Técnicas afiadas de gestão de processos – como o Scrum – são essenciais para o sucesso operacional de qualquer empresa, sobretudo quando trata-se de uma organização envolvida com projetos muito complexos.
Por isso, uma metodologia ágil e que vise tanto reduzir o tempo de entrega dos prazos quanto proporcionar maior adaptabilidade a eventuais mudanças e imprevistos ao longo de suas etapas de produção se faz uma ferramenta elementar.
Nesse sentido, destacamos a metodologia Scrum como uma das principais e mais eficientes alternativas existentes.
Justamente por esse motivo, elaboramos este conteúdo exclusivo, explicando detalhadamente como utilizar essa forma de trabalho, que, embora possa parecer complicada à primeira vista, se mostra bem mais simples na prática, quando devidamente aplicada.
Ao longo do artigo, você encontrará um guia completo sobre a metodologia Scrum: seu conceito, origem, principais características e vantagens, além de como implementá-la na sua empresa de maneira ágil e eficaz. Vamos lá?
O que é, e como surgiu, a metodologia Scrum?
Podemos definir o conceito de Scrum como um framework de gerenciamento de projetos. De aplicação leve e simples, essa ferramenta de gestão de processos se propõe a ajudar as equipes a desenvolver soluções flexíveis e eficientes para processos complexos, desde as etapas iniciais de organização dos projetos até seu desenvolvimento ágil.
Não se trata, portanto, de uma metodologia prescritiva, de um conjunto de práticas de engenharia de software (ao contrário do que muitos ainda pensam) ou, tampouco, de um processo de criação de produtos.
O Scrum é uma metodologia não linear capaz de abrigar inúmeros processos e técnicas de naturezas distintas, e que podem ser continuamente aprimorados, de acordo com as especificidades que vão se apresentando em cada situação.
Considerando isso, seria mais correto afirmar que o Scrum é um conjunto de valores e práticas pelos quais a empresa deve se orientar ao implementar suas próprias ações de gestão e execução, sempre em observância às necessidades impostas pelo contexto específico na qual está inserida. Sendo assim, cada empresa a adotar o Scrum apresenta uma metodologia própria e exclusiva.
Aqui, o foco está nos mecanismos de controle de processo empírico, ou seja, estabelecendo os chamados ciclos de feedback como alternativas ao tradicional gerenciamento de comando e controle.
Essa estratégia permite que o planejamento e a gerência dos projetos se dê de forma a favorecer que as tomadas de decisão ocorram com propriedade e certeza, e, na mesma proporção, com flexibilidade e versatilidade – mesmo quando o planejamento em médio e longo prazo se mostra mais difícil.
Curiosamente, a origem do termo Scrum veio de um popular esporte: o Rugby. O termo é usado para descrever quando os times se põem em formação estratégica para disputar a posse da bola.
Dois professores da Universidade de Harvard, Nonaka e Takeuchi, utilizaram essa metáfora em 1986, ao descrever as metodologias de grandes empresas, como a Canon, a Honda e a Fuji-Xerox, para obtenção de resultados afirmativos.
Assim como no Rugby, elas destacavam o valor de um time unido e coeso, autônomo e auto-organizado, da mesma forma que estabeleciam claras responsabilidades entre as pessoas envolvidas para o alcance de um bem comum.
Qual o objetivo da metodologia Scrum?
Como parte das chamadas metodologias ágeis, o Scrum se propõe a desenvolver um método de trabalho inovador, sendo capaz aumentar a produtividade da equipe e de proporcionar a obtenção de mais qualidade nos resultados de empresas dos mais diversos portes e ramos de atuação, ainda que diante de uma disposição menor de pessoas, tempo e recursos.
Isso ocorre porque a metodologia consiste em “aproveitar a maneira como as equipes de fato trabalham, fornecendo ferramentas para se auto-organizarem e otimizarem em pouco tempo a rapidez e a qualidade do trabalho”, segundo Jeff Sutherland, autor do livro Scrum: A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo.
Em outras palavras, isso significa abrir espaço para a incerteza e a criatividade, impulsionando o aprendizado da equipe e promovendo melhoria contínua, por meio do acompanhamento em tempo real das necessidades do projeto e dos feedbacks, eliminando desperdícios óbvios de esforço e otimizando a produção.
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Quais os principais benefícios da metodologia Scrum?
Adotar a metodologia Scrum como instrumento de aumento da produtividade de uma empresa pode trazer uma série de benefícios práticos, dentre eles:
- a criação de um ambiente de trabalho agradável e colaborativo;
- a valorização de cada membro de equipe, assim como das potencialidades individuais de cada um;
- a simplificação de processos que, normalmente, seriam complexos;
- o aumento do ROI, ou Retorno Sobre Investimento;
- o fortalecimento da agilidade e eficácia dos processos;
- a promoção efetiva da melhoria contínua;
- a elevação dos níveis de satisfação do cliente;
- a redução dos custos operacionais e dos tempos de entrega;
- o estímulo à criatividade e à inovação;
- a diminuição de riscos comuns e problemas na gestão dos processos;
- a obtenção de altos níveis de comunicação, integração e comprometimento entre os membros do time.
Como funciona a metodologia Scrum?
Para começar a explicar a metodologia Scrum, é necessário destacar que seu funcionamento tem como base as iterações, ou sprints. Os sprints são ciclos de produção e avaliação estabelecidos ainda nas etapas iniciais de produção, com o propósito de aperfeiçoar ítens.
Ao incorporar o conceito de (Minimum Viable Product, ou Mínimo Produto Viável), o Scrum e seus sprints funcionam de maneira dinâmica e espontânea, com a equipe organizando o projeto por meio de pequenas reuniões com finalidades específicas, listas e gráficos, conforme explicaremos melhor no tópico a seguir.
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A metodologia Scrum, na prática
Esta é uma explicação resumida sobre como funciona a metodologia Scrum. Entretanto, na prática, há muitos elementos-chave que compõem esse processo de gestão e organização dos fluxos de trabalhos de uma empresa. Falaremos mais sobre cada um deles a seguir.
Pessoas
Podemos afirmar que, para a realização correta de um sprint, é necessário a participação de, ao menos, três elementos: o Product Owner, o Scrum Master e o Scrum Team.
- Product Owner
O Product Owner nada mais é do que o representante oficial do cliente e, sendo assim, cabe a ele a função de orientar o time, bem como de controlar a lista de tarefas (também conhecida como Product Backlog).
Como o nome já indica, o Product Owner atua como o dono do produto, ou seja: é o profissional que, conhecendo as necessidades do cliente, já está familiarizado com as expectativas do mesmo sobre o resultado final.
Por isso, cabe ao Product Owner a responsabilidade sobre a definição de recursos e dos passos para que o objetivo final seja alcançado com sucesso.
- Scrum Master
O papel desse profissional é o papel de um facilitador dentro da equipe. Sendo orientado à metodologia ágil, o Scrum Master se informa sobre todas as dificuldades enfrentadas e empreende ações estratégicas objetivando contorná-las.
Note o quanto essa abordagem se mostra diferente de uma liderança tradicional, baseada somente em cobranças, ordens e exigências a qualquer custo – aqui, a função do líder é conhecer o projeto e promover as boas práticas entre a equipe, sempre com flexibilidade, criatividade e inovação.
Pode-se dizer, sem pestanejar, que um Scrum Master devidamente capacitado é a pedra fundamental para que qualquer Sprint seja produzido com coesão e eficácia – principalmente (mas jamais somente) em organizações cujas práticas envolvendo as chamadas metodologias ágeis ainda sejam uma novidade.
- Scrum Team
Por fim, chegamos ao último dos 3 elementos essenciais para a realização de um Sprint. O nome Scrum Team se refere a nada mais que o time que será incumbido de desenvolver o projeto.
Uma vez definidos os valores básicos, cada membro da equipe tem sua respectiva autonomia para definir ou redefinir as atividades necessárias para a realização do projeto, uma vez que essa autonomia é essencial para evitar ou corrigir possíveis falhas.
Entretanto, vale ressaltar que, para que haja transparência nesse processo, é essencial que o Daily Scrum seja atualizando diariamente, os status de trabalho de cada um sendo rigorosamente registrados – valendo que aqui, manter os canais de diálogo com os demais parceiros de equipe se faz muito mais importante do que simplesmente prestar contas do que está sendo feito.
Processos e ritos
Já mencionamos por alto alguns dos ritos pelos quais passa a utilização do Scrum. Porém, agora explicaremos todos com mais detalhes. São sete ritos para a correta implementação do Scrum, e ao seguí-los, você não terá dificuldades para seguir as rotinas propostas pela metodologia.
- Sprints
Conforme já explicamos, Sprints são os ciclos de iteração do Scrum, cuja finalidade maior é promover, de forma mais rápida e eficaz, o desenvolvimento de produtos complexos.
Normalmente, os Sprints duram de duas semanas a um mês – isso se deve ao fato de que o seu objetivo é completar o processo com a menor quantidade de esforços dispensáveis, recursos e tempo.
De qualquer forma, vale lembrar que isso é apenas uma média, e não uma regra absoluta, pois a equipe pode definir períodos tanto maiores quanto menores, de acordo com as necessidades específicas do projeto em questão.
- Sprint Planning Meeting
Nessa reunião, é definido, de forma bastante objetiva, o planejamento do Sprint: o time, suas funções e tarefas.
Essa reunião não deve, em hipótese alguma, ser longa demais, visto que a chave para a boa implementação da metodologia Scrum está na agilidade e na objetividade. A etapa seguinte serve para avaliar e ajustar esse plano conforme as necessidades.
- Daily Scrum
Daily Scrum (Scrum Diário), ou Stand Up Meeting (Encontro De Pé, em uma tradução livre), é como chamamos as reuniões diárias que são um dos principais alicerces da metodologia Scrum. Essas reuniões servem para garantir que todos os membros da equipe mantenham-se sempre informados sobre o andamento do projeto – só assim, ele andará com agilidade e eficácia.
Esses pequenos encontros costumam durar, no máximo, 15 minutos, e costumam ocorrer com os membros do time de pé. Cada um dos envolvidos deve responder 3 questões, a fim de manter os demais colegas informados:
- Quais tarefas foram feitas ontem?
- Quais tarefas deverão ser feitas hoje?
- Quais as barreiras para que essas tarefas sejam realizadas?
É diante das respostas para essas perguntas que o time se torna capaz de saber em que pé está o andamento do sprint e o que cada um deverá fazer para cumprir o planejamento.
- Product Backlog ou Sprint Backlog
Aqui temos a principal ferramenta de organização das tarefas ao longo do processo de Sprint. Trata-se de uma lista interativa, na qual consta todas as ações previstas para a realização do ciclo.
Normalmente, o Product Backlog é elaborado pelo Product Owner, mas, após isso, qualquer integrante do time pode atualizá-la, conforme o andamento do projeto for se desenrolando.
- Sprint Review Meeting
Sprint Review Meeting é uma reunião de avaliação final, cujo propósito é fechar cada Sprint. Ao longo dessa etapa, toda a equipe se une a fim de conferir se o objetivo do ciclo foi, de fato, atingido, e o produto desenvolvido é devidamente apresentado ao cliente, e submetido ao feedback do cliente.
Caso o feedback seja positivo e o produto seja aprovado, o trabalho estará concluído. Caso o cliente solicite novas alterações e melhorias, um novo Sprint terá início.
- Sprint Retrospective
Após o encerramento do Sprint, ocorre uma reunião de revisão, a fim de avaliar o aprendizado do time ao longo do processo. O Sprint Retrospective é uma etapa de grande importância estratégica, sobretudo para promover a melhoria contínua nos processos internos da empresa.
- Sprint Burndown ou Release Burndown
Uma ferramenta essencial para o funcionamento do Scrum, o Sprint Burndown se apresenta como um gráfico, cujo propósito é orientar as ações do time e tornar a comunicação interna clara e o mais visual possível.
O gráfico é formado, basicamente, por uma linha horizontal, que representa a linha do tempo, e uma vertical, que ilustra a quantidade de trabalho a se fazer.
Agora que você já sabe tudo sobre a metodologia Scrum, lhe convidamos a conhecer outra técnica de gestão bastante eficiente, e muito utilizada por empresas do mundo todo: o Kanban. Clique aqui para ler o artigo que preparamos a respeito!
