Saber qué es Kanban aumentará la eficiencia de los procesos productivos de tu negocio, evitará desperdicios sin prejuicios, reducirá costos y aumentará tu margen de utilidad.
Sigue leyendo este artículo para aprender cómo optimizar el organizador de tareas de su empresa.
Qué es Kanban: Definición y Origen
Kanban es una herramienta simple pero increíblemente poderosa que puede ayudar a los dueños de negocios, así como a los gerentes de proyectos para mantenerse organizados, actualizados, eficientes y asertivos, aumentando la previsibilidad y de calidad entrega de sus servicios y productos.
También conocido como el método de gestión visual, el término “kanban” es japonés y fue desarrollado por Taiichi Ohno para Toyota en la década de 1950. Inicialmente, el sistema surgió como un soporte para el control y gestión de procesos de mano de obra e inventario en cada etapa de producción.
Con Kanban, Toyota tenía un sistema de control de producción “justo a tiempo” flexible y eficaz que aumentaba la productividad al tiempo que reducía el costo intensivo del inventario. Desde entonces, esta solución se ha aplicado a una serie de nichos y tamaños de empresas. La buena noticia es que usted también puede beneficiarse de ello.
Con base en señales visuales, a menudo se colocan tarjetas de colores (como post-its) en tableros de anuncios o tableros de tareas, que describen las actividades que deben realizarse, las que se realizan y las que se completan.
Cuando una tarjeta se mueve a la columna de tareas pendientes, está lista para que el equipo trabaje en ella. También vale la pena señalar que, en un sistema Kanban, la prioridad se define por el orden de las tarjetas, siendo la primera la más importante.
Las diferencias entre Kanban y Scrum
Quizás te estés preguntando: ¿Kanban y Scrum son lo mismo? No exactamente. A pesar de las similitudes, existen particularidades que diferencian a ambos sistemas. Sepa cómo identificarlos:
Funciones y cargos
En Kanban, los roles de los miembros del equipo no están definidos y cualquier persona involucrada en el proyecto puede desarrollar las tareas propuestas.
En Scrum, las asignaciones se realizan entre el Scrum Master, el Product Owner y el equipo de desarrollo. Por lo tanto, Kanban es más flexible en términos de trabajar y se alienta al equipo a trabajar en colaboración.
Plazos de entrega
En Kanban, los procesos se ejecutan y entregan en orden de prioridad/necesidad. La prioridad se define por el orden en que se enumeran las tareas. Por otro lado, en Scrum, los entregables se dividen en Sprints de un período de tiempo predefinido.
Mudanças
Como se indicó anteriormente, el método Kanban es más flexible en comparación con Scrum, ya que se pueden realizar cambios en cualquier momento a lo largo del proyecto.
Los nuevos elementos de trabajo se pueden agregar fácilmente a la cartera de pedidos y las tarjetas existentes se pueden eliminar por completo en función de la priorización. Por el contrario, los cambios en Scrum solo se permiten después de que se completa el Sprint.
Medición de la productividad
En Kanban, la productividad se mide en términos de "tiempo de ciclo", o incluso la cantidad de tiempo que lleva completar la parte completa de un proyecto. En Scrum, la salida se mide en términos de velocidad a través de Sprints.
Asignación y priorización del trabajo
Tanto Kanban como Scrum utilizan la técnica de extracción para asignar nuevos trabajos, pero la misma técnica se utiliza de dos formas totalmente diferentes en cada caso.
En Kanban, el equipo puede extraer nuevos tareas solo cuando se completa la tarea anterior; simultáneamente, se extraen nuevas cargas cuando hay espacio. Por otro lado, las tareas en Scrum se extraen por lotes.
La extracción de un nuevo lote de tareas solo ocurre cuando el equipo ha completado el trabajo en el lote actual.
aplicaciones recomendadas
Tanto Kanban como Scrum demuestran ser muy eficientes a la hora de realizar entregas rápidas y facilitar la gestión de proyectos. Pero dependiendo del tipo de proyecto, cada uno tiene su ventaja.
En pocas palabras, podemos decir que Kanban es más adecuado para proyectos con prioridades muy diversas y que se pueden reorganizar, mientras que Scrum es mejor para equipos con prioridades estables, que no deberían variar con el tiempo.
Ventajas de Kanban
Si saber qué es Kanban no es suficiente para comprender los numerosos beneficios de este sistema, como construir una ventaja competitiva sostenible, consulte a continuación otras ventajas de este método que se pueden aplicar en los segmentos más diversos:
Comunicación integrada
Todos los miembros del equipo pueden ver instantáneamente cómo se mueven las tareas en el proceso, hecho que estimula la comunicación interna.
Mayor productividad
Entiende qué es Kanban y aplica este sistema en tu negocios es hacerlo más eficiente de cara al aumento de la productividad.
No solo será posible identificar cuellos de botella, sino que los empleados también se sentirán menos presionados por la cantidad de trabajo.
menos gastos generales
Una de las principales prácticas de Kanban es imponer límites de trabajo en curso en cada estado del proceso. Cuando se alcanza el límite WIP, ninguna tarea nueva puede entrar en este estado hasta que otra tarea se vaya, evitando que los equipos trabajen en demasiadas demandas simultáneas.
Mayor enfoque en el equipo.
Puede pensar que la multitarea lo hace más eficiente, sin embargo, dividir su atención podría no ser tan beneficioso. El administrador también se beneficia de este sistema al tener más control sobre el estado de las asignaciones.
Reducción de desperdicios
Kanban se beneficia enormemente de la eliminación del desperdicio, definido como cualquier acción que utiliza recursos sin agregar valor, al reducir el tiempo de espera: las tareas inactivas y los estados de cola son objetivos principales.
Autonomía en el flujo de tareas
El uso de Kanban sugiere un enfoque de gestión de tareas pendientes que ayuda a los equipos a ser más autónomos, al tiempo que proporciona transparencia y coherencia al proceso de toma de decisiones.
Más colaboración mutua
Se alienta constantemente a los miembros del equipo a trabajar juntos y proporcionar información sobre cómo mejorar los procesos actuales. El método aclara el papel de cada empleado en el flujo de trabajo y su importancia para las obligaciones a cumplir con éxito – y dentro del plazo.
más previsibilidad
La tasa de entrada del trabajo debe coincidir con la tasa de salida del trabajo. Esto generará un sistema estable y predecible. Así, el gerente adquiere insumos que pueden ser utilizados para establecer metas y delinear estrategias asertivas para alcanzarlas.
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Comprenda los tipos Kanban existentes y aumente la productividad de su negocio
Kanban sirve como un sistema de control para ayudar a organizar tareas en el proceso. De esta manera, puede ejecutar y entregar actividades similares a las que ve en la línea de producción. Ahora que sabe qué es Kanban, comprenda la variedad de este método:
kanban de producción
En su forma más básica, Kanban se divide en tres columnas:
- HACER (HACER);
- EN CURSO (HACER);
- HECHO.
Los diferentes colores de las tarjetas se pueden utilizar para indicar el progreso de la actividad o el departamento responsable, por ejemplo. Cuando se completa la tarea, la tarjeta debe moverse al siguiente paso hasta que todo esté completo.
kanban de emergencia
Aquí, Kanban interactúa con situaciones excepcionales que requieren atención instantánea y cambia el orden de prioridad en el sistema. Las tarjetas de emergencia a menudo indican que es necesario solucionar los cuellos de botella.
kanban de suministro
Aunque relativamente poco común, esta versión de Kanban permite a las empresas incluir proveedores en el sistema. De esta forma, es posible simplificar los procesos y reducir el tiempo de espera entre pasos.
kanban de retiro
En este modelo, el sistema de control y manejo El flujo de producción se relaciona con el movimiento interno de materiales y componentes.
Kanban electrónico
Kanban en línea asegura más agilidad y productividad en el proceso de comunicación interna de la organización a través de softwares hojas de cálculo o programas y aplicaciones colaborativas.
acciones kanban
Inventory Kanban es simple y muy útil, se utiliza para controlar el tamaño y el nivel de inventario en los mercados, por ejemplo, donde la demanda estacional tiende a fluctuar mucho.
¿Cómo se aplica Kanban?
Finalmente, si entiendes qué es Kanban, ahora puedes disfrutar de las ventajas que garantiza esta metodología, como una mayor productividad y una producción eficiente que optimizan los procesos de movimiento, producción, ejecución de tareas y entrega. El siguiente paso es aplicarlo a su negocio.
En resumen, para usar este método, debe enumerar todos los cargos que deben realizarse y distribuirlos en columnas en el tablero. Luego agregue tareas, que se pueden representar con tarjetas o notas adhesivas. Cuando una actividad pasa de un estado a otro, debe mover la tarjeta entre las columnas.
De esta forma, todos podrán conocer el estado de cada tarea. Además, los diferentes tipos de Kanban se pueden utilizar en combinación para obtener un entorno de producción organizado. Elige el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa para mejorar el flujo incorporando cambios prósperos.
¿Quieres saber más sobre cómo poner en práctica este método de gestión? Haga clic aquí y aprenda 5 consejos sobre cómo usar el organizador de tareas en Trello (que también se puede usar en formato Kanban) de manera eficiente.
