Uma plataforma de assinatura digital é um serviço online que centraliza criação ou envio de documentos, definição de signatários, autenticações, coleta de assinaturas e acompanhamento do processo. Embora o termo seja amplamente usado, tecnicamente essas plataformas podem trabalhar com diferentes modalidades de assinatura eletrônica — simples, avançada e qualificada — e não apenas com assinatura digital baseada em certificado.
No Brasil, a ICP-Brasil foi instituída em 2001 pela MP nº 2.200-2, enquanto a Lei nº 14.063/2020 passou a classificar as assinaturas eletrônicas em três níveis. Por isso, a escolha de uma plataforma deve considerar não apenas facilidade de uso, mas também métodos de autenticação, evidências geradas, integrações, segurança e adequação jurídica ao documento.
Neste artigo, explicamos como funciona uma plataforma de assinatura digital, quais critérios observar antes de escolher uma solução e como utilizar a ZapSign para criar e enviar documentos, inclusive em seu plano gratuito.
Resumo
- Plataformas de assinatura centralizam documentos, signatários, autenticações, envio e acompanhamento.
- Assinatura eletrônica é o conceito amplo; a assinatura digital é uma modalidade baseada em criptografia e certificado.
- A escolha da plataforma deve considerar segurança, evidências, integrações, experiência e requisitos jurídicos.
- A ZapSign possui atualmente planos Individual, Profissional, Equipe e Enterprise.
- O plano Individual é gratuito e inclui três documentos por mês.
- O tutorial mostra como enviar o arquivo, configurar signatários, usar certificado digital e acompanhar assinaturas.
Fatos rápidos
- Três modalidades: a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada.
- Plano gratuito: a página oficial de planos da ZapSign informa atualmente que o Individual custa R$ 0 e inclui um usuário e três documentos por mês.
- ICP-Brasil: o repositório oficial do ITI registra a AC ZAPSIGN de 2º nível como válida na cadeia da ICP-Brasil, habilitada para os tipos A3, SE-S e SE-H.
O que é uma plataforma de assinatura digital e como funciona?
Uma plataforma de assinatura digital é um software que organiza a assinatura de documentos eletrônicos. Em vez de imprimir, transportar, assinar e digitalizar novamente o papel, o usuário prepara o arquivo online, indica quem deve assiná-lo e define as evidências necessárias para o processo.
É importante observar que assinatura eletrônica é a categoria mais ampla. Ela pode utilizar diferentes formas de identificação e autenticação. Já a assinatura digital, em sentido técnico, utiliza criptografia e certificado digital. Quando esse certificado pertence à ICP-Brasil, a assinatura é classificada como qualificada.
Uma plataforma pode, portanto, oferecer diferentes opções para documentos digitais: token por e-mail ou celular, selfie, biometria, validação de identidade, certificado digital e outras combinações de evidências.
O fluxo básico costuma seguir esta lógica:
- o responsável cria ou envia o documento;
- cadastra as pessoas que deverão assinar;
- define autenticações proporcionais ao risco;
- configura campos, ordem, prazo e lembretes;
- compartilha o acesso aos signatários;
- acompanha o status até a conclusão;
- preserva o documento final e as evidências registradas.
Quando fundamos a ZapSign, tínhamos dois princípios bem claros: a assinatura eletrônica precisava ter validade jurídica e ser simples de usar. Continuo entendendo uma boa plataforma dessa forma. Adicionar segurança é essencial, mas ela precisa proteger o processo sem transformar a experiência de assinatura em uma sequência desnecessária de obstáculos.
O que avaliar em uma plataforma de assinatura digital?
A melhor solução não é necessariamente aquela que possui a maior lista de funcionalidades. É aquela que combina os controles necessários ao risco da operação com um processo compreensível para quem envia e para quem assina.
Métodos de autenticação
Verifique quais mecanismos podem ser configurados para cada signatário. Uma operação simples pode não exigir o mesmo nível de verificação de um contrato de maior valor ou de uma atividade regulada.
Evidências e rastreabilidade
Uma plataforma deve registrar informações suficientes para reconstruir o fluxo posteriormente. Datas, horários, eventos, métodos de autenticação e outras evidências podem ser relevantes em auditorias ou questionamentos sobre a contratação.
Segurança da informação
Controles de acesso, autenticação da conta, gestão de usuários, armazenamento e práticas de segurança devem fazer parte da avaliação. Na ZapSign, a página atual de planos destaca certificação ISO 27001, autenticação em dois fatores e gestão de usuários e permissões.
Integrações e automação
Quando o volume aumenta, a assinatura raramente funciona isoladamente. CRM, ERP, atendimento, RH e outros sistemas podem precisar enviar informações ou receber o status dos documentos. Por isso, APIs e integrações nativas tornam-se relevantes para reduzir tarefas manuais.
Experiência no computador e celular
O signatário não deveria precisar dominar o sistema usado pela empresa. É importante que a experiência funcione em diferentes dispositivos e permita que a pessoa abra, confira e assine o documento com poucas etapas.
Essa preocupação com reduzir etapas ganhou ainda mais sentido para mim depois de conhecer de perto a digitalização da Estônia. Um processo não se torna realmente digital apenas porque o papel virou PDF. O ganho aparece quando entendemos por que cada etapa existia e eliminamos aquilo que a tecnologia já consegue resolver de outra forma.
| Critério | O que avaliar | Por que importa |
|---|---|---|
| Autenticação | Token, selfie, biometria, identidade, certificado e outras opções | Adequar as evidências ao risco do documento |
| Auditoria | Eventos, histórico e relatório de assinatura | Reconstruir o processo e apoiar verificações |
| Segurança | 2FA, permissões, certificações e armazenamento | Reduzir riscos de acesso e exposição indevida |
| Integrações | API e conexão com sistemas da empresa | Diminuir retrabalho e automatizar fluxos |
| Experiência | Uso pelo computador e celular | Reduzir abandono e dificuldade para o signatário |
| Gestão | Ordem, prazos, lembretes e status | Acompanhar pendências e etapas do documento |
Como usar uma plataforma de assinatura digital passo a passo
A ZapSign possui uma plataforma própria de assinatura eletrônica, criada em 2020. O serviço permite estruturar fluxos de assinatura pela internet, com diferentes autenticações, acompanhamento dos documentos e recursos para operações individuais ou empresariais.
A plataforma pode ser utilizada no computador ou em dispositivos móveis. O objetivo é permitir que os participantes acessem o documento e concluam o processo sem precisar instalar a mesma estrutura utilizada pelo remetente.
Também existem recursos relacionados a envio por canais digitais, inclusive WhatsApp, além de e-mail, links e integrações disponíveis de acordo com o plano e a configuração.
A estrutura comercial também mudou desde a publicação original. Atualmente, a ZapSign apresenta quatro modalidades principais: Individual, Profissional, Equipe e Enterprise. O Individual custa R$ 0 e inclui um usuário e três documentos por mês; os demais ampliam capacidade, usuários e funcionalidades.
Mais recentemente, a ZapSign também se tornou Autoridade Certificadora credenciada na ICP-Brasil. Esse passo adiciona uma nova camada à infraestrutura da empresa para operações relacionadas a identidade e certificação digital, sem significar que todo documento criado na plataforma obrigatoriamente utilizará certificado ICP-Brasil.
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Como fazer assinatura digital gratuita pela plataforma da ZapSign
A modalidade gratuita permite testar o fluxo antes de contratar uma estrutura de maior volume. Nosso tutorial sobre assinatura digital grátis também aprofunda esse processo.
As nove imagens abaixo foram preservadas da versão original deste artigo. Como as capturas são de 2023, alguns nomes, botões e elementos da interface podem estar diferentes atualmente. As orientações textuais foram ajustadas para o fluxo vigente.
Passo 1 – Faça login no sistema
Primeiramente, acesse o nosso site e faça login para abrir o painel da sua conta.
Passo 2 – Gere um novo documento
No dashboard, utilize a opção atual de criação de documento para iniciar um novo envio.
Passo 3 – Faça o upload do documento
Selecione o arquivo correto e confira se é a versão definitiva antes de começar a coleta das assinaturas.
O PDF continua sendo um formato amplamente utilizado para esse fluxo. Caso seja necessário converter outro arquivo, permanece disponível este conversor citado na versão original do artigo.
Passo 4 – Configure certificado digital quando necessário
Depois de adicionar o signatário, abra as configurações de autenticação. Se o processo exigir uma assinatura qualificada, selecione a opção de certificado digital.
A documentação atual da ZapSign mantém quatro condições importantes para esse método:
- o recurso custa atualmente 5 créditos, equivalentes a R$ 0,50 por assinatura feita com certificado digital;
- a assinatura realizada com certificado digital ainda não pode ser posicionada ou editada no documento;
- signatários configurados para certificado digital precisam ser os últimos na ordem do documento;
- antes do envio, é necessário verificar a validade do certificado que será utilizado.
Vale separar duas ideias: ativar um método chamado “autenticação avançada” dentro de uma plataforma não torna automaticamente toda assinatura uma assinatura eletrônica avançada nos termos da Lei nº 14.063/2020. A classificação jurídica depende dos requisitos efetivamente atendidos pelo método.
Essa atenção ao risco também aparece em iniciativas mais recentes da ZapSign. No projeto com Open Gateway, usamos informações da infraestrutura da rede móvel para reforçar a validação do signatário e combater fraude de identidade. O ponto que considero mais importante é justamente conseguir aumentar segurança e governança sem acrescentar uma nova fricção para quem está assinando.
Passo 5 – Adicione a sua própria assinatura, se necessário
Se você também estiver entre os signatários, inclua seu nome no fluxo antes de avançar.
Passo 6 – Posicione assinaturas e vistos
Na etapa de posicionamento, é possível escolher os locais em que assinaturas, vistos ou outros campos devem aparecer no documento.
De acordo com a documentação atual da ZapSign, o posicionamento é opcional: você pode prosseguir sem exibir assinatura ou visto no corpo do arquivo, mantendo os registros no relatório de assinaturas. Quando decidir posicioná-los, evite cobrir cláusulas, valores e outras informações relevantes.
Passo 7 – Gere e envie os links de assinatura
Depois de preparar o documento, gere os links de acesso. Se a conversa com o signatário acontecer pelo WhatsApp, o link pode ser compartilhado por esse canal. Também é possível copiá-lo e utilizar outro meio disponível.
Os recursos de envio automático por e-mail, WhatsApp ou outros canais variam conforme plano e configuração. Antes do disparo, confira destinatários e mensagem para reduzir o risco de enviar o documento à pessoa errada.
Passo 8 – Ordene os signatários
Se o processo precisar seguir uma sequência específica, configure a ordem das assinaturas. Isso permite que um participante seja acionado somente depois da conclusão da etapa anterior.
Passo 9 – Finalize o procedimento
Revise mensagem, destinatários, lembretes, prazo e demais configurações antes de concluir o envio.
Depois disso, acompanhe o status no painel para saber quais participantes já abriram ou assinaram o documento e quais ainda possuem alguma pendência.
Passo 10 – Os signatários concluem o documento
O último passo cabe às pessoas convidadas a assinar. Elas recebem o acesso pelo canal escolhido, abrem o documento e devem revisar o conteúdo antes de manifestar concordância.
Os dados e autenticações solicitados variam conforme o fluxo configurado. O desenho realizado com dedo, mouse ou caneta pode aparecer visualmente no documento, mas a força das evidências não depende exclusivamente da aparência dessa assinatura: autenticações, registros, documento final e demais informações do processo também são relevantes.
Após a conclusão, preserve a versão eletrônica final e o relatório gerado pela plataforma. Evite recriar o documento por impressão ou alteração do arquivo se isso puder eliminar ou comprometer informações relacionadas às assinaturas.
Plataforma de assinatura digital garante validade jurídica?
Não automaticamente. Uma plataforma fornece os meios tecnológicos para registrar assinatura, autenticação e evidências, mas a validade de um documento depende também da manifestação de vontade, da integridade, da capacidade das partes e das formalidades exigidas para aquele negócio.
A MP nº 2.200-2/2001 estabelece os efeitos dos documentos produzidos com certificação ICP-Brasil e, no artigo 10, § 2º, admite outros meios de comprovação da autoria e integridade quando aceitos pelas partes ou por quem recebe o documento.
A Lei nº 14.063/2020, por sua vez, distingue as assinaturas simples, avançadas e qualificadas. Portanto, escolher o nível adequado é mais importante do que afirmar genericamente que qualquer assinatura feita em uma plataforma possui exatamente o mesmo grau de segurança ou força probatória.
Essa distinção também ajuda a entender a evolução recente da ZapSign como Autoridade Certificadora. Tornar-se parte da ICP-Brasil não substitui os outros métodos de assinatura que já existiam na plataforma; acrescenta uma infraestrutura adicional para os casos em que certificado e identidade dentro dessa cadeia de confiança são necessários.
Ao escolher uma plataforma de assinatura digital, compare não apenas preço e quantidade de documentos, mas também evidências, autenticações, segurança, integração e experiência de quem efetivamente assina. Para testar a ZapSign, você pode selecionar o plano gratuito e começar por aqui.
Perguntas frequentes (FAQ)
É um serviço que centraliza criação ou envio de documentos, signatários, autenticações, assinaturas e acompanhamento. Apesar do nome, uma plataforma pode trabalhar com diferentes modalidades de assinatura eletrônica, inclusive assinatura digital baseada em certificado.
Assinatura eletrônica é uma forma de manifestação de vontade em meio eletrônico. A plataforma é o software que organiza o fluxo, incluindo documento, participantes, autenticações, envio, acompanhamento e evidências. Ela pode oferecer diferentes modalidades de assinatura.
Considere métodos de autenticação, trilha de auditoria, segurança, permissões, integrações, experiência no celular, gestão do fluxo e adequação jurídica. A melhor solução é aquela que oferece controles proporcionais aos riscos e necessidades da sua operação.
A ZapSign possui atualmente o plano Individual gratuito, com um usuário e três documentos por mês. O usuário pode criar documentos, adicionar signatários e acompanhar o processo dentro dos recursos disponíveis nessa modalidade.
A ZapSign dispõe de controles como ISO 27001, 2FA, gestão de usuários e auditoria e, desde 2026, também atua como Autoridade Certificadora credenciada na ICP-Brasil. A segurança final depende ainda das configurações escolhidas e das práticas dos usuários.
Sim. O signatário pode receber um link, abrir o documento pelo navegador do celular, revisar as informações, passar pelas autenticações configuradas e concluir a assinatura. Os recursos disponíveis podem variar conforme plataforma, dispositivo e fluxo escolhido.
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
