Possuir uma empresa significa ter que lidar com uma série de documentos empresariais. Desde o momento de sua abertura, em que é preciso bastante atenção a diversos registros, taxas, alvarás, dentre outros detalhes, até depois de firmado o negócio, o fato é que ter que lidar com uma vasta documentação torna-se um destino inevitável para qualquer empresário.
Sob o ponto de vista da gestão documental, é preciso bastante atenção para administrar o fluxo constante de material burocrático que faz parte da rotina de um negócio. Para que os processos contábeis e administrativos da organização não se tornem uma bagunça, emissão, armazenamento e descarte de documentos pedem pelas melhores práticas gerenciais.
Afinal, uma má gestão de documentos pode causar inúmeros problemas a uma empresa – podendo, em muitos casos, o prejuízo ser fatal.
A fim de lhe ajudar a evitar todas essas complicações, nós, da ZapSign, preparamos este artigo especial, dissecando todas as informações necessárias sobre os principais e mais recorrentes documentos empresariais: quais são; quais por quanto tempo mantê-los; como otimizar seus recursos financeiros e físicos por meio de processos de digitalização; e muito mais.
Vamos em frente?
Quais são os principais documentos empresariais?
Na prática, documentos empresariais são aqueles que registram claramente cada passo dado dentro da rotina de um negócio, a fim de que não haja dúvidas sobre o andamento de seus devidos processos. Ocorrências, decisões, contratações, demissões, pagamentos. Em resumo, tudo o que for parte do arquivo histórico da empresa.
Essa documentação pode variar de acordo com o caráter do empreendimento – afinal, diferentes organizações lidam com diferentes processos. Entretanto, há documentos comuns a qualquer negócio, independente de sua natureza. A seguir, elencamos os principais.
1. Alvará de funcionamento
O alvará de funcionamento é o documento que concede à empresa a autorização para operar regularmente em um determinado imóvel.
Esse documento é concedido pela Prefeitura Municipal, a quem também cabe estabelecer seu prazo de validade (normalmente, algo entre um a dois anos), devendo ser renovado ao final do período, caso a companhia deseje permanecer naquele mesmo local.
Os critérios exigidos para que a empresa obtenha o alvará variam conforme as regras de cada cidade, assim como da natureza das atividades do negócio. Tudo isso é definido pela Lei de Zoneamento, que estabelece o que é ou não possível para uma empresa de acordo com cada região.
2. Licenças de funcionamento
Em alguns casos, apenas o alvará pode não ser o bastante, sendo exigidas licenças de funcionamento como autorizações adicionais. São dois tipos possíveis para esse tipo de licença, que devem ser solicitadas junto a órgãos especiais, de acordo com seu propósito: São elas:
- Licença Sanitária: documento exigido para regularizar empresas que atuam em determinados ramos específicos, como: hotelaria, alimentação, saúde (incluindo farmácias), cosméticos, estética e de produtos químicos em geral. É fornecida pela agência de vigilância sanitária local.
- Licença Ambiental: esse tipo de licença é exigida para todo e qualquer negócio cujas ações possam implicar em impactos sobre o meio ambiente. Sendo assim, empresas dos setores industrial, agropecuário, metalúrgico ou químico estão entre aquelas que devem solicitar o documento junto ao órgão ambiental local.
3. Notas fiscais
Notas fiscais são documentos emitidos em operações comerciais. Obrigatórias para toda e qualquer empresa, elas fazem o registro tanto de serviços prestados, como das movimentações de produtos, entradas, saídas, trocas, devoluções e remessas. Graças a elas, a cobrança dos impostos sobre essas práticas pode ser realizada de maneira adequada.
Quando as notas fiscais não são emitidas, a situação configura crime de sonegação fiscal, e a empresa é legalmente penalizada. Daí a importância de se armazenar as notas fiscais apropriadamente, em um local seguro e acessível, por um mínimo de cinco anos (a fim de manter conformidade com os prazos para cobrança de impostos e ações fiscais).
4. Registros de contabilidade
Tão importantes para a gestão financeira quanto as notas fiscais são os livros de registros contábeis. É imprescindível que eles se mantenham atualizados e que neles estejam detalhadamente descritas todas as movimentações de dinheiro da empresa: compras, vendas, pagamentos, recebimentos, fluxos de estoque e assim por diante.
Existem vários tipos de livros de registros contábeis: livro diário; livro razão; livro caixa; livro de registro de inventário; livros de entradas e de saídas; livro de apuração de impostos.
Todos são obrigatórios diante da Lei Federal, pois são os documentos responsáveis pelos registros econômicos que comprovam a movimentação financeira e a legalidade das operações da empresa.
5. Comprovante de recolhimento de tributos e contribuições previdenciárias
É das atribuições de qualquer empregador recolher, mensalmente, toda uma série de tributos. Entre esses tributos, estão as contribuições previdenciárias (INSS e FGTS) de seus funcionários, além da contribuição sindical.
6. Comprovantes de recursos humanos
Em paralelo aos tributos da previdência, toda empresa deve também possuir registradas as demais informações sobre seus empregados: folhas de pagamento, contracheques, folhas de ponto, contratações e demissões demandam atualização constante.
Também é obrigatório que a empresa registre cada contratação ou desligamento no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), o que pode ser feito por meio do site do Ministério do Trabalho.
7. Comprovantes médicos e de segurança no trabalho
É de responsabilidade da empresa manter atualizados os exames médicos periódicos de seus funcionários, além de tomar todas as devidas medidas de precaução contra situações de risco à saúde e à segurança no local do trabalho.
Da mesma forma, deve ser observada toda a documentação prevista pelas normas de medicina e segurança do trabalho, como PGR, PCMSO, PPP, LTCAT, ASO, EPI e atestados médicos de afastamento.
8. Contrato social
O contrato social é um dos documentos empresariais mais valiosos, e não é para menos: nele estão descritas as informações essenciais a respeito da empresa, como finalidade, localização, atividade desenvolvida, dados importantes sobre cada sócio, dentre muitas outras.
É simplesmente impossível para uma organização operar dentro da legalidade, ou sequer abrir uma conta no banco, caso a mesma não possua esse contrato.
9. Contrato com o contador
Por fim, e não menos importante, é preciso lembrar que toda e qualquer empresa é obrigada a possuir um contador, que é o profissional responsável por todas as obrigações legais pertinentes às rotinas financeiras e contábeis da companhia.
Desta maneira, o contrato entre o contador e a empresa descreve os termos dessa relação, e precisa ser cuidadosamente elaborado, assinado e armazenado, a fim de garantir toda a transparência e a legalidade necessárias.
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Por que documentos empresariais são importantes e quais as consequências de não possuí-los?
Os documentos empresariais são de suma importância em qualquer negócio, e este fato não se dá à toa. Afinal, eles existem para assegurar uma série de garantias, como:
- conferir os devidos níveis de segurança e transparência nos processos da empresa;
- otimizar as práticas financeiras e contábeis;
- proteger dados;
- atestar a posse de bens e de patrimônio;
- gerar produtividade.
Dito isso, fica claro que a não-conformidade de uma organização com a devida documentação a torna sujeita à uma série de severas consequências, tais como:
- processos judiciais;
- multas e expansivos prejuízos financeiros;
- desorganização interna e retrabalho;
- extravio de informações;
- práticas inconsistentes na rotina laboral;
- falhas de comunicação interna;
- fechamento das atividades da empresa;
Por essas e outras razões, realizar uma boa gestão de documentos se faz essencial para todo e qualquer empreendimento.
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Como organizar esses documentos da melhor forma?
O arquivamento correto dos documentos empresariais é uma prática essencial para mantê-los devidamente organizados.
Entretanto, quando falamos de arquivamento, não podemos cair na cilada de achar que basta guardá-los em pastas e armários. É preciso priorizar a segurança e a facilidade com a qual a documentação poderá ser acessada.
Por isso, a importância de manter os documentos devidamente classificados, de acordo com as datas de emissão, respectivas categorias, graus de importância e outras formas de identificação rápida.
Da mesma forma, a padronização dos procedimentos documentais da empresa torna o processo mais fácil e eficiente para todos que dela dependem.
Dito isso, o mais importante, dentro do atual contexto de mundo, é investir em soluções tecnológicas. Ao transferir os arquivos da empresa para o âmbito virtual, seja por digitalização ou microfilmagem, e armazená-los em nuvem, a documentação torna-se extremamente mais acessível para todos – sem que isso prejudique sua segurança ou validade jurídica.
Reforçando a importância da tecnologia nos processos internos das empresas, a implantação das assinaturas eletrônicas constitui uma valiosa prática que não deve ser subestimada.
Cada vez mais, organizações pelo mundo todo permitem que contratos sejam assinados de forma 100% digital, garantindo segurança, rapidez e economia de recursos na celebração de acordos de todos os tipos.
Embora ainda possa ser necessário manter alguns documentos em ambiente físico, é fato que o processo sólido de digitalização, aliado a práticas automatizadas, se faz essencial para desburocratizar os procedimentos e agilizar as transações, além de evitar gastos com material e promover um melhor aproveitamento do espaço físico no ambiente de trabalho.
Existem diversas soluções tecnológicas no mercado, desde aplicativos de gestão eletrônica de documentos até empresas especializadas na prestação desse tipo de serviço. Cabe ao gestor decidir qual alternativa se adequa melhor às necessidades e particularidades do seu negócio.
Agora que você entende melhor sobre o papel dos documentos empresariais no seu negócio, e sobre a importância das soluções digitais na sua gestão documental, te convidamos a conhecer neste link os planos da ZapSign, nossa ferramenta especialmente desenvolvida para a assinatura eletrônica de documentos.
