No mundo corporativo, o termo “processo” se refere a toda e qualquer atividade desenvolvida dentro de uma organização. Seja o atendimento, a assinatura de contratos, a gerência de documentos, a prospecção de clientes ou qualquer outro que se faça necessário seguir etapas de gestão de processos para conduzir o negócio aos resultados almejados.
Justamente por se tratar de algo tão importante, é sempre necessário que o gestor e o time avaliem regularmente se a maneira como a firma vem operando é realmente adequada às necessidades do negócio. É exatamente aí que entra o conceito de gestão de processos, tão importante para garantir a excelência das operações de uma companhia.
Depois de ler este conteúdo, você com certeza estará pronto para colocar esse conceito tão importante em prática na sua empresa. Boa leitura!
O que, afinal, é gestão de processos?
Podemos definir o conceito de gestão de processos organizacionais como todo um conjunto de práticas de mapeamento e aperfeiçoamento contínuo de todas as atividades desenvolvidas – desde as competências do próprio gestor até o trabalho de cada funcionário da instituição.
Para tal, é indispensável uma atenção rigorosa a cada setor da empresa – desde a base até a alta gestão. Isso porque os processos de cada departamento influenciam os demais, de maneira que qualquer equívoco cometido por um determinado setor pode atrasar os outros e prejudicar os resultados da empresa como um todo.
Isso se faz especialmente importante nestes tempos marcados pela dinâmica veloz das mídias digitais e pela alta competitividade do mercado, em que o público se mostra cada vez mais propenso a desistir de uma marca que não atenda suas expectativas, trocando-a prontamente por outra.
Qual a importância da gestão de processos para as empresas?
A principal importância da gestão de processos é que, ao adotá-la, você passa a ter um conhecimento mais aprofundado sobre o seu próprio negócio, o que é fundamental para integrar e melhorar os setores que fazem parte da empresa.
A cadeia de valor faz com que você construa um diagrama em que todas as atividades da companhia sejam vistas de forma homogênea, a fim de que o trabalho de todos os profissionais caminhe em direção ao objetivo corporativo.
É comum os funcionários focarem somente no que os fez chegar à sua folha: trabalhar para receber o pagamento após o fim do mês.
Porém, conciliar isso com o objetivo da companhia dará mais incentivo à execução das tarefas e sentido ao crescimento profissional. Inclusive, porque os processos, após passarem por essa curadoria da sua gestão, tornam-se mais claros e ágeis para que cada um saiba o que fazer dentro das suas funções.
Trata-se de uma metodologia que faz com que todos os membros tenham uma maior sinergia em termos de trabalho a partir do momento em que entendem que uns precisam dos outros, o que faz criar um senso de responsabilidade e melhor engajamento.
Quais as características da gestão de processos?
Existem alguns fatores que funcionam como os pilares da gestão de processos, conforme veremos a seguir.
Arquitetura de processos
A arquitetura de processos tem a cadeia de valor como seu ponto principal, pois mostra tanto os processos da empresa quanto as interações que eles têm, deixando claro o papel das pessoas dentro de cada processo.
Essa prática destaca que um negócio não é composto por elementos soltos, mas sim por ações que conversam entre si, visando o benefício de todos.
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos trata de identificar os objetivos, as atividades e os participantes que compõem um processo, a fim de designar a cada um as devidas responsabilidades.
Outra função importante do mapeamento é a análise dos recursos materiais e financeiros necessários para o desenvolvimento e o acompanhamento de cada processo.
Padronização de processos
Ao organizar e desenvolver padrões que todos os membros da empresa deverão seguir, você garante que o trabalho seja realizado de forma eficiente, pois evita que os processos passem por muitas variações que, ao invés de ajudar, acabam atravancando a sua execução.
Além de tudo, a padronização também ajuda os profissionais a entender quais são os seus papéis específicos dentro dos processos e os deveres que precisam ter como tais.
Modelagem de processos
A modelagem de processos, ou BPM (sigla de Business Process Modeling), traz a representação de todos os processos da empresa, com a finalidade de transformá-los e automatizá-los.
Traduzindo em termos práticos, a modelagem de processos trabalha a diagramação das atividades a fim de demonstrar, de forma clara, simples e objetiva, a maneira como o trabalho deverá ser conduzido.
Essa representação gráfica é um instrumento essencial para ajudar os envolvidos a compreender as etapas que marcam o começo, o desenvolvimento e a conclusão de cada processo.
Transformação de processos
Aqui nos referimos às ações destinadas a toda e qualquer mudança processual que tenha como objetivo a simplificação e a melhoria no modo de trabalho.
Um bom exemplo desse tipo de ação é o BPI (Business Process Improvement), prática de otimização de processos que se baseia na realização de pequenos ajustes para que o trabalho fique gradativamente melhor.
Outro caminho bastante difundido pelas empresas é a chamada gestão por processos, que consiste em redesenhar as atividades de forma que seu foco se dê mais nos processos em si do que nos departamentos envolvidos.
Se houver a necessidade de mudar radicalmente os processos organizacionais, você pode adotar o BPR (Business Process Reengineering), para que o mapeamento seja feito novamente a partir do zero.
Controle de processos
O aprimoramento contínuo da performance da companhia exige que os processos sejam rigorosamente medidos e controlados. Portanto, é essencial avaliá-los constantemente por meio de indicadores, pois caso, as metas não sejam atendidas, será preciso transformar o processo para que ele se adeque à realidade laboral.
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Quais as etapas que compõem a gestão de processos?
Por fim, chegamos ao tópico principal deste artigo: as etapas que compõem a gestão de processos. Sem mais delongas, vamos à elas.
- Planejamento
Este primeiro passo abrange a verificação dos principais problemas a serem enfrentados por cada departamento da empresa e a conclusão sobre quais são as melhores formas de resolvê-los.
É também neste momento que se deve identificar os KPIs, ou seja, os indicadores de desempenho que serão usados ao longo do projeto.
- Mapeamento
Esse é o momento de analisar cautelosamente os processos internos da empresa, com o propósito de descrever bem todas as atividades que os compõem.
É preciso que o gestor observe de perto cada departamento, e a maneira como cada um de seus membros trabalha, a fim de obter uma visão ampla do negócio e de seus processos. É a partir desse conhecimento que serão estabelecidas as metas e os indicadores específicos de cada setor.
- Simulação
Chegamos à etapa que marca o início da parte prática: é o momento de realizar entrevistas com os membros de sua equipe, além de outros levantamentos que ajudem a registrar os fluxos usados na firma atualmente.
Logo após, é preciso desenhar um novo fluxo de processos baseado nos seus objetivos de negócio, a partir de uma projeção de como será o cenário da empresa mediante a melhoria de processos a ser aplicada.
- Execução
É nesta etapa que são levantados todos os recursos necessários para que as mudanças nos processos tenham início, desde novas ferramentas e procedimentos até as eventuais mudanças a serem feitas nas equipes.
A implantação de mudanças pode assustar alguns funcionários. Por isso, cabe ao gestor ressaltar a importância dessa execução como algo positivo, uma vez que irá proporcionar melhorias no modo de trabalho de todos e que o crescimento da empresa implica no crescimento de cada profissional.
- Monitoramento
Após a implantação dos novos processos, será preciso monitorá-los, a fim de conferir se todos os profissionais envolvidos estão seguindo tudo à risca e em conformidade com os indicadores estabelecidos.
Nessa fase, é importante considerar elementos como o tempo de execução, os custos envolvidos, o potencial produtivo, e o nível de qualidade de cada processo.
- Melhoria
Engana-se quem pensa que, depois da implantação e da execução dos novos processos, nada mais precisa ser feito em termos de melhoria e otimização.
A melhoria dos processos também constitui um processo em si, e esse processo deve se dar de maneira contínua. Afinal de contas, o monitoramento e a análise do trabalho, invariavelmente, revelará novos pontos a se otimizar, assim como novas ferramentas que poderão ser utilizadas.
Portanto, é essencial ter em mente, desde o começo, que a conclusão de um ciclo sempre dá lugar ao início de um ciclo novo. cada vez que um monitoramento é concluído, o ciclo começa novamente. O fato é que mudanças processuais são um fator constante para que o negócio se mantenha continuamente em inovação e não se torne engessado.
Como você pode ver, a gestão de processos é um assunto tão complexo como importante para qualquer empresa. Se você gostou deste conteúdo, que tal compartilhá-lo nas suas redes sociais?
