Um erro em assinatura digital pode ocorrer quando o documento foi alterado ou corrompido, o certificado apresenta problemas, a assinatura não é reconhecida ou faltam informações técnicas para concluir a validação. O primeiro passo é enviar o arquivo original ao VALIDAR do ITI e consultar o relatório de conformidade, que mostra se a assinatura foi aprovada, reprovada ou considerada indeterminada.
Resumo
- Quais são as principais causas de erro em assinatura digital.
- Como interpretar os resultados do VALIDAR do ITI.
- O que fazer quando a assinatura aparece como indeterminada.
- Como identificar alterações ou corrupção no documento.
- Quais cuidados tomar com certificados digitais.
- Como evitar erros de impressão, rubrica e compartilhamento.
Fatos rápidos
- Três resultados possíveis: o VALIDAR classifica a assinatura como aprovada, indeterminada ou reprovada. Um resultado indeterminado significa que faltam informações para confirmar ou reprovar sua conformidade.
- Certificado expirado: o vencimento atual do certificado não invalida automaticamente documentos assinados durante seu período de vigência, considerada a fonte de tempo utilizada na assinatura.
- Alterações no PDF: a ausência dos recursos DocMDP ou FieldMDP pode impedir que o VALIDAR determine se o arquivo foi modificado e gerar o resultado “assinatura indeterminada”.
O que pode causar erro em assinatura digital?
No Brasil, a validade da assinatura digital está respaldada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essa estrutura garante a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos assinados digitalmente.
A assinatura digital é diferente da assinatura eletrônica comum, pois utiliza certificados digitais vinculados ao CPF ou CNPJ do signatário, o que assegura maior nível de proteção contra fraudes.
Apesar da regulamentação e da popularização do uso de ferramentas digitais, muitos erros ainda são cometidos no momento de assinar um documento. Esses erros podem anular o efeito legal do arquivo ou gerar insegurança quanto à sua autenticidade. A seguir, apresentamos os principais tipos de erros cometidos nesse processo e como evitá-los.
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10 erros em assinatura digital e como corrigir
A adoção de assinaturas digitais no Brasil representa um avanço importante na desburocratização de processos e na segurança de transações eletrônicas. A seguir, conheça os principais equívocos cometidos durante o uso dessa tecnologia e veja como evitá-los de forma prática.
1. Uso de rubricas em documentos digitais
Muitas pessoas ainda têm o hábito de aplicar rubricas em páginas de documentos impressos como forma de validar o conteúdo. Esse costume foi transportado para o ambiente digital por alguns usuários que inserem imagens de suas rubricas em arquivos PDF ou documentos eletrônicos. Essa prática não tem validade jurídica e não representa uma assinatura digital reconhecida.
Como evitar: em vez de tentar reproduzir hábitos do mundo físico, é preciso utilizar plataformas confiáveis de assinatura digital, que vinculam o signatário a um certificado digital e garantem a verificação criptográfica do documento.
2. Repetição desnecessária de assinaturas
Outra falha comum ocorre quando o mesmo signatário realiza várias assinaturas no mesmo documento, acreditando ser necessário validar cada seção ou página. Essa prática, além de redundante, pode gerar dúvidas sobre a integridade do conteúdo, especialmente quando há edições posteriores entre uma assinatura e outra.
Como evitar: assinar uma única vez no final do documento, utilizando uma ferramenta que registre a integridade do conteúdo, já é suficiente para garantir sua validade. A tecnologia utilizada por plataformas especializadas assegura que qualquer alteração posterior invalide a assinatura original.
3. Impressão de documentos assinados digitalmente
Há casos em que, após assinar digitalmente um documento, ele é impresso para arquivamento físico ou para envio a terceiros. Esse procedimento tanto invalida a assinatura digital (que depende da criptografia para comprovação), como também retira do documento a rastreabilidade e a certificação de autenticidade.
Como evitar: documentos assinados digitalmente devem ser mantidos e compartilhados apenas em formato digital. O ideal é que o arquivo seja armazenado em ambiente seguro e que, quando necessário, seja validado por ferramentas específicas que confirmem a integridade da assinatura.
4. Criação de segundas vias para coletar novas assinaturas
Alguns profissionais optam por gerar uma nova via de um documento já assinado para incluir assinaturas adicionais. O problema é que, ao criar essa nova versão, a assinatura anterior perde validade ou não está mais vinculada ao conteúdo original, abrindo margem para fraudes.
Como evitar: a ordem correta é inserir todos os signatários no mesmo processo de assinatura digital. As boas plataformas permitem o envio sequencial ou simultâneo para múltiplas partes, garantindo que cada assinatura seja registrada de forma segura no mesmo arquivo original.
5. Assinatura fora da sequência definida
Em determinados fluxos, é importante que as assinaturas sigam uma sequência lógica, principalmente em processos de aprovação. Quando esse fluxo não é respeitado, o documento pode ser finalizado antes da análise de todos os envolvidos, o que compromete a confiabilidade.
Como evitar: use ferramentas com controle de ordem de assinatura. Dessa forma, cada parte só poderá assinar após a validação anterior, mantendo a coerência do processo.
6. Utilização de plataformas sem conformidade com normas
Nem todas as plataformas oferecem garantia de conformidade com a legislação brasileira ou com padrões internacionais de segurança. Algumas soluções apenas simulam uma assinatura visual, sem aplicar as camadas de proteção necessárias para garantir validade jurídica.
Como evitar: escolha plataformas reconhecidas e alinhadas com a ICP-Brasil, que garantam a integridade e a autoria do documento. Verifique se a ferramenta possui validação automática da assinatura e proteção contra alterações.
7. Inserção manual de imagens de assinatura
Em vez de usar assinaturas digitais legítimas, algumas pessoas inserem imagens da própria assinatura manuscrita no documento digital – o que pode parecer uma forma rápida de resolver o processo, mas não representa uma autenticação válida.
Como evitar: opte sempre por assinar usando métodos digitais seguros, com verificação de identidade. A inserção de imagens é facilmente manipulável e não é reconhecida juridicamente como assinatura digital.
8. Uso indevido do certificado digital
Há situações em que o certificado digital é compartilhado entre funcionários ou utilizado em máquinas públicas – o que compromete a segurança do titular e pode levar à anulação das assinaturas realizadas.
Como evitar: o certificado digital é pessoal e intransferível. Deve ser protegido por senha forte e utilizado apenas pelo titular autorizado, em dispositivos confiáveis e com autenticação em duas etapas, se possível.
9. Falta de validação do documento após a assinatura
Assinar digitalmente e não validar o arquivo é outro erro frequente. Sem a conferência final, pode ocorrer de o documento conter erros ou ter sido alterado antes da assinatura, sem o conhecimento do signatário.
Como evitar: após a assinatura, utilize uma ferramenta de validação para garantir que o conteúdo está íntegro e que a assinatura é reconhecida como válida. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) oferece um validador público e gratuito para esse fim.
10. Falta de registro do histórico de ações
Nem sempre o processo de assinatura é registrado de forma transparente. A ausência de histórico dificulta a comprovação de quem assinou, quando e em que ordem, prejudicando a rastreabilidade e a confiança no processo.
Como evitar: use plataformas que registrem todo o histórico de atividades, incluindo data, horário, IP e ordem de assinatura – o que ajuda a comprovar a autenticidade do processo em caso de questionamento jurídico.
| Erro ou resultado | Possível causa | Como resolver |
| Documento sem assinatura ou assinatura corrompida | Arquivo danificado, formato de download ou compartilhamento inadequado | Solicitar ao emissor um novo arquivo original |
| Assinatura indeterminada | Ausência de informações técnicas, certificado expirado ou falta de DocMDP/FieldMDP | Abrir o relatório de conformidade e consultar o fornecedor |
| Assinatura reprovada | Falha de conformidade identificada na validação | Conferir as mensagens do relatório e solicitar nova assinatura |
| Assinatura desconhecida | Cadeia ou âncora de confiança não reconhecida | Consultar o emissor ou a autoridade certificadora |
| Documento alterado | Modificação realizada depois da assinatura | Recuperar o arquivo original ou realizar um novo processo |
| Erro 500 ou falha na API | Instabilidade temporária do serviço | Atualizar a página e tentar novamente mais tarde |
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Como evitar erro em assinatura digital?
Evitar os erros mencionados passa por uma escolha consciente da ferramenta utilizada e por um entendimento claro de como funciona o processo de assinatura digital.
Para que um documento tenha validade jurídica, ele precisa manter sua integridade do início ao fim, ser autenticado por um certificado digital emitido por autoridade confiável e não apresentar alterações após a assinatura. Cada detalhe técnico importa, desde a forma de identificação do signatário até a estrutura de segurança aplicada à assinatura.
Também é essencial que o usuário esteja corretamente identificado, que os acessos sejam controlados e que a plataforma utilizada registre com precisão todos os passos realizados — como horários, endereços IP e ordem de assinaturas. Esses registros oferecem uma camada adicional de proteção em caso de auditoria ou questionamento legal.
A forma mais eficaz de prevenir qualquer tipo de erro em assinatura digital é investir em uma solução que atenda plenamente às exigências da legislação, aplique medidas robustas de proteção de dados e, ao mesmo tempo, seja fácil de operar no dia a dia. Com isso, a margem para falhas diminui significativamente e o processo de assinatura ganha em confiabilidade e segurança para todas as partes envolvidas.
Dito tudo isso, podemos perceber o quanto a assinatura digital representa um avanço significativo na digitalização de processos, mas seu uso exige atenção a detalhes que garantem a validade jurídica e a segurança da informação. Cometer um erro na assinatura digital pode comprometer contratos importantes, abrir brechas para fraudes e invalidar documentos essenciais.
Evitar falhas como o uso de rubricas, inserção de imagens, impressão de arquivos assinados e uso inadequado de certificados é uma responsabilidade de empresas e profissionais.
Plataformas como a ZapSign oferecem segurança jurídica e uma experiência simplificada de assinatura, com integração a sistemas de gestão, envio automatizado e validação em conformidade com a ICP-Brasil.
A adoção de boas práticas e o uso de plataformas confiáveis são os caminhos mais seguros para aproveitar todos os benefícios da assinatura digital. Se você busca uma solução que facilite esse processo com segurança, transparência e economia, conheça a ZapSign e transforme a forma como sua empresa assina documentos.
O erro pode ser causado por alterações no documento, corrupção do arquivo, problemas no certificado, formato incompatível ou ausência de informações técnicas necessárias à validação.
Envie o arquivo original ao VALIDAR, abra o relatório de conformidade e identifique a falha. Dependendo do resultado, será necessário solicitar um novo documento ou consultar a plataforma de assinatura ou a autoridade certificadora.
Significa que as informações disponíveis não foram suficientes para confirmar nem reprovar a assinatura. O resultado pode estar relacionado ao certificado, à referência temporal ou à estrutura técnica do PDF.
Não automaticamente. Documentos assinados durante o período de validade do certificado podem continuar válidos, desde que seja possível comprovar o momento em que a assinatura ocorreu.
A cópia impressa não preserva os elementos criptográficos da assinatura. A validação exige o arquivo digital original ou um QR Code compatível com o VALIDAR.
A imagem não é reconhecida pelo VALIDAR como assinatura eletrônica. Ela funciona apenas como elemento visual e não comprova, sozinha, autoria ou integridade.
Atualize a página ou tente novamente mais tarde. Caso o problema persista, utilize o canal oficial de atendimento e envie o arquivo e o relatório para análise.
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
