de cunho liberado a todos os funcionários e àqueles que somente você pode acessar.
Facilidade na atualização dos documentos
Quando um cliente contrata o serviço de uma empresa, o interesse do negócio é mantê-lo na base a partir da renovação de contrato sempre que termina a vigência.
Caso a contratação seja feita com documentos físicos, é necessário enviar o arquivo impresso até o cliente e esperar que ele mande-o de volta com a assinatura. Além da necessidade de lidar com os custos de envio, o tempo de execução é mais demorado em comparação com os documentos eletrônicos.
Afinal, diante dessa situação, basta enviar um novo contrato ou mesmo um aditivo para que a renovação seja feita em apenas um clique.
Por sinal, caso precise atualizar as suas minutas, ao usar a GED, torna-se dispensável a prática de imprimir diversas novas minutas e se livrar das anteriores jogando-as no lixo. Na plataforma de gestão de documentos eletrônicos, você só precisa subir um novo arquivo (geralmente, no formato DOC ou PDF) para atualizá-lo.
Agilidade no atendimento ao cliente
Até o começo da década 00, muitos atendimentos eram feitos pelo telefone e as pessoas eram mais dispostas a aguardar minutos ou até horas na linha para tirar uma dúvida ou resolver um problema.
Porém, nos dias de hoje, a rapidez é essencial. Por isso, muitos optam por serem atendidos por WhatsApp ou chat porque, via de regra, são ferramentas em que a comunicação ocorre de forma mais ágil.
Assim, se o atendimento envolver envio de documentos, será muito mais fácil realizá-lo se estiver no formato eletrônico. Inclusive, sua assinatura pode ser feita no mesmo instante via e-mail ou WhatsApp.
Redução de custos
Como você pôde perceber, a emissão de documentos físicos requer diversos custos, tais como: toner, papel, envelopes, transportadora ou motoboy, entre outros. Por mais que pareçam ser valores baratos, se a empresa gera muitos documentos por mês, uma grande diferença será vista no faturamento.
Claro que a GED também exige investimento referente à contratação da ferramenta de documentos eletrônicos. Contudo, certamente será um custo menor que os valores necessários na gestão de documentos físicos.
Mobilidade
Algumas organizações precisam que os contratos levem a assinatura de diversas partes, sendo uma delas a do gestor ou dono do negócio. Se você tem uma agenda cheia e compromissos em diversos lugares, teria tempo hábil de estar no escritório cada vez que um novo documento físico fosse gerado a fim de assiná-lo? Certamente, não.
Portanto, essa é outra diferença apresentada pelos documentos eletrônicos: você pode assiná-los em qualquer lugar, desde que tenha um celular conectado à internet.
Além do mais, a assinatura leva poucos segundos, pois é realizada com apenas um clique. Logo, mesmo que você tenha muitos compromissos ao longo do dia e precise firmar os documentos gerados pelos colaboradores da empresa, é possível fazer isso por meio da GED.
Uso do espaço físico na empresa
A organização dos documentos eletrônicos é realizada na nuvem, o que faz você economizar bastante espaço que seria dedicado a guardar os documentos físicos.
Algumas empresas precisam apenas de um armário, mas outras – como escritórios de contabilidade, por exemplo – chegam a dedicar uma sala inteira para armazenar todos os arquivos, contratos e afins.
Durabilidade dos documentos
Alguma vez você já teve a experiência de pegar um jornal antigo, porém com muito cuidado já que o tempo fez o papel ficar bastante gasto? Bom, esse é o mesmo destino reservado aos documentos físicos.
Por mais que possa levar anos até um documento impresso ficar nesse estado, vale lembrar que umidade, insetos, fungos e bactérias podem acelerar o processo, além de fazerem mal à saúde.
Por isso, ter os documentos armazenados em vias eletrônicas traz também essa vantagem de não perdê-los com o passar do tempo.
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Como funciona a validade jurídica dos documentos eletrônicos?
Um dos maiores receios de quem se prepara para entrar na era dos documentos eletrônicos é a validação jurídica deles. Afinal, documentos físicos firmados em cartório, por exemplo, geram às partes mais credibilidade.
Isso faz com que muitos se perguntem: documentos eletrônicos também têm validade jurídica? A resposta é sim. Continue a leitura, pois explicaremos o porquê a seguir.
O que torna um documento eletrônico válido?
Imaginemos que você esteja em um ambiente informal – como um bar, por exemplo – conversando com um possível novo parceiro de negócios. Durante o papo, vocês fazem um acordo laboral e contam com uma pessoa que presencia esse pacto.
Por mais que alguns possam duvidar, esses contratos verbais possuem validade jurídica, conforme apontam os artigos 104 e 107 do código civil brasileiro.
Logo, se um acordo feito verbalmente é válido pela lei, por que com documentos eletrônicos seria diferente?
A Medida Provisória 2.200-2/2001, por exemplo, não restringe os meios usados para comprovar a autoria e integridade dos signatários de assinaturas eletrônicas.
Em termos práticos, quando alguém recebe um arquivo eletronicamente e precisa realizar um login para confirmar sua identidade e assiná-lo, ele passa a ser válido a caráter jurídico.
O que diz a jurisprudência brasileira sobre documentos eletrônicos?
O principal exemplo de jurisprudência que confirma a validade jurídica de documentos eletrônicos é a apelação (APC 20140111450486 da 5a Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios). De acordo com ela, o vínculo contratual exclui a necessidade de um documento escrito, tornado firmas eletrônicas válidas.
Isso significa que assinar um documento eletrônico requer apenas a comprovação da autenticidade da pessoa que assinou. Por isso, apesar de ser possível coletar assinaturas até mesmo no Microsoft Word, o recomendado é usar uma plataforma dedicada.
Afinal de contas, ela permite que você colete informações como: nome completo, e-mail, número de telefone, até mesmo cópia de documentos físicos como RG e CPF se for preciso.
Como a ZapSign pode te ajudar a entrar na era dos documentos eletrônicos?
A ZapSign é uma empresa que conta com serviço de assinatura eletrônica e também digital. Porém, a plataforma conta com um diferencial que é muito importante: a simplicidade.
Independente de onde você estiver, poderá acessar a plataforma pelo computador ou celular para assinar qualquer arquivo eletrônico em poucos segundos.
Além disso, a ZapSign conta com diversos planos para atender a necessidade do seu negócio, seja ela voltada a assinar poucos ou muitos documentos por mês.
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