No mundo globalizado de hoje, a assinatura digital no estrangeiro se tornou uma ferramenta indispensável para empresas, organizações e indivíduos que precisam formalizar documentos de maneira rápida, segura e confiável, independentemente de fronteiras geográficas.
Afinal, com a digitalização dos negócios e a intensificação das relações comerciais entre diferentes países, a necessidade de soluções eficazes para autenticar documentos eletronicamente se tornou mais evidente do que nunca, independente de um signatário estar no Brasil e a outra parte no Japão, por exemplo.
A assinatura digital não apenas reduz o tempo necessário para finalizar acordos, mas também elimina barreiras logísticas, como o envio físico de documentos.
Este artigo aborda de forma detalhada os procedimentos, as questões legais e as melhores práticas para enviar documentos para assinatura digital envolvendo signatários em diferentes países, garantindo que todas as partes envolvidas estejam protegidas legalmente e satisfeitas com a solução adotada.
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia que permite validar documentos eletronicamente, garantindo sua integridade e autenticidade. Essa forma de assinatura utiliza criptografia para assegurar que o conteúdo do documento permaneça inalterado desde o momento da assinatura.
No contexto jurídico, a assinatura digital oferece a segurança de que o documento é legítimo e de que o signatário é, de fato, quem afirma ser. Essa confiabilidade é essencial, especialmente em transações comerciais, contratos e acordos firmados entre partes localizadas em diferentes países.
No Brasil, as assinaturas digitais são regulamentadas pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A ICP-Brasil estabelece os padrões e normas para a emissão de certificados digitais, que são utilizados para criar assinaturas digitais reconhecidas legalmente. Esses certificados são fundamentais para garantir que as assinaturas realizadas no Brasil tenham validade jurídica e sejam aceitas em processos legais e comerciais.
No entanto, para além das fronteiras brasileiras, cada país possui suas próprias regulamentações e padrões de aceitação para assinaturas digitais. É fundamental compreender como essas regras variam para garantir que documentos assinados digitalmente sejam aceitos em diferentes jurisdições.
Muitos países aderem a padrões internacionais, como o eIDAS na União Europeia, que estabelece normas para assinaturas eletrônicas válidas em todos os estados membros. Por outro lado, o Japão tem mais resistência à mudança por ainda utilizar o hanko (carimbo) em vez de assinatura digital.
Portanto, ao lidar com signatários estrangeiros, é essencial utilizar soluções que atendam aos requisitos legais tanto no Brasil quanto no país de destino.
Considerações legais para assinaturas digitais internacionais
O aspecto jurídico das assinaturas digitais em transações internacionais é uma das principais preocupações ao enviar documentos para serem assinados por signatários estrangeiros.
Como cada país possui suas próprias regulamentações e padrões de aceitação para assinaturas eletrônicas, isso pode criar desafios para garantir que um documento seja considerado válido em diferentes jurisdições. Para superar essas barreiras, é essencial conhecer as normas de cada país envolvido no processo.
No Brasil, a Lei nº 14.063/2020 reconhece a validade jurídica das assinaturas digitais, desde que estas cumpram os requisitos de segurança e autenticidade estabelecidos. Isso significa que documentos assinados digitalmente têm a mesma validade que os assinados fisicamente, desde que sejam criados usando certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil.
No entanto, quando um documento precisa ser assinado por uma parte no exterior, é necessário verificar se a assinatura digital será reconhecida como válida no país do signatário.
Como dito anteriormente, na União Europeia, o Regulamento eIDAS fornece um quadro legal uniforme para assinaturas eletrônicas, garantindo que elas sejam aceitas em todos os estados membros. Nos Estados Unidos, o ESIGN Act e o UETA estabelecem os parâmetros para a validade jurídica de assinaturas digitais em nível federal e estadual, respectivamente.
Já países asiáticos têm seus próprios regulamentos, que podem variar significativamente. Por isso, é importante avaliar as normas específicas de cada localidade e, se necessário, buscar consultoria jurídica para assegurar a conformidade.
A conformidade com padrões internacionais é outro aspecto essencial. Soluções de assinatura digital que aderem a normas globais, como o Padrão Internacional de Assinatura Digital (PAdES), podem facilitar o reconhecimento legal em múltiplas jurisdições. Essa abordagem minimiza os riscos e garante que os documentos sejam aceitos sem complicações legais.
Passos para enviar documentos para assinatura digital no exterior
Enviar documentos para assinatura digital por signatários localizados em outros países requer planejamento e atenção a detalhes específicos. Seguindo um conjunto claro de etapas, é possível garantir que o processo ocorra sem problemas, respeitando as regulamentações legais e atendendo às expectativas das partes envolvidas. Aqui estão os passos detalhados.
1. Escolha de uma plataforma compatível
A escolha da plataforma é um dos passos mais importantes para garantir o sucesso do envio de documentos para assinatura digital no exterior. A plataforma deve não apenas atender às regulamentações brasileiras, mas também ser reconhecida no país do signatário estrangeiro.
Soluções como a ZapSign são amplamente utilizadas porque oferecem conformidade com padrões internacionais, além de serem fáceis de usar, além de ter autenticação personalizada e opções de ajuste para os dados exigidos.
Além disso, a plataforma permite que você customize o fluxo de assinatura, adicionando campos específicos ou notas explicativas para facilitar a interação dos signatários. Isso pode ser especialmente útil quando os signatários estão localizados em jurisdições com regulamentações mais rigorosas ou possuem pouca familiaridade com o processo de assinatura digital.
2. Configuração do documento e identidade do signatário
Após selecionar a plataforma, o próximo passo é configurar o documento. Certifique-se de que o arquivo esteja completo, sem erros, e no formato correto (ou seja, em PDF). A configuração pode incluir a definição de campos obrigatórios para assinatura, carimbos de data e hora, e qualquer informação adicional que precise ser preenchida. Durante essa etapa, revise cuidadosamente o documento para evitar retrabalho, já que alterações após o envio podem causar atrasos.
Por exemplo, o envio de um código de segurança via SMS ou e-mail pode oferecer uma camada extra de proteção. A ZapSign tem funcionalidades específicas que simplificam esse processo para signatários fora do Brasil.
3. Envio do documento e comunicação clara
Com o documento configurado, é hora de enviá-lo ao signatário. O envio é feito diretamente pela plataforma, geralmente por meio de um e-mail contendo um link seguro para o documento, tal como é explicado aqui.
É importante garantir que o endereço de e-mail do signatário seja correto e que ele esteja ciente do procedimento. Uma boa prática é enviar uma mensagem prévia explicando como o processo funcionará, especialmente se o signatário não estiver familiarizado com assinaturas digitais.
Durante o envio, você pode incluir instruções detalhadas no corpo do e-mail ou na interface do documento para guiar o signatário em cada etapa. Na ZapSign, você ainda consegue adicionar lembretes automáticos caso o signatário demore para completar o processo, o que ajuda a evitar atrasos.
Ademais, certifique-se de que o idioma utilizado no documento a ser assinado seja claro e compreensível para o destinatário, especialmente se ele não for fluente em português.
4. Monitoramento do status e suporte ao signatário
Após o envio, monitore o status do documento em tempo real. A ZapSign oferece dashboards que mostram quem já assinou, quem está pendente e quaisquer problemas que possam ter ocorrido durante o processo. Se o signatário relatar dificuldades técnicas ou dúvidas, esteja preparado para fornecer suporte imediato. Isso pode incluir desde explicações sobre como acessar o link até esclarecimentos sobre a validade jurídica do documento.
Também é importante estabelecer prazos claros para a assinatura. Notifique o signatário sobre os prazos acordados e, se necessário, utilize as funcionalidades de lembrete disponíveis na plataforma para garantir que o processo seja concluído dentro do período esperado.
5. Armazenamento seguro e compartilhamento do documento assinado
Depois que todas as assinaturas forem concluídas, o documento será automaticamente finalizado pela plataforma e disponibilizado para download ou armazenamento em nuvem.
Certifique-se de baixar uma cópia do documento e arquivá-la em um local seguro, como um servidor interno protegido ou uma solução confiável de armazenamento em nuvem. Muito embora a ZapSign ofereça opções de armazenamento seguro com certificações reconhecidas internacionalmente.
Se o documento precisar ser compartilhado com outras partes, como advogados ou membros da equipe, use métodos de envio seguros, como compartilhamento por links criptografados ou envio por e-mail com proteção por senha.
Evite armazenar o documento em locais de fácil acesso ou compartilhá-lo sem as devidas precauções, garantindo que ele permaneça protegido contra acessos não autorizados.
Conclusão
A assinatura digital no estrangeiro é uma solução eficiente e segura para lidar com a crescente demanda por formalização de documentos em um ambiente globalizado.
Compreender os requisitos legais, selecionar as plataformas adequadas e seguir as melhores práticas são passos fundamentais para garantir que documentos assinados digitalmente sejam aceitos em diferentes jurisdições.
À medida que a tecnologia avança e as regulamentações se tornam mais uniformes, o uso de assinaturas digitais continuará a crescer, facilitando transações internacionais e conectando pessoas e empresas ao redor do mundo.
A contratação de trabalho é um exemplo disso. Quer saber como ela funciona em países tão distantes geograficamente e culturalmente como Brasil e Japão? Então, confira aqui!
