Vivemos em tempos em que tecnologias digitais – como plataforma de assinatura digital – ditam as regras do mercado. Com isso, empresas de todos os portes e ramos de atuação se vêem diante da necessidade de transformar suas práticas laborais, a fim de se adaptar a esta nova realidade.
A assinatura digital se mostra uma das principais soluções implantadas pelas organizações nesse cenário. Presente no Brasil desde 2001, com a criação do ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), a prática passou a ter maior adesão a partir de 2019, diante da obrigatoriedade legal para empresas com mais de 5 funcionários e do crescimento exponencial da prestação de serviços em âmbito virtual.
O impulsionamento da utilização desse tipo de tecnologia no mercado, gerou demanda por plataformas de assinatura digital – um recurso essencial para simplificar as rotinas gerenciais das empresas.
Neste artigo, explicaremos tudo sobre como funciona uma plataforma de assinatura digital, além de trazer um passo a passo completo ensinando a utilizar a plataforma da ZapSign para realizar a sua assinatura digital gratuitamente. Vamos lá?
O que é uma plataforma de assinatura digital?
Podemos definir a assinatura eletrônica como o método mais simples e eficaz de realizar a autenticação de um documento digital, sem que se haja a necessidade de fazer a assinatura tradicional, firmada à mão e com reconhecimento em cartório.
O recurso funciona, portanto, como uma senha solicitada para concluir diversas transações, como, por exemplo, movimentações seguras, assinar contratos ou autorizar pagamentos – desempenhando, na prática,um papel fundamental na desburocratização segura das relações contratuais em todos os níveis.
Sendo assim, uma plataforma de assinatura eletrônica nada mais é do que um software específico, cujo propósito é possibilitar que os seus documentos sejam assinados com rapidez, facilidade e validade jurídica, além de oferecer algumas outras funcionalidades úteis ao gerenciamento desses documentos.
A plataforma de assinatura eletrônica torna possível que os signatários se ponham em acordo ou desacordo com os termos dispostos em um documento, e garantindo a mesma validade jurídica que um documento assinado pelas vias tradicionais.
O que é a plataforma de assinatura digital da ZapSign
A ZapSign possui uma plataforma própria de assinatura eletrônica. Criada em 2020, essa solução veio para facilitar o processo de assinaturas de documentos à distância – o que foi fundamental, considerando que o mundo enfrentava o ápice da pandemia de Covid-19.
Contando com uma interface amigável e funcional, a ferramenta oferece uma solução capaz de simplificar todo o processo, de forma a coletar as assinaturas em menos de dois minutos, ao mesmo tempo que garante completamente a segurança e a validade jurídica dos documentos assinados. Também é possível a personalização com as cores da sua marca.
Outro grande diferencial da plataforma de assinatura digital da ZapSign está no alto nível de compatibilidade e integração multimídia, podendo ser utilizada tanto por um computador pessoal, quanto por um dispositivo móvel.
A ferramenta também possui integração com diversos meios de comunicação digital, que vão desde os tradicionais e-mail e SMS até os principais aplicativos de mensagem, como WhatsApp e Telegram – o que permite que a assinatura seja realizada de qualquer lugar.
A ZapSign conta com três diferentes planos de contratação – um gratuito e dois pagos.
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Como fazer assinatura digital gratuita pela plataforma da ZapSign
Nossa ferramenta dispõe de um processo extremamente fácil e rápido, principalmente se você seguir nosso tutorial sobre como fazer assinatura digital grátis.
Passo 1 – Faça login no sistema
Primeiramente, você deve acessar o nosso site, e informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
Passo 2 – Gere um novo documento
Uma vez que você já esteja logado e dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “NOVO” para ir para a próxima tela e gerar um novo documento.
Passo 3 – Faça o upload do arquivo .PDF
Clicando em “selecionar documento”, você poderá fazer o upload do documento a ser assinado.
É preciso que esse documento esteja em formato PDF – portanto, caso ele esteja em outro formato, você deverá converter o arquivo.
A conversão pode ser feita gratuitamente em diversos sites, como, por exemplo, este aqui.
Passo 4 – Assine com certificado digital
Para assinar com um certificado digital, é simples: após se logar na ZapSign e realizar o upload do arquivo, você deverá selecionar a opção “Autenticação Avançada”.
Insira os nomes dos signatários no campo que se encontra abaixo de “Quem irá assinar”. Caso os signatários já estejam adicionados à sua lista de contatos, clique na opção “Contatos” para selecioná-los e inseri-los. Essa opção encontra-se localizada abaixo da área de inserção dos nomes dos signatários.
Após definir o signatário, você deve clicar na opção “Método de Autenticação” e clicar na última opção, “Certificado Digital”.
Sobre esta funcionalidade, é importante lembrar alguns pontos:
- o uso deste recurso tem um custo de R$ 0,50 por assinatura com certificado digital;
- ainda não é possível posicionar ou editar a assinatura do signatário que assinará o documento com certificado digital;
- os signatários com certificado digital devem, necessariamente, ser os últimos a assinar o documento;
- antes de solicitar uma assinatura via certificado digital pela ZapSign, você não pode deixar de verificar a validade do certificado digital do destinatário do documento, ou não será possível a utilização deste método de autenticação no contrato.
Passo 5 – Adicione a sua própria assinatura ao documento
Caso a sua própria assinatura também seja necessária para a validação do documento, clique na opção “Eu vou assinar”, insira nela o seu nome e toque no botão “Continuar” para seguir para a próxima tela.
Passo 6 – Classifique entre assinaturas e vistos
Nesta tela, você deverá posicionar em quais locais do documento as assinaturas e vistos devem ser inseridos.
Para tal, é preciso apenas clicar no espaço escolhido,logo após o nome do signatário, e escolher entre assinatura ou visto.
A partir de então, as assinaturas e vistos serão visualizados nos locais que você indicou, da mesma forma que costuma ser em um documento físico. Em seguida, clique em “Salvar e continuar” para prosseguir.
Passo 7 – Gere e envie os links de assinatura
Chegou o momento de gerar os links de assinatura. Caso o contato com o seu signatário – independente de ser cliente, parceiro ou distribuidor – seja feito por WhatsApp, você deverá clicar no botão com o logo do app e enviar o link diretamente para a pessoa.
Se o meio escolhido for outro, não tem problema: basta ir até o ícone azul ao lado do link para copiá-lo e, posteriormente, colá-lo onde preferir.
Também há disponível a opção de enviar o seu documento por e-mail – afinal de contas, por se tratar de uma modalidade tradicional de comunicação digital, a maioria das empresas adota o correio eletrônico como um procedimento padrão.
Neste caso, toque na opção “Ativar envio automático por e-mail” e insira os endereços de e-mail das pessoas que irão assinar.
Passo 8 – Ordene os signatários
Caso seja necessário estabelecer uma ordem específica para as assinaturas, isso pode ser feito facilmente por meio do botão “Ordenar assinaturas”. Desta maneira, a ordem será definida ao arrastar os nomes dos signatários na tela para as devidas posições.
Feito isso, cada signatário só receberá seu e-mail de notificação, avisando para assinar o documento, quando o signatário anterior já o tiver assinado.
Passo 9 – Finalize o procedimento
Por fim, você ainda pode elaborar uma mensagem personalizada para ser enviada juntamente ao e-mail de notificação, além de ativar notificações com lembretes para aqueles que ainda não tiverem assinado.
Quando todos os passos forem concluídos, clique em “Enviar e finalizar” e pronto! O documento foi devidamente gerado e enviado aos respectivos signatários.
A partir daí, você poderá acompanhar o andamento das assinaturas, conforme seus signatários forem abrindo o link e firmando o arquivo.
Passo 10 – Seus signatários assinam o documento
Agora que você já fez tudo o que precisava, o último passo a ser realizado para firmar o contrato já não cabe mais a você, mas aos seus signatários.
Uma vez que eles tenham recebido o link de assinatura do documento – seja por WhatsApp, e-mail ou qualquer outro meio -, basta que cada um clique no link para abrir o documento, lê-lo com bastante atenção e, então, estando de acordo com os termos nele dispostos, clicar na opção “Assinar”.
Na tela seguinte, algumas informações básicas do signatário serão solicitadas para fins de verificação de sua identidade: nome completo, endereço de e-mail e número de telefone.
Em seguida, o signatário deverá clicar em “Continuar” e fazer a assinatura normalmente, como se fosse no papel – porém, utilizando o dedo, mouse, caneta capacitiva ou da forma que melhor se adequar ao dispositivo utilizado.
Em seguida, basta clicar em “Finalizar” para o documento ser assinado. A assinatura constará ao final do documento, no relatório de assinaturas, e também nos demais lugares onde você tiver posicionado.
Ao seguir os passos deste guia, você não terá dificuldade alguma em utilizar perfeitamente a nossa plataforma de assinatura digital. Para conhecer melhor a ferramenta, você pode selecionar o plano gratuito e testá-la clicando aqui!