Nos últimos anos, temos presenciado uma revolução nos processos corporativos impulsionada pela transformação digital. Empresas de todos os portes e segmentos têm buscado otimizar suas operações e reduzir custos por meio da adoção de tecnologias inovadoras, tal como contrato com assinatura digital.
Afinal, a assinatura digital se consolida como uma ferramenta fundamental, otimizando o processo de assinatura de contratos, garantindo segurança jurídica e facilitando a gestão de registros.
Neste artigo, abordaremos as melhores práticas, ferramentas e considerações legais para realizar contratos com assinatura digital, capacitando profissionais e empresas a aproveitar os benefícios dessa tecnologia.
O que é assinatura digital e o que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica abrange qualquer marcação ou consentimento em documentos digitais, enquanto a assinatura digital é uma forma específica de assinatura eletrônica que usa criptografia para garantir a autenticidade do documento, por meio de certificados digitais e chaves públicas e privadas.
A chave privada é usada para criar a assinatura, enquanto a chave pública verifica sua autenticidade. Durante a assinatura digital, um algoritmo cria um hash do conteúdo do documento, que é criptografado com a chave privada, permitindo que a chave pública correspondente verifique a assinatura.
Como é elaborado um contrato com assinatura digital?
O processo de elaboração de um contrato em formato eletrônico envolve várias etapas, desde a criação do documento até a inserção de cláusulas e informações relevantes. Abaixo segue uma visão geral desse processo.
1. Escolha da plataforma ou software
Primeiramente, escolha uma plataforma ou software confiável para criar o contrato eletrônico, que pode variar entre softwares específicos para esse fim e plataformas de assinatura digital com funcionalidades de elaboração e assinatura de contratos.
2. Template do contrato
Escolha um modelo de contrato pré-formatado ou crie um do zero, conforme as necessidades específicas da transação. Certifique-se de que o template contenha todas as cláusulas necessárias para abordar os termos do acordo de maneira clara e abrangente.
3. Inserção de cláusulas e informações
Insira as cláusulas e informações essenciais, como detalhes das partes envolvidas, descrição dos bens ou serviços, condições de pagamento, prazos e outras disposições contratuais específicas.
4. Revisão e edição
Revise cuidadosamente o contrato para evitar erros ou omissões. Considere envolver as partes envolvidas ou consultores legais para revisar e fornecer feedback. Durante essa etapa, faça edições conforme necessário para atender às necessidades de todas as partes.
5. Adição de assinaturas digitais
Adicione as assinaturas digitais das partes envolvidas – seja pela funcionalidade de assinatura digital da plataforma escolhida ou conforme requisitos legais locais. Cada parte deve assinar digitalmente usando seu certificado digital e chave privada correspondente.
6. Armazenamento e gerenciamento
Guarde o contrato de forma segura. Plataformas oferecem opções de armazenamento na nuvem ou servidores seguros, assegurando acesso e proteção contra perda ou adulteração.
Como ocorre a identificação das partes com certificados digitais?
Para identificar as partes envolvidas em um contrato com certificados digitais e facilitar o processo de envio eletrônico do contrato de forma segura e eficiente, é preciso seguir alguns passos que apresentamos abaixo.
1. Certificados digitais
Cada parte no contrato deve possuir um certificado digital válido de uma autoridade certificadora confiável, usado para garantir a autenticidade das assinaturas digitais.
2. Verificação dos certificados digitais
Antes de iniciar a assinatura digital do contrato, verifique a validade e autenticidade dos certificados digitais das partes envolvidas, usando ferramentas da autoridade certificadora ou da plataforma de assinatura digital.
3. Envio eletrônico do contrato
O contrato pode, agora, ser enviado eletronicamente para assinatura. As plataformas de assinatura digital geralmente oferecem opções de envio por e-mail ou link seguro.
4. Notificação das partes
Ao enviar o contrato eletronicamente, as partes são notificadas e recebem instruções sobre como acessar, revisar e assinar digitalmente o documento.
5. Assinatura digital do contrato
Cada parte acessa o contrato eletronicamente com seu certificado digital e segue as instruções da plataforma para adicionar a assinatura digital, geralmente clicando em um botão de assinar ou inserindo uma senha vinculada ao certificado.
6. Confirmação de assinaturas
Após a assinatura digital de todas as partes, a plataforma gera um documento final assinado, que pode ser baixado e armazenado com segurança por todas as partes. Esse documento serve como prova da transação e pode ser utilizado se necessário.
O procedimento de assinatura do contrato digital
As partes recebem uma notificação ou link para acessar o contrato eletronicamente, podendo ser por e-mail ou plataforma de assinatura digital.
Após acessar, são solicitadas a autenticar sua identidade para assinar digitalmente o contrato, inserindo senha associada ao certificado digital ou realizando verificação de identidade, como código enviado por SMS ou e-mail.
Depois da autenticação, podem assinar digitalmente clicando em um botão, seguido de confirmação pela plataforma.
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A importância do arquivamento seguro dos contrato com assinatura digital
É essencial garantir o arquivamento seguro do contrato digitalmente assinado usando serviços de armazenamento em nuvem seguros, com criptografia e medidas de segurança robustas. Realizar backups regulares do contrato previne a perda de dados em caso de falha do sistema ou outros incidentes, garantindo sua integridade e acessibilidade quando necessário.
É essencial controlar o acesso ao contrato para permitir somente pessoas autorizadas a visualizá-lo ou editá-lo, além de manter registros detalhados sobre o arquivamento do contrato, incluindo informações sobre assinaturas e datas, para fins de auditoria e conformidade regulatória.
A validade jurídica dos contratos digitais
Os contratos digitais possuem validade legal reconhecida globalmente, com regulamentações específicas em diversos países. No Brasil, a Lei nº 14.063/2020 equipara documentos físicos e eletrônicos, desde que atendidos requisitos de autenticidade e integridade.
Existem diferentes tipos de assinatura eletrônica: a assinatura simples é usada em transações menos complexas, enquanto a assinatura digital, com certificados digitais, é mais segura e comumente usada em transações comerciais e jurídicas complexas.
Principais benefícios de um contrato com assinatura digital
A adoção de contratos digitais traz diversos benefícios, como economia de tempo e dinheiro, segurança aprimorada, organização documental eficiente e facilitação da negociação.
Com tecnologias avançadas, os contratos digitais reduzem custos, garantem autenticidade, simplificam o gerenciamento de documentos e tornam as negociações mais ágeis e flexíveis – verdadeiras vantagens estratégicas para empresas em busca de eficiência e sucesso nos processos comerciais.
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Como fazer assinatura digital?
Para realizar o procedimento de assinatura digital de contratos, não há mistério – principalmente se você seguir o tutorial com 10 passos que apresentamos a seguir, detalhando tudo sobre como fazer assinatura digital pela plataforma da ZapSign.
Passo 1 – Faça login no sistema
Acesse nosso site, e informe o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
Passo 2 – Gere um novo documento
Clique no botão “NOVO” para ir para a próxima tela e gerar um novo documento.
Passo 3 – Faça o upload do arquivo .PDF
Clicando em “selecionar documento”, você poderá fazer o upload do documento a ser assinado.
É preciso que esse documento esteja em formato PDF – portanto, caso ele esteja em outro formato, você deverá converter o arquivo.
Passo 4 – Assine com certificado digital
Selecione a opção “Autenticação Avançada” e insira os nomes dos signatários no campo que se encontra abaixo de “Quem irá assinar”. Caso os signatários já estejam adicionados à sua lista de contatos, clique na opção “Contatos” para selecioná-los e inseri-los.
Vá até “Método de Autenticação” e clique na última opção, “Certificado Digital”.
Passo 5 – Adicione a sua própria assinatura ao documento
Caso a sua própria assinatura também seja necessária para a validação do documento, clique na opção “Eu vou assinar”, insira nela o seu nome e toque no botão “Continuar” para seguir para a próxima tela.
Passo 6 – Classifique entre assinaturas e vistos
Posicione em quais locais do documento as assinaturas e vistos devem ser inseridos, clicando no espaço escolhido,logo após o nome do signatário, e escolhendo entre assinatura ou visto.
A partir de então, as assinaturas e vistos serão visualizados nos locais que você indicou, da mesma forma que costuma ser em um documento físico. Em seguida, clique em “Salvar e continuar” para prosseguir.
Passo 7 – Gere e envie os links de assinatura
Caso o contato com o seu signatário seja feito por WhatsApp, você deverá clicar no botão com o logo do app e enviar o link diretamente para a pessoa.
Se o meio escolhido for outro, não tem problema: basta ir até o ícone azul ao lado do link para copiá-lo e, posteriormente, colá-lo onde preferir.
Também é possível tocar na opção “Ativar envio automático por e-mail” e inserir os endereços de e-mail das pessoas que irão assinar.
Passo 8 – Ordene os signatários
Caso seja necessário, use o botão “Ordenar assinaturas” para definir a ordem dos signatários, arrastando seus nomes na tela para as devidas posições.
Feito isso, cada signatário só receberá seu e-mail de notificação, avisando para assinar o documento, quando o signatário anterior já o tiver assinado.
Passo 9 – Finalize o procedimento
Você pode incluir uma mensagem personalizada e ativar lembretes para aqueles que ainda não assinaram. Depois, basta clicar em “Enviar e finalizar” para gerar e enviar o documento aos signatários. Você poderá acompanhar o progresso das assinaturas conforme os signatários forem assinando.
Passo 10 – Seus signatários assinam o documento
Agora, cabe aos signatários finalizarem o contrato. Ao receberem o link e concordarem com os termos, eles clicarão em “Assinar” e fornecerão informações básicas para verificação de identidade. Em seguida, assinarão com o dedo, mouse ou caneta capacitiva. Ao clicar em “Finalizar”, o documento será assinado, mostrando a assinatura no relatório e em outras áreas designadas.
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