Os contratos são vitais para formalizar acordos e garantir a segurança jurídica em relações comerciais. Contudo, muitas vezes esses documentos acabam sendo longos, complexos e difíceis de entender – podendo atrasar o fechamento de negócios, aumentar custos jurídicos e até criar um ambiente de incerteza para as partes envolvidas. Por isso, simplificar contratos se torna necessário.
Como a agilidade e a clareza são cada vez mais valorizadas, simplificar contratos tornou-se uma estratégia inteligente para empresas que buscam otimizar seus processos e fechar mais negócios de maneira eficiente.
Neste artigo, vamos abordar como a simplificação de contratos pode ser um fator decisivo para acelerar negociações, reduzir custos e aumentar a satisfação de clientes e parceiros. A partir de 7 dicas práticas, mostraremos como transformar a forma como sua empresa lida com contratos, facilitando a compreensão e a agilidade no processo de assinatura.
7 dicas práticas para simplificar contratos
No ambiente de negócios atual, a agilidade e a clareza são essenciais para o sucesso das negociações. A seguir, confira as nossas principais dicas práticas para simplificar contratos, uma estratégia eficaz para acelerar o processo de fechamento, reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência em todas as etapas.
Ao adotar essas práticas, você poderá otimizar seus processos contratuais, tornando-os mais rápidos, claros e acessíveis, o que resultará em uma maior conversão de negócios e uma experiência mais positiva para todos os envolvidos:
1. Adoção de linguagem acessível e visual (legal design)
A linguagem dos contratos costuma ser cheia de jargões legais, termos técnicos e expressões complicadas que, em vez de esclarecer, podem criar confusão. Para simplificar contratos e torná-los mais acessíveis, é fundamental utilizar uma linguagem clara e objetiva, que todos os envolvidos consigam entender sem a necessidade de advogados ou especialistas.
Uma excelente maneira de alcançar isso é incorporar o conceito de legal design, que une o direito com o design visual para criar documentos mais amigáveis e intuitivos. O uso de gráficos, fluxogramas e diagramas pode ser uma maneira eficaz de explicar cláusulas complexas, ajudando a reduzir a confusão e facilitando a leitura do contrato.
2. Uso de modelos padronizados para evitar retrabalho
Criar contratos do zero a cada novo negócio pode ser uma tarefa demorada e propensa a erros. Para simplificar o processo, a melhor solução é adotar modelos de contratos padronizados, que atendam às necessidades mais comuns de sua empresa.
Esses modelos devem ser flexíveis o suficiente para serem ajustados de acordo com o tipo de acordo, mas mantendo a base de elementos essenciais já definidos.
A padronização dos contratos permite que sua equipe economize tempo, evitando a necessidade de redigir novos documentos e garantindo que todos os contratos sigam uma estrutura jurídica adequada e consistente. Isso não só acelera o processo de negociação, mas também reduz o risco de inconsistências jurídicas.
3. Automação de assinaturas digitais para reduzir burocracia
A assinatura de contratos, especialmente em negociações de maior escala, pode ser um dos maiores gargalos no fechamento de negócios. O processo manual de assinatura envolve muitas etapas: imprimir, assinar, escanear e enviar de volta. Essa forma tradicional de assinatura é também mais propensa a erros e omissões.
A automação de assinaturas digitais é uma maneira de simplificar esse processo e eliminar a burocracia. Ao adotar plataformas como a ZapSign, é possível coletar assinaturas de maneira rápida, segura e totalmente online.
A assinatura digital elimina a necessidade de impressão e envio de documentos físicos, tornando o processo mais ágil e eficiente, o que pode ser decisivo para fechar negócios com maior velocidade.
4. Otimização do fluxo de aprovação para eliminar gargalos
Em muitas empresas, o processo de aprovação de contratos é excessivamente lento devido a múltiplos níveis hierárquicos, diferentes departamentos envolvidos e a falta de um fluxo claro de responsabilidades. Essa lentidão não só atrasa a negociação, mas também pode frustrar os clientes e prejudicar a imagem da empresa.
Para simplificar contratos, é essencial otimizar o fluxo de aprovação. Isso pode ser feito através da implementação de um processo mais claro e transparente, com prazos bem definidos para cada etapa.
Ferramentas digitais, como softwares de gestão de contratos e plataformas de nuvem, podem ajudar a agilizar o processo, garantindo que todos os responsáveis pela aprovação possam acessar os documentos facilmente, revisar e aprovar de maneira eficiente.
5. Adição de cláusulas de maneira estratégica
Uma forma importante de simplificar contratos sem perder a robustez necessária é ser estratégico na inclusão de cláusulas. Em vez de escrever cláusulas excessivamente detalhadas e complexas, busque abordar os pontos mais importantes de forma objetiva e clara.
Uma boa prática é usar linguagem simples para descrever os direitos e deveres das partes envolvidas, evitando a inserção de termos vagos ou excessivamente complexos.
Além do mais, as cláusulas devem ser organizadas de maneira lógica, facilitando a leitura e a compreensão do contrato. Uma estrutura bem definida permite que os clientes ou parceiros de negócios encontrem rapidamente as informações que procuram, evitando confusões e aumentando a eficiência na assinatura.
6. Revisão constante para garantir a clareza
A revisão periódica dos contratos é uma etapa essencial para garantir que a linguagem continue simples e que o documento esteja sempre atualizado. As mudanças nas legislações, nas políticas internas ou no mercado podem exigir ajustes em cláusulas e termos.
Garantir que as cláusulas não se tornem desnecessariamente complicadas ao longo do tempo também é uma boa prática. Realizar uma revisão regular ajuda a identificar pontos de melhoria, garantindo que os contratos permaneçam claros e eficazes. Um contrato bem revisado é mais fácil de ser entendido, o que diminui o tempo de negociação e acelera o fechamento de negócios.
7. Utilização de plataformas de gestão de contratos
Investir em plataformas eletrônicas de gestão de contratos pode ser um grande facilitador para simplificar o processo. Essas ferramentas digitais permitem centralizar todos os contratos e documentos da empresa em um único local, facilitando a consulta, o acompanhamento e a execução de ações relacionadas aos contratos em andamento.
Essas plataformas também oferecem recursos de automação e integração com outros sistemas corporativos, garantindo uma gestão mais eficiente, sem a necessidade de múltiplos processos manuais, e proporcionando maior agilidade no fechamento de negócios.
8. Estabelecimento de prazos claros e flexíveis
Definir prazos claros para cada etapa do contrato é fundamental para evitar atrasos e garantir a fluidez do processo. No entanto, ao mesmo tempo, é importante que esses prazos sejam flexíveis o suficiente para permitir ajustes conforme necessário, sem comprometer a agilidade.
Com prazos bem definidos, as partes envolvidas sabem exatamente o que esperar, o que reduz a incerteza e agiliza a conclusão de acordos.
9. Clareza na definição de responsabilidades e obrigaçõe
Uma das maiores fontes de confusão nos contratos pode ser a ambiguidade nas responsabilidades das partes envolvidas. Para simplificar o entendimento e evitar disputas futuras, é essencial que as responsabilidades e obrigações de cada parte sejam claramente definidas desde o início.
Ua vez dividindo essas responsabilidades de maneira transparente, todos saberão o que se espera deles, reduzindo mal-entendidos e acelerando a execução do contrato.
10. Adoção de cláusulas de resolução rápida de conflitos
Incluir no contrato uma cláusula que estipule uma abordagem rápida e eficaz para resolução de disputas pode simplificar significativamente o processo. Essas cláusulas podem definir formas alternativas de resolução, como mediação ou arbitragem, evitando o longo processo judicial.
A inclusão de métodos ágeis para lidar com problemas é um fator determinante acelerar a solução de questões, tornando o contrato mais eficiente para ambas as partes.
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Exemplos de empresas que simplificaram seus contratos
Vejamos, agora, algumas empresas que simplificaram os seus contratos com a ZapSign.
Imobanco: segurança e integração eficiente
O Imobanco, fintech brasileira, enfrentava dificuldades na integração de uma ferramenta de assinatura eletrônica. Com a ZapSign, conseguiu integrar a solução à sua plataforma, com validação por geolocalização e maior segurança nos processos.
Unimed Oeste do Pará: agilidade no setor de saúde
A Unimed reduziu em 97% o tempo de conclusão de contratos ao adotar a ZapSign, com 90% dos documentos assinados em menos de 24 horas. O uso de reconhecimento facial foi um diferencial na segurança.
Galleria Bank: eficiência no crédito imobiliário
O Galleria Bank diminuiu o tempo de coleta de assinaturas de 7 para 2 dias, graças à assinatura digital. A empresa ainda implementou reconhecimento facial para garantir a autenticidade dos contratos.
Grupo Crisdu: redução de custos com digitalização
O Grupo Crisdu, que gerenciava mais de 100 mil documentos físicos mensalmente, reduziu seus custos com assinaturas em 98% após a integração com a ZapSign.
Espaçolaser: otimização no RH
A Espaçolaser economizou 88% do tempo dedicado à gestão de documentos trabalhistas, com a assinatura digital agilizando processos de contratação e desligamento.
Sicredi Agroempresarial: inovação sustentável
O Sicredi Agroempresarial economizou mais de 180 mil folhas de papel e reduziu em 66% o tempo necessário para assinaturas, com o uso de tokens via WhatsApp e reconhecimento facial.
Se você ainda não implementou essas mudanças em sua empresa, é hora de repensar a forma como lida com contratos. Simplificar contratos é a chave para fechar mais negócios com maior eficiência, e ferramentas como a ZapSign podem ajudá-lo nesse processo.
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