Software para assinatura digital de documentos é uma tecnologia que permite validar e formalizar contratos eletrônicos de forma segura e juridicamente válida, aumentando velocidade e reduzindo custos nas empresas.
Ao longo deste artigo, exploraremos as inúmeras vantagens desse recurso tecnológico. Continue a leitura para compreender a diferença desse programa pode fazer na sua organização.
Resumo
- O que é assinatura digital de documentos e diferenças entre tipos de assinatura.
- Como softwares de assinatura digital agilizam processos empresariais.
- Benefícios de reduzir custos, tempo e uso de papel.
- Importância da validade jurídica e conformidade com legislação brasileira.
- Como escolher e usar um software de assinatura digital.
- Exemplos práticos de uso em dispositivos como celular.
Fatos rápidos
- A assinatura digital com certificado ICP-Brasil “presume-se verdadeira” quanto à autoria e integridade, conferindo validade jurídica equivalente ao documento físico. Medida Provisória nº 2.200-2/2001
- A Lei nº 14.063/2020 estabelece categorias de assinatura eletrônica (simples, avançada e qualificada), todas com validade jurídica para interações com entes públicos, dependendo do nível de segurança desejado. saiba mais
- A ICP-Brasil, mantida pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), é responsável pela emissão de certificados digitais que garantem autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos no Brasil.
Benefícios de um software para assinatura digital de documentos
Diante da crescente demanda por agilidade, eficiência e segurança nos processos, a assinatura digital se faz essencial na otimização dos fluxos documentais, na economia de recursos e no aprimoramento da experiência do cliente.
A seguir, as principais razões pelas quais grandes e pequenas empresas devem adotar a um software para assinatura de documentos digital como uma estratégia fundamental para o seu sucesso.
1. Redução de tempo e custos
A eliminação da necessidade de impressão, envio e arquivamento de papéis não apenas economiza recursos financeiros, mas também aumenta exponencialmente a agilidade dos fluxos de trabalho.
2. Otimização da produtividade
A capacidade de assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, amplia a produtividade, transformando os processos internos da empresa e permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas mais estratégicas.
3. Aumento da segurança
Um software para assinatura digital de documentos oferece um nível excepcional de segurança da informação, uma vez que os documentos assinados digitalmente são criptografados e protegidos por protocolos de segurança avançados.
4. Mais Mobilidade
Com um software para assinatura digital de documentos, os signatários podem aprovar documentos de qualquer dispositivo conectado à internet, permitindo uma colaboração ágil e contínua, independentemente da localização física.
5. Melhora na Experiência do Cliente
A agilidade e a conveniência da assinatura digital também se refletem diretamente na experiência do cliente. Processos que antes eram demorados e burocráticos agora se tornam suaves e eficientes, demonstrando um compromisso com o público e com a construção de relacionamentos sólidos.
6. Menor Consumo de Papel
A conscientização ambiental tornou-se um ponto focal para muitas empresas. A adoção da assinatura digital contribui para a redução significativa do consumo de papel, minimizando o impacto ambiental.
7. Sustentabilidade
A assinatura digital também contribui para uma operação mais sustentável em outros aspectos. Menos deslocamentos físicos e envios de correspondência resultam em uma pegada de carbono menor, evidenciando o compromisso da empresa com práticas responsáveis.
8. Validade Jurídica
Ao contrário do que muitos imaginam, a assinatura digital equivale à assinatura manuscrita em termos legais. Através do uso de criptografia e certificados digitais, a integridade e autenticidade dos documentos são juridicamente comprovadas.
9. Praticidade
Através de interfaces intuitivas e plataformas amigáveis, o processo de assinatura torna-se simples e acessível a todos os envolvidos, independentemente do nível de familiaridade com a tecnologia.
10. Agilidade Processual
Com a assinatura digital, documentos podem ser compartilhados instantaneamente, assinados em questão de segundos e arquivados eletronicamente, resultando em uma velocidade excepcional na conclusão de transações comerciais.
| Critério | Assinatura eletrônica simples | Assinatura digital qualificada | Software/Automação |
|---|---|---|---|
| Identificação do signatário | Básica | Criptografia + certificado | Via software seguro |
| Validade jurídica | Sim, para casos simples | Equivalente à manuscrita | Depende do método certificado |
| Nível de segurança | Baixo | Alto | Depende da solução |
| Uso móvel (celular) | Sim | Sim | Sim |
| Integração tecnológica | Média | Alta | Alta |
⚠️ Confira também estes artigos relacionados 👇
➡️ Descubra qual o melhor software de gestão empresarial para pequenas empresas
➡️ Conheça os 5 principais tipos de software de gestão contábil do mercado
➡️ Precisa de uma solução de assinatura digital na sua gestão? Clique aqui e crie a sua agora!
Como funciona a solução de assinatura digital de documentos da ZapSign?
A solução de assinatura digital da ZapSign é a ferramenta perfeita para simplificar a gestão de documentos eletrônicos da sua empresa, garantindo menos custos e burocracias e mais organização, agilidade, mobilidade e segurança.
Nossa plataforma permite coletar as assinaturas em menos de dois minutos, oferecendo um processo de assinatura 90% mais rápido do que o realizado pelos meios tradicionais. Além disso, também é possível a personalização com as cores e marcas da sua empresa.
Como fazer a firma digital na ZapSign
Para fazer a sua assinatura digital pela ZapSign, não há mistério – basta você seguir o tutorial que apresentaremos a seguir, detalhando passo-a-passo tudo que você precisa fazer.Passo 1: Primeiramente, você deve informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
Passo 2: Clique no botão “Novo” para ir para a próxima tela e criar um novo documento.
Passo 3: Clique em “selecionar documento” para fazer o upload do documento a ser assinado, que deverá estar em formato PDF.
Nesta tela, especifique os seus signatários. Você pode adicionar mais signatários pesquisando na sua agenda de contatos – ou, caso você deseje assinar o documento, toque em “Eu vou assinar”.
Passo 4: É possível invisibilizar os campos no documento final ou optar por não solicitar e-mail ou número de telefone do signatário. Se desejar, solicite selfie, foto do documento de identidade ou reconhecimento facial. É possível, também, escolher o método de autenticação do signatário e especificar a sua função.
Passo 5: Posicione as assinaturas, vistos e textos no documento. Basta clicar na tela, selecionar o signatário e selecionar a assinatura ou o visto.
Clique no ícone “Copiar” na assinatura ou visto para economizar tempo, copiando o posicionamento para as demais páginas do seu arquivo.
Você pode ainda adicionar textos no seu arquivo, que permanecerão no documento final após a assinatura. Clique em “Salvar e continuar” para seguir para o próximo passo.
Passo 6: Compartilhe os links de assinatura pelo canal de sua preferência. Você pode ativar o envio automático caso deseje que a ZapSign envie os links de assinatura via e-mail por você, além de ativar lembretes automáticos e definir uma data limite para a assinatura.
É possível também definir a ordem que seus signatários assinarão o documento. As notificações só chegarão a um determinado signatário após o anterior realizar a sua assinatura.
Caso você seja um dos signatários, clique em “Assinar agora” para conferir o documento e assiná-lo.
Passo 7: Após conferir o conteúdo do documento, clique em “Assinar” e confirme os seus dados.
Passo 8: Agora, é só realizar a assinatura com o dedo ou com o mouse (ou subir uma foto da mesma). Você pode salvar essa assinatura para usar outras vezes, ou limpar para refazê-la.
Pronto! A sua assinatura já foi realizada.
A solução da ZapSign também disponibiliza outros recursos, como veremos a seguir.
Criar e configurar contatos
Para adicionar usuários à sua organização, acesse “Configurações”. Na sessão “Usuários”, insira um e-mail válido e toque em “Adicionar usuário”.
Ele receberá, por e-mail, as instruções sobre acessar a conta e cadastrar sua própria senha. Basta clicar em “Acessar minha conta” para fazer a configuração.
Assinar com certificado digital
Para assinar um documento utilizando certificado digital, acesse o link de assinatura e clique em “Assinar” para escolher o certificado que deseja utilizar.
Escolha o certificado e clique em “Assinar documento”.
Aguarde alguns instantes e pronto: assinatura concluída com sucesso!
Assinar em lote
Com a assinatura em lote, você pode assinar todos os documentos que estão com a sua assinatura pendente de uma só vez.
Você pode visualizar os documentos da lista e, caso deseje desabilitar a assinatura em lote em algum documento, clique no “X”.
Para assinar, basta preencher os seus dados pessoais e clicar em “Assinar”.
Para adquirir este serviço, entre em contato com o e-mail ola@zapsign.com.br.
Fazer envio automático por e-mail e ordenamento de assinaturas
Na tela de solicitação das assinaturas, ative o botão “Ativar o envio automático por e-mail” e insira o e-mail dos seus signatários. Se desejar, insira uma mensagem opcional que acompanhará o link de assinatura no e-mail.
Para ordenar as assinaturas, clique em “Ordenar assinaturas”.
Ative o botão, e, em seguida, segure e arraste para trocar a ordem dos signatários. Assim, cada signatário só será notificado para assinar o documento após o anterior assinar.
Se desejar, assine os lembretes para que os signatários que ainda não assinaram o documento sejam novamente notificados por e-mail a cada X dias. Depois, é só clicar em “Enviar e finalizar” e pronto.
Criar e personalizar usuários
Acesse as configurações. Lá, você pode alterar o nível de acesso de cada usuário: o administrador possui acesso às configurações e aos documentos; o membro tem acesso aos documentos; e o usuário apenas aos documentos criados por ele mesmo.
Também é possível alterar o proprietário da organização. Porém, após esse procedimento, apenas o novo proprietário poderá fazê-lo novamente.
Para remover um usuário da sua organização, basta clicar no X vermelho.
Mais abaixo, você pode personalizar, colocando a sua logomarca e alterando os botões de ação para a cor da sua empresa. Ao terminar, basta clicar em “Salvar alterações”.
Criar e usar pastas
Clique em “Nova pasta”, na aba “Documentos”. Insira o nome e confirme, clicando em “Adicionar pasta”.
Para mover um documento para uma pasta, toque nele, e a tela seguinte aparecerá. Clique no ícone da pasta com a seta, selecione a pasta desejada e ele será movido.
Você também pode criar uma pasta dentro de outra, seguindo o mesmo processo.
Assinar modelos dinâmicos
Acesse o link de assinatura, preencha o seu nome completo e clique em “Continuar”.
Preencha as informações solicitadas e clique novamente em “Continuar”.
A ZapSign irá gerar o documento automaticamente. Confira e clique em “Assinar”.
Insira o seu e-mail e número de telefone e clique mais uma vez em “Continuar”.
Faça a sua assinatura e clique em “Finalizar”.
Pronto! Agora, você pode baixar tanto o documento original quanto o já assinado.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Qual o melhor programa para assinatura digital?
O melhor programa depende da necessidade, podendo ser gratuito para usos simples ou plataformas robustas com integração, automação e validade jurídica completa.
Qual sistema de assinatura digital é gratuito?
Existem soluções gratuitas para usos básicos, incluindo opções de teste e ferramentas que permitem assinaturas simples sem custo.
Qual IA cria assinaturas?
Sistemas modernos de assinatura digital usam automação, reconhecimento e aprendizado para simplificar a coleta e validação de assinaturas de forma inteligente.
O que é CAdES e PAdES?
São padrões técnicos de assinatura digital para formatos específicos de documentos eletrônicos, garantindo interoperabilidade e validade jurídica.
Se você quer saber mais sobre como a solução de assinatura digital da ZapSign pode beneficiar a sua empresa, entre em contato com a gente!
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
