Gestión del tiempo es un término muy utilizado, no sólo dentro del ámbito empresarial, sino incluso en el ámbito personal. Al fin y al cabo, puede ser uno de los principales recursos para conseguir nuestros objetivos, pero también puede ser un arma mortal si no se gestiona bien.
No es raro que las fallas en la gestión del tiempo den la impresión de que un día completo no es suficiente para realizar las tareas rutinarias básicas.
Por este motivo, a lo largo de los años se han desarrollado numerosos métodos de gestión del tiempo, sin mencionar que diversas herramientas han sido utilizados en la aplicación de estas técnicas.
Con ello, se observa que una buena gestión del tiempo proporciona mejoras significativas en la calidad de vida, la productividad y la salud física y mental, además de una mayor disponibilidad para emprender nuevas actividades, o simplemente para disponer de más tiempo para el trabajo, el descanso o el ocio. .
Con eso en mente, desde ZapSign hemos preparado este contenido exclusivo con todo lo que necesitas saber al respecto.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Para describir el concepto de gestión del tiempo, podemos decir que se trata de prácticas que buscan administrar el tiempo dedicado a una tarea de la mejor manera posible., haciendo el mejor trabajo en el menor tiempo posible.
Conocer la naturaleza de las actividades propuestas, su orden de importancia, y priorizar la objetividad, la rapidez y la eficacia para que ninguna de ellas requiera en su ejecución más tiempo del necesario son requisitos imprescindibles para establecer las mejores prácticas de gestión del tiempo y organizar adecuadamente sus tareas de trabajo.
La importancia de la gestión del tiempo
El tiempo es fundamental para la realización de cualquier actividad que nos propongamos en un intervalo de tiempo determinado.
Teniendo esto en cuenta, nos damos cuenta de que la importancia de la gestión del tiempo se resume perfectamente en las palabras del padre de la gestión moderna, Peter Drucker:
“El tiempo es el recurso más escaso y, a menos que se administre, no se puede administrar nada más”.
Desde una perspectiva empresarial, esto se vuelve muy claro cuando observamos que la gestión del tiempo, cuando se ejecuta correctamente, promueve una serie de beneficios, tales como:
- mayores niveles de productividad entre los miembros del equipo;
- mayor rigor, puntualidad y disciplina en el desempeño de las atribuciones de cada uno;
- generación más rápida y sólida de resultados efectivamente positivos;
- aumento de la confianza a nivel personal e interpersonal
- disminución significativa del estrés y la ansiedad entre los miembros del equipo;
- mejoras exponenciales en las relaciones internas y externas.
¿Cuáles son los principales errores de gestión del tiempo a evitar?
Hay errores sumamente comunes que suelen actuar como verdaderos villanos para quienes quieren organizar su tiempo y tareas de manera productiva y funcional.
La desorganización laboral, la procrastinación y las distracciones van de la mano en este sentido, y son motivo de alerta constante.
La falta de definición en cuanto a los objetivos, así como los métodos para alcanzarlos, así como la falta de atención al tiempo que requiere cada tarea para su realización, también son factores que dificultan mucho el buen aprovechamiento del tiempo de trabajo. .
Por ello, es necesario emplear algunas técnicas básicas de gestión del tiempo, y de eso hablaremos en el siguiente punto.
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10 técnicas esenciales para una gestión eficaz del tiempo
Como ves, la organización hacia las tareas establecidas es fundamental para su buen cumplimiento. Y en este sentido, el tiempo es un elemento fundamental.
Si bien no es posible determinar una fórmula mágica para la aplicación de la gestión del tiempo, ya que diferentes personas, empresas y obligaciones implican diferentes prácticas, herramientas y diferentes formas de organización, aun así, existen unos fundamentos básicos que se pueden seguir, desde un punto de vista estratégico. Veamos los ejemplos a continuación.
1 - Delegar tareas
El primer paso hacia una excelente gestión del tiempo es comprender que no es necesario que una sola persona realice más tareas de las que realmente necesita.
Esta es una práctica común entre las personas que creen que esta es la única forma de mantener el control sobre las demandas existentes, pero no podría ser más erróneo: acumulando todo para ti, pierdes eficiencia y terminas generando solo estrés para ti.
Un buen líder entiende la importancia de delegar roles, distribuir responsabilidades y reconocer y respetar las capacidades del resto del equipo.
2 – Centrarse en las prioridades correctas
Tener una lista preorganizada de todas las responsabilidades inmediatas, aquellas cuya ejecución es de máxima prioridad.
A menudo, un trabajo menos importante acaba consumiendo demasiado tiempo, y perjudicando a otros, que además de ser más urgente, podría resolverse más fácilmente.
Reconocer la jerarquía de importancia de tus tareas y saber en qué enfocarte ahora y qué dejar para otro momento es crucial para no perder tu tiempo y el de tu equipo.
3 – Nunca pospongas las cosas
Dejar las tareas menos importantes para otro momento no tiene nada que ver con la procrastinación. Esta práctica, lamentablemente muy común, es uno de los mayores males para la productividad, tanto de una empresa como de un individuo.
El viejo dicho “no pospongas lo que se puede hacer ahora” es extremadamente válido aquí. Al enviar tareas importantes pero más complejas o tortuosas para más tarde, solo creará problemas que, más adelante, deberán resolverse rápidamente.
En este sentido, insistimos una vez más en el valor de definir la importancia de cada tarea, estipular plazos e incluso dividirlas en tareas más pequeñas, repartiendo funciones entre los miembros de tu equipo.
4 – Haz un buen plan
Sacar tiempo de la semana para planificar tus actividades, analizar tus pendientes, organizar (y reorganizar) tus ideas es una práctica importante. En este sentido, la programación de tareas es fundamental para una buena organización.
Independientemente de si lo haces a través de una aplicación o en papel, lo cierto es que todas las tareas deben estar debidamente enumeradas y tener sus plazos estipulados, siempre respetando los límites de lo posible.
Si optas por utilizar recursos tecnológicos para ello, existen varias herramientas digitales que te pueden ayudar, como por ejemplo Trello y él mismo Google.
5 – Reduce las distracciones
Las distracciones inútiles se encuentran entre los principales enemigos de la gestión del tiempo. Presta mucha atención al tiempo que pierdes en las redes sociales y en los mensajes que consumen mucho tiempo o que se repiten innecesariamente.
Establezca una hora específica del día para estas actividades y, durante el resto del día, apague las notificaciones de su teléfono y concéntrese en lo que realmente importa.
6 – Comience temprano
Puede ser difícil al principio, pero el cuerpo se acostumbra. Además, es un hecho que, al comenzar a ocuparse de sus responsabilidades desde una edad temprana, hay más tiempo para utilizar el resto de sus horas, incluso para descansar, si es el caso. Y ya que estamos hablando de descanso…
7 - Descanso
Habrá momentos en los que, sin importar cuán concentrado y organizado esté en sus tareas, comenzará a mostrar signos de agotamiento, ya sea físico o mental.
Permítete hacer pequeños descansos, ya sea para tomar un café, respirar un poco de aire, escuchar música o simplemente no hacer nada. Hay momentos en los que necesitamos recargar nuestras baterías.
Solo use el sentido común y tenga cuidado de no exagerar y no caer en la postergación o distracciones dañinas.
8 – No te esfuerces demasiado
Como se mencionó anteriormente, delegar funciones es el primer paso para una buena gestión del tiempo. Aun así, a la hora de asumir tus propias tareas, es importante no poner los pies en las manos, queriendo hacer todo al mismo tiempo.
Esto perjudica su enfoque y concentración y, por lo tanto, perjudica su productividad. No te sabotees de esa manera.
9 – Evita el estrés
Desde la acumulación excesiva de funciones, hasta la falta de descanso, pasando por problemas de relación con otros miembros del equipo y la falta de preparación para afrontar imprevistos, lo cierto es que, a lo largo del proceso, pueden pasar muchas cosas para que te sientas estresado o irritado. ¡Cuidado con eso!
No dejes que el estrés se apodere de tu cabeza y te impida enfrentar los asuntos problemáticos con serenidad y paciencia.
Cuando enfrentamos un desafío con la cabeza caliente, terminamos perdiendo demasiado tiempo y sin resolver nada, y por lo tanto, nos estresamos aún más.
10 – Saber decir que no
No sirve de nada querer abrazar todas las causas del mundo, para cada ser humano hay un límite, y conocer tus propios límites es de suma importancia, no solo para tu vida profesional, sino también para tu vida personal.
Cuando sientas que se te pide mucho, y que tal vez no puedas con todo lo que viene de ese punto, debes saber negarlo cortésmente.
Después de todo, mucho peor que rechazar un trabajo puede ser acumular responsabilidades que luego no podrá pagar.
Ahora que comprendes mejor los aspectos fundamentales de la gestión del tiempo, ¿qué te parece difundir el conocimiento y compartir este artículo con tus amigos en tus redes sociales?
