É sabido que a promoção do diferencial competitivo de uma empresa constitui um fator essencial para a obtenção de melhores resultados e para a conquista de uma posição de destaque no mercado, o que requer uma metodologia de gestão de processos.
Afinal, é preciso compreender que as ações transformadoras têm início a partir dos processos internos da empresa. Daí vem a importância do uso das mais afiadas técnicas e ferramentas de gestão de processos.
Assim, preparamos este artigo em que descrevemos as principais metodologias de gestão de processos utilizadas no cenário corporativo. Você perceberá que as metodologias de gestão descritas a seguir são mais do que simples teorias: são ferramentas robustas e eficazes para a organização metódica de ações estratégicas rumo a um desempenho assertivo e otimizado por parte do seu negócio.
O que é metodologia de gestão de processos?
Metodologias de gestão de processo são, em resumo, conjuntos de estratégias administrativas metodicamente estruturadas com o propósito de conduzir o andamento de projetos e processos de forma a aumentar a produtividade de um negócio.
Essas estratégias consistem em gerenciar as etapas da rotina da empresa por meio de uma visão sistêmica e equilibrada de seus processos laborais internos.
Portanto, a gestão de processos organizacionais de uma empresa não envolve somente as tarefas realizadas pelo gestor, mas por todos os membros da organização.
Podemos afirmar que as melhores metodologias de gestão buscam orientar os processos de trabalho em todos os níveis da companhia: desde a parte institucional (envolvendo presidentes, diretores e sócios), passando pelo nível tático (como coordenadores e gerentes), até o nível institucional (que envolve supervisores, técnicos, auxiliares, analistas, atendentes e funcionários em geral).
As metodologias de gestão de processos representam os melhores caminhos para que esse gerenciamento ocorra com alto desempenho, integrando os diversos departamentos de uma empresa e controlando as diversas funções e atribuições presentes em uma organização, conforme veremos a seguir.
Qual a importância da implementação de metodologias de gestão de processos nas empresas?
As metodologias de gestão de processos possuem total importância em absolutamente todos os níveis das rotinas laborais de uma empresa, visto que são elas que estabelecem as diretrizes estratégicas de planejamento, organização, direção e controle dos processos internos.
Uma empresa precisa ser compreendida como uma estrutura de grande complexidade, sendo influenciada por toda uma série de fatores, que vão desde os contextos social, político, legal, tecnológico e econômico nos quais está inserida, até aspectos relativos ao mercado, como fornecedores, clientes, concorrência e outras demandas.
Toda essa essa complexidade pede por sólidas estratégias de gestão, e é aí que as metodologias se aplicam. Por meio delas, definimos:
- metas e objetivos;
- a alocação de recursos e a delegação de responsabilidades;
- a condução correta das equipes na execução das tarefas;
- o acompanhamento e a avaliação das medidas adotadas e dos resultados obtidos – tudo isso em consonância com os fatores já mencionados.
É seguro, portanto, afirmar que as metodologias de gestão de processos constituem ferramentas essenciais para a estabilização das operações e da ordem de uma empresa e seus mais diversos setores.
Essa estruturação é a pedra fundamental para a melhora do desempenho do negócio e da efetividade das medidas adotadas. Isso sem contar que, na implementação de uma metodologia eficaz, estão os pilares da cultura organizacional de uma companhia.
Ao estabelecer diretrizes, fundamentos e valores de maneira sólida, é gerado um forte senso de pertencimento e engajamento entre todos os membros do seu time, que, operando de forma coesa e eficaz, garantem altos níveis de produtividade e otimização de resultados.
Em termos gerais, observamos que empresas que adotam boas metodologias de gestão de processos costumam obter melhorias significativas em diversos quesitos, tais como:
- melhor conhecimento do gestor sobre o próprio negócio;
- clareza e objetividade na visão dos processos;
- padronização e automatização dos processos internos;
- rapidez nas tomadas de decisão e na obtenção de resultados;
- redução de custos e otimização do tempo;
- altos índices de satisfação e fidelização de clientes;
- distribuição adequada de recursos;
- delegação de funções e responsabilidades;
- melhor acompanhamento do andamento dos processos, a fim de corrigir falhas e potencializar acertos.
Principais modelos de metodologia de gestão de processos
Agora que você compreende o conceito e a importância das metodologias de gestão de processos, podemos descrever melhor os principais modelos, suas características e como se aplicam.
PDCA
PDCA (Plan, Do, Control and Act), também conhecido como ciclo de Deming, é uma importante metodologia de gestão de processos estabelecida a partir da década de 50. Consiste na implementação e acompanhamento contínuo de uma medida, realizando suas quatro etapas de forma cíclica:
- Plan (planejar) – estabelecimento das metas e do plano de ação;
- Do (executar) – realização das atividades definidas na fase anterior;
- Control (controlar) – Verificação dos resultados obtidos;
- Act (agir) – Padronização e readequação das atividades conforme os resultados observados.
Seis Sigma
O sistema Seis Sigma funciona como uma metodologia de gestão de processos baseada na definição de metas e aplicação de projetos específicos para cada uma delas. Esse modelo opera de acordo com a estratégia DMAIC (Definir, Mensurar, Analisar, Incrementar e Controlar):
- Definir: aqui são traçados os objetivos estratégicos da empresa;
- Mensurar: uma vez definidos os objetivos, é preciso obter total compreensão de cada fase dos processos internos da empresa, esta é uma etapa de análise, em que métricas de monitoramento de progresso são estabelecidas;
- Analisar: aqui, são verificados dados sólidos que apontem para os possíveis caminhos rumo às melhorias desejadas;
- Incrementar: esta é a etapa que usa da capacidade de inovação para melhorar o seu sistema, respeitando as bases estruturais do seu negócio;
- Controlar: esta é a fase em que se garante que os resultados alcançados sejam mantidos em longo prazo.
Benchmarking
Benchmarking, também conhecido como engenharia-reversa, é o processo contínuo de mensurar e comparar os produtos, serviços e práticas de uma empresa com os das concorrentes de maior destaque no mercado.
Sob esta metodologia, é realizado um estudo profundo das melhores práticas utilizadas por outras organizações, a fim de replicá-las e/ou aprimorá-las dentro do seu negócio.
Lean Manufacturing
Também chamada de Manufatura Enxuta e Manufatura Esbelta, essa metodologia foi desenvolvida no Japão pós-Segunda Guerra visa reduzir os custos ainda na fase inicial do projeto, sem comprometer a segurança e a eficiência do projeto.
A fim de minimizar desperdícios, o Lean Manufacturing segue os seguintes princípios:
- qualidade total imediata: detecção e solução dos problemas a partir da origem;
- minimização de desperdícios: obliteração de atividades desnecessárias e otimização dos recursos financeiros, humanos e espaciais;
- melhoria contínua: otimização do desempenho e produtividade, redução de custos e compartilhamento de informações;
- processos “pull”: retirada dos produtos pelo cliente final, de modo que estes não sejam deslocados para o fim da cadeia de produção;
- flexibilidade: produção rápida e otimizada de lotes variados de produtos, fortalecendo a eficiência por meio de volumes de produção menores;
- fornecedores: cultivo de uma relação sólida e duradoura com os fornecedores.
BPM
BPM, ou Business Process Management, é uma metodologia de gestão de processos que visa o aprimoramento do desempenho de um negócio de maneira contínua, acelerada e otimizada.
A BPM baseia-se, essencialmente, em não focar na segmentação da empresa em departamentos, lançando uma óptica mais abrangente que atravessa todos os processos envolvidos dentro da organização.
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Seis passos para uma boa metodologia de gestão de processos
Independente do modelo adotado, uma boa metodologia de gestão de processos passa, cada uma à sua maneira, por seis fases essenciais que devem sempre ser consideradas:
1. Planejamento
Nesta etapa, são definidos os objetivos e metas da empresa, assim como é estabelecido um plano de ação para a entrega de valor aos clientes. Aqui, todos os processos devem ser considerados, desde os principais até os secundários.
2. Mapeamento
É por meio do mapeamento que a gestão analisa se os processos correntes estão alinhados às metas anteriormente definidas. Compreender o andamento e os pontos fortes e fracos do que está sendo feito é a chave para que melhorias possam ser promovidas.
3. Remodelagem
Essa é a etapa em que os resultados coletados no mapeamento são analisados e repensados. A remodelagem visa realinhar os processos que não estão de acordo com os objetivos traçados.
4. Implementação
Aqui, os novos processos são implementados continuamente, por meio da metodologia escolhida pelo gestor.
5. Monitoramento
Aqui, tanto a equipe quanto os gestores observam e avaliam os resultados obtidos após a remodelagem. Para essa etapa, é importante a adoção de uma boa infraestrutura de TI.
6. Melhoria
Aplicando uma metodologia de gestão de maneira adequada, a organização poderá alavancar seu desempenho, otimizando seus processos e diminuindo a ocorrência de desperdícios e outros problemas. Note que a melhoria não consiste em uma fase final, mas em um processo cíclico, que deve ser buscado continuamente.
Por fim, destacamos que, para implementar uma boa gestão de processos na sua empresa, tão importante quanto escolher a metodologia que melhor se adequa ao seu caso é utilizar as melhores ferramentas disponíveis no mercado.
Por isso, te convidamos a continuar conosco e conferir agora este artigo que fizemos sobre o assunto!
