A assinatura digital tem sido cada vez mais utilizada por empresas e profissionais no Brasil como uma alternativa segura e válida juridicamente para autenticar documentos eletrônicos. Com a digitalização dos processos, é essencial compreender como esse recurso funciona e quais são os cuidados necessários para evitar falhas e erro em assinatura digital.
Ainda que a tecnologia por trás da assinatura digital seja avançada e confiável, sua eficácia depende diretamente do uso correto por parte dos usuários. A familiaridade com os conceitos de integridade, autenticidade e não repúdio é indispensável para garantir que o documento tenha valor jurídico e seja aceito em diferentes contextos.
Sem esse entendimento, mesmo ferramentas seguras podem ser utilizadas de forma inadequada, gerando problemas evitáveis. Um erro na assinatura digital pode comprometer a validade de um contrato e a segurança e a integridade das informações nele contidas.
Muitos usuários ainda cometem equívocos por desconhecimento das normas legais ou por má interpretação das boas práticas. Neste artigo, discutiremos os erros mais comuns em assinatura digital – e como evitá-los. Vamos lá?
A importância da assinatura digital e seus fundamentos legais
No Brasil, a validade da assinatura digital está respaldada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essa estrutura garante a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos assinados digitalmente.
A assinatura digital é diferente da assinatura eletrônica comum, pois utiliza certificados digitais vinculados ao CPF ou CNPJ do signatário, o que assegura maior nível de proteção contra fraudes.
Apesar da regulamentação e da popularização do uso de ferramentas digitais, muitos erros ainda são cometidos no momento de assinar um documento. Esses erros podem anular o efeito legal do arquivo ou gerar insegurança quanto à sua autenticidade. A seguir, apresentamos os principais tipos de erros cometidos nesse processo e como evitá-los.
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10 erros em assinatura digital e formas de evitar cada um
A adoção de assinaturas digitais no Brasil representa um avanço importante na desburocratização de processos e na segurança de transações eletrônicas. A seguir, conheça os principais equívocos cometidos durante o uso dessa tecnologia e veja como evitá-los de forma prática.
1. Uso de rubricas em documentos digitais
Muitas pessoas ainda têm o hábito de aplicar rubricas em páginas de documentos impressos como forma de validar o conteúdo. Esse costume foi transportado para o ambiente digital por alguns usuários que inserem imagens de suas rubricas em arquivos PDF ou documentos eletrônicos. Essa prática não tem validade jurídica e não representa uma assinatura digital reconhecida.
Como evitar: em vez de tentar reproduzir hábitos do mundo físico, é preciso utilizar plataformas confiáveis de assinatura digital, que vinculam o signatário a um certificado digital e garantem a verificação criptográfica do documento.
2. Repetição desnecessária de assinaturas
Outra falha comum ocorre quando o mesmo signatário realiza várias assinaturas no mesmo documento, acreditando ser necessário validar cada seção ou página. Essa prática, além de redundante, pode gerar dúvidas sobre a integridade do conteúdo, especialmente quando há edições posteriores entre uma assinatura e outra.
Como evitar: assinar uma única vez no final do documento, utilizando uma ferramenta que registre a integridade do conteúdo, já é suficiente para garantir sua validade. A tecnologia utilizada por plataformas especializadas assegura que qualquer alteração posterior invalide a assinatura original.
3. Impressão de documentos assinados digitalmente
Há casos em que, após assinar digitalmente um documento, ele é impresso para arquivamento físico ou para envio a terceiros. Esse procedimento tanto invalida a assinatura digital (que depende da criptografia para comprovação), como também retira do documento a rastreabilidade e a certificação de autenticidade.
Como evitar: documentos assinados digitalmente devem ser mantidos e compartilhados apenas em formato digital. O ideal é que o arquivo seja armazenado em ambiente seguro e que, quando necessário, seja validado por ferramentas específicas que confirmem a integridade da assinatura.
4. Criação de segundas vias para coletar novas assinaturas
Alguns profissionais optam por gerar uma nova via de um documento já assinado para incluir assinaturas adicionais. O problema é que, ao criar essa nova versão, a assinatura anterior perde validade ou não está mais vinculada ao conteúdo original, abrindo margem para fraudes.
Como evitar: a ordem correta é inserir todos os signatários no mesmo processo de assinatura digital. As boas plataformas permitem o envio sequencial ou simultâneo para múltiplas partes, garantindo que cada assinatura seja registrada de forma segura no mesmo arquivo original.
5. Assinatura fora da sequência definida
Em determinados fluxos, é importante que as assinaturas sigam uma sequência lógica, principalmente em processos de aprovação. Quando esse fluxo não é respeitado, o documento pode ser finalizado antes da análise de todos os envolvidos, o que compromete a confiabilidade.
Como evitar: use ferramentas com controle de ordem de assinatura. Dessa forma, cada parte só poderá assinar após a validação anterior, mantendo a coerência do processo.
6. Utilização de plataformas sem conformidade com normas
Nem todas as plataformas oferecem garantia de conformidade com a legislação brasileira ou com padrões internacionais de segurança. Algumas soluções apenas simulam uma assinatura visual, sem aplicar as camadas de proteção necessárias para garantir validade jurídica.
Como evitar: escolha plataformas reconhecidas e alinhadas com a ICP-Brasil, que garantam a integridade e a autoria do documento. Verifique se a ferramenta possui validação automática da assinatura e proteção contra alterações.
7. Inserção manual de imagens de assinatura
Em vez de usar assinaturas digitais legítimas, algumas pessoas inserem imagens da própria assinatura manuscrita no documento digital – o que pode parecer uma forma rápida de resolver o processo, mas não representa uma autenticação válida.
Como evitar: opte sempre por assinar usando métodos digitais seguros, com verificação de identidade. A inserção de imagens é facilmente manipulável e não é reconhecida juridicamente como assinatura digital.
8. Uso indevido do certificado digital
Há situações em que o certificado digital é compartilhado entre funcionários ou utilizado em máquinas públicas – o que compromete a segurança do titular e pode levar à anulação das assinaturas realizadas.
Como evitar: o certificado digital é pessoal e intransferível. Deve ser protegido por senha forte e utilizado apenas pelo titular autorizado, em dispositivos confiáveis e com autenticação em duas etapas, se possível.
9. Falta de validação do documento após a assinatura
Assinar digitalmente e não validar o arquivo é outro erro frequente. Sem a conferência final, pode ocorrer de o documento conter erros ou ter sido alterado antes da assinatura, sem o conhecimento do signatário.
Como evitar: após a assinatura, utilize uma ferramenta de validação para garantir que o conteúdo está íntegro e que a assinatura é reconhecida como válida. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) oferece um validador público e gratuito para esse fim.
10. Falta de registro do histórico de ações
Nem sempre o processo de assinatura é registrado de forma transparente. A ausência de histórico dificulta a comprovação de quem assinou, quando e em que ordem, prejudicando a rastreabilidade e a confiança no processo.
Como evitar: use plataformas que registrem todo o histórico de atividades, incluindo data, horário, IP e ordem de assinatura – o que ajuda a comprovar a autenticidade do processo em caso de questionamento jurídico.
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Como garantir a segurança e a validade da assinatura digital
Evitar os erros mencionados passa por uma escolha consciente da ferramenta utilizada e por um entendimento claro de como funciona o processo de assinatura digital.
Para que um documento tenha validade jurídica, ele precisa manter sua integridade do início ao fim, ser autenticado por um certificado digital emitido por autoridade confiável e não apresentar alterações após a assinatura. Cada detalhe técnico importa, desde a forma de identificação do signatário até a estrutura de segurança aplicada à assinatura.
Também é essencial que o usuário esteja corretamente identificado, que os acessos sejam controlados e que a plataforma utilizada registre com precisão todos os passos realizados — como horários, endereços IP e ordem de assinaturas. Esses registros oferecem uma camada adicional de proteção em caso de auditoria ou questionamento legal.
A forma mais eficaz de prevenir qualquer tipo de erro em assinatura digital é investir em uma solução que atenda plenamente às exigências da legislação, aplique medidas robustas de proteção de dados e, ao mesmo tempo, seja fácil de operar no dia a dia. Com isso, a margem para falhas diminui significativamente e o processo de assinatura ganha em confiabilidade e segurança para todas as partes envolvidas.
Dito tudo isso, podemos perceber o quanto a assinatura digital representa um avanço significativo na digitalização de processos, mas seu uso exige atenção a detalhes que garantem a validade jurídica e a segurança da informação. Cometer um erro na assinatura digital pode comprometer contratos importantes, abrir brechas para fraudes e invalidar documentos essenciais.
Evitar falhas como o uso de rubricas, inserção de imagens, impressão de arquivos assinados e uso inadequado de certificados é uma responsabilidade de empresas e profissionais.
Plataformas como a ZapSign oferecem segurança jurídica e uma experiência simplificada de assinatura, com integração a sistemas de gestão, envio automatizado e validação em conformidade com a ICP-Brasil.
A adoção de boas práticas e o uso de plataformas confiáveis são os caminhos mais seguros para aproveitar todos os benefícios da assinatura digital. Se você busca uma solução que facilite esse processo com segurança, transparência e economia, conheça a ZapSign e transforme a forma como sua empresa assina documentos.
