Desburocratizar a relação entre empregador e seus funcionários usando um software de gestão de férias pode eliminar a papelada, minimizar os erros humanos, melhorar a comunicação, garantir a conformidade legal e otimizar processos imprescindíveis, mas que tendem a ser morosos.
Considerado um dos elementos-chave da organização de empresas modernas, essa tecnologia automatiza o fluxo de trabalho interno, evita gargalos e aumenta a produtividade da sua equipe. Quer saber como garantir que as férias de um colaborador sejam positivas também para a empresa? É só continuar lendo este artigo.
O que é um software de gestão de férias?
Pense em uma ferramenta tecnológica capaz de conceder maior controle, precisão, rapidez e praticidade nos processos diários do planejamento de recursos empresariais sobre os períodos obrigatórios de descanso e pagamentos correspondentes.
Aliado ao setor administrativo de qualquer empresa organizada, esses softwares ajudam no planejamento, gerenciamento e rastreamento de ausências dos funcionários em razão de um descanso prolongado e obrigatório.
Desse modo, torna-se mais prática a visualização da disponibilidade da equipe para qualquer novo projeto, afinal, esse sistema costuma reunir dados que esclarecem, por exemplo, quem está prestes a sair de férias, quem já está tirando proveito desse benefício, bem como quem tem férias a vencer.
Funcionamento do software
A aplicação do software é simples, tanto para quem irá gerenciá-lo, quanto para a equipe que fará uso desse recurso na hora de pleitear o direito de férias. Flexível e simplificada, essa solução permite que o próprio colaborador defina o período de férias e submeta como um pedido ao RH. Este setor, por sua vez, poderá aprovar, recusar ou fazer alterações; tudo online.
Assim, os gerentes terão acesso à disponibilidade dos funcionários nos calendários da equipe. Um bom sistema possibilitará o cálculo automático dos saldos de férias e outras licenças, além de usar análises para identificar tendências de absenteísmo.
Por que as empresas precisam de um gerenciador de férias
As empresas precisam de um sistema que auxilie na coordenação das licenças remuneradas ou não remuneradas, e de processos simples e transparentes. Entre as vantagens desse automatizador, destaca-se a antecipação de gargalos que devem ser solucionados de modo que não impacte o serviço prestado ao cliente de uma empresa.
Imagine que quando um funcionário entrar de férias, será preciso alocar outro alguém para cobri-lo no período. A percepção com antecedência facilita a passagem do bastão e até mesmo a condução junto ao cliente, nos casos em que for necessário notificar a substituição temporária.
Ademais, o software automatiza o controle de descanso da equipe e, com isso, a empresa evita processos judiciais trabalhistas pela não concessão ou atraso do benefício, bem como melhora a qualidade de vida dos funcionários. Listamos abaixo outras vantagens de se implementar um bom software de gestão de férias.
Automação de tarefas
O calendário individual de férias estará em constante e automática atualização, de modo que o gestor poderá verificar rapidamente – e em tempo real – a disponibilidade de todos.
Economia de tempo
O processo online de solicitação e resposta sobre as férias reduz a quantidade de e-mails, entrada manual de dados, e o tempo desempenhado para essa função.
Otimização do agendamento
O setor responsável pelo agendamento das férias poderá visualizar o calendário unificado de todos os funcionários que estiverem trabalhando e ausentes. Com isso, poderá garantir que não haja lacunas nos setores, nem overbooking.
Acessibilidade e trabalho em equipe
Todos da equipe podem acessar a plataforma online e consultar os dados disponíveis a partir de qualquer lugar.
Segurança da informação
Os dados armazenados na nuvem são protegidos por uma criptografia específica, e backups periódicos garantem que seus dados estejam sempre seguros.
Dados mensuráveis valiosos
Essas ferramentas oferecem informações valiosas para o seu negócio como, por exemplo, taxas de ausência, rotatividade de funcionários, custos com folha de pagamento e mais.
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Conheça 6 softwares de gestão de férias
Definir o melhor software para auxiliar no gerenciamento das férias e demais ausências da sua empresa varia de negócio para negócio. Confira 6 das melhores plataformas para a atividade disponíveis na atualidade:
1. Absence
O Absence ajuda a economizar tempo, energia da sua equipe administrativa e evitar o overbooking com esse software fácil de usar e eficaz. Além disso, é possível monitorar quantos dias faltam para a chegada das férias programadas e quanto resta para o término de qualquer licença em andamento.
Como o sistema é intuitivo, todo colaborador pode escolher o período pretendido para a licença em um calendário individual. Posteriormente, o profissional responsável pela demanda será notificado e poderá aprovar (ou não) em um clique. Já o calendário da equipe possibilita um conhecimento geral de quem está ausente em determinada data, otimizando a comunicação e o cronograma interno.
2. Pipefy
Assim como a maioria dos softwares de gestão de férias, o Pipefy atende uma gama de áreas, desde o recurso humano até o marketing. Com a proposta de acelerar a transformação digital no seu negócio, essa plataforma low-code e no-code conta com um template grátis para coletar as informações necessárias nas marcações de férias.
Adequado até mesmo àqueles que não possuem conhecimentos de programação, esse sistema sugere campos que facilitam a coleta de dados de contato, prazos e tempo de ausência. Ademais, o formulário é customizável, portanto, é possível adequá-lo conforme a particularidade de cada negócio.
3. Kissflow Workflow
Do mesmo modo, o Kissflow Workflow simplifica o gerenciamento de licenças em tempo real. Registre, monitore e administre todas as solicitações usando validações automatizadas e informações inteligentes.
Com ele, você consegue criar políticas de férias, personalizar campos no formulário digital e estabelecer regras de folga para atender às necessidades particulares do seu negócio. Além disso, é possível aplicar, aprovar, rejeitar e gerenciar solicitações de licença de qualquer lugar, a qualquer hora.
Também dá para integrar o software com sistemas de folha de pagamento existentes e outras soluções (como um ERP) para deixá-lo ainda mais robusto.
4. Calamari
O Calamari se integra ao Google Apps, Slack, Jira e muito mais para rastrear férias ou trabalho remoto no calendário compartilhado do Calamari, um popular sistema de gerenciamento no meio corporativo.
Amplamente utilizada em centenas de países, a tecnologia realiza cálculos de auxílio-ausência conforme previsto na política interna de férias e afastamentos, inclusive estendendo-se a licenças médicas e licença maternidade.
Outra vantagem é seu processo de aprovação flexível em vários níveis, inclusive para os casos em que há necessidade de uma aprovação adicional.
5. Bizneo HR
Outra solução que pode ajudar você na gestão das férias e demais licenças é o Bizneo. Adequada até mesmo para as empresas com políticas muito específicas, essa tecnologia oferece acesso ao balanço de dias livres utilizados e disponíveis, além de um gerenciamento do calendário por colaborador e equipe para qualquer projeto, evento ou treinamento.
Além disso, ele faz o controle de ponto, gerencia as escalas de trabalho e turnos, presença e acesso e horas extras e complementares e evita sobreposições nas férias para que não haja impacto no serviço aos seus clientes.
Suas funções permitem controlar o absenteísmo com relatórios rápidos, precisos e fáceis de ler como: histórico de faltas, índice de absenteísmo, absenteísmo por gênero, idade, equipe, duração média por tipo de falta e muito mais.
6. Vacation Tracker
Completo com 3 integrações (Slack, Microsoft Teams e Google Workspace), o Vacation Tracker é composto por uma interface personalizável e inúmeros recursos úteis, como a opção de customizar as políticas de férias e agendar notificações diárias ou semanais para sinalizar sua equipe sobre as próximas ausências ou até mesmo feriados.
No painel de controle de férias desta tecnologia que é usada em todo o mundo, os administradores podem aprovar ou negar solicitações facilmente, definir tipos de licença, visualizar o histórico de licenças de cada membro da equipe, gerenciar notificações e singularizar todas as configurações.
Projetado para se adequar à performance da sua empresa, o Vacation Tracker é ideal para pequenos negócios, grandes corporações e multinacionais.
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Como escolher o gerenciador mais adequado para sua empresa
Para te ajudar a encontrar a melhor solução para o seu negócio, listamos alguns critérios que devem ser levados em consideração na hora da escolha:
- certifique-se de que o software envia notificações por e-mail de que uma solicitação foi recebida e lembra você de aceitá-la;
- procure uma tecnologia que impeça de forma automatizada a reserva de férias em períodos que excedam o número de dias disponíveis;
- se sua equipe opera em mais de um país, encontre um sistema que possibilite a gestão automática baseada em feriados correspondentes a cada região;
- escolha um sistema capaz de se integrar facilmente a outras ferramentas de gerenciamento de trabalho;
- opte por uma ferramenta que possibilite que seus colaboradores definam o motivo da ausência no ato da solicitação – férias, licença maternidade, doença ou outros.
A falta de um bom planejamento na preparação das férias dos funcionários pode acarretar diversos problemas para a empresa, como resultar em registros imprecisos, dinheiro e tempo desperdiçado, e até mesmo possível culpa legal.
Desse modo, é fundamental gerenciar essas informações adequadamente, Com um software de gestão de férias, esse controle passa a ser automatizado, funcionando com o máximo desempenho e evitando um considerável desgaste para o seu departamento de recursos humanos e empresa como um todo.
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