É permitido assinar documento em nome de outra pessoa? Saiba a resposta

É permitido assinar documento em nome de outra pessoa quando existe representação prevista em lei ou autorização suficiente, normalmente formalizada por uma procuração eletrônica ou física. O representante deve agir dentro dos poderes recebidos e ser identificado como quem realmente praticou o ato, sem imitar a assinatura do representado. Se os poderes forem inexistentes ou insuficientes, o ato pode ser ineficaz em relação à pessoa representada, embora algumas situações admitam ratificação posterior.

Resumo

• Representação pode decorrer da lei ou da vontade da própria pessoa.
• Procuração é o instrumento do mandato e precisa indicar quem concede os poderes, quem os recebe, a finalidade e sua extensão.
• Atos além da administração ordinária podem exigir poderes especiais e expressos.
• Assinar sem autorização não torna todo caso automaticamente um crime; consequências dependem da conduta, do documento e das circunstâncias.
• Ferramentas de delegação ajudam na operação, mas não substituem os poderes jurídicos necessários para representar outra pessoa ou empresa.

Fatos rápidos

• Origem dos poderes: o Código Civil brasileiro estabelece que os poderes de representação podem ser conferidos pela lei ou pelo próprio interessado.
• Efeito da representação: pelo artigo 116 do Código, a manifestação do representante produz efeitos para o representado quando ocorre dentro dos limites dos poderes recebidos.
• Conteúdo da procuração: o artigo 654 exige, no instrumento particular, identificação das partes, lugar, data, objetivo e extensão dos poderes conferidos.
• Forma do mandato: o artigo 657 determina que a outorga observe a forma exigida pela lei para o ato que será praticado.
• Poderes especiais: segundo o artigo 661, alienar, hipotecar, transigir e outros atos fora da administração ordinária exigem poderes especiais e expressos.
• Procuração eletrônica: o STJ decidiu em 2026 que uma procuração eletrônica não é inválida apenas por não utilizar certificado ICP-Brasil, embora o juiz possa exigir assinatura qualificada diante de dúvida concreta.

Quando é permitido assinar documento em nome de outra pessoa?

É permitido quando existe uma fonte legítima de representação e a pessoa que assina permanece dentro dos limites desses poderes.

O Código Civil separa duas origens principais:

• representação legal: decorre diretamente da lei;
• representação voluntária: decorre da vontade da pessoa representada, como ocorre no mandato.

Na representação voluntária, o mandato surge quando alguém recebe poderes para praticar atos ou administrar interesses em nome de outra pessoa. A procuração é o instrumento utilizado para documentar esses poderes.

Em uma empresa, a análise pode começar pelo contrato social, estatuto, atas, procurações ou outros documentos que indiquem quem representa a pessoa jurídica e até onde essa autoridade alcança. O artigo 47 do Código Civil estabelece que os atos dos administradores obrigam a pessoa jurídica quando praticados dentro dos limites definidos no ato constitutivo.

Esse é um exemplo de por que assinatura e autorização não deveriam ser tratadas como a mesma coisa. Quando expliquei publicamente por que a ZapSign avançou na infraestrutura da ICP-Brasil, voltei a dois princípios da empresa: validade jurídica e simplicidade. Uma assinatura tecnicamente forte é útil, mas ela não cria poderes que o signatário nunca recebeu.

Qual é a diferença entre representação, mandato e procuração?

Os termos aparecem juntos, mas não são equivalentes.

Conceito	O que significa	Exemplo
Representação	Uma pessoa pratica um ato cujos efeitos recaem sobre outra	Administrador assina pela empresa
Representação legal	Os poderes decorrem da legislação	Representação de pessoa incapaz nas hipóteses previstas em lei
Mandato	Relação em que alguém recebe poderes para agir em nome de outra pessoa	Cliente autoriza advogado ou outro representante
Procuração	Instrumento utilizado para demonstrar os poderes do mandato	Documento indicando outorgante, procurador e poderes
Delegação operacional	Mecanismo de sistema que permite outra pessoa executar uma etapa	Delegado assina dentro de uma plataforma

A última linha merece atenção: uma funcionalidade tecnológica de delegação não substitui, sozinha, procuração, poderes societários ou outra fonte jurídica de representação que seja necessária para o ato.

Como funciona uma procuração para assinar por outra pessoa?

O Código Civil define a procuração como instrumento do mandato. Em uma procuração particular, a legislação exige informações suficientes para demonstrar quem concedeu os poderes, quem os recebeu e aquilo que poderá ser feito.

Entre os elementos previstos estão:

• lugar em que o instrumento foi emitido;
• qualificação do outorgante;
• qualificação do outorgado;
• data;
• objetivo da outorga;
• designação dos poderes;
• extensão dos poderes concedidos.

Isso significa que “autorizo Fulano a me representar” pode ser insuficiente para determinadas operações. Quanto maior a relevância do ato, mais importante é verificar se a redação da procuração realmente cobre aquilo que o procurador pretende fazer.

O conteúdo sobre procuração eletrônica aprofunda a criação e assinatura desse instrumento no ambiente digital.

A procuração precisa ser pública?

Nem sempre. O Código Civil permite procuração por instrumento particular para pessoas capazes, mas determina que o mandato observe a forma exigida pela lei para o ato que será praticado.

Portanto, a pergunta não deve ser apenas “posso fazer procuração particular?”. O jurídico precisa verificar também:

• qual ato será praticado;
• se existe forma legal específica;
• se o destinatário possui alguma exigência legítima;
• se outra legislação ou regulamentação se aplica ao caso.

Também não existe uma regra geral dizendo que toda procuração particular precisa ser registrada em cartório para possuir validade. Tratar registro como requisito universal acrescenta burocracia sem refletir a regra geral do Código Civil.

A procuração precisa ter firma reconhecida?

Não em todos os casos. O § 2º do artigo 654 do Código Civil determina que o terceiro com quem o mandatário tratar pode exigir que a procuração contenha firma reconhecida.

Isso é diferente de dizer que toda procuração particular nasce inválida sem reconhecimento de firma.

No ambiente eletrônico, a discussão ganhou mais um elemento. Em 2026, o STJ analisou especificamente uma procuração apresentada em processo judicial e decidiu que a ausência de certificado ICP-Brasil não a torna inválida por si só. Se houver dúvida objetiva sobre autenticidade ou legitimidade da outorga, porém, o juiz pode exigir uma nova procuração com assinatura eletrônica qualificada.

Essa decisão mostra uma direção que eu considero saudável: tecnologia não deveria ser tratada como sinônimo de ausência de formalidade, mas formalidade também não pode ser exigida sem relação com o risco. Quando escrevi sobre a modernização das assinaturas eletrônicas, defendi justamente a adequação das regras processuais à realidade dos negócios digitais. O desafio continua sendo diferenciar evidência útil de burocracia automática.

Quando são necessários poderes especiais e expressos?

Uma procuração genérica não autoriza necessariamente qualquer ato.

O artigo 661 do Código Civil estabelece que o mandato em termos gerais confere poderes de administração. Para praticar atos que extrapolem a administração ordinária, como alienar, hipotecar ou transigir, são necessários poderes especiais e expressos.

Na prática empresarial, isso torna arriscado analisar apenas se “existe procuração”. Também é preciso conferir o que ela permite fazer.

Verificação	Pergunta
Objeto	O documento está dentro do tipo de ato autorizado?
Valor	Existe limite financeiro para o representante?
Prazo	A procuração continua vigente?
Território	Há alguma limitação geográfica relevante?
Substabelecimento	O representante pode transferir os poderes?
Poder especial	O ato exige autorização expressa?

Uma operação pode ter autenticação impecável e continuar problemática se a pessoa autenticada não tinha competência para assumir aquela obrigação.

Como assinar um documento como procurador?

O procurador não deve copiar, desenhar ou imitar a assinatura do representado. Ele pratica o ato como representante e deve ser identificável como a pessoa que efetivamente assinou.

1. Confirme que a procuração está vigente.
2. Leia exatamente quais poderes foram concedidos.
3. Verifique se o ato exige poderes especiais.
4. Confira se a forma da procuração é adequada ao ato.
5. Identifique-se como representante.
6. Assine utilizando sua própria identidade ou credencial.
7. Indique, quando adequado ao documento, que atua em nome do representado.
8. Preserve a procuração e as evidências da representação junto ao processo.

Em documentos físicos, expressões como “por procuração”, “p.p.” ou a indicação do cargo podem ser utilizadas para deixar a representação clara. Elas são recursos de identificação, não substitutos dos poderes jurídicos.

No meio digital, a mesma lógica se aplica. A autenticação digital deve apontar para quem realmente executou a assinatura, enquanto documentos societários, procurações ou outras evidências demonstram por que aquela pessoa podia atuar em nome do representado.

Como assinar eletronicamente em nome de outra pessoa?

A assinatura eletrônica não muda a origem dos poderes de representação. Ela muda a forma como a manifestação e as evidências são registradas.

Um fluxo bem estruturado pode registrar:

• identidade de quem efetivamente assinou;
• data e hora;
• método de autenticação;
• eventos do processo;
• documento assinado;
• relação de representação ou delegação, quando disponível;
• outras evidências utilizadas pela plataforma.

O artigo sobre como fazer assinatura eletrônica mostra o fluxo completo de criação, cadastro dos participantes, autenticação, envio e acompanhamento.

Quando o caso exige assinatura qualificada, o representante pode utilizar seu próprio certificado digital, desde que o documento e a representação permitam essa modalidade. O certificado identifica quem assinou; a procuração ou outra fonte jurídica demonstra por que essa pessoa podia vincular o representado.

Confira também estes conteúdos relacionados:

• Entenda como funciona a procuração eletrônica e quais informações devem constar na outorga de poderes.
• Veja como funciona a delegação de assinatura em processos empresariais e quais cuidados de governança adotar.
• Saiba como a validade jurídica da assinatura eletrônica é analisada no Brasil.

Delegação de assinatura e procuração são a mesma coisa?

Não necessariamente.

Procuração é um instrumento jurídico de mandato. Delegação de assinatura pode ser também o nome de uma funcionalidade operacional disponibilizada por um sistema.

Uma plataforma pode registrar que determinado colaborador assinou como delegado de outro usuário, mas essa configuração técnica não deve ser interpretada como criação automática de poderes civis, societários ou regulatórios.

Antes de habilitar o recurso, a empresa precisa saber de onde vem a autoridade:

• contrato social ou estatuto;
• procuração;
• política interna válida dentro da competência dos envolvidos;
• regra legal específica;
• outro documento capaz de demonstrar os poderes.

O conteúdo da ZapSign sobre delegação de assinatura explica a lógica empresarial desse recurso.

Como funciona a delegação de assinatura na ZapSign?

A funcionalidade atualmente descrita pela ZapSign permite que o signatário original delegue a assinatura a até três pessoas da mesma organização. Apenas uma assinatura é realizada: depois que o titular ou um delegado conclui o processo, os demais deixam de poder assinar aquele documento.

O guia de delegação da ZapSign informa também que o relatório registra quem realizou a assinatura e que a funcionalidade possui condições próprias de uso.

Para uma área jurídica, essa rastreabilidade resolve uma pergunta operacional importante: quem efetivamente clicou e assinou? Ela não resolve, sozinha, outra pergunta: essa pessoa possuía autoridade jurídica para assumir aquela obrigação?

Eu tenho insistido nessa diferença entre tecnologia e confiança. Ao apresentar o ID ZapSign, resumi uma parte importante do problema numa pergunta: quem é a pessoa que está do outro lado? Em representação, eu acrescentaria uma segunda: o que essa pessoa está autorizada a fazer? Identidade sem poder suficiente e poder sem identificação confiável resolvem apenas metade do problema.

Um administrador pode assinar pela empresa?

Pode, dentro dos poderes que possui.

O Código Civil estabelece que os atos dos administradores obrigam a pessoa jurídica quando exercidos dentro dos limites definidos no ato constitutivo. Por isso, uma empresa deveria verificar contrato social, estatuto, atas e eventuais procurações antes de assumir que qualquer sócio, diretor ou gerente pode assinar qualquer documento.

Exemplos de limitações internas podem envolver:

• necessidade de assinatura conjunta;
• limites financeiros;
• tipo de contrato;
• prazo do negócio;
• necessidade de aprovação do conselho;
• vedação a determinados atos;
• necessidade de procuração específica.

Esse controle fica ainda mais importante em workflows empresariais automatizados. Um sistema pode acelerar a circulação do documento, mas as regras de autorização precisam estar configuradas de acordo com a governança da companhia.

Posso assinar pelo meu marido ou pela minha esposa?

O casamento, por si só, não transforma um cônjuge em representante geral do outro.

Se uma pessoa precisa praticar determinado ato em nome do marido ou da esposa, é necessário verificar se existe procuração, representação prevista em lei ou outra autorização juridicamente suficiente para aquela situação.

Além disso, determinados negócios possuem regras próprias relacionadas ao regime de bens e à participação do cônjuge. Essa necessidade de consentimento não deve ser confundida com autorização para alguém simplesmente reproduzir a assinatura do outro.

O que é substabelecimento?

Substabelecimento ocorre quando o mandatário transfere a outra pessoa os poderes que recebeu, total ou parcialmente, dentro das condições aplicáveis.

O Código Civil admite que, mesmo quando o mandato tiver sido conferido por instrumento público, o substabelecimento possa ser feito por instrumento particular. Isso não significa, porém, que todo procurador seja livre para transferir poderes sem consequências.

Antes de substabelecer, verifique:

• se a procuração permite ou proíbe substituição;
• quais poderes serão transferidos;
• se o substabelecimento será total ou parcial;
• se haverá reserva de poderes;
• quais responsabilidades permanecem com o mandatário original.

Em uma operação digital, o sistema também precisa refletir essa cadeia sem mascarar quem efetivamente realizou cada ação.

Assinatura a rogo é o mesmo que procuração?

Não.

Na procuração, uma pessoa recebe poderes para praticar atos em nome de outra. Na assinatura a rogo, um terceiro assina a pedido de alguém que não pode ou não sabe assinar, dentro das formalidades previstas para o ato específico.

O próprio Código Civil prevê exemplos de assinatura a rogo. Em contratos de prestação de serviço, quando uma das partes não souber ler nem escrever, o instrumento pode ser assinado a rogo e subscrito por duas testemunhas. Em escritura pública, se um comparecente não puder ou não souber escrever, outra pessoa capaz pode assinar por ele a seu rogo.

Esses exemplos mostram por que não se deve transformar “assinatura a rogo” em uma autorização genérica para qualquer pessoa assinar qualquer documento no lugar de outra. As formalidades dependem do ato.

O que acontece se alguém assinar sem autorização?

Na esfera civil, o Código Civil traz uma consequência bastante específica: atos praticados por quem não possui mandato ou possui poderes insuficientes são, em regra, ineficazes em relação à pessoa em cujo nome foram realizados, salvo ratificação.

A ratificação pode ser expressa ou resultar de um ato inequívoco e retroage à data do ato.

Isso é mais preciso do que dizer que todo documento assinado sem procuração é automaticamente “nulo”. A consequência depende da estrutura jurídica e das circunstâncias.

Também não é correto afirmar que toda assinatura sem autorização configura automaticamente falsidade ideológica. O Código Penal tipifica condutas diferentes de falsificação material e falsidade ideológica, cada uma com seus próprios elementos.

O artigo 299, por exemplo, exige inserir ou fazer inserir declaração falsa ou diversa da devida, ou omitir declaração obrigatória, com a finalidade de prejudicar direito, criar obrigação ou alterar a verdade sobre fato juridicamente relevante. Já a falsificação material de documento particular é tratada pelo artigo 298.

Portanto, eventual responsabilidade criminal depende do comportamento concreto e não pode ser presumida apenas porque alguém excedeu uma procuração ou ocorreu um erro interno de autorização.

É crime imitar a assinatura de outra pessoa?

Imitar uma assinatura pode integrar uma falsificação documental, dependendo das circunstâncias, do tipo de documento, do propósito e da utilização posterior.

Por isso, mesmo quando existe autorização para representar alguém, o caminho correto não é reproduzir graficamente a firma do representado. O representante deve aparecer como a pessoa que efetivamente praticou o ato.

Em ambiente eletrônico, utilizar a conta, senha, certificado ou credencial pessoal de outro usuário também cria um problema de segurança e rastreabilidade. O fluxo deve associar a ação à pessoa real que a executou.

O conteúdo sobre como funciona a assinatura digital explica por que credenciais e chaves precisam permanecer associadas ao verdadeiro titular.

Por que rastreabilidade é importante quando alguém assina como representante?

Rastreabilidade ajuda a reconstruir o que aconteceu durante o processo e separar três perguntas:

• quem realizou a assinatura?
• qual autenticação foi utilizada?
• por que essa pessoa estava autorizada a representar outra?

Uma plataforma de assinatura eletrônica pode ajudar nas duas primeiras por meio de registros, eventos e autenticação. A terceira depende da estrutura jurídica que concede o poder.

Isso evita uma confusão comum em auditorias: log prova que uma ação ocorreu, mas não necessariamente prova sozinho que aquela ação estava dentro da alçada societária ou do mandato.

A empresa precisa preservar tanto as evidências técnicas quanto os documentos que demonstram representação.

Como empresas podem controlar quem tem poder para assinar?

Em operações com muitos contratos, não é eficiente depender da memória de quem “normalmente assina”. Governança exige uma matriz atualizada de poderes.

Controle	O que registrar
Representante	Nome, cargo e vínculo com a organização
Fonte do poder	Estatuto, contrato social, ata ou procuração
Escopo	Tipos de documentos autorizados
Limite	Valores, operações ou condições
Assinatura conjunta	Quando duas ou mais pessoas precisam participar
Vigência	Início e fim dos poderes
Substabelecimento	Se pode existir transferência dos poderes
Autenticação	Método requerido no fluxo digital

Esse controle pode ser integrado à automação de contratos, mas o jurídico deve manter uma fonte confiável para as regras de alçada.

Também é recomendável revisar procurações quando colaboradores mudam de cargo, deixam a empresa, quando vencem prazos ou quando a estrutura societária é alterada.

Qual assinatura eletrônica usar quando existe representação?

Não existe um único método obrigatório para toda representação.

O nível de autenticação deve considerar:

• exigência legal;
• tipo de documento;
• valor da operação;
• possibilidade de contestação;
• sensibilidade das informações;
• política interna;
• requisitos do destinatário.

Uma assinatura eletrônica pode usar diferentes métodos de identificação e autenticação. Já a assinatura com certificado digital pode ser adequada quando existe exigência de assinatura qualificada ou quando a operação demanda esse nível adicional de confiança.

A modalidade escolhida não elimina a necessidade de conferir os poderes do procurador.

Checklist antes de assinar por outra pessoa

Antes de concluir um documento como representante, confira os pontos abaixo.

Verificação	Pergunta
Origem do poder	Existe representação legal, societária ou procuração?
Vigência	Os poderes continuam válidos?
Escopo	Este documento está coberto pela autorização?
Poder especial	O ato exige autorização específica e expressa?
Forma	A procuração segue a forma exigida para o ato?
Identidade	O sistema registra quem realmente está assinando?
Credencial	Estou utilizando minha própria conta ou certificado?
Delegação	A configuração da plataforma corresponde aos poderes jurídicos existentes?
Evidências	Procuração e registros do processo serão preservados?
Governança	A assinatura está dentro da alçada definida pela organização?

Depois dessa validação, um fluxo de gestão de documentos digitais ajuda a preservar contrato, procuração, relatórios e demais evidências em um histórico organizado.

Representação segura depende de poder, identidade e evidência

Assinar por outra pessoa não é simplesmente colocar o nome de alguém em um documento. Uma representação bem estruturada combina três elementos: poder para agir, identificação de quem realmente assinou e evidências capazes de demonstrar o processo.

A procuração resolve a outorga voluntária de poderes quando adequada ao caso. Atos societários podem autorizar administradores. A lei cria outras hipóteses de representação. Plataformas digitais, por sua vez, ajudam a registrar e executar o fluxo, mas não deveriam mascarar essa origem jurídica.

Na ZapSign, você pode organizar signatários, autenticações, ordem de assinatura e recursos de delegação com rastreabilidade. Se sua empresa precisa assinar documento em nome de outra pessoa ou gerenciar representantes em grande escala, teste a ZapSign e estruture seus fluxos de acordo com as regras de representação da organização.

Perguntas frequentes (FAQ)