Plataforma de assinatura digital: o que é e como usar grátis

Plataforma de assinatura digital é um serviço online que centraliza o envio, a assinatura eletrônica e o controle de documentos, garantindo autenticidade e validade jurídica em vários dispositivos, como computador e celular, com etapas estruturadas de upload, definição de signatários, autenticação e acompanhamento das assinaturas.

Vivemos em tempos em que tecnologias digitais ditam as regras do mercado. Com isso, empresas de todos os portes e ramos de atuação se vêem diante da necessidade de transformar suas práticas laborais, a fim de se adaptar a esta nova realidade.

A assinatura digital se mostra uma das principais soluções implantadas pelas organizações nesse cenário. Presente no Brasil desde 2001, com a criação do ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), a prática passou a ter maior adesão a partir de 2019, diante da obrigatoriedade legal para empresas com mais de 5 funcionários e do crescimento exponencial da prestação de serviços em âmbito virtual.

O impulsionamento da utilização desse tipo de tecnologia no mercado, gerou demanda por plataformas de assinatura digital – um recurso essencial para simplificar as rotinas gerenciais das empresas.

Neste artigo, explicaremos tudo sobre como funciona uma plataforma de assinatura digital, além de trazer um passo a passo completo ensinando a utilizar a plataforma da ZapSign para realizar a sua assinatura digital gratuitamente. Vamos lá?

Resumo

• Conceito de assinatura eletrônica e relação com plataformas de assinatura digital.
• Definição da plataforma de assinatura digital da ZapSign e seus principais diferenciais.
• Compatibilidade com computador e dispositivos móveis, além de integrações com canais digitais.
• Passo a passo completo para fazer assinatura digital gratuita pela plataforma.
• Uso de certificado digital e autenticação avançada em documentos PDF.
• Organização do fluxo de assinatura com ordem de signatários, lembretes e acompanhamento.

Fatos rápidos

• O setor de bancos, serviços financeiros e seguros concentra cerca de 26,2% dos usuários globais de assinatura eletrônica, segundo análise recente sobre adoção de assinaturas em 2025.
• A adoção de serviços de assinatura digital baseados em nuvem é influenciada por fatores técnicos, organizacionais e ambientais, conforme estudo empírico que utiliza o modelo TOE.
• Usuários tendem a perceber assinaturas remotas como mais usáveis, enquanto soluções baseadas em token são vistas como mais seguras, de acordo com pesquisa experimental sobre usabilidade e segurança de assinaturas digitais.

O que é uma plataforma de assinatura digital e como funciona

Plataforma de assinatura digital é um software online que aplica assinatura eletrônica em documentos digitais, substituindo a assinatura manual em papel, com autenticação estruturada, validade jurídica, suporte a certificados digitais e controle do fluxo de assinatura entre signatários em diferentes dispositivos.

Como usar uma plataforma de assinatura digital passo a passo

A ZapSign possui uma plataforma própria de assinatura eletrônica. Criada em 2020, essa solução veio para facilitar o processo de assinaturas de documentos à distância – o que foi fundamental, considerando que o mundo enfrentava o ápice da pandemia de Covid-19.

Contando com uma interface amigável e funcional, a ferramenta oferece uma solução capaz de simplificar todo o processo, de forma a coletar as assinaturas em menos de dois minutos, ao mesmo tempo que garante completamente a segurança e a validade jurídica dos documentos assinados. Também é possível a personalização com as cores da sua marca.

Outro grande diferencial da plataforma de assinatura digital da ZapSign está no alto nível de compatibilidade e integração multimídia, podendo ser utilizada tanto por um computador pessoal, quanto por um dispositivo móvel.

A ferramenta também possui integração com diversos meios de comunicação digital, que vão desde os tradicionais e-mail e SMS até os principais aplicativos de mensagem, como WhatsApp e Telegram – o que permite que a assinatura seja realizada de qualquer lugar.

A ZapSign conta com três diferentes planos de contratação – um gratuito e dois pagos.

Recurso da plataforma	Benefício para a empresa	Como aparece na prática
Login e acesso ao dashboard	Centralização do fluxo de documentos digitais	Usuário entra no sistema e gerencia todos os contratos em um painel único
Upload de arquivo em PDF	Padronização e compatibilidade técnica	Documento é convertido para PDF e enviado para assinatura
Definição de signatários e autenticação	Maior controle e segurança jurídica	Inclusão de signatários e escolha de métodos como certificado digital
Envio por e-mail, SMS e mensageria	Agilidade na coleta de assinaturas à distância	Links de assinatura enviados por canais digitais diversos
Ordenação de signatários	Organização do fluxo de aprovação	Assinaturas seguem a ordem definida no painel
Notificações e acompanhamento das etapas	Visão em tempo real do status das assinaturas	Sistema indica quem já assinou e quem ainda está pendente

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Como fazer assinatura digital gratuita pela plataforma da ZapSign

Nossa ferramenta dispõe de um processo extremamente fácil e rápido, principalmente se você seguir nosso tutorial sobre como fazer assinatura digital grátis.

Passo 1 – Faça login no sistema

Primeiramente, você deve acessar o nosso site, e informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.

Passo 2 – Gere um novo documento

Uma vez que você já esteja logado e dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “NOVO” para ir para a próxima tela e gerar um novo documento.

Passo 3 – Faça o upload do arquivo .PDF

Clicando em “selecionar documento”, você poderá fazer o upload do documento a ser assinado.

É preciso que esse documento esteja em formato PDF – portanto, caso ele esteja em outro formato, você deverá converter o arquivo. 

A conversão pode ser feita gratuitamente em diversos sites, como, por exemplo, este aqui.

Passo 4 – Assine com certificado digital

Para assinar com um certificado digital, é simples: após se logar na ZapSign e realizar o upload do arquivo, você deverá selecionar a opção “Autenticação Avançada”. 

Insira os nomes dos signatários no campo que se encontra abaixo de “Quem irá assinar”. Caso os signatários já estejam adicionados à sua lista de contatos, clique na opção “Contatos” para selecioná-los e inseri-los. Essa opção encontra-se localizada abaixo da área de inserção dos nomes dos signatários.

Após definir o signatário, você deve clicar na opção “Método de Autenticação” e clicar na última opção, “Certificado Digital”.

Sobre esta funcionalidade, é importante lembrar alguns pontos:

• o uso deste recurso tem um custo de R$ 0,50 por assinatura com certificado digital;
• ainda não é possível posicionar ou editar a assinatura do signatário que assinará o documento com certificado digital;
• os signatários com certificado digital devem, necessariamente, ser os últimos a assinar o documento;
• antes de solicitar uma assinatura via certificado digital pela ZapSign, você não pode deixar de verificar a validade do certificado digital do destinatário do documento, ou não será possível a utilização deste método de autenticação no contrato.

Passo 5 – Adicione a sua própria assinatura ao documento

Caso a sua própria assinatura também seja necessária para a validação do documento, clique na opção “Eu vou assinar”, insira nela o seu nome e toque no botão “Continuar” para seguir para a próxima tela.

Passo 6 – Classifique entre assinaturas e vistos

Nesta tela, você deverá posicionar em quais locais do documento as assinaturas e vistos devem ser inseridos. 

Para tal, é preciso apenas clicar no espaço escolhido,logo após o nome do signatário, e escolher entre assinatura ou visto. 

A partir de então, as assinaturas e vistos serão visualizados nos locais que você indicou, da mesma forma que costuma ser em um documento físico. Em seguida, clique em “Salvar e continuar” para prosseguir.

Passo 7 – Gere e envie os links de assinatura

Chegou o momento de gerar os links de assinatura. Caso o contato com o seu signatário – independente de ser cliente, parceiro ou distribuidor – seja feito por WhatsApp, você deverá clicar no botão com o logo do app e enviar o link diretamente para a pessoa. 

Se o meio escolhido for outro, não tem problema: basta ir até o ícone azul ao lado do link para copiá-lo e, posteriormente, colá-lo onde preferir.

Também há disponível a opção de enviar o seu documento por e-mail – afinal de contas, por se tratar de uma modalidade tradicional de comunicação digital, a maioria das empresas adota o correio eletrônico como um procedimento padrão. 

Neste caso, toque na opção “Ativar envio automático por e-mail” e insira os endereços de e-mail das pessoas que irão assinar.

Passo 8 – Ordene os signatários

Caso seja necessário estabelecer uma ordem específica para as assinaturas, isso pode ser feito facilmente por meio do botão “Ordenar assinaturas”. Desta maneira, a ordem será definida ao arrastar os nomes dos signatários na tela para as devidas posições. 

Feito isso, cada signatário só receberá seu e-mail de notificação, avisando para assinar o documento, quando o signatário anterior já o tiver assinado.

Passo 9 – Finalize o procedimento

Por fim, você ainda pode elaborar uma mensagem personalizada para ser enviada juntamente ao e-mail de notificação, além de ativar notificações com lembretes para aqueles que ainda não tiverem assinado. 

Quando todos os passos forem concluídos, clique em “Enviar e finalizar” e pronto! O documento foi devidamente gerado e enviado aos respectivos signatários. 

A partir daí, você poderá acompanhar o andamento das assinaturas, conforme seus signatários forem abrindo o link e firmando o arquivo.

Passo 10 – Seus signatários assinam o documento

Agora que você já fez tudo o que precisava, o último passo a ser realizado para firmar o contrato já não cabe mais a você, mas aos seus signatários. 

Uma vez que eles tenham recebido o link de assinatura do documento – seja por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro meio -, basta que cada um clique no link para abrir o documento, lê-lo com bastante atenção e, então, estando de acordo com os termos nele dispostos, clicar na opção “Assinar”.

Na tela seguinte, algumas informações básicas do signatário serão solicitadas para fins de verificação de sua identidade: nome completo, endereço de e-mail e número de telefone.

Em seguida, o signatário deverá clicar em “Continuar” e fazer a assinatura normalmente, como se fosse no papel – porém, utilizando o dedo, mouse, caneta capacitiva ou da forma que melhor se adequar ao dispositivo utilizado.

Em seguida, basta clicar em “Finalizar” para o documento ser assinado. A assinatura constará ao final do documento, no relatório de assinaturas, e também nos demais lugares onde você tiver posicionado.

Perguntas Frequentes (FAQ)

O que é uma plataforma de assinatura digital?
É um serviço online que permite enviar, assinar e gerenciar documentos digitais com assinatura eletrônica, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica, inclusive com uso de certificados digitais e registro do fluxo de assinatura entre os participantes.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e plataforma de assinatura digital?
Assinatura eletrônica é o método de autenticação aplicado ao documento digital. A plataforma de assinatura digital é o software que organiza esse processo, centralizando envio, coleta de assinaturas, autenticação e acompanhamento dos documentos.

Qual a melhor plataforma de assinatura digital para empresas?
A melhor plataforma depende de critérios como segurança jurídica, compatibilidade com diferentes dispositivos, facilidade de uso, integrações com canais digitais e recursos de automação, como ordem de signatários, lembretes e relatórios de acompanhamento.

Onde fazer assinatura digital gratuita?
É possível usar plataformas de assinatura digital que oferecem planos gratuitos limitados, permitindo enviar um volume básico de documentos, testar recursos de autenticação e validar o fluxo de assinatura antes de migrar para planos mais completos.

ZapSign é confiável para assinar documentos digitais?
A ZapSign oferece plataforma com validade jurídica, suporte a certificado digital, registro das assinaturas e acompanhamento do status dos documentos, o que atende às exigências de segurança e controle exigidas em rotinas corporativas.

É possível assinar documentos digitais pelo celular?
Sim. Plataformas de assinatura digital compatíveis com dispositivos móveis permitem abrir links enviados por e-mail ou aplicativos de mensagem, revisar o documento e realizar a assinatura eletrônica diretamente pelo celular.

Ao seguir os passos deste guia, você não terá dificuldade alguma em utilizar perfeitamente a nossa plataforma de assinatura digital. Para conhecer melhor a ferramenta, você pode selecionar o plano gratuito e testá-la clicando aqui!