Com a crescente implementação de novas ferramentas tecnológicas, o mercado tem passado por constantes transformações, o que envolve saber como fechar contratos com clientes.
A adaptação a essa nova realidade já representa uma necessidade indiscutível para que as empresas alcancem relevância e atraiam clientes – afinal de contas, o público está cada vez mais familiarizado com as tecnologias do momento, e as companhias que não estiverem alinhadas aos seus costumes de consumo certamente ficarão para trás.
Por isso mesmo, cada vez mais, empresas de todos os tamanhos e ramos de atuação vêm adotando soluções inovadoras como a assinatura digital. Entretanto, ainda é comum que muitas pessoas tenham dúvidas sobre como utilizar esse recurso – e, pensando nisso, elaboramos este conteúdo especial, dedicado a esclarecer tudo sobre como fechar mais negócios usando assinatura digital.
Para sanar todas as suas dúvidas sobre o assunto e começar já a implementar essa ferramenta nos seus negócios, continue a leitura deste artigo!
Os maiores desafios das empresas ao fechar contratos com os clientes
A rotina de fechamento de contratos com clientes é um dos mais importantes e, ao mesmo tempo, mais atribulados processos de qualquer empresa. Por isso, são muitos os desafios diários para um exercício eficiente dessas demandas:
Custos envolvidos
Tradicionalmente, a assinatura de um contrato físico envolve uma série de custos que podem representar uma verdadeira pedra no sapato do gestor.
Esses custos vão desde o envio dos papéis até o signatário, que envolverá os serviços de um motoboy, Correios ou transportadora,até os gastos com material para impressão. Embora possa parecer pouco quando pensamos na emissão de um único documento, os números podem crescer exponencialmente quando o volume de papéis for maior.
Isso sem falar na questão do espaço. De fato, muitos escritórios possuem salas inteiras dedicadas a armazenar seus documentos impressos, o que também demanda uma série de gastos que podem ser evitados.
Burocracia
A burocracia nos procedimentos também costuma ser um grande entrave para as empresas, sobretudo no que diz respeito à necessidade de reconhecimento de firma em cartórios. Isso pode se tornar um grande problema quando falamos em um intenso fluxo de contratos por mês, pois esse formato de contratação pode se tornar um tanto moroso e engessar as operações da empresa.
Tempo de retorno demorado
Todos esses fatores já destacados acabam por tornar a lida com documentos físicos muito mais demorada do que realmente poderia ser. Afinal, quando o tempo entre uma ação e outra se estende demais, todos os processos importantes são prejudicados e os resultados pretendidos custam a se apresentar.
Manutenção e recuperação de registros
Além de todos os pontos já citados, a utilização de documentação física também envolve um grande trabalho com manutenção, já que a preservação da vida útil dos arquivos requer uma série de cuidados com temperatura, umidade e limpeza dos locais de armazenamento.
Mesmo assim, por mais rigorosa que a manutenção possa ser, é inevitável a ação do tempo sobre os documentos – sendo necessário realizar, ocasionalmente, um trabalho de recuperação dos registros.
9 estratégias de vendas para fechar contratos com clientes
Vejamos agora como superar os desafios e fechar contratos com um número cada vez maior de clientes.
1. Realize um diagnóstico preciso
Entender profundamente a empresa e as pessoas com quem você negocia é crucial. Uma pesquisa detalhada, incluindo redes sociais como LinkedIn, pode fornecer insights valiosos. Evite perguntas fechadas; opte por questões abertas que revelem mais sobre as necessidades e interesses do cliente.
2. Saiba quando recusar clientes
Pode parecer contraditório, mas recusar clientes que não se alinham aos seus serviços ou valores pode economizar tempo e recursos. Essa seleção permite focar em clientes com maior potencial de fechamento.
3. Identifique os tomadores de decisão
Em negociações, identificar quem tem o poder de decisão é fundamental. Se estiver lidando com intermediários, forneça ferramentas, como apresentações, para que eles possam representar sua proposta adequadamente ao decisor.
4. Crie um senso de urgência
Ajuste sua abordagem de vendas para incentivar decisões rápidas. Ofertas por tempo limitado ou benefícios adicionais podem acelerar o processo de decisão, mas use essa tática com moderação para não parecer insistente.
5. Rebata objeções com naturalidade
Esteja preparado para enfrentar objeções. Ter respostas bem pensadas, que reconheçam limitações e demonstrem empatia, pode ser muito eficaz na construção de confiança com o cliente.
6. Foco na dor do cliente
Concentre-se em entender e solucionar as dores do cliente, alinhando suas expectativas e necessidades com as soluções oferecidas. Isso mostra que você está genuinamente interessado em resolver seus problemas.
7. Estabeleça prazos claros na negociação
Defina limites temporais para decisões e retornos. Mantenha o controle sobre esses prazos e seja proativo, entrando em contato com o cliente na data acordada para acompanhar o processo.
8. Automatize processos de fechamento
Quando o cliente está pronto para assinar, facilite o processo. Utilize assinaturas digitais para agilizar e simplificar a formalização do contrato. Essa abordagem aumenta a eficiência e a satisfação do cliente.
9. Integre soluções de assinatura digital
Integrar assinaturas digitais ao seu sistema de vendas otimiza ainda mais o processo. Isso garante rapidez, praticidade e segurança, tanto para o vendedor quanto para o cliente, eliminando atrasos causados por processos burocráticos tradicionais.
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Como a assinatura digital pode ser aplicada para a otimizar o processo de prospecção de clientes
Muito mais do que aumentar a quantidade de vendas bem sucedidas, o fluxo de trabalho de uma empresa precisa ir além, e focar na construção contínua de relações de negócio sólidas. Naturalmente, o desenvolvimento desse objetivo envolve uma série de atribuições, o que torna necessário uma equipe capacitada, atualizada e alinhada às principais práticas do mercado.
Nesse sentido, a assinatura digital se mostra uma ferramenta extremamente benéfica para otimizar o processo de prospecção de clientes, devido às vantagens que apresenta em relação à assinatura tradicional. Confira a seguir:
- Praticidade de firmar documentos a qualquer hora ou lugar
Implementar tecnologia digital em seu negócio é o mesmo que garantir que a sua empresa funcionará 24h por dia. Hoje, além do fato de boa parte dos profissionais poderem desempenhar suas funções fora do escritório, as plataformas digitais automatizam boa parte do serviço.
Plataformas de assinatura digital permitem que documentos sejam criados, enviados, assinados e salvos de qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, como um computador ou celular.
Isso é extremamente benéfico para a empresa, que ganha em praticidade e produtividade, e também para o cliente, uma vez que este poderá contratar a solução desejada muito mais rapidamente.
- Receita confiável e redução de custos
Uma vez que a assinatura digital dispensa o uso excessivo de material físico e o gasto com transportes, impressões e outras ações desnecessárias, isso se reflete nas finanças da empresa.
Além disso, automatizar o seu processo de fechamento de contratos proporciona confiabilidade às suas vendas, e a receita gerada ganha em robustez, uma vez que o aumento do faturamento se dá de maneira rápida e exponencial.
Um estudo realizado pela Ombud recentemente revela que a implementação da assinatura digital economiza cerca de US$20,00 por documento. Se levarmos em conta os altos fluxos documentais envolvidos nas rotinas administrativas e comerciais da maioria das empresas, será possível ter uma boa idéia do reflexo dessa medida sobre suas receitas.
- Escalabilidade nas vendas
Enquanto o fechamento de um contrato físico envolve a participação de diversas pessoas e um considerável intervalo de tempo, o mesmo não ocorre com um contrato digital: o processo se dá de forma muito mais rápida e direta, possibilitando a otimização das atividades da equipe de vendas, que terá mais tempo para se dedicar a outras ações, mais urgentes em nível estratégico e, consequentemente, fechar mais contratos em menos tempo.
- Menos erros
O processo de assinatura física de um documento pode chegar a levar dias para ser concluído. Para encurtar esse caminho, é preciso que a equipe esteja afiada na análise e controle de todos os trâmites – e, em meio a toda essa demanda, mesmo o mais competente dos profissionais ainda pode cometer equívocos.
Porém, o uso de uma plataforma de assinatura digital permite ao usuário um nível perfeito de organização e visualização do status do contrato, otimizando todo o processo e evitando a incidência de erros.
- Validade legal e segurança de dados
As assinaturas digitais possuem total validade legal, conforme definido pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), um serviço disponibilizado gratuitamente pelo ITI e criado em 2001 por meio da Medida Provisória 2.200-2 para viabilizar a emissão de certificados digitais.
Vale destacar também que as plataformas de assinatura digital contam com sistemas completos de autenticação de dados e trilhas de auditoria, o que assegura a autenticidade da identidade dos signatários, além do rastreio e a marcação das ações de cada documento com o tempo. Assim, torna-se impossível que o contrato seja modificado sem o conhecimento do usuário.
- Sustentabilidade
Ao dispensar o uso de material físico, a assinatura digital se mostra uma opção extremamente viável sob o ponto de vista da sustentabilidade, o que é benéfico não apenas do já citado ponto de vista financeiro, como também do ambiental, por contribuir a preservação dos recursos naturais e reduzir os níveis de emissão de lixo.
Além disso, a percepção da marca pelos clientes também é favorecida, visto que a pauta ambiental vem ganhando crescente relevância na sociedade, e o público está cada vez mais atento à importância dessas questões.
- Otimização do tempo e agilidade na gestão de documentos
Todas as vantagens destacadas acima apontam para uma gestão de documentos objetiva e fluida, uma vez que os processos são descomplicados e toda a equipe tem a possibilidade de utilizar seu tempo de trabalho para desempenhar atividades estrategicamente mais relevantes.
- Integração com outros softwares via API
Uma boa plataforma de assinatura digital pode ser facilmente integrada a outras ferramentas. Esse recurso facilita o trabalho em muitos níveis, se considerarmos que a visualização das informações e a execução das demandas pode ser feita com muito mais fluidez, e sem a necessidade de manter diversas aplicações abertas simultaneamente.
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Como fazer o seu cadastro no Plano Completo da ZapSign
A plataforma de assinatura digital da ZapSign é referência no mercado. Está disponível em três planos diferentes: o Gratuito, o Profissional e o Completo. A seguir, um passo-a-passo sobre como contratar o Plano Completo, recomendado para grandes empresas.
Primeiro passo
Primeiramente, você deverá criar a sua conta gratuita na ZapSign e fazer o seu login. A seguir, você será encaminhado à tela inicial.
Vá em “Configurações” e, em seguida, toque em “Planos e preços” ou acesse este link.
Segundo passo
Você será levado a uma tela, na qual irão aparecer os dois planos disponíveis (Profissional e Completo). Vá em Plano Completo e clique em “Contratar”.
Terceiro passo
Na tela a seguir, informe os seus dados pessoais e, logo após, clique em “Continuar”.
Quarto passo
A próxima tela pedirá os dados do seu cartão de crédito. Após inserí-los, marque a caixa abaixo para confirmar que você não é um robô e, finalmente, em “Finalizar”. Pronto: o seu plano foi criado com sucesso!
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