Nos dias de hoje, todas as atividades que fazemos em termos de trabalho requerem que sejam feitas para ontem. Para você não se perder entre elas, é altamente recomendável o uso de um organizador de tarefas. Mas, como a ferramenta não é suficiente, você também precisa saber como organizar as tarefas de trabalho.
Ao fazer isso, você consegue conduzir bem a sua gestão e, consequentemente, aumentar os resultados do negócio. Para saber mais, continue a leitura!
Confira 14 dicas de como organizar tarefas de trabalho
Reunimos aqui as dicas principais para tornar a execução das suas tarefas bem organizada. Vamos conhecê-las?
1) Planeje o dia antecipadamente
Quando você começa o seu dia de trabalho, sabe precisamente tudo que deve fazer? Se a resposta for “não” ou “mais ou menos”, comece a colocar em prática já esta primeira dica.
Antes de terminar o seu dia, comece a preparar tudo que deve fazer no seguinte que geralmente inclui tarefas como:
- quais atividades devem ser feitas;
- quais são os horários de começo e fim de cada uma delas;
- se certificar de que todos os membros necessários estão envolvidos nelas;
- conferir se não há pendências que devem ser resolvidas até o dia seguinte.
2) Trabalhe com expectativas reais
O seu “eu” de hoje conseguiu realizar todas as tarefas que o seu “eu” de ontem programou? Se a resposta for “não” e caso isso ocorra com frequência, significa que dificilmente o seu “eu” de hoje fará o que está programando para o seu “eu” de amanhã.
Por isso, ao listar as suas tarefas diárias, semanais ou mensais, considere o tempo real que leva para executá-las e estabeleça limites referentes à sua capacidade e horários da sua agenda.
É comum alguns gestores quererem abraçar mais do que seus braços conseguem, mas isso faz com que você não consiga fazer tudo que se compromete, o que quebra as expectativas suas e das pessoas que esperam receber o seu trabalho.
3) Faça uma tarefa de cada vez
Os dias de hoje nos dão a impressão de que o tempo passa mais rápido e traz, como consequência, que executamos muitas tarefas ao mesmo tempo para que fiquem prontas dentro dos prazos.
Porém, na prática, quando você faz 10 coisas ao mesmo tempo, acaba fazendo 1/10 de cada uma em termos de qualidade, além de gerar pouco entendimento sobre as tarefas que você mesmo fez, atrasos e estresse.
Logo, trate de focar em uma tarefa de cada vez para dar a ela toda a atenção necessária.
4) Agrupe assuntos de trabalho que sejam relacionados
Outra dica que pode aumentar a sua produtividade é agrupar assuntos relacionados para que você os trabalhe no mesmo dia.
Se você precisa trabalhar em cima de pontos referentes a contratações, por exemplo, tire um dia ou mais para se dedicar totalmente a isso. O mesmo vale para operações, financeiro, marketing, entre outros.
Isso faz com que você mantenha o foco em tarefas que são afins e te condiciona a executá-las muito bem.
Caso você se sinta cansado após ficar muito tempo trabalhando em cima do mesmo tema, faça uma pausa para descansar a cabeça. Técnicas como Pomodoro são bem eficientes em relação a isso.
5) Faça uso da tecnologia
Para que as suas tarefas fiquem bem organizadas, é imprescindível usar ferramentas tecnológicas dentro da sua gestão.
Ao contratar as soluções mais adequadas, você conseguirá otimizar e agilizar todos os seus processos. Vamos ver um exemplo?
A assinatura manual de documentos envolve um fluxo vagaroso por requerer a presença física dos signatários ou taxas e tempo de envio desses arquivos quando as partes se encontram em outra cidade ou país.
Por outro lado, ao adotar um sistema de assinatura eletrônica – como a ZapSign – você simplifica todos esses processos num toque de botão.
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6) Crie as pautas das reuniões
Alguma vez você já esteve numa reunião cujos membros não sabiam precisamente como conduzi-la? Esse tipo de situação acontece quando pautas não são feitas previamente.
O objetivo da pauta é listar os pontos mais importantes a serem discutidos durante a reunião. Também é importante que ela tenha um condutor que se atente ao tempo para ter a certeza de que todos os assuntos serão tratados até o final.
Lembre-se de enviar os tópicos da pauta a todos os convidados com antecipação para que eles se preparem também.
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7) Delegue as tarefas
Delegar as tarefas também é uma dica importante, pois isso não apenas alivia os seus encargos como também valida os colaboradores que passam a saber da confiança que você tem no trabalho deles.
Isso significa que delegar tarefas é um motivador para toda a sua equipe, sobretudo para os que querem crescer profissionalmente ao assumir maiores responsabilidades.
Na hora de delegar, leve em consideração as funções e talentos de cada membro para ter certeza de que eles executarão bem as tarefas designadas.
8) Evite distrações
Um levantamento revelou que o brasileiro fica, em média, 3 horas e 31 minutos por dia nas redes sociais. Tanto tempo obviamente inclui o tempo de trabalho e isso faz parte da lista de distrações.
Há outros pontos de distração que fazem parte tanto do trabalho no escritório quanto em home office como aquela pausa para um café, um lanche ou uma conversa que nada tem a ver com trabalho.
Claro que fazer pausas é necessário, mas é recomendável que atividades relaxantes sejam priorizadas para te fazer desligar a cabeça da correria em vez de levá-la a pensar em outras coisas que atrapalhem o fluxo de trabalho.
9) Separe tempo para os e-mails
Durante o expediente, e-mails chegam constantemente à caixa de entrada. Se você a deixa aberta no navegador ou habilitou alertas no celular que te avisam toda vez que uma nova mensagem chega, deve ver notificações a todo momento e se sentir tentado a responder tudo.
No entanto, a recomendação que damos é: não faça isso.
Primeiramente, avalie todos os e-mails que se encontram na sua caixa e separe aqueles que requerem uma resposta urgente do que podem ser respondidos ao longo da semana.
Assim, separe um horário específico do dia para redigir e enviar suas respostas. Siga esse quadro à risca e evite a leitura de e-mails durante a execução de outras tarefas, pois isso pode gerar uma sensação de querer respondê-lo logo, o que fará da sua agenda uma bagunça e do seu dia um estresse.
10) Crie metas
Quando falamos de metas, pensamos imediatamente naquelas que fazem parte do objetivo geral da empresa. Porém, você também deve criar metas para as suas próprias tarefas.
Além de listar tudo que você precisa fazer, estabeleça prazos que precisam ser seguidos à risca para que não haja atrasos ou descumprimento das suas atividades.
Lembre-se que, como líder, você deve ser o exemplo para os seus liderados e isso começa pelas metas diárias que você completa com excelência.
11) Não procrastine
Quem nunca deixou para amanhã o que poderia fazer hoje? Mas, a grande pergunta é: será mesmo que você o fará amanhã ou também deixará para depois de amanhã?
Para não chegar a essa reflexão, evite a procrastinação. Como isso é simples de dizer na teoria, vejamos duas práticas que te ajudam a superá-la:
- assuma o que você tem certeza de que consegue realizar;
- divida tarefas grandes em sub-tarefas para que sua entrega não pareça tão pesada.
12) Faça pausas
Por mais que um turno de trabalho padrão tenha 8 horas de duração, dificilmente conseguimos trabalhar esse tempo todo sem parar. Aliás, isso não é bom para a saúde.
Por isso, faça pausas ao longo do expediente a fim de aliviar um pouco a mente, sobretudo naqueles momentos em que você já não consegue pensar adequadamente em como fazer as suas tarefas.
13) Marque as tarefas que já foram concluídas
Ao ter todas as tarefas organizadas, é preciso que suas execuções sejam bem ordenadas também. Logo, tenha consigo um quadro que mostre as tarefas que estão por ser executadas, as que estão sendo feitas e aquelas que ainda serão concluídas.
O Kanban é um sistema bastante usado com essa finalidade, ele pode ser usado tanto em aplicativos como o Trello quanto num quadro em branco que você pode ter no seu escritório e marcar as tarefas concluídas com caneta ou post-it.
14) Não seja multitarefas
Gestores de empresa precisam saber de tudo que ocorre na organização, mas isso não significa que deva fazer tudo ou mesmo saber de tudo.
Por exemplo: se você contratar um programador para criar o site da sua empresa, você não é obrigado a saber como se trabalha com webdesign, mas se certificar de que o trabalho está sendo feito adequadamente.
O bom gerente não é aquele que faz todos os trabalhos, e sim aquele que toma as medidas necessárias para que todos os seus liderados façam um bom trabalho.
Ao aplicar estas 14 dicas de como organizar tarefas de trabalho, você terá maiores chances de aumentar a sua produtividade laboral.
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