Con el mundo contemporáneo cada vez más globalizado, y con la alta competitividad del mercado, las empresas se ven enfrentadas a la necesidad de evolucionar sus prácticas y buscar cambios sustanciales en la conducción de sus procesos para evitar problemas de gestion de procesos.
A medida que la experiencia del consumidor se vuelve más exigente, las organizaciones deben mantenerse al día con esta dinámica y promover constantemente innovaciones en la calidad de sus productos y servicios.
Es en este contexto que surge la necesidad de realizar un gestión de procesos de excelencia, para responder, rápida y eficientemente, al mayor número posible de demandas del mercado, con foco en la alta productividad y la minimización de fallas.
Entonces, es una tarea compleja. Por eso, hemos preparado este contenido exclusivo para guiarte en la identificación de cuáles suelen ser las principales problemas en la gestión de procesos y cómo solucionarlos. ¡Quédate con nosotros y feliz lectura!
En primer lugar, ¿qué es la gestión de procesos?
Podemos entender cómo la gestión de procesos todas las prácticas que atienden a la optimización de los procesos internos de una determinada empresa.
En el mundo empresarial, este concepto también se denomina BPM (Business Process Management), y es en él que se basa el escenario de gestión de prácticamente todas las principales empresas con desempeño relevante en el mercado, considerando que una cultura consolidada de gestión de actividades es una piedra fundamental para cualquier negocio exitoso.
Por lo tanto, es recurrente que el gerente de la empresa opere con el fin de mapear, modelar, monitorear, documentar, automatizar y optimizar los diversos procesos de la empresa y sus respectivos sectores.
Por lo tanto, es correcto decir que el gestión de procesos organizacionales no se trata sólo de las tareas personales del gerente de la empresa, sino de cada actividad propia de cada departamento y sus respectivos empleados.
Así, se concluye que un análisis detallado del avance del trabajo de cada uno es vital para que estos procesos puedan mejorar exponencial y constantemente.
Es por ello que la práctica de la gestión por procesos de negocio debe estar atenta a cada sector, y para ello, la buena comunicación entre directivo y equipo es un factor indispensable.
¿Cuáles son los 9 mayores desafíos y problemas en la gestión de procesos?
La gestión de procesos es una práctica tan compleja como requerido. No es raro observar la frustración por parte de varios gerentes ante resultados infelices en sus acciones de BPM.
Pero la gran verdad es que no basta con limitar la gestión de procesos sólo a las actividades operativas de su empresa, es necesario alinear la disciplina BPM con la cultura de la empresa y con todos los detalles de su estrategia. A continuación, enumeramos algunos de los principales problemas en la gestión de procesos:
1. Falta de compromiso entre los equipos y sus líderes
La falta de compromiso por parte de los profesionales implicados es un error elemental que está presente en muchos proyectos de implantación de BPM, y que provoca numerosos retrasos, pérdida de autonomía de los responsables, desorganización y daño tras daño.
Para que se produzca la buena práctica de la gestión por procesos, debe existir un sentido de compromiso por parte de todo el equipo.
Como toda buena práctica en una empresa, debe comenzar con el liderazgo. Cuando quienes tienen mayor poder de decisión e influencia muestran un alto grado de compromiso, este sentido de compromiso se expande en todo el equipo, que toma conciencia de la urgencia de determinadas demandas y actúa en consonancia con los cambios necesarios, para que el trabajo se lleve a cabo. con más fluidez.
2. Fallos de comunicación
Reforzando el punto anterior, la mala comunicación es inaceptable durante la implementación de BPM en su empresa. Cuando todos los involucrados no siempre están informados sobre lo que sucede, la receta para el fracaso está lista.
La solución no es descuidar la gestión de personas, fomentando una comunicación adecuada que anime al equipo e impulse el compromiso de cara a las transformaciones.
3. Ignorar las variables
Un error extremadamente común y difícil de evitar, aunque sea ocasionalmente, es confiar demasiado en el flujo natural de las cosas y pasar por alto las posibles desviaciones en el camino.
Incluso el proceso más simple puede enfrentar un obstáculo inesperado, y si la gerencia no está preparada para esto, pueden ocurrir muchos retrasos en los procesos posteriores.
Un esfuerzo para investigar cómo ocurren los flujos y un mapeo de posibles excepciones es esencial para evitar estas desviaciones. Por ello, es necesario estar siempre en constante contacto con las personas clave de la organización, tanto profesionales de gestión como operativos.
4. Enfoque extremo en la documentación
La documentación de un proceso es innegablemente de gran importancia, pero no puede ser tan pesada que se vuelva incomprensible para los involucrados. Cuando esto sucede, el proyecto pierde fuerza y los flujos se debilitan.
Por lo tanto, comprenda los objetivos y las características particulares de su empresa, para que ciertos procesos no se compliquen innecesariamente y ocurran con la suficiente rapidez.
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5. Falta de atención a la mejora continua del proceso
Otro error muy común ocurre con las empresas que no prestan atención a que el mundo, el mercado y, en consecuencia, sus necesidades, están sujetos a constantes cambios. Un gerente desatento piensa que las cosas están bien como están y, cuando menos lo espera, la empresa se queda atrás.
No espere a que suceda un gran proyecto para volver a evaluar las variaciones dinámicas de su empresa. Como gerente, debe prestar total atención, y en tiempo real, a las nuevas necesidades que van surgiendo constantemente, desarrollando una estructura que propicie la aplicación de las melhoria continua de tus procesos.
6. Desperdicio de esfuerzo con procesos innecesarios
Uno de los pilares de la gestión por procesos es centrarse en lo que aporta valor y dejar de lado lo que es una pérdida de tiempo.
Desafortunadamente, muchos gerentes fracasan estrepitosamente en este sentido, invirtiendo tiempo, dinero y energía en procesos que no aportan nada más, lo que a menudo refleja una gran resistencia a la perspectiva del cambio.
No caigas en esta trampa: revisa tus procesos, observa qué prácticas ya están obsoletas y elimínalas, para convertir tus esfuerzos (y los de tu equipo) en lo que realmente importa.
7. Falta de apoyo desde arriba
Un problema importante al que se enfrentan las iniciativas de BPM es la constante falta de apoyo de la alta dirección. Como se indicó anteriormente, todo comienza con el liderazgo, por lo que si los proyectos de gestión no cuentan con el apoyo del nivel estratégico de la empresa, el resto de la estructura organizativa se vuelve indeciso.
Por lo tanto, es necesario realizar reuniones estratégicas periódicas, además de mucha planificación y diálogo, para transmitir a los niveles superiores de la organización el sentido de la necesidad de la gestión por procesos, buscando sus beneficios en el corto, mediano y largo plazo. a largo plazo.
8. Excesiva departamentalización de la empresa
Cuando la práctica de BPM pierde la comprensión de la empresa como un gran organismo vivo, cuyos órganos son todos importantes e interconectados, fallas operativas como:
- rehacer;
- ruido de comunicación;
- desvío o acumulación de funciones y tantos otros (lo que definitivamente atrasa y debilita a la empresa en varios sentidos).
Una solución cada vez más adoptada es implementar un enfoque de gestión de procesos más horizontal, centrándose menos en los departamentos y más en los procesos mismos.
Este tipo de gestión de proceso tiende a generar una mayor integración entre todas las áreas de la empresa, operando de manera amplia, fluida y optimizada.
9. Falta de diálogo entre las áreas de TI y de negocio
la implementación de nuevas soluciones en la automatización de procesos es vital para una buena práctica de gestión de procesos, especialmente en la actualidad, cuando la tecnología juega un papel esencial en todos los sectores de la sociedad.
Sin embargo, estas herramientas deben verse como complementarias a las soluciones que ya son recurrentes dentro de la empresa.
Por lo tanto, el sector de las tecnologías de la información, como los demás, necesita involucrarse activamente en proyectos de gestión, análisis y mapeo de flujos y procesos, para contribuir de manera efectiva a la viabilidad de la automatización de las actividades de la empresa.
Asimismo, un proyecto de automatización necesita, en igual proporción, de la participación constante y efectiva de las áreas de negocio sobre las que impactará.
Por lo tanto, un proyecto de automatización que sirva efectivamente a la gestión de procesos requiere un trabajo conjunto sólido y bien integrado entre las áreas de tecnología y de negocio.
Aquí señalamos las principales dificultades que enfrentan las empresas al momento de implementar sus prácticas de gestión por procesos, así como las formas de evitarlas.
Pero es bueno recordar que hay muchos posibles problemas que se pueden encontrar en el camino, y esta imprevisibilidad de la dinámica del mercado es un factor fuerte y constante con el que todos y cada uno de los gerentes deberán lidiar con astucia, creatividad y coraje.
Para lidiar mejor con estos problemas relacionados con la gestión de procesos, hay varias herramientas interesantes disponibles, y hemos preparado un artículo completo sobre ellas, que puede consultar. en este artículo producimos.
