Una buena estrategia es fundamental para cualquier empresa decidida a invertir en cada etapa de su cadena productiva. En este sentido, es fundamental implementar una metodología para gestión de proceso – un factor determinante para la obtención de resultados sólidos y robustos y para una percepción de valor en el mercado.
A lo largo de este artículo especialmente diseñado sobre el tema, cubriremos todos los puntos principales sobre la gestión de procesos que necesitas saber, desde su concepto, pasando por sus diferencias en relación con la gestión de procesos, hasta los detalles de su aplicación, para que puedas mejorar la planificación y ejecución de las estrategias de tu empresa.
¡Así que quédate con nosotros y feliz lectura!
¿Qué es la gestión de procesos?
Podemos definir el concepto de gestión por procesos como una práctica de gestión estratégica menos centrada en los departamentos y funciones de la empresa, y más centrada en un enfoque de carácter creativo e innovador, en el que se priorizan los propios procesos hacia los objetivos de las áreas de la organización.
Se trata, por tanto, de un modelo de gestión más moderno y horizontal, que, aunque todavía poco aplicado por las empresas en general, ha ido ganando cada vez más notoriedad y conquistando poco a poco su espacio en el mercado.
Entendiendo cada proceso como algo particular, y designando un responsable especial para cada uno de ellos, las actividades se desarrollan con flexibilidad, agilidad y creatividad.
De hecho, se ha producido una mejora exponencial en los niveles de cooperación, comunicación y productividad entre equipos, ya que, operando de forma integrada, objetiva e innovadora, se consiguen soluciones con mayor facilidad.
Sin embargo, si bien esta modalidad de gestión puede representar el escenario ideal para cualquier emprendimiento, también es un hecho que, siendo aún una novedad entre las prácticas del mercado, su plena aplicación aún ofrece desafíos a las empresas que, eventualmente, se propongan adoptarla en sus Prácticas de manejo.
Una de las principales dificultades con las que se encuentran las más diversas organizaciones es comprender que, si bien la gestión por procesos prioriza el enfoque en los procesos y no en los sectores, la dinámica de las relaciones departamentales no queda totalmente suprimida.
Por el contrario, la dirección por procesos tiene como uno de sus objetivos integrar y ampliar las acciones de cada departamento específico de una determinada empresa, de modo que los distintos sectores adopten un enfoque menos individualista y con más atención entre ellos. otros.
Gestión de Procesos y Gestión de Procesos: ¿Cuál es la diferencia?
Dentro del mundo corporativo, es bastante común que los dos términos se traten como sinónimos. Sin embargo, esta es una percepción algo equivocada, ya que, en la práctica, la diferencia entre ambas metodologías es evidente.
Básicamente, la gestión por procesos, a diferencia de la gestión por procesos, es ampliamente utilizada en el entorno empresarial, siendo la base de la cultura de gestión de la gran mayoría de las organizaciones que operan en el mercado.
así es la gran diferencia entre gestión de procesos y gestión de procesos: mientras que la primera se caracteriza por su carácter horizontal y enfocada a los procesos de manera particular, la segunda gestiona los más diversos procesos de una organización de manera departamental y vertical, aquí todos los procesos se desarrollan y mejoran dentro de sus respectivos sectores.
El gran riesgo de la gestión por procesos radica en el riesgo de comprometer la integración entre los departamentos de una empresa, dificultando la realización del trabajo - por lo tanto, es necesaria la vigilancia para que lo que debería prometer soluciones no termine provocando problemas.
Sin embargo, no sería del todo correcto señalar la gestión por procesos como superior a la gestión por procesos, ya que la primera, cuando se aplica correctamente, engloba naturalmente a la segunda, aunque no sucede lo contrario.
Por tanto, la dirección por procesos debe ser considerada como una cuestión de evolución natural de una práctica metodológica, que, cada vez más, ha ido ganando cada vez más espacio, incluso entre las empresas más pequeñas o con un perfil familiar y conservador.
¿Cuáles son los tipos de gestión de procesos?
Analizando distintas empresas y sus respectivos organigramas, podemos observar una infinidad de modelos diferentes de gestión por procesos, entre los que destacan cuatro como principales. A continuación, hablaremos de cada uno de ellos.
1. Mapeo
Práctica fundamental para el conocimiento y la comprensión de toda la cadena productiva de una empresa, el mapeo de procesos permite identificar los pasos más relevantes a lo largo de la rutina productiva, reduciendo o incluso extinguiendo los pasos poco relevantes, y reconfigurando la forma en que la producción se diseña el proceso.
Al resaltar las principales tareas relacionadas con los procesos mapeados, así como sus respectivas limitaciones, es posible enfocarse en mejorar los pasos que más contribuyen al flujo de trabajo de la empresa.
Asimismo, es fundamental para un buen mapeo que se registren debidamente los resultados de cada proceso, así como las evaluaciones de cada etapa desarrollada.
2 Tempo
La gestión del tiempo es fundamental para procesos organizacionales de una empresa.
Gestionando correctamente el tiempo se obtiene el control del flujo de trabajo y la consecución de los objetivos de forma contundente y precisa, lo que aumenta la productividad, la satisfacción y el rendimiento individual de todos los implicados, siendo por tanto fundamental también en lo que se refiere a gestión de personas.
Para una gestión eficaz del tiempo, se recomienda encarecidamente utilizar cronogramas para cada actividad desarrollada, de modo que pueda planificarlas todas y organizarlas según el nivel de prioridad de cada una.
La gestión del tiempo en una empresa se extiende también a la planificación y gestión de reuniones, de manera que reuniones innecesarias o conversaciones excesivamente extensas no desperdicien tiempo que podría ser mejor empleado en la realización práctica de actividades necesarias.
3. Mejora continua
Entendiendo que en cualquier momento pueden surgir nuevas oportunidades de mejora, el concepto de mejora continua, también conocido como Kaizen, involucra a todo el equipo y ofrece buenos resultados, especialmente en lo que se refiere a la transformación de la cultura interna de la empresa, contribuyendo a la reducción de costos en general. Es importante que la mejora continua se aborde en todos los niveles de la empresa, desde la base operativa hasta la alta dirección.
4. Calidad
A la hora de gestionar los procesos de una empresa no se puede descuidar la cuestión de gestión de calidad de los productos o servicios ofrecidos.
En este sentido, el Procedimiento Operativo Estándar (POE) debe ser observado como un parámetro vital para conducir el proceso productivo hacia resultados que ofrezcan una calidad satisfactoria y estandarizada.
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Los cinco pasos prácticos de la gestión de procesos
Bien, después de leer este artículo, entiendes el tema de la gestión por procesos de otra manera, y estás decidido a aplicarlo en tu empresa. Para ayudarte, hemos destacado cinco pasos principales que te servirán de guía para implementar de manera gradual pero efectiva este modelo de gestión en tu empresa.
Paso 1: Mapeo general de procesos
Elaborar el mapa general de los procesos es sencillamente imprescindible para que un directivo conozca la empresa. Y, como sin conocer bien la empresa, no hay absolutamente ninguna forma de gestionarla, se hace evidente la importancia de esta etapa.
Aquí, todos los patrones, así como los principales herramientas de gestión, se definirá a partir de las principales características y atributos inherentes a los procesos de negocio, sirviendo de base para todos los pasos posteriores.
Paso 2: Identificación de los clientes
Tan importante como conocer la empresa es identificar eficientemente a los clientes del proceso. Es a través de las interacciones con el público que se produce la percepción del valor de la marca frente a aquellos que se propone conquistar.
¿Quién es el cliente? ¿Cómo encaja en el proceso? ¿Cuales son tus expectativas? ¿Cómo se da su retroalimentación? Cuanta más atención se preste a estas y otras cuestiones esenciales, más se acerca la empresa a su público objetivo.
Paso 3: Indicadores de desempeño
Siendo muy directo, sin control de lo que sucede, no hay gestión exitosa. Por lo tanto, la gestión por procesos requiere el uso sólido de indicadores de desempeño.
Es fundamental que todos los procedimientos, actuaciones y resultados sean rigurosamente monitoreados y evaluados para que pueda haber una mejora constante.
Paso 4: entrenamiento
Es evidente que un cambio significativo en la gestión procesal de una empresa implica naturalmente nuevas prácticas y un cambio en la cultura interna de la organización.
Para ello, es necesario actualizar toda la postura del negocio y del equipo y, en ese sentido, es fundamental invertir en comprender, adaptar e involucrar al equipo con las transformaciones propuestas.
Paso 5: Identificación de resultados
El paso final es analizar los resultados e identificar todo lo que funciona o no en el proceso en cuestión. Todas las fallas y asuntos pendientes deben ser señalados, sin ceremonia, para que se puedan hacer esfuerzos para asegurar que no se repitan.
Igualmente, también es necesario destacar los resultados positivos, para que no solo mantengan la calidad, sino que puedan mejorar constantemente.
Es importante recordar que estas etapas son cíclicas: es importante estar constantemente pendiente de todas ellas, ya que los procesos no se interrumpen y todo está en constante cambio, por lo que requiere adaptación.
Ahora que sabe todo sobre la gestión de procesos, ¿qué le parece compartir este artículo en las redes sociales?
