Con la creciente competitividad del mercado, impulsada por las transformaciones provocadas por la era digital, cada vez podemos escuchar más sobre ciertos conceptos y métodos a nivel de gestión empresarial y innovación de procesos en empresas
Es un conjunto de prácticas sumamente importante para mejorar la productividad de una empresa, la calidad de sus productos y servicios y, en consecuencia, apalancar su rentabilidad y posicionamiento frente a la competencia.
Especialmente en estos tiempos que corren, cuando una pandemia mundial afecta de manera tan agresiva y contundente a las pequeñas, medianas y grandes empresas, la necesidad de buscar nuevas soluciones es cada vez más intensa.
Por eso, en ZapSign hemos preparado este artículo para ayudarte a innovar en los procesos de tu rutina corporativa, poniendo siempre a tu empresa un paso por delante de la competencia.
¿Qué es la innovación de procesos?
Ya que toda empresa, desde un pequeño comercio local a un gigante multinacional, se puede definir como un conjunto de procesos, es seguro decir que el concepto de proceso describe todas y cada una de las prácticas involucradas en la rutina de un negocio en particular.
Pasando por finanzas, insumos, recursos humanos, Marketing, servicios prestados y otros sectores de una organización, todas las actividades establecidas constituyen procesos.
De esto, La innovación de procesos se define como un conjunto de acciones basadas en cambios que se producen en las etapas de los productos o servicios de una empresa.. Dentro de las prácticas comerciales trae beneficios como el aumento de la productividad y la reducción de costos, además de dividirse en tres tipos: producto, proceso o modelo de negocio.
Vale la pena señalar que, incluso si, finalmente, una determinada propuesta de mejora no proviniera de la empresa en cuestión, aún así se puede considerar innovador dentro del contexto interno de la empresa – siempre y cuando su práctica no haya sido adoptada previamente.
Por lo tanto, es justo decir que la innovación de procesos, ante todo, observa las necesidades específicas del negocio e implementa los cambios necesarios para transformar el ambiente organizacional de la empresa.
No es un trabajo fácil, ya que estas transformaciones se dan muchas veces a nivel estructural, exigiendo un gran esfuerzo y compromiso por parte de todos los profesionales implicados, y especialmente buenas prácticas en gestión de personas.
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¿Qué importancia tiene la innovación de procesos?
En la eterna búsqueda de resultados satisfactorios y mejoras continuas, la gestión sólida no duda ante la necesidad de intervenir en los procesos de una empresa, aunque estas intervenciones impliquen transformaciones radicales en la empresa.
Después de todo, el mundo está cambiando cada vez más rápida e intensamente, y no tiene sentido insistir en viejas prácticas cuando ya están obsoletas.
En los últimos años, lo que se ha observado cada vez más es que las empresas que aplican la innovación de procesos en sus rutinas administrativas se han distinguido significativamente de las demás.
El flagrante crecimiento de la flexibilidad en los procesos productivos trae consigo un fuerte aumento de la productividad y una importante reducción de los costes operativos, además de una mayor rapidez en el cumplimiento de los plazos y el fortalecimiento de la relación entre cliente y empresa.
¿Cómo aplicar la innovación de procesos en su empresa?
Como ya hemos visto, el innovación constituye un factor determinante en el mantenimiento y sostenimiento del negocio. Los altos estándares de de calidad impuestas por la dinámica del mercado requieren que los mecanismos de diseño de productos y servicios evolucionen continuamente.
Para que esto sea posible, es fundamental que las empresas apliquen políticas y medidas estratégicas que apunten a la mejora constante de sus actividades, fomentando la productividad de sus equipos y haciendo que los trámites sean menos costosos y más objetivos, rápidos y eficientes. Pero, ¿cómo hacer esto en la práctica?
Ahora bien, sabemos que cada organización tiene sus propias características, por lo que no existe la receta del pastel para aplicar la mejora continua en los procesos de todas las empresas del mundo. Sin embargo, hay algunos herramientas y prácticas comunes que pueden ser de gran utilidad para su negocio, independientemente de su tamaño o campo de actividad:
Planificación
En primer lugar, es necesario recalcar que una empresa debe conocer sus propios procesos mejor que nadie. Es a partir de este entendimiento que se observará qué procesos demandan qué cambios, y también cómo se implementarán estas transformaciones para maximizar sus resultados.
Dejando este punto de partida, es el momento de elaborar una planificación detallada. En esta etapa, es necesario tener en cuenta todos los aspectos de la rutina de la empresa en los que impactará el cambio propuesto.
Por ello, es importante señalar que las grandes transformaciones deben aplicarse de forma gradual y con la máxima transparencia. Todos los profesionales involucrados deben ser muy conscientes de los cambios que se están produciendo, y también de las formas en que afectarán a todos en la empresa.
De lo contrario, se vuelve algo difícil involucrar la colaboración de todo el equipo. Del mismo modo, es necesario observar, con gran detalle, los resultados prácticos de las medidas adoptadas, tanto frente al equipo, como a la empresa como tiempo, y al público.
Por lo tanto, al aplicar innovación en sus procesos de negocio, respete los tiempos de las cosas y evite hacer todo con prisas.
Comunicación interna
Nunca deje de considerar lo que los miembros de su equipo tienen que decir. Ellos son los que están en primera línea de trabajo, y sus opiniones e ideas pueden ser oro para su negocio.
Reuniones periódicas, donde todos tienen espacio para expresarse, además de un diálogo directo con cada profesional, son los primeros pasos para involucrar a tu equipo e iniciar una cultura de innovación dentro de tu empresa.
Ecosistema
¿Quién no ha escuchado el dicho "si no puedes vencerlos, únete a ellos"? A través de acciones estratégicas conjuntas con otras empresas, se pueden evitar los efectos negativos de la competencia y ambas partes se pueden beneficiar.
Este tipo de iniciativas pueden funcionar muy bien en el sentido de optimizar procesos y agregar valor a la empresa.
Actualización constante
Un gerente que no se mantenga constantemente informado sobre las mejores técnicas y herramientas de gestión, así como sobre las últimas prácticas adoptadas por las empresas competidoras, difícilmente podrá innovar en su propia organización.
Para aquellos que no quieren quedarse estancados o engullidos por completo por la competencia, saber lo que sucede a su alrededor es tan importante como comprender su situación interna.
Comunicación con el cliente
Tenga en cuenta que un buen negocio ofrece las mejores soluciones, y para eso, es necesario conocer las demandas que piden estas soluciones. Una comprensión del universo del cliente es esencial para una buena práctica de innovación de procesos.
Una herramienta muy utilizada para este fin es el denominado Design Thinking. Es un enfoque que tiene como objetivo establecer una conexión con los deseos y necesidades del cliente, ofreciendo soluciones innovadoras basadas en la comprensión de la realidad de su público objetivo. Esta metodología es utilizada por gigantes como Netflix.
diagramas de flujo
Mejorar los procesos de una empresa es también un proceso en sí mismo. Por lo tanto, es parte de su desarrollo organizacional, en el cual se establecen diversas acciones.
Para gestionar estas acciones con la mayor claridad posible, es muy recomendable establecer un diagrama de flujo de mejora continua de procesos, detallando toda la información relevante para la aplicación de las medidas de innovación: sectores involucrados; tareas delegadas; fases de cada proceso de mejora, incluyendo diseño, evaluación, posibles cambios, ejecución y seguimiento; y cualquier otra cosa que sea relevante.
Tecnología
En la década de 20, era simplemente inconcebible que una empresa pudiera operar plenamente sin un buen soporte tecnológico. El valor del uso adecuado de estas herramientas es invaluable, tanto en el proceso de fabricación de un producto como en la prestación del servicio.
Aplicar la innovación de procesos en el aspecto tecnológico de la empresa es implementar métodos nuevos, o sustancialmente mejorados, de producción o distribución de productos, con un nivel de excelencia que los métodos convencionales ya no son capaces de ofrecer.
Cambios significativos en el equipo y softwares utilizados, así como los procedimientos y técnicas relacionados, tienden a aumentar exponencialmente los niveles de productividad y calidad, además de reducir los costos de producción y entrega.
Teniendo en cuenta que, en la era digital, las innovaciones tecnológicas son tan constantes y se extienden a tantos niveles, que es necesario prestar atención continua a este aspecto. Con la llegada de nuevas necesidades y tecnologías a la sociedad, la relación entre el hombre y la tecnología se ha estrechado mucho en los últimos años.
Ya no se trata simplemente de obtener la mejor maquinaria, sino también de adoptar las mejores prácticas que nos ofrece la tecnología: la innovación de procesos debe buscar incluir al mayor número de personas posible y aprovechar al máximo las posibilidades.
Ahora que comprende el concepto de innovación de procesos, debe haberse dado cuenta de que el primer paso para aplicarlo es conocer bien las prácticas de gestión de procesos en las empresas. Por eso, Te invitamos a revisar un contenido especial que hemos preparado al respecto, el cual puedes consultar haciendo clic aquí!
