As herramientas de gestión de procesos haga que los flujos de trabajo operativos sean más predecibles y consistentes, mejore la colaboración, la precisión y la comunicación en sus proyectos comerciales, pero ¿cómo puede aprovechar estas características?
Seleccionamos 9 herramientas que te ayudarán a reducir la microgestión y aumentar la probabilidad de completar un proyecto. proyectos de manera oportuna, lo que permitirá a una empresa aumentar su eficiencia y rentabilidad general aprovechando al máximo sus operaciones diarias.
¿Por qué son importantes las herramientas de gestión de procesos?
As Las herramientas de gestión de procesos son esenciales. para organizaciones que quieren obtener más beneficios por diversas razones. Sobre todo, estas funciones ayudan a mantener el equipo organizado y a garantizar que procesos organizacionales se siguen de manera coordinada y oportuna. Además, proporcionan una visión general clara de todas las actividades que tienen lugar en relación con una campaña, proyecto o tarea en un momento dado.
La gestión de procesos de negocio (BPM) se define como mejorar el crecimiento de un negocio de punta a punta, analizándolo, trabajando en modelos para los diferentes escenarios posibles, realizando mejoras, monitoreando el proceso, mejorándolo y optimizándolo de manera consistente.
En resumen, BPM -abreviatura de Business Process Management, o Business Process Management- ayudará a mejorar la gestión eficiente de los procesos, así como al posible ahorro de recursos gracias a la completa visibilidad de los procesos que permite una especial atención a los errores.
9 herramientas de gestión de procesos que todo profesional debe conocer
Aquí hay 10 herramientas de gestión de procesos que pueden contribuir a los resultados de su empresa:
1. Colmena
O Colmena se destaca entre los herramientas de manejo de procesos que mejor proporcionan un entorno de colaboración y comunicación para el equipo involucrado en el proyecto. Multifuncional, puede ser utilizado por organizaciones de todos los tamaños.
Con análisis impulsados por IA, miles de integraciones, vistas de diseño flexibles y más, Hive simplifica su trabajo en una plataforma centralizada. Las capacidades flexibles de seguimiento, análisis y visualización de tiempo de Hive permiten una comprensión transparente del trabajo y los próximos proyectos de otros miembros del equipo.
Esta tecnología también tiene una integración completa de correo electrónico, lo que le permite enviar y recibir mensajes de Gmail y Outlook.
2. Trello
Desarrollado para acelerar el trabajo de su equipo, el Trello te dice en qué se está trabajando, quién está trabajando en qué y en qué etapa se encuentra el proyecto.
Residencia en Kanban, similar a usar una nota adhesiva en una pizarra, esta herramienta es popular por su simplicidad y facilidad de uso, sobre todo porque la pantalla es sencilla y fácil de dominar para usuarios de todos los niveles.
Los tableros de gestión de proyectos y el calendario de estilo Kanban se destacan entre sus ventajas, especialmente por la facilidad de mover tareas entre listas de proyectos.
Además, Trello tiene la capacidad de agregar comentarios, fechas de vencimiento y archivos adjuntos a las tarjetas de acción, e incluye funciones integradas de automatización del flujo de trabajo.
3. Asana
Continuando con la lista de herramientas de gestión de procesos para optimizar su negocio,el Asana integra todo el trabajo de tu equipo en un espacio compartido. El formato y el diseño dinámico de este recurso mantienen a los usuarios interesados y activos en la plataforma y presenta características como:
- vistas de proyectos flexibles;
- inclusión en la lista;
- línea de tiempo y marcos;
- elegir la visualización del diseño que mejor se adapte a tu estilo;
- organización de tareas de trabajo;
- establecimiento de prioridades y plazos;
- seguimiento de los procesos de la empresa;
- gestión de demandas relacionadas, superpuestas y no planificadas.
Basado en SaaS, Asana permite el análisis de gráficos en tiempo real para mapear el progreso y descubrir cuellos de botella en la demanda. De esta forma, será posible redistribuir tareas -si es necesario- y optimizar el rendimiento del equipo.
4.Microsoft 365
Gestión de tareas en Microsoft 365 es versátil y adecuado para aumentar la productividad y potenciar innovación en su compañía.
Le permite usar Microsoft Teams para verificar todas sus tareas de Microsoft To Do y Microsoft Planner, así como marcar correos electrónicos o arrastrarlos al panel de Microsoft To Do para crear y administrar tareas directamente en Outlook en la web.
Además, con funciones inteligentes, puede realizar un seguimiento de las tareas individuales en Microsoft To Do para recopilar, priorizar y completar las tareas más importantes, así como crear tableros, agregar tareas de contenido, obtener el estado visual y colaborar en Microsoft Teams Planner o Task.
También puede hacer menciones en los comentarios sobre Palabra, Excel y PowerPoint para crear y asignar tareas. Si necesita recibir notificaciones por correo electrónico cuando se le asignen tareas, eso también es posible. Cuando necesites verlos y responderlos, también está disponible la función para hacerlo desde Outlook.
⚠️ Consulte también estos artículos relacionados 👇
➡️ ¿Cómo funciona la validez legal de la firma electrónica?
➡️ Firma de documentos online: el diferenciador de tu negocio
➡️ Cómo firmar contratos en WhatsApp electrónicamente
5 Wrike
Wrike es uno de los más recomendados fherramientas de gestión de procesos debido a su capacidad para crear flujos de trabajo, fácil definición de línea de tiempo, creación y cambio entre gráficos interactivos como Gantt y Kanban. Otro beneficio es obtener información valiosa sobre sus proyectos con herramientas de informes de rendimiento, ya que los equipos pueden programar y compartir informes interactivos personalizados para tomar decisiones más rápidas.
Altamente personalizable, compatible con iOS y Android, Wrike tiene una interfaz y navegación intuitivas y fáciles de usar, con distintos espacios, carpetas y tareas, lo que le permite analizar el rendimiento con su función de informes en tiempo real.
Además, su manejo El proceso ofrece diferentes formas de visualizar los mismos datos, modelado holístico y completo de tareas y muchas opciones y oportunidades para personalizar.
6. Gantt PRO
O GanttPRO es una herramienta de gestión de procesos basado en diagramas de Gantt, un diagrama que proporciona una imagen clara de las tareas, los miembros del equipo, los plazos y las prioridades que se utilizan en los proyectos para indicar el progreso de sus etapas.
También se presenta su interfaz intuitiva para una sólida gestión de proyectos y colaboración en equipo, al igual que su corta curva de aprendizaje y funciones para dividir de manera eficiente los proyectos en subtareas y subproyectos, así como para definir dependencias e hitos. Esta plataforma también cuenta con una vista de cuadrícula, tablero y cartera.
Además de la gestión de procesos, GanttPRO se destaca en la gestión de equipos y permite la colaboración/actualizaciones en tiempo real mediante comentarios, menciones y archivos adjuntos. También hay funciones para monitorear la carga de trabajo y las actividades de su equipo.
7. Hacer clic
Basado en la nube y con un plan gratuito para los servicios (no tan) básicos, ClickUp es una herramienta con vistas personalizables que incluyen vista de lista, vista de tablero (similar a la vista Kanban), vista de efectivo (que desglosa la carga de trabajo individual) y vista de calendario (ordenado por fecha de vencimiento).
Según ClickUp, el tiempo ahorrado por más de 4.000 equipos después de cambiar a esta herramienta de gestión de procesos alcanzó los 52 días por año.
Otras ventajas que ofrece la tecnología es la capacidad de agregar documentos y wikis y el seguimiento del tiempo de las tareas que lo mantienen encaminado para lograr sus objetivos en términos de cronogramas, objetivos medibles y seguimiento automático del progreso.
8. Lunes.com
Como una de las mejores herramientas de gestión de procesos, Monday.com es intuitivo con sus diseños simples y amplias capacidades de personalización, lo que le permite trabajar con cualquier método (Kanban, por ejemplo). Además, la herramienta ayuda a aclarar el orden de trabajo y puede ser fácilmente accedida por equipos de todos los tamaños.
Sus ventajas incluyen un alto enfoque en la colaboración, listas integradas con soporte, fácil diferenciación de flujo de trabajo o marcos, y codificación de colores/personalización visual útil. Es decir, con él es posible ejecutar y ampliar el flujo de trabajo en un solo plataforma.
9. Runrun.it
popular entre herramientas de gestión de procesos y proyectos, la Runrun.it es un software que tiene características de pronóstico de costos, diagrama de Gantt, organizador de tareas, pero con el objetivo de controlar el trabajo de los personas involucrados en cada demanda.
Esta plataforma calcula las horas registradas y asignadas de los participantes, asignando roles y generando indicadores de desempeño que ayudan a administrar los costos de ejecución. Puede usar los widgets con tecnología de inteligencia artificial de la plataforma o crear los suyos propios.
Esta tecnología permite optimizar la productividad de los equipos con estimaciones de entrega reales y reduce las posibilidades de que un proyecto se retrase. Resalte para la vista de Gantt interactiva que le permitirá al gerente determinar si una persona está o no disponible para nuevas demandas de una manera visual y sencilla.
Optimizando el crecimiento de su negocio
La lista anterior facilitó la búsqueda del recurso más adecuado para administrar su equipo, ¿verdad? Es importante destacar que el uso de herramientas de gestión de procesos permite a las organizaciones alinear las tareas comerciales con las necesidades del cliente y el mismo equipo que ejecutará la demanda, al tiempo que aumenta la eficiencia y la productividad corporativa.
Piense también en cómo esta tecnología reducirá costos y minimizará errores y riesgos para su empresa. Por fin, aprender la importancia real de la gestión de procesos en las empresas y comprenda por qué estas herramientas impulsarán el crecimiento de su negocio.
