Como aliar assinatura eletrônica e transformação digital na sua empresa

Em um mundo marcado por constantes renovações tecnológicas, é inegável o papel que a assinatura eletrônica e a transformação digital têm desempenhado como um pilar essencial para a sobrevivência e o crescimento das empresas dos mais diversos setores e tamanhos. 

A agilidade, a eficiência e a capacidade de adaptação proporcionadas pela digitalização representam elementos-chave para o enfrentamento dos desafios do mercado atual. Nesse contexto, a incorporação da assinatura eletrônica se faz vital para o fortalecimento das estratégias de transformação digital nas organizações.

Contudo, ao mesmo tempo em que inúmeras oportunidades e melhorias significativas são reveladas, o cenário de transição para a transformação digital também apresenta desafios que requerem a atenção cuidadosa dos gestores e líderes empresariais. 

A mudança de paradigma em relação aos processos tradicionais, a adoção de novas tecnologias e a integração de soluções inovadoras muitas vezes podem se mostrar complexas e demandar um planejamento estratégico detalhado.

Neste artigo, explicaremos em detalhes tudo sobre como a aliança entre a assinatura eletrônica e a transformação digital pode otimizar os seus fluxos de trabalho, além de aumentar a sua produtividade e, ao mesmo tempo, te ajudar enfrentar os desafios que surgem ao longo dessa jornada. 

Boa leitura!

Afinal de contas, o que é transformação digital?

Podemos definir brevemente o conceito de transformação digital como um processo revolucionário de incorporação de tecnologias inovadoras em todos os aspectos de uma organização – estendendo-se desde seus processos internos até o relacionamento com clientes e parceiros.

O processo de transformação digital compreende, como seu principal objetivo, a busca pelo rompimento com os engessados modelos de negócio tradicionais, instrumentalizando a tecnologia a fim de adaptar-se às novas demandas de agilidade, eficiência e competitividade do mercado corporativo.

Nesse sentido, um dos principais motores da transformação digital é, sem dúvidas, a análise de dados, processo no qual as informações mais importantes em nível estratégico são coletadas, processadas e interpretadas, de modo a favorecer as tomadas de decisões, a automatização de tarefas repetitivas e a otimização de processos.

Atualmente, a tendência à transformação digital pode ser facilmente observada na grande maioria das empresas, independente de seu porte ou ramo de atuação – afinal, inovações tecnológicas arrojadas como inteligência artificial, a nuvem computacional, plataformas inteligentes e uma infinidade de outras tecnologias disruptivas são utilizadas em larga escala, em prol de uma maior eficiência operacional.

Entretanto, ao buscarmos um aprofundamento no assunto, notamos que a transformação digital envolve não apenas a implementação de novas ferramentas tecnológicas, como também uma verdadeira transformação cultural e organizacional no cerne da empresa.

Para tal, os gestores devem estar dispostos a abandonar antigas práticas, abraçar a inovação e fomentar a colaboração entre os membros da equipe, a fim de que os objetivos propostos sejam alcançados. Trata-se, portanto, de um processo contínuo e que demanda grande agilidade e capacidade de adaptação – afinal de contas, tanto as tecnologias quanto as dinâmicas do mercado estão em constante evolução.

Cabe lembrar que, como estamos falando de transformações radicais e profundas na cultura interna da empresa, a adoção das principais ferramentas dentro dos padrões do mercado atual deve caminhar em equilíbrio com a adaptação de uma estratégia personalizada, de acordo com as particularidades de cada negócio.

O que é assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica nada mais é do que uma forma segura de se obter  aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento de sua identidade por meios eletrônicos. Em outras palavras, estamos falando de um substituto moderno, seguro e verificável para a assinatura de próprio punho, principalmente de documentos e contratos.

Embora seja, normalmente, associado à assinatura digital, o conceito de assinatura eletrônica é bastante abrangente, reunindo todos os formatos utilizados para a validação de um documento ou para a identificação de uma determinada pessoa: desde o reconhecimento biométrico nos caixas eletrônicos, passando pelos tokens de identificação em serviços pela Internet, até a execução de um login a partir de uma senha pessoal.

Já a assinatura digital é uma modalidade específica de assinatura eletrônica, em que o signatário utiliza um certificado digital para comprovar sua autoria. O certificado digital deve ser emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.

Tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital possuem validade jurídica, de acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001 e Medida Provisória nº 983 de 2020. Neste texto, tratamos da assinatura eletrônica e da assinatura digital indistintamente, já que na maioria das situações possuem os mesmos efeitos.

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As vantagens da junção entre assinatura eletrônica e transformação digital para as empresas

Na era moderna, onde documentos digitais e transformações tecnológicas dominam o cenário empresarial, a sinergia entre assinatura eletrônica e transformação digital emergiu como um vetor crucial para o sucesso empresarial.

Com a crescente adoção de plataformas digitais no Brasil, a assinatura eletrônica, especialmente aquelas validadas pelo ICP Brasil, tornou-se um componente vital para a eficiência operacional.

Essa integração não só simplifica o processo de upload e gestão de documentos, mas também impulsiona a agilidade e segurança nas transações empresariais. A assinatura digital, neste contexto, é mais do que uma ferramenta; ela é um facilitador chave na jornada da transformação digital, oferecendo benefícios substanciais que serão detalhados a seguir.

Agilidade nos negócios

A junção entre assinatura eletrônica e transformação digital dinamiza as operações e acelera o fluxo de documentos e contratos, eliminando grandes papeladas e burocracias desnecessárias. Unindo a capacidade de assinar eletronicamente com uma equipe alinhada à nova cultura digital, a empresa conclui negócios mais rapidamente, alinhando-se às demandas de agilidade e objetividade do mercado e sendo capaz de tomar decisões com mais velocidade e precisão.

Validade jurídica

As soluções de assinatura eletrônica seguras possuem validade jurídica, em conformidade com leis e regulamentos específicos: os mecanismos de criptografia garantem a autenticidade das assinaturas, protegendo a integridade dos documentos assinados.

Além disso, a tecnologia das assinaturas eletrônicas e digitais é reconhecida em diversos países, o que confere legitimidade aos contratos eletrônicos e transações, assegurando que eles possam ser usados em processos legais.

Segurança

Reforçando o ítem anterior, assinatura eletrônica emprega protocolos de segurança avançados para proteger a confidencialidade e autenticidade das assinaturas e documentos. A criptografia e autenticação garantem a segurança e a integridade dos dados e das transações, evitando fraudes.

Ao integrar a prática da assinatura eletrônica ao processo de transformação digital, compreende-se que o negócio caminha firme em direção à conquista de uma relação sólida, confiável e duradoura com seus clientes e parceiros .

Redução de custos

Implementar a transformação digital na sua empresa implica, naturalmente, em reconhecer a assinatura eletrônica como um poderoso fator de eliminação de gastos, sobretudo aqueles associados ao uso de papel, impressões e envio físico.

Além disso, também há uma expressiva redução no que diz respeito à necessidade de recursos logísticos e físicos, como impressoras, armários e espaço para o armazenamento dos documentos.

Essa vantagem se torna especialmente relevante em longo prazo, tornando os processos muito mais eficientes e sustentáveis.

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Gestão do tempo

A rapidez na assinatura eletrônica reduz drasticamente o tempo de conclusão de contratos e acordos. 

Os documentos podem ser assinados instantaneamente, independentemente da localização física das partes envolvidas, e o processo de transformação digital contempla justamente esse fator de otimização – a economia de tempo é essencial para a produtividade, permitindo que a empresa concentre-se em atividades mais estratégicas e inovadoras.

Mobilidade

A assinatura eletrônica permite que os documentos sejam assinados a partir de dispositivos móveis ou computadores conectados à internet. – o que possibilita que funcionários, parceiros e clientes assinem documentos de qualquer lugar, eliminando a necessidade de reuniões presenciais e viagens para concluir acordos. 

Sob o ponto de vista da transformação digital, a mobilidade representa um fator essencial, já que aumenta a flexibilidade e a agilidade nos processos de negócios.

Automação do processo de assinatura

A integração da assinatura eletrônica com sistemas digitais permite a automação dos fluxos de trabalho. Ao reduzir a intervenção manual e a possibilidade de erros humanos, os processos de assinatura ocorrem de forma ainda mais ágil e segura. 

A automação também proporciona uma trilha de auditoria completa dos documentos assinados, fortalecendo a rastreabilidade e transparência das operações da empresa.

Ao observar todos fatores acima apontados, torna-se mais do que claro que a implementação da assinatura eletrônica, sobretudo quando alinhada à construção de uma cultura de transformação digital no DNA da empresa, representa um instrumento poderoso para o aprimoramento de seus resultados – seja em relação à melhoria da experiência do cliente, como ao aumento da sua vantagem competitiva da empresa, à abertura de novos mercados, à personalização de ofertas e serviços e, até mesmo, à antecipação de tendências.

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