Uma boa estratégia é essencial para toda e qualquer empresa determinada a investir em cada etapa de sua cadeia produtiva. Nesse sentido, é imprescindível que se implemente uma metodologia de gestão por processos – fator determinante para a obtenção de resultados sólidos e robustos e para uma percepção de valor diante do mercado.
Ao longo deste artigo especialmente elaborado sobre o assunto, abordaremos todos os principais pontos sobre gestão por processos que você precisa saber, desde o seu conceito, passando por suas diferenças em relação à gestão de processos, até os pormenores de sua aplicação, para que você possa aprimorar o planejamento e a execução das estratégias da sua empresa.
Por isso, fique conosco e boa leitura!
O que é a gestão por processos?
Podemos definir o conceito de gestão por processos como uma prática de gestão estratégica menos focada nos departamentos e funções da empresa, e mais voltada para uma abordagem de caráter criativo e inovador, em que os processos propriamente ditos são priorizados em prol das metas das áreas da organização.
É, portanto, um modelo gerencial de cunho mais moderno e horizontal, e que, embora ainda pouco aplicado pelas empresas em geral, vem ganhando crescente notoriedade e conquistando, gradativamente, seu espaço no mercado.
Compreendendo cada processo como algo particular, e designando um gestor em especial para cada um deles, as atividades são desenvolvidas com flexibilidade, agilidade e criatividade.
De fato, observa-se uma melhora exponencial nos níveis de cooperação, comunicação e produtividade entre as equipes, uma vez que, operando de forma integrada, objetiva e inovadora, as soluções são mais facilmente alcançadas.
Entretanto, por mais que essa modalidade de gerenciamento possa significar o cenário ideal para qualquer empreendimento, também é fato que, sendo ainda uma novidade entre as práticas de mercado, sua plena aplicação ainda oferece desafios às empresas que, eventualmente, propõem-se a adotá-la em suas práticas gerenciais.
Uma das principais dificuldades encontradas pelas mais diversas organizações é compreender que, muito embora a gestão por processos priorize o foco nos processos, e não nos setores, as dinâmicas das relações departamentais não são totalmente abolidas.
Muito pelo contrário, a gestão por processos tem, como um de seus objetivos, integrar e expandir as ações de cada departamento específico de uma determinada empresa, de forma que os diferentes setores adotem uma uma abordagem menos individualista e com mais atenção de uns para os outros.
Gestão por processos e gestão de processos: afinal, qual é a diferença?
Dentro do mundo corporativo, é bastante comum que os dois termos sejam tratados como sinônimos. Entretanto, trata-se de uma percepção um tanto equivocada, posto que, na prática, grita a diferença entre ambas as metodologias.
Basicamente, a gestão de processos, diferente da gestão por processos, é largamente utilizada no meio empresarial, sendo a base da cultura gerencial da esmagadora maioria das organizações atuantes no mercado.
Assim se encontra a grande diferença entre a gestão por processos e a gestão de processos: enquanto a primeira se caracteriza por sua natureza horizontal e focada nos processos de forma particular, a segunda gerencia os mais diversos processos de uma organização de uma forma departamental e verticalizada – aqui, todos os processos são desenvolvidos e aprimorados dentro de seus respectivos setores.
O grande risco da gestão de processos está no risco de comprometer a integração entre os departamentos de uma empresa, engessando a condução dos trabalhos – por isso, é preciso vigilância para que o que deveria prometer soluções não acabe por causar problemas.
Entretanto, não seria totalmente correto apontar a gestão por processos como superior à gestão de processos, uma vez que a primeira, quando bem aplicada, abrange, naturalmente, a segunda – embora o inverso não aconteça.
Portanto, há de se considerar a gestão por processos como uma questão de evolução natural de uma prática metodológica, que, a cada vez mais, vem ganhando cada vez mais espaço, mesmo entre empresas de menor porte ou de perfil familiar e conservador.
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Quais são os tipos de gestão por processos?
Analisando diferentes empresas e seus respectivos organogramas, podemos observar uma infinidade de modelos distintos de gestão por processos, dentre os quais quatro destacam-se como os principais. A seguir, falaremos sobre cada um deles.
1. Mapeamento
Prática fundamental para o conhecimento e a compreensão de toda a cadeia de produção de uma empresa, o mapeamento de processos permite identificar as etapas mais relevantes ao longo da rotina de produção, reduzindo ou até mesmo extinguindo as etapas pouco relevantes, e reconfigurando a forma como o processo produtivo se desenha.
Destacando as principais tarefas referentes aos processos mapeados, bem como suas respectivas limitações, é possível focar no aprimoramento das etapas que mais contribuem para o fluxo de trabalho da empresa.
Da mesma forma, é essencial para um bom mapeamento que os resultados de cada processo sejam devidamente registrados, assim como as avaliações de cada etapa desenvolvida.
2. Tempo
O gerenciamento de tempo é essencial para os processos organizacionais de uma empresa.
Ao gerenciar corretamente o tempo, obtém-se controle do fluxo de trabalho e os objetivos são alcançados de forma contundente e precisa, o que aumenta a produtividade, a satisfação e o desempenho individual de todos os envolvidos – sendo, portanto, essencial também no que se refere à gestão de pessoas.
Para um gerenciamento de tempo eficaz, é fortemente recomendado o uso de cronogramas para cada atividade desenvolvida, de forma que se possa planejar todas e, ainda, organizá-las de acordo com o nível de prioridade de cada uma.
A gestão de tempo em uma empresa também se estende ao planejamento e gerenciamento de reuniões, de maneira que encontros desnecessários ou conversas demasiadamente extensas não causem o desperdício de um tempo que poderia ser melhor gasto na realização prática das atividades necessárias.
3. Melhoria contínua
Compreendendo que novas oportunidades de melhoria podem surgir a qualquer momento, o conceito de melhoria contínua, também conhecido como Kaizen, envolve toda a equipe e oferece bons resultados, sobretudo, no que se refere à transformação da cultura interna da empresa, contribuindo para a redução de custos, em geral. É importante que a melhoria contínua seja abordada em todos os níveis da empresa, desde a base operacional até a alta gestão.
4. Qualidade
Ao gerenciar os processos de uma empresa, não se pode descuidar da questão da gestão de qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Neste sentido, há de se observar o Procedimento Operacional Padrão (POP), como parâmetro vital para a condução do processo de produção em direção a resultados que ofereçam uma qualidade satisfatória e padronizada.
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As cinco etapas práticas da gestão por processos
Ok, após ler este artigo, você compreende de outra forma a questão da gestão por processos, e está decidido a aplicá-la em sua empresa. Para te ajudar, destacamos cinco etapas principais que servirão como guia para que você implemente, de maneira gradual, porém eficaz, esse modelo de gestão na sua empresa.
Etapa 1: mapeamento geral dos processos
Elaborar o mapa geral dos processos é simplesmente indispensável para que um gestor conheça a empresa. E, visto que sem conhecer bem a empresa, não há, absolutamente, como geri-la, torna-se evidente a importância desta etapa.
Aqui, todos os padrões, assim como as principais ferramentas de gestão, serão definidos com base nas principais características e atributos inerentes aos processos do negócio, servindo de base para todos os passos seguintes.
Etapa 2: identificação dos clientes
Tão importante quanto conhecer a empresa é fazer uma identificação eficiente dos clientes do processo. É através das interações com o público que ocorre a percepção do valor da marca frente a quem ela se propõe a conquistar.
Quem é o cliente? Como ele se insere no processo? Quais são suas expectativas? Como se dá o seu feedback? Quanto mais atenção a estas e outras perguntas essenciais, maior a aproximação entre a empresa e o seu público-alvo.
Etapa 3: indicadores de desempenho
Sendo bem direto, sem controle do que acontece, não há gestão bem-sucedida. Por isso, a gestão por processos pede a utilização sólida de indicadores de desempenho.
É indispensável que todos os procedimentos, performances e resultados sejam rigorosamente monitorados e avaliados para que possa haver aprimoramento constante.
Etapa 4: treinamento
É evidente que uma mudança significativa na gestão processual de uma empresa implica, naturalmente, em novas práticas e em uma mudança na cultura interna da organização.
Para isso, toda a postura do negócio e da equipe precisa ser atualizada, e, neste sentido, é essencial investir na compreensão, na adaptação e no engajamento do time para com as transformações propostas.
Etapa 5: identificação de resultados
A etapa final consiste em analisar os resultados e identificar tudo o que está ou não funcionando no processo em questão. Todas as falhas e pendências precisam ser apontadas, sem cerimônia, a fim de que se possa empreender esforços para que as mesmas não reincidam.
Igualmente, os resultados afirmativos também precisam ser destacados, para que não apenas se mantenham em qualidade, mas possam se aprimorar constantemente.
Importante lembrar que estas etapas são cíclicas: é importante estar constantemente atento a todas elas, uma vez que os processos não se interrompem e que tudo está em constante mutação, e, portanto, pedindo adaptação.
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