Em plena era digital, a implementação de ferramentas tecnológicas se faz necessária para as mais diversas empresas de todos os tipos. São inúmeras as práticas de modernização dos procedimentos corporativos, e, dentro desse contexto, a assinatura digital gratuita se destaca como uma das mais relevantes no mercado.
Porém, a despeito de se tratar de uma ferramenta essencial para o aprimoramento da eficácia das atividades empresariais, ainda é comum que haja muitas dúvidas a respeito, tanto no que se refere às formas como a assinatura digital pode ser utilizada quanto aos seus benefícios efetivos.
Neste artigo explicamos tudo sobre o assunto e apresentamos um passo a passo sobre como fazer assinatura digital gratuitamente. Vamos em frente?
Afinal de contas, o que é assinatura digital?
De forma breve, podemos definir assinatura digital como um tipo de assinatura eletrônica cujo conceito está ligado à utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato.
Em outras palavras, trata-se de um recurso que, baseado em criptografia, chave virtual e certificado digital, possibilita a comprovação da identidade dos signatários de maneira segura – e contando com a mesma legalidade de uma assinatura de próprio punho em documentos de papel.
Isso porque a assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.
Na assinatura digital, para comprovar a sua autoria, o signatário utiliza um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, segundo os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados, assim como diferentes tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.
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Como fazer assinatura digital gratuita na ZapSign
Agora que você compreende o conceito e a importância da assinatura digital na rotina administrativa da sua empresa, deve estar se perguntando sobre como fazer para implementar essa ferramenta nos seus processos, certo?
A ZapSign possui uma plataforma própria, especialmente desenvolvida para a coleta de assinaturas eletrônicas e digitais.
Apresentando uma interface simples, intuitiva e fortemente descomplicada, a ferramenta oferece uma poderosa solução. Logo, é capaz de simplificar todo o processo de assinatura de documentos eletrônicos, ao mesmo tempo que garante a total validade jurídica dos documentos assinados.
Para completar, a plataforma da ZapSign destaca-se por oferecer altos níveis de compatibilidade e integração multimídia, podendo ser acessada tanto por um computador pessoal, como um PC ou notebook, quanto por um dispositivo móvel, como um celular ou tablet.
Ainda no sentido da alta integrabilidade, outra vantagem da ferramenta está em seus recursos de integração com diversos meios de comunicação digital, que vão desde os tradicionais e-mail e SMS até os principais aplicativos de mensagem do mercado, como WhatsApp e Telegram.
Para criar sua conta gratuita na ZapSign, basta assinar o nosso Plano Essencial. Este pacote permite o envio de até cinco documentos por mês.
Tudo o que você precisa fazer é acessar o nosso site e clicar no botão “Testar grátis” para criar a sua conta gratuita.
Em seguida, uma nova tela será exibida, para que você crie a sua conta utilizando o seu e-mail, ou ainda a sua conta do Google, Facebook, LinkedIn ou Microsoft.
Após realizar esse breve procedimento, a sua conta gratuita estará criada e você será encaminhado à sua página inicial na plataforma.
Convém lembrar que a ZapSign conta ainda com dois pacotes pagos: o Plano Profissional e o Plano Completo, que oferecem benefícios extras, como o envio de mais documentos por mês e a possibilidade de adicionar os membros da sua equipe ao seu perfil, para que todos utilizem a plataforma com você.
Como fazer uma assinatura digital gratuitamente?
Para criar a sua assinatura digital gratuita, não há mistério. Nossa ferramenta dispõe de um processo extremamente fácil e rápido, sobretudo se você seguir o tutorial que apresentaremos a seguir, detalhando passo-a-passo tudo que você precisa fazer para realizar a sua assinatura digital gratuita pela ZapSign.
- Login
Primeiramente, você deve informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
- Criar um documento
Uma vez dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “Novo” para ir para a próxima tela e criar um novo documento.
- Upload do arquivo .PDF
Clique em “selecionar documento” para fazer o upload do documento a ser assinado. O documento deverá estar em formato PDF – caso contrário, será necessário converter o arquivo, o que pode ser feito neste link.
Nesta tela, você também deverá especificar quem são os signatários. Você pode adicionar mais signatários pesquisando na sua agenda de contatos – ou, caso você deseje assinar o documento, toque em “Eu vou assinar”.
Se desejar, ative a autenticação avançada para definir algumas configurações.
- Configurações avançadas (opcional)
É possível invisibilizar os campos no documento final ou optar por não solicitar e-mail ou número de telefone do signatário.
Se desejar, solicite selfie, foto do documento de identidade ou reconhecimento facial. É possível, também, escolher o método de autenticação do signatário e especificar a sua função.
- Posição das assinaturas
O próximo passo é posicionar as assinaturas, vistos e textos no documento. Basta clicar na tela, selecionar o signatário e selecionar a assinatura ou o visto.
Clique no ícone “Copiar” na assinatura ou visto para economizar tempo, copiando o posicionamento para as demais páginas do seu arquivo.
Se você assim desejar, pode ainda adicionar textos no seu arquivo, que permanecerão no documento final após a assinatura. Clique em “Salvar e continuar” para seguir para o próximo passo.
- Envio dos links de assinatura
Agora é hora de compartilhar os links de assinatura. É possível enviá-los por WhatsApp, SMS, e-mail, Telegram ou qualquer outro canal de sua preferência.
Você pode ativar o envio automático caso deseje que a ZapSign envie os links de assinatura via e-mail por você.
Aqui, você pode ativar lembretes automáticos e ainda definir uma data limite para a assinatura. É possível também definir a ordem que seus signatários assinarão o documento.
As notificações só chegarão a um determinado signatário após o anterior realizar a sua assinatura.
Caso você seja um dos signatários, clique em “Assinar agora” para conferir o documento e realizar a sua assinatura.
- Verificação do documento e dos seus dados
Após conferir o conteúdo do documento, clique em “Assinar” e confirme os seus dados.
- Realização da assinatura
Agora, é só realizar a assinatura com o dedo ou com o mouse (ou subir uma foto da mesma). Você pode salvar essa assinatura para usar outras vezes, ou limpar para refazê-la.
Pronto! A sua assinatura já foi realizada. Agora, ela já consta nos locais posicionados e também no relatório de assinaturas.
Quais são as vantagens da assinatura digital?
A assinatura digital traz diversos benefícios, dentre os quais listamos os principais a seguir.
Maior rapidez na assinatura de documentos
A assinatura de documentos físicos, quando firmada por partes que não se encontram no mesmo lugar, exige que o primeiro signatário envie à outra pessoa que também deve assinar – que, por sua vez, precisa enviar o documento de volta ao remetente após assinar.
Trata-se de um processo extremamente moroso e que pode retardar bastante as ações contratadas. Entretanto, a assinatura digital agiliza e simplifica esse tipo de processo, uma vez que, com ela, basta um clique para o arquivo ser assinado.
Redução de custos
A assinatura de um documento físico demanda diversos gastos, como os serviços de motoboys, Correios e transportadoras, além dos custos com impressão dos documentos.
O armazenamento de tantos papéis também pode sair um tanto expensivo para a empresa, a exemplo de alguns escritórios que possuem salas inteiras dedicadas a guardar documentos impressos.
Sustentabilidade
A assinatura digital também representa benefícios para o meio ambiente, uma vez que a diminuição dos transportes de material e do consumo de papel contribuem, respectivamente, com a redução das emissões de CO2 e do desmatamento.
Diminuição na proliferação de vírus e bactérias
O armazenamento de documentos físicos requer uma série de cuidados referentes à temperatura, umidade e limpeza constante, a fim de evitar a proliferação de insetos, fungos e bactérias. Ao armazenar os arquivos em nuvem, tudo isso deixa de representar um problema.
Agilidade no fechamento de negócios
Os processos comerciais têm se tornado cada vez mais rápidos, o que requer ações que sigam o mesmo ritmo. Nesse sentido, a assinatura digital representa uma opção mais dinâmica e efetiva para que mais contratos sejam fechados por mês.
Mobilidade
Com a assinatura digital, é possível assinar um documento rapidamente, mesmo que você esteja em algum outro estado no qual a sua assinatura não seja registrada em cartório. Para tal, basta haver um dispositivo conectado à Internet – até mesmo o seu celular.
Agora que você sabe como fazer uma assinatura digital gratuita pela ZapSign e quais são os seus benefícios, que tal clicar aqui para conhecer mais sobre a nossa plataforma especializada?
