Com a crescente digitalização dos processos empresariais, muitas empresas têm se voltado para soluções tecnológicas que visam aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais. A assinatura digital, em particular, tem se mostrado uma ferramenta essencial nesse cenário. Mas, como calcular o ROI da assinatura digital?
Graças à sua capacidade de substituir o processo tradicional de assinatura de documentos em papel, essa ferramenta vem promovendo extensa otimização do tempo, além de proporcionar uma série de benefícios tangíveis para as empresas. Uma das formas mais eficazes de medir esses benefícios é através do cálculo do ROI (Retorno sobre Investimento) da assinatura digital.
Ele é uma métrica fundamental para entender o retorno que uma organização pode obter ao adotar esta tecnologia. Ao calcular o ROI, as empresas podem avaliar com mais precisão os custos envolvidos na implementação de uma solução digital e os ganhos que ela pode gerar, como a redução de custos, aumento de produtividade e melhoria na experiência do cliente.
Este artigo abordará o tema, fornecendo um passo a passo claro para que você possa tomar decisões informadas sobre a adoção dessa tecnologia na sua empresa.
Custos ocultos das assinaturas manuais
Os processos tradicionais de assinatura podem parecer simples à primeira vista, mas envolvem uma série de custos ocultos que impactam diretamente a eficiência e a rentabilidade das empresas – tornando a assinatura manual um processo um tanto oneroso e consideravelmente menos eficiente em comparação com a assinatura digital, que elimina essas barreiras e proporciona maior economia e agilidade.
Custos com papel
Apesar de parecer uma solução simples, o processo de assinatura manual envolve uma série de custos que muitas vezes não são evidentes à primeira vista. O uso de papel, impressão e transporte de documentos são apenas alguns dos custos diretos associados a esse método.
A compra de papel, a manutenção das impressoras, o custo de tinta e a logística de envio de documentos fisicamente representam uma despesa significativa para as empresas.
Custos com impressão e transporte
Há, também, os custos indiretos associados à assinatura manual. O tempo gasto na impressão e no transporte de documentos pode ser elevado, especialmente quando envolvem múltiplas partes e em diferentes locais.
Para ilustrar, uma empresa que precisa enviar contratos para assinatura em diversos estados ou países terá que arcar com o custo de correios, courier ou até viagens, dependendo da urgência. Isso sem contar a necessidade de reconhecimento de firma, uma etapa adicional que exige tempo e recursos.
Custos de digitalização e arquivamento
Após a assinatura dos documentos, há o custo de digitalização e arquivamento, uma vez que os documentos em papel precisam ser convertidos em formatos digitais para fácil acesso e armazenamento. O processo de digitalização envolve mão de obra, equipamentos e sistemas de armazenamento, o que aumenta ainda mais os custos operacionais.
Esses custos ocultos tornam o processo manual um tanto ineficiente, além de extremamente caro em um longo prazo. A assinatura digital, por outro lado, elimina todos esses custos, proporcionando um processo de reconhecimento e autenticação mais ágil, econômico e ecologicamente correto.
Como calcular o ROI da assinatura digital
Antes de adotar qualquer solução digital, as empresas precisam avaliar o retorno financeiro do investimento. No caso da assinatura digital, essa análise passa pelo cálculo do ROI, que permite comparar os custos tradicionais das assinaturas manuais com os benefícios obtidos pela digitalização do processo. Confira, a seguir, cada etapa necessária para realizar esse cálculo adequadamente:
Passo 1: compreenda o ROI na assinatura digital
Antes de calcular o retorno sobre investimento (ROI) de uma solução digital para assinaturas corporativas, é essencial entender os fatores que influenciam esse cálculo, incluindo os custos da assinatura manual e os benefícios da automação.
Passo 2: calcule o custo total de propriedade (TCO)
O primeiro passo para medir o ROI é determinar o Custo Total de Propriedade (TCO), um indicador que considera todos os custos envolvidos na implementação e manutenção de um sistema digital. Para calcular o TCO anual da assinatura eletrônica, siga esta fórmula:
- multiplique a quantidade de contratos emitidos anualmente pelo custo unitário de cada contrato;
- multiplique a quantidade de contratos por ano pelo número médio de páginas de cada contrato, pelo fator 0,05 (tamanho médio de um contrato digital em megabytes) e pelo custo mensal do software adotado;
- some os valores obtidos nos cálculos anteriores para determinar o TCO total.
Passo 3: identifique os custos do software
Ao calcular o custo mensal do software, leve em consideração fatores como custo inicial de aquisição, instalação, integração, manutenção e eventuais atualizações.
Passo 4: determine o ROI
Com os valores do TCO de contratos manuais e digitais em mãos, utilize a seguinte fórmula para calcular o ROI: subtraia o TCO da assinatura digital do TCO da assinatura manual. Em seguida, divida o resultado pelo valor investido no software e multiplique por 100 para obter a porcentagem de retorno sobre o investimento.
Passo 5: descubra o prazo de retorno
Para calcular o tempo necessário para recuperar o investimento, subtraia o TCO da assinatura digital do TCO da assinatura manual e divida pelo investimento realizado no software.
Passo 6: considere os benefícios sustentáveis
Além dos ganhos financeiros, a assinatura digital também impacta positivamente o meio ambiente. Empresas de diversos setores vêm adotando soluções tecnológicas que reduzem o consumo de papel, água e energia elétrica, contribuindo para a sustentabilidade. Para referência, a impressão de 10.000 folhas A4 equivale ao consumo de uma árvore inteira, além de gerar emissões significativas de carbono.
Passo 7: avalie os resultados e decida pelo investimento
Uma vez finalizando o cálculo do ROI e considerando os impactos ambientais, fica evidente que a assinatura digital oferece, para além da economia e da eficiência, diversos benefícios sob o ponto de vista da sustentabilidade. Adotar essa solução representa um avanço estratégico para empresas que buscam modernização e responsabilidade ambiental.
Exemplo prático: como calcular o ROI da assinatura digital na sua empresa
Considere uma empresa que formaliza 240 contratos por ano. No modelo tradicional, cada contrato envolve custos com papel, impressão, envio, reconhecimento de firma, digitalização e trabalho operacional.
Estimativas conservadoras apontam que o custo médio de um único contrato manual pode chegar a R$ 67,00, com base na composição abaixo.
| Item | Custo estimado por contrato |
| Papel e envelope (quando comprados avulso na papelaria) | R$ 2,00 |
| Impressão (5 páginas, considerando a média de R$ 1 a unidade) | R$ 5,00 |
| Envio (Correios com AR) | R$ 20,00 |
| Reconhecimento de firma (valor médio de acordo com a tabela deste ano) | R$ 10,00 |
| Tempo de trabalho administrativo (média feita com base nas médias salariais) | R$ 30,00 |
| Total estimado | R$ 67,00 |
Custos anuais no modelo tradicional
- Quantidade de contratos: 240
- Custo por contrato: R$ 67,00
- Total anual: 240 x R$ 67,00 = R$ 16.080,00
Agora, veja o mesmo cenário com o Plano Profissional da ZapSign, indicado para pessoas físicas e microempreendedores, que permite o envio de até 240 documentos por ano por apenas R$ 358,80 / ano (valor correspondente à data desta publicação).
Custos anuais com a ZapSign
- Investimento anual: R$ 358,80
- Documentos incluídos: 240
Economia anual com assinatura digital
- Economia total: R$ 16.080,00 (modelo tradicional) – R$ 358,80 (ZapSign) = R$ 15.721,20
Cálculo do ROI
ROI = (Economia – Investimento) ÷ Investimento × 100
ROI = (R$ 15.721,20 – R$ 358,80) ÷ R$ 358,80 × 100 ≈ 4.282%
Ou seja, para cada real investido na assinatura digital com a ZapSign, a empresa obtém um retorno de aproximadamente R$ 43,82. Além da economia expressiva, a adoção da assinatura digital proporciona agilidade, redução de erros e contribui para práticas mais sustentáveis.
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Métricas adicionais para medir o impacto da assinatura digital
Para além da economia financeira, a adoção da assinatura digital traz uma série de benefícios que impactam diretamente a eficiência e a segurança dos processos empresariais.
Economia de tempo
Além dos custos diretos, um dos principais benefícios da assinatura digital é a economia de tempo. A automação do processo de assinatura reduz drasticamente o tempo necessário para enviar, assinar e retornar os documentos. Isso não só acelera o processo de negócios, mas também libera os colaboradores para se concentrarem em tarefas de maior valor agregado.
Por exemplo, enquanto a assinatura manual pode levar dias devido ao envio de documentos e ao reconhecimento de firma, uma assinatura digital pode ser concluída em questão de minutos. A rapidez na conclusão dos processos melhora a eficiência operacional e a experiência do cliente, resultando em um retorno adicional sobre o investimento.
Impacto ambiental
Outro benefício importante da assinatura digital é a sua contribuição para a sustentabilidade ambiental. Com a redução do uso de papel, tinta e transporte de documentos físicos, as empresas podem diminuir seu impacto ambiental – fator cada vez mais relevante para as organizações, especialmente aquelas que estão comprometidas com práticas ESG (Ambientais, Sociais e de Governança).
Segurança jurídica
A assinatura digital oferece um nível de segurança jurídica superior ao das assinaturas manuais, uma vez que ela é regulamentada por leis específicas, como a Lei 14.063/20 no Brasil, e possui mecanismos de criptografia que garantem a autenticidade e integridade dos documentos assinados – o que diminui o risco de fraudes e disputas jurídicas, oferecendo maior confiança às empresas.
Melhoria na experiência do cliente
A assinatura digital simplifica a jornada do cliente ao eliminar burocracias e agilizar processos. Com a possibilidade de assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, os clientes têm mais comodidade e rapidez, o que contribui para uma experiência mais satisfatória e fidelização.
Redução de erros operacionais
Ao automatizar o processo de assinatura, a empresa minimiza erros humanos, como preenchimento incorreto, perda de documentos e necessidade de retrabalho – o que garante maior precisão e conformidade nos registros, reduzindo problemas administrativos e riscos legais.
A adoção da assinatura digital oferece benefícios significativos para as empresas, desde a redução de custos até o aumento da produtividade e segurança jurídica. Calcular o ROI da assinatura digital é uma maneira eficaz de justificar o investimento nessa tecnologia e medir seu impacto real nos processos empresariais.
Como vimos, os custos das assinaturas manuais podem ser consideravelmente altos, enquanto a assinatura digital oferece uma solução mais econômica, rápida e segura. Ao calcular o ROI da assinatura digital, é possível compreender claramente os benefícios tangíveis que as novas tecnologias proporcionam.
Dessa forma, torna-se claro que o ROI na assinatura digital oferece um indicador valioso para medir os resultados dessa transição tecnológica, e entender como calcular corretamente esse ROI é fundamental para a tomada de decisões mais estratégicas e vantajosas para o seu negócio.
Se sua empresa ainda não implementou uma solução de assinatura digital, talvez seja hora de considerar os impactos positivos que ela pode gerar. Se você deseja implementar uma plataforma confiável e segura, clique aqui e conheça a ZapSign, uma solução completa para a assinatura digital de documentos com total conformidade jurídica.
