Como bem sabemos, a gestão dos processos de uma empresa representa um desafio constante, cuja condução adequada demanda os melhores métodos e práticas disponíveis, tal como o PMBOK.
Diante da alta competitividade do mercado, das constantes transformações nas dinâmicas de trabalho do mundo corporativo e do alto nível de exigência do público, o planejamento e o controle dos processos da companhia precisam estar sempre a um passo à frente, pois qualquer descuido pode acarretar enormes prejuízos.
Nesse sentido, podemos apontar o PMBOK como uma ferramenta essencial de estruturação de projetos, definição de estratégias de negócio e padronização de procedimentos, sendo assim um ítem indispensável para todo e qualquer gestor.
Por isso, produzimos este artigo, explicando tudo sobre o que é PMBOK, seus objetivos e benefícios. Continue a leitura para saber mais!
O que é PMBOK?
PMBOK é a sigla para Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos),ou seja, uma ferramenta de gestão padronizada de projetos. Em outras palavras, estamos falando de um guia completo compilando as principais práticas, diretrizes, terminologias e métodos pertinentes ao setor de gestão.
Sua história começa em 1969, com a fundação do PMI (Project Management Institute) – uma instituição inicialmente idealizada como um fórum de estudos e debates para o desenvolvimento da área de gestão de projetos.
A partir de sua fundação, o PMI lança, em 1984, o PMP (Project Management Professional, uma espécie de embrião do PMBOK). A partir de então, a idéia vai se desenvolvendo e ganhando corpo ao longo dos anos, até que, no ano de 1996, o primeiro guia PMBOK é finalmente publicado.
É importante observar que o final dos anos 90 foi um período marcado pela introdução da tecnologia no ambiente corporativo – foi, de fato, o começo de uma série de transformações que apontavam para as tendências que hoje observamos.
Esse fenômeno criou uma necessidade urgente de reestruturação em diversos setores das empresas – e, nesse sentido, o setor de gerenciamento de projetos foi provavelmente o mais importante.
Desde então, diversas atualizações do guia PMBOK foram publicadas – o que não poderia ser diferente, uma vez que o mercado encontra-se em constante transformação, e a evolução do setor de gestão acompanha esse processo de constante mutação.
A PMI, hoje uma associação de nível global e sem fins lucrativos, segue sendo a grande responsável pelas atualizações do PMBOK, permitindo a incorporação de novos conhecimentos, práticas e métodos aos projetos das mais variadas empresas pelo mundo.
Vale dizer que, embora o PMBOK seja muito comumente confundido com metodologias como a cascata e as ágeis (e isso não ocorre à toa, visto que estamos falando de conceitos intimamente relacionados), não seria correto descrevê-lo dessa forma, mas sim como uma sólida estrutura de norteamento do processo de gestão, a partir do qual diversas metodologias distintas podem ser aplicadas.
Justamente por isso, podemos considerar o PMBOK como a mais sólida base de metodologias, uma vez que os processos e diretrizes nele descritos se mostram extremamente flexíveis, podendo ser adaptados a todos os tipos de empresas, situações e contextos específicos – não sendo necessário que o gestor siga um único plano à risca, independente dos desdobramentos que se apresentarem.
Os objetivos do PMBOK
Com efeito, podemos definir que o principal objetivo do PMBOK é funcionar como um livro de instruções para um gerenciamento de projetos eficiente.
Concentrando os mais diversos e sólidos padrões, ele permite ao gestor total compreensão e controle sobre o ciclo de vida de um projeto, possibilitando a adoção das práticas corretas para uma condução otimizada e capaz de gerar os melhores resultados por meio da geração de conhecimentos e da inovação nos processos.
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A importância do PMBOK na gestão de projetos
A importância do PMBOK na gestão de projetos está diretamente ligada à segurança no controle, monitoramento e análise. Isso se dá justamente por meio da padronização dos processos, independente dos setores – ou seja, cada departamento da empresa utiliza a mesma abordagem que os demais, o que proporciona uma atuação integrada e sólida dentro da organização
Portanto, é seguro afirmar que o PMBOK universaliza a abordagem de gestão, otimizando a curva de aprendizado que novos projetos necessitam e potencializando o poder de previsibilidade e a antecipação de mudanças e contratempos.
As cinco etapas do PMBOK
O PMBOK compreende que a gestão dos conhecimentos, ferramentas e processos de um negócio se dá em cinco fases principais que descrevemos a seguir.
1. Iniciação
A primeira etapa é o ponto em que o gestor precisará lançar um olhar geral sobre o que será realizado: a análise de riscos, a definição de objetivos e a identificação das necessidades do projeto são alguns dos pontos a se destacar aqui.
Trata-se de uma fase vital para a definição e o alinhamento das expectativas de todos os envolvidos – tanto os profissionais, como o público e possíveis investidores ou patrocinadores. Em seguida, é elaborado o Termo de Abertura do Projeto.
2. Planejamento
A segunda etapa é também a mais importante: é hora de colocar tudo no papel, definindo escopo, cronograma, orçamento e atividades do projeto. Aqui, são definidos os recursos e os planos de comunicação, gerenciamento e controle – e o PMBOK especifica 10 ítens indispensáveis a se considerar durante esta fase:
- integração;
- escopo;
- cronograma;
- custos;
- qualidade;
- recursos;
- comunicação;
- riscos;
- aquisições;
- partes interessadas.
Portanto, é correto afirmar que a etapa de planejamento é o momento em que se deve definir o escopo e o cronograma de atividades; estabelecer os recursos e para onde eles vão; estabelecer padrões de comunicação e de qualidade nas atividades; calcular os custos e os riscos; e elaborar um sólido plano de gerenciamento.
3. Execução
Nesta fase, é preciso pôr em prática tudo o que foi planejado anteriormente. Aqui, o diálogo e o contato constante com a equipe são fundamentais, visto que pode haver diferentes desdobramentos no meio do caminho – e é preciso estar sempre preparado.
4. Monitoramento e controle
Paralelo à execução, é preciso acompanhamento constante para evitar quaisquer problemas de gestão – não se descuide do que está sendo realizado pela equipe, pois o controle e o monitoramento são extremamente necessários para garantir o bom andamento das atividades propostas.
Esse é o momento de avaliar os indicadores do projeto, se o fluxo de trabalho está alinhado às metas e se os riscos estão sob controle.
5. Encerramento
O processo se encerra com uma entrega formal do resultado do projeto ao cliente. Aproveite para colher todo o feedback possível e gerar um relatório final com informações gerais importantes para a equipe.
Afinal de contas, a gestão de projetos é um processo contínuo, em que o final de um ciclo marca o começo de um novo – por isso, é preciso que toda a equipe se mantenha em constante atualização, de forma que o conhecimento gerado ao final de um projeto possa ser aplicado nos seguintes.
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Os benefícios do PMBOK para a gestão de projetos das empresas
Podemos observar diversos benefícios promovidos pelo PMBOK em uma empresa, tais como:
- padronização do processo de gestão;
- otimização da comunicação;
- redução da negligência de atividades;
- melhor aproveitamento dos recursos;
- alto nível de monitoração;
- tratamento de riscos;
- potencialização de resultados bem sucedidos.
Dito isso, destacamos que todos os fatores apontados acima favorecem melhorias mais expressivas em diversos quesitos mais complexos. Veja abaixo alguns exemplos.
Controle do escopo
O escopo é uma espécie de planejamento, no qual são definidos o conceito, os objetivos, as etapas e as responsabilidades de um projeto. Seguindo o PMBOK, o escopo ganha mais efetividade e funcionalidade, favorecendo o gerenciamento e o controle do projeto.
Apoio à gestão
O PMBOK ajuda no direcionamento da gestão, favorecendo o uso adequado dos recursos e aprimorando o planejamento e a execução das atividades do projeto, além de facilitar a delegação de funções e o monitoramento dos processos.
Aumento da previsibilidade
O PMBOK funciona como um mapa de gerenciamento – com ele, é possível visualizar o que acontece e, assim, tomar decisões antecipadamente, reduzindo riscos e viabilizando uma atuação inteligente e economicamente favorável.
Mais produtividade
Uma vez que a geração de resultados é potencializada, o PMBOK se faz uma ferramenta essencial para o aumento de produtividade. Isso porque é capaz de diminuir a incidência de erros e retrabalho, além de favorecer a integração do time e seus níveis de motivação.
Entrega no momento certo
Planejamento é essencial para o bom cumprimento do cronograma. Nesse sentido, o PMBOK representa um fator poderoso na potencialização da capacidade de entrega dentro dos prazos estabelecidos, pois age diretamente sobre o planejamento, a comunicação e a gestão do tempo.
Aumento da satisfação do cliente
O uso do PMBOK também é proveitoso para os clientes, afinal, com a melhora da performance do projeto, a percepção do público sobre a marca é reforçada positivamente, e a empresa ganha credibilidade no que diz respeito ao atendimento das expectativas do consumidor.
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