O que é gestão do tempo, qual sua importância e técnicas?

Gestão do tempo é um termo bastante utilizado, não apenas dentro do meio corporativo, como até mesmo no âmbito pessoal. Afinal de contas, ela, tanto pode ser um dos principais recursos para a realização dos nossos objetivos, como também pode ser uma arma mortal, caso mal administrada. 

Não é raro que falhas na gestão do tempo causem a impressão de que um dia inteiro não baste para que as tarefas básicas da rotina sejam executadas.

Por esse motivo, ao longo dos anos, inúmeros métodos de gestão do tempo foram desenvolvidos, sem falar que diversas ferramentas têm sido empregadas na aplicação dessas técnicas. 

Com isso, observa-se que uma boa gestão do tempo proporciona melhorias significativas em qualidade de vida, produtividade e saúde física e mental, além do aumento da disponibilidade para que novas atividades sejam abraçadas, ou para que, simplesmente, haja mais tempo para o descanso ou para o lazer.

Pensando nisso, nós da ZapSign, preparamos este conteúdo exclusivo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

O que é gestão do tempo?

Para descrever o conceito de gestão do tempo, podemos dizer que trata-se de práticas que busquem administrar o tempo gasto em uma tarefa da melhor forma possível, fazendo com que seja realizado o melhor trabalho dentro do menor espaço de tempo.

Conhecer a natureza das atividades propostas, sua ordem de importância, e priorizar objetividade, velocidade e eficácia para que não nenhuma delas exija mais tempo em sua execução do que o necessário são requisitos essenciais para se estabelecer as melhores práticas de gestão do tempo e organizar, de forma adequada, as suas tarefas de trabalho.

A importância da gestão do tempo

O tempo é fundamental para a realização de toda e qualquer atividade a qual nos venhamos a propor dentro de um determinado intervalo de tempo. 

Tendo isso em mente, percebemos que a importância da gestão do tempo é perfeitamente sintetizada pelas palavras do pai da administração moderna, Peter Drucker:

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Dentro de uma perspectiva empresarial, isso se faz bem claro quando observamos que a gestão do tempo, quando corretamente executada, promove uma série de benefícios, tais como:

• aumento dos níveis de produtividade entre os membros do time;
• maior rigor, pontualidade e disciplina na realização das atribuições de cada um;
• geração mais rápida e sólida de resultados efetivamente positivos;
• maior confiança em nível pessoal e interpessoal
• diminuição significativa de stress e ansiedade entre os membros da equipe;
• melhorias exponenciais nas relações internas e externas.

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Quais os principais erros de gestão do tempo a se evitar?

Existem erros extremamente comuns que costumam agir como verdadeiros vilões para aqueles que desejam organizar seu tempo e suas tarefas de forma produtiva e funcional.

A desorganização do local de trabalho, a procrastinação e as distrações andam de mãos dadas neste sentido, e são motivo para constante alerta. 

A falta de definição quanto aos objetivos, bem como aos métodos para que os mesmos sejam alcançados, assim como a falta de atenção ao tempo que cada tarefa demanda para sua conclusão, também são fatores que dificultam, e muito, que o tempo de trabalho seja bem utilizado.

Por esse motivo, é preciso empregar algumas técnicas básicas de gestão do tempo, e é sobre elas que falaremos no item a seguir.

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10 técnicas essenciais para fazer uma gestão do tempo eficiente

Como você pode ver, a organização para com as tarefas estabelecidas é essencial para o bom cumprimento das mesmas. E, neste sentido, o tempo é um elemento fundamental. 

Embora não se possa determinar uma fórmula mágica para a aplicação da gestão do tempo, visto que pessoas, empresas e obrigações diferentes implicam em práticas, ferramentas e formas de organização diferentes, ainda assim, há alguns fundamentos básicos que podem ser seguidos, sob um ponto de vista estratégico. Vejamos os exemplos a seguir.

1 – Delegar tarefas

O primeiro passo para uma gestão do tempo de excelência está na compreensão de que não há necessidade de uma única pessoa executar mais tarefas do que realmente precisa. 

Essa é uma prática comum entre pessoas que acreditam que apenas assim é possível manter controle sobre as demandas existentes, mas isso não poderia ser mais equivocado – acumulando tudo para si, você perde eficiência e acaba gerando apenas stress para si mesmo. 

Um bom líder entende a importância de delegar funções, distribuir responsabilidades e reconhecer e respeitar as capacidades do restante da equipe.

2 – Focar nas prioridades corretas

Tenha uma lista previamente organizada com todas as responsabilidades imediatas, aquelas cuja execução são de maior prioridade. 

Muitas vezes, um trabalho menos importante acaba consumindo tempo demais, e prejudicando outros, que além de mais urgentes, poderiam ser mais facilmente resolvidos. 

Reconhecer a hierarquia de importância das suas tarefas e saber no que focar agora e o que deixar para um outro momento é crucial para não desperdiçar o seu tempo e o de sua equipe.

3 – Jamais procrastinar

Deixar as tarefas menos importantes para um outro momento nada tem a ver com procrastinação. Essa prática, infelizmente muito comum, é um dos maiores males para a produtividade, tanto de uma empresa, quanto de um indivíduo. 

A boa e velha máxima “não deixe para depois o que pode ser feito agora” é extremamente válida aqui. Ao empurrar para depois as tarefas importantes, porém mais complexas ou tortuosas, você apenas criará problemas que, lá na frente, precisarão ser resolvidos às pressas.

Neste sentido, voltamos a destacar o valor de definir a importância de cada tarefa, estipular prazos e até mesmo dividi-las em tarefas menores, distribuindo funções entre os membros do seu time.

4 – Fazer um bom planejamento

Tirar um momento da semana para planejar suas atividades, analisar suas pendências, organizar (e reorganizar) suas ideias constitui uma prática importante. Nesse sentido, o agendamento das tarefas é essencial para que se tenha uma boa organização.

Independente de você fazê-lo por meio de um aplicativo ou no papel, o fato é que todas as tarefas devem ser, devidamente, listadas e ter seus prazos estipulados – sempre respeitando os limites do possível. 

Caso você opte por utilizar recursos tecnológicos para isso, existem diversas ferramentas digitais que podem te ajudar, tais como o Trello e o próprio Google.

5 – Diminuir as distrações

As distrações inúteis estão entre as principais inimigas da gestão do tempo. Muita atenção ao tempo que você perde com redes sociais e mensagens de forma demorada ou desnecessariamente repetida. 

Tenha um momento específico do seu dia estabelecido para essas atividades, e, durante o restante do seu dia, desabilite as notificações do seu celular e foque no que realmente importa.

6 – Começar cedo

Pode ser difícil no começo, mas o corpo se acostuma. Além disso, é fato que, começando a cuidar das suas responsabilidades desde cedo, sobra mais tempo para utilizar o restante das suas horas – inclusive para descansar, se for o caso. E, já que falamos em descanso…

7 – Descansar

Haverá momentos em que, por mais focado e organizado que você se mantiver em relação às suas tarefas, você começará a dar sinais de estafa – seja ela física ou mental. 

Permita-se dar pequenas pausas, seja para tomar um café, respirar um ar, ouvir uma música ou, simplesmente, não fazer nada. Há momentos em que precisamos recarregar nossas baterias. 

Apenas tenha bom senso e cuidado para não exagerar e não cair na procrastinação ou nas distrações prejudiciais.

8 – Não sobrecarregar a si próprio

Como já dito anteriormente, delegar funções é o primeiro passo para uma boa gestão do tempo. Mesmo assim, ao assumir as suas próprias tarefas, é importante não meter os pés pelas mãos, querendo fazer tudo ao mesmo tempo. 

Isso prejudica o seu foco e a sua concentração, e, portanto, prejudica a sua produtividade. Não se sabote dessa maneira.

9 – Evitar o stress

Desde o acúmulo excessivo de funções, até a falta de descanso, passando por problemas de relacionamento com outros membros do time e pela falta de preparo para lidar com imprevistos, a verdade é que, ao longo do processo, muito pode acontecer para que você se sinta estressado ou irritado. Cuidado com isso! 

Não deixe que o stress tome conta da sua cabeça e te impeça de encarar as questões problemáticas com serenidade e paciência. 

Ao enfrentar um desafio de cabeça quente, acabamos gastando tempo demais e não resolvendo nada – e, portanto, ficando ainda mais estressados.

10 – Saber a hora de dizer não

Não adianta querer abraçar todas as causas do mundo – para todo ser humano, há um limite, e conhecer os seus próprios limites é de suma importância, não apenas para a sua vida profissional, como para a sua vida pessoal também.

Quando sentir que há muito sendo pedido de você, e que, talvez, você não dê conta de tudo o que vier a partir daquele ponto, saiba negar educadamente. 

Afinal, muito pior do que recusar um trabalho pode ser acumular responsabilidades com as quais, posteriormente, você não será capaz de arcar.

Agora que você compreende melhor os aspectos fundamentais da gestão do tempo, que tal espalhar o conhecimento e compartilhar este artigo com seus amigos nas suas redes sociais?