¿Sabes qué es el membrete de empresa?? Es un elemento muy importante para una empresa, sobre todo para la identificación, promoción y posicionamiento de la marca en el mercado.
Aunque, en el contexto del mundo empresarial y del Gestão de Documentos, mucho se habla de la necesidad de un membrete con la logo de la compañía, no siempre hay mucha claridad sobre qué es realmente este material, o incluso cómo se debe elaborar.
Es por eso que nosotros, en ZapSign, creamos este contenido sobre el tema. A lo largo de este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre el membrete: desde qué es, pasando por su importancia y valiosos consejos sobre cómo hacerlo, hasta una guía detallada paso a paso para que puedas crearlo tú mismo.
Vamos?
¿Qué es el membrete?
se trata básicamente de um impreso utilizado en contratos, cartas y otros documentos de la empresa, que contienen el nombre de la empresa, el logotipo y otra información relevante, con el fin de representar el posicionamiento de la marca de forma gráfica, personalizada y atrevida.
Hay varias formas diferentes de hacer este documento, variando la paleta de colores, las fuentes, el peso, el tipo de papel y otras características. Sin embargo, es un hecho que, invariablemente, existen elementos considerados principales, y que un membrete siempre debe contener. Ellos son: el logotipo, la marca y el contacto de la empresa.
¿Qué importancia tiene el membrete para las empresas?
Sin duda, el membrete es una de las formas más eficientes de presentar la identidad visual de su empresa y mostrar, de inmediato, para qué vino.
Al presentar un documento con membrete a un cliente, empleado u otro profesional, la impresión que se causa es, al mismo tiempo, de impacto, audacia, credibilidad y profesionalismo - por lo tanto, un recurso a la vez elegante y poderoso en la ejecución de un gestión de documentos de excelencia.
Sin embargo, además de causar una buena impresión, el uso correcto de este tipo de formularios es fundamental para identificar la marca ante sus clientes, socios y relacionados de manera rápida, objetiva y directa, reforzando su imagen y posicionamiento ante el público y el mercado. y aumentando su competitividad.
Todo esto hace del membrete un elemento totalmente indispensable para la papelería corporativa de cualquier empresa, ya que su uso en todo el material impreso (e incluso digital) de la empresa facilita la asimilación de la información principal sobre el mismo y apunta hacia la construcción robusta de una imagen de confianza y solidez.
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¿Qué se debe tener en cuenta al crear un membrete?
Bien, ahora entiendes qué es el membrete y por qué es importante, y es hora de crear uno para tu negocio.
Para ello, sin embargo, es necesario saber exactamente qué se debe tener en cuenta en este momento: qué información colocar, qué tamaño elegir, qué tipo de papel, tipografías, colores, etc. Así que sigue los consejos que te daremos a continuación.
¿Qué información incluir en el membrete?
Por lo general, se acostumbra colocar un encabezado y un pie de página en el membrete de una empresa, cuidando que en ambos se inserte solo la información más importante sobre la marca.
Esto se debe a que el exceso de información puede hacer que el documento sea visualmente confuso, y la persona que lo tiene en la mano puede, al final, terminar sin prestar atención a nada de lo que estará allí.
Además, debe haber mucho espacio disponible en papel para el contenido objetivo de la documento comercial en cuestión (considerando que se trata de una carta, oficio, etc.).
La información principal a incluir en el encabezado y pie de página de su membrete es la logotipo/nombre de la empresa y algún contacto (normalmente, teléfono y/o correo electrónico), pero también puede ocurrir que exista un CNPJ, horario de atención, eslogan o alguna otra información particular que pueda ser relevante.
¿Cuál debe ser el tamaño y tipo de membrete?
ABNT establece que, por regla general, a la hora de crear papel con membrete se utiliza el tamaño A4, ya que es el formato utilizado normalmente en la mayoría de los documentos, ya que ofrece buen espacio y es fácil de editar. guardar.
Sin embargo, hay casos y casos, y no hay nada que te impida ser creativo y usar otros tamaños. También vale la pena señalar que, con la creciente difusión de documentos digitales, se han explorado más otros formatos, teniendo en cuenta los formatos de pantalla de los dispositivos electrónicos.
Diferencia entre membrete físico y digital
En el contexto actual es importante diferenciar entre membrete físico y membrete digital. Aunque ambos tienen el mismo objetivo —reforzar la identidad visual de la empresa en sus documentos—, sus aplicaciones y características presentan diferencias importantes.
El membrete físico se imprime en papel tradicional, como offset de 75 g en formato A4. Es ideal para documentos que necesitan ser entregados en mano, enviados por correo o archivados físicamente.
Incluso con la creciente digitalización, todavía se utiliza ampliamente en propuestas comerciales impresas, correspondencia formal y comunicaciones institucionales que requieren una presentación física.
El membrete digital es una versión electrónica, utilizada en PDF, Word y otros formatos digitales. Su uso es cada vez más común, especialmente en comunicaciones enviadas por correo electrónico, firmas electrónicas y documentos almacenados en la nube.
Con posibilidad de integración con sistemas de firma digital, el membrete digital garantiza practicidad y reduce costos de impresión y logística.
Ambos formatos deben mantener consistente la identidad visual de la empresa. La elección entre uno u otro depende del medio de difusión, del perfil del público objetivo y del nivel de formalidad requerido.
Legislación y requisitos legales relacionados con el membrete
Si bien el uso del membrete no es obligatorio por ley para todo tipo de documentos, existen situaciones específicas en las que se convierte en un requisito formal o refuerza la validez del documento.
En el entorno empresarial, los documentos oficiales como actas de reuniones, notificaciones, comunicaciones oficiales y correspondencia externa a menudo utilizan membrete para demostrar autenticidad y origen. Aunque no existe una ley específica que obligue su uso, el membrete refuerza el peso legal y la formalidad de la comunicación.
En determinados ámbitos, como la salud o el derecho, el uso del membrete se asocia a buenas prácticas profesionales. Las recetas médicas y los documentos legales, por ejemplo, suelen utilizar sellos que identifican al profesional y su número de registro en el colegio respectivo.
Para los organismos públicos, la emisión de documentos en papel membretado es un requisito formalizado mediante decretos internos y normas de normalización. En estos casos, el sello oficial garantiza la conformidad del documento con los estándares de gestión documental pública.
Así, incluso cuando la ley no exige el membrete, su uso confiere seriedad, valor probatorio y refuerza la autenticidad de los documentos corporativos.
Es importante respetar la identidad visual de la marca
Por identidad visual entendemos nada más que un conjunto de características visuales y gráficas que definen, de manera imaginaria, el concepto de una marca.
Observe cómo las principales empresas de todo el mundo están estrechamente vinculadas a combinaciones específicas de colores, fuentes y formas. Quizás uno de los mejores ejemplos sea Coca-Cola, prácticamente inseparable de la combinación de rojo y blanco, y tipografía, que les son tan características.
A la hora de crear tu membrete, es muy importante seguir estos parámetros, o el documento no cumplirá con su propósito principal. objetivo, que consiste en reforzar la imagen de la marca ante el público y el mercado.
Por tanto, no se puede olvidar que el membrete debe contener los mismos elementos que el resto del material de la empresa: logotipo, colores, tipografías, imágenes, formas y demás deben ser los mismos que los presentes en las tarjetas, chapas, página web, redes sociales, etc. . .
Elementos de posicionamiento en papel con membrete
Un membrete elegante debe tener tu información bien distribuida, de manera que sea muy clara, sin pelear con el contenido del documento. Priorizar encabezado y pie de página. En algunos casos, ciertos elementos pueden insertarse en el fondo, como una marca de agua.
Cómo adaptar el membrete para diferentes documentos
Un membrete bien diseñado debe ser versátil para adaptarse a diferentes tipos de documentos corporativos. Sin embargo, dependiendo de la finalidad, son necesarias algunas adaptaciones para garantizar la claridad y el profesionalismo.
Para propuestas comerciales, el membrete puede ser más sobrio, priorizando el logotipo y la información de contacto. Es importante que haya suficiente espacio para presentar ofertas y condiciones de forma organizada.
En los contratos es fundamental asegurarse de que el membrete disponga de amplio espacio para cláusulas y firmas. El encabezado y el pie de página deben ser discretos, sin saturar el documento.
En memorandos o comunicaciones internas, el membrete puede ser más sencillo, con sólo el logotipo y el departamento del remitente, apostando por la agilidad en la comunicación.
Para documentos como certificados o declaraciones, el membrete puede ser más elaborado, incorporando marcos discretos o marcas de agua que refuercen el carácter oficial del material.
La adaptación es esencial para mantener la uniformidad visual sin comprometer la legibilidad ni la organización de la información. Además, garantiza que la identidad de la empresa esté presente en todos los documentos, pero de forma adecuada a cada contexto.
Cuidado con las tipografías que eliges
Es muy importante que la información escrita en tu membrete sea perfectamente legible, recuerda que se colocará en áreas no muy grandes de la letra.
Por lo tanto, se aplica la regla de “menos es más”; olvídate de la tipografía fantasiosa, llena de elementos y serifas, y prioriza los modelos más sencillos.
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Paso a paso de cómo hacer un membrete en Word
Aunque es tan importante y requiere mucho cuidado su elaboración, la buena noticia es que el membrete de tu empresa se puede hacer fácilmente usando Word, manteniendo la personalización y sin perder credibilidad ni profesionalismo.
Básicamente, hay dos formas posibles de crear un membrete usando Word: la más práctica es usar una plantilla preexistente, pero también existe la posibilidad de comenzar desde cero, a partir de un archivo en blanco, que, aunque requiere más mano de obra, proporciona un mayor grado de personalización en el proceso de preparación de documentos.
Vea a continuación cómo hacer el membrete de su marca en Word, según cada forma.
Cómo crear el membrete de tu empresa en Word a partir de una plantilla preexistente
- Abra Word, vaya a Nuevo y seleccione su plantilla preferida de las disponibles.
- Descargue la plantilla preparada que eligió.
- Comience a personalizar el encabezado y el pie de página insertando la información de su empresa en los lugares correctos.
- Guarda los cambios y ¡listo! Su membrete ha sido creado. También puedes hacer una copia del mismo para poder editarlo más tarde, si lo crees necesario.
Cómo crear el membrete de tu empresa a partir de un documento en blanco
- Abra Word y, en "Nuevo", elija la opción para crear un documento en blanco.
- Al hacer clic en "Insertar" y luego en "Encabezado", creará su encabezado con membrete. Introduce los datos que prefieras, como nombre de la empresa, teléfono y/o correo electrónico de contacto, etc.
- Agregue el logotipo de su marca haciendo clic en "Insertar" y luego en "Imagen" para elegir la imagen del logotipo entre las archivos de su computadora.
- Después de elegir la imagen del logotipo, ajuste su tamaño y posición en el documento.
- Es hora de agregar un pie de página. Al hacer clic en "Insertar" y "Pie de página", podrá elegir una plantilla y ajustar la información como prefiera.
- También puede agregar otros elementos como líneas y otras formas para hacer que su membrete sea más atractivo. Simplemente haga clic en "Insertar" y "Formas" para elegir y editar las formas que desea agregar a su documento. Pero recuerda: ¡no te excedas!
- Guarda los cambios y ¡listo! Ha creado, completamente desde cero, su propio membrete. Como en el ejemplo anterior, también puedes hacer una copia del mismo para poder editarlo más tarde, si es necesario.
Ejemplos de membretes en diferentes industrias
El uso del membrete varía mucho en función del sector de actividad de la empresa, adaptándose a las necesidades de comunicación de cada área.
sector juridico
Los bufetes de abogados utilizan papel membretado para peticiones, contratos, opiniones y cartas oficiales. Generalmente son modelos sobrios, con colores neutros y con foco en el logotipo y la identificación profesional (OAB).
Sector médico
Las clínicas, hospitales y oficinas utilizan papel membretado para certificados, recetas e informes médicos. Generalmente incluyen el nombre del médico, el CRM, la especialidad y el logotipo de la institución.
Sector educativo
Las escuelas y universidades sellan documentos como certificados, declaraciones de inscripción y anuncios de estudiantes. El diseño generalmente resalta el escudo de armas de la institución y la información de contacto.
Sector corporativo
Las empresas privadas utilizan membrete para propuestas comerciales, contratos, cartas de presentación y documentos internos. La identidad visual se aplica fuertemente para reforzar la marca.
Sector público
Los organismos gubernamentales tienen membretes estandarizados, con escudos y logotipos oficiales, que siguen reglas internas de estandarización visual.
Cómo integrar membretes con firmas digitales
Con el avance de la transformación digital, la integración del membrete con la firma digital se ha vuelto esencial para las empresas que desean agilizar procesos y mantener la formalidad de los documentos.
El proceso es sencillo: primero se crea una plantilla de membrete en formato digital (normalmente un archivo PDF). Este modelo se utiliza luego como base para generar documentos que se firmarán digitalmente.
Al integrar membrete con firma digital:
- Se garantiza la autenticidad visual (a través del sello) y la autenticidad legal (a través de la firma digital);
- facilita la emisión de contratos, propuestas, notificaciones y comunicaciones sin necesidad de impresión;
- Se reducen los costes de papel, impresión y logística.
Herramientas como ZapSign permiten cargar documentos con membrete, colocar firmas electrónicas y generar archivos listos para enviar o almacenar de forma segura.
De esta forma, la compañía preserva su identidad visual en los documentos digitales y garantiza la validez legal necesaria, combinando tradición y modernidad en su comunicación oficial.
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