A automatização de documentos constitui uma estratégia fundamental para empresas que buscam eficiência, precisão e agilidade em seus processos de gestão documental. Nesse contexto, a integração entres as ferramentas pode transformar a maneira como contratos e documentos são preparados e gerenciados.
Entre as soluções disponíveis, a integração entre a ZapSign e a HubSpot se destaca por sua capacidade de otimizar esse processo. Enquanto a primeira oferece uma plataforma de assinaturas eletrônicas, garantindo que documentos sejam assinados de forma segura e legal, a segunda, conhecida por seu CRM robusto e suas funcionalidades de automação, facilita o gerenciamento e a automação de tarefas relacionadas a documentos.
Combinando essas ferramentas, empresas podem automatizar o fluxo de trabalho relacionado a contratos, desde a criação até a assinatura, reduzindo significativamente o tempo necessário para preparar e finalizar contratos e diminuindo a probabilidade de erros humanos.
Neste artigo, entraremos em detalhes sobre a automatização de documentos e o papel da integração entre a ZapSign e a HubSpot nesse processo.
O que é automatização de documentos e qual a sua importância?
A automatização de documentos consiste no uso de tecnologias para criar, processar e gerenciar documentos de forma automática, eliminando ou reduzindo a necessidade de intervenção manual.
Esse processo envolve a utilização de softwares e ferramentas que podem gerar, editar, revisar, aprovar e armazenar documentos eletronicamente. A automatização abrange desde documentos simples, como formulários e contratos, até documentos mais complexos, como relatórios financeiros e documentos legais.
Trata-se de uma prática estratégica para empresas que buscam eficiência, precisão e conformidade, oferecendo benefícios como economia de tempo, redução de erros, segurança dos dados, e conformidade regulatória.
Automatizar documentos simplifica o fluxo de trabalho, reduz custos operacionais e materiais, e melhora a experiência do cliente com respostas rápidas e transparentes – além de facilitar o acesso e armazenamento digital de documentos, permitindo buscas eficientes e escalabilidade nas operações.
Como funciona a integração entre a ZapSign e a HubSpot
A integração entre sistemas é uma peça-chave para um processo de automatização eficiente. Por exemplo, uma plataforma de assinatura eletrônica permite que seja feita a gestão de todos os documentos firmados por funcionários, parceiros e clientes da empresa.
Mas, no que tange ao relacionamento com o cliente, há outros pontos envolvidos, como, por exemplo: dados pessoais; histórico de compra; tickets de atendimento; com quais membros da empresa já esteve em contato; registro de mensagens de e-mail, chat e canais de atendimento; dentre outros.
Essas funcionalidades não pertencem à proposta de uma plataforma de assinatura eletrônica. Faz-se necessário, portanto, contratar um CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) – uma plataforma voltada especificamente para a administração geral dos clientes de um negócio.
A ZapSign oferece integração com a HubSpot, CRM líder de mercado, que atende a mais de 113 mil empresas por todo o mundo. Assim como a ZapSign, a HubSpot oferece um plano gratuito, ideal para quem tem um pequeno negócio ou simplesmente quer experimentar a ferramenta antes de contratar um plano premium.
A integração entre a ZapSign e a HubSpot é projetada para simplificar e automatizar o processo de criação e gestão de documentos, especialmente contratos. Utilizando modelos pré-configurados na ZapSign e dados armazenados na HubSpot, essa integração permite que os documentos sejam gerados, enviados e assinados eletronicamente de forma rápida e eficiente. Abaixo está uma visão geral de como a integração funciona.
Criação de modelos na ZapSign
Com a ZapSign, você pode criar modelos de documentos que servirão como base para os contratos. Esses modelos incluem espaços reservados (placeholders) para informações que serão preenchidas automaticamente com os dados da HubSpot. Os modelos podem ser personalizados de acordo com as necessidades da sua empresa, incluindo cláusulas específicas, termos e condições.
Armazenamento de dados na HubSpot
A HubSpot armazena informações detalhadas sobre seus contatos e clientes, como nomes, endereços, e detalhes específicos dos negócios. Utilizando workflows e triggers na HubSpot, você pode definir quando e como os dados serão enviados para a ZapSign para a geração dos documentos.
Geração automática de documentos
Quando um evento específico é acionado na HubSpot (por exemplo, a conclusão de uma negociação), os dados relevantes são automaticamente transferidos para a ZapSign. A ZapSign usa esses dados para preencher os modelos de documentos, criando contratos personalizados e prontos para envio.
Envio e assinatura eletrônica
Os documentos gerados são enviados automaticamente para as partes envolvidas através da ZapSign. As partes podem assinar eletronicamente os documentos, com a ZapSign garantindo a validade jurídica e a segurança das assinaturas.
Etapas de instalação e uso
A integração entre ZapSign e HubSpot representa um avanço significativo na automatização de documentos, proporcionando uma solução eficiente, segura e prática para uma boa gestão de contratos.
Ao seguir as etapas de instalação e uso detalhadas a seguir, sua empresa pode desfrutar dos benefícios de uma gestão de documentos eletrônicos integrada, economizando tempo, reduzindo erros e aumentando a produtividade.
1. Login na HubSpot
Crie sua conta na HubSpot e efetue o login na plataforma, a fim de inserir os seus dados. Você pode também usar a sua conta do Google cadastrada para entrar na plataforma.
2. Acesse a ZapSign pelo Marketplace da HubSpot
Por abordar uma série de outras plataformas, a HubSpot tem o seu próprio marketplace de apps. Nele, você pode encontrar todas as ferramentas que se conectam com a HubSpot, o que inclui a ZapSign. Clicando neste link, você pode ir direto até nós no Marketplace da HubSpot.
3. Instale a ZapSign dentro da HubSpot
Ao encontrar a ZapSign, o passo seguinte é fazer a instalação dentro do CRM. Na parte superior direita da tela você verá um botão laranja escrito “Request to install”.
4. Permita a integração com a ZapSign
Por ser um CRM que atende os mais variados departamentos das empresas, a HubSpot possui funções de administradores que são passados aos fundadores, gestores e líderes desses setores.
Portanto, caso você não tenha permissão de executar essa instalação por não possuir poderes administrativos na HubSpot, se deparará com uma tela de solicitação de um pedido de permissão à pessoa que faz a gestão das contas para liberar a instalação. Sugerimos sempre fazer uma comunicação prévia com o gestor de contas para que a aprovação seja feita a caráter breve.
5. Selecione a conta que deve ser conectada
Assim que as permissões de instalação tiverem sido passadas com sucesso, a próxima tela apresentará as contas presentes na HubSpot que devem ser conectadas com a ZapSign como vemos na tela abaixo.
Selecione a correta, certificando-se das permissões necessárias, e clique no botão que diz “Connect app” (ou seja, “Conectar aplicativo”). A mensagem “vinculado com sucesso” aparecerá, e a instalação estará completa.
6. Crie o seu primeiro documento da ZapSign via HubSpot
Na área Deals / Negócios de algum contato específico, clique em “Create documents via upload” (ou “Criar documento via upload”). Surgirá uma tela de upload do documento, inserção de signatários e envio para a assinatura, idêntica à da plataforma da ZapSign.
O progresso da assinatura dos documentos também pode ser visto pela HubSpot – facilitando a vida de quem opera o CRM todos os dias e precisa conferir se o cliente, fornecedor, funcionário ou qualquer pessoa com quem está em contato já assinou o contrato.
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Os principais benefícios da automatização de documentos integrando a ZapSign e a HubSpot
A automatização é essencial para todos que buscam eficiência operacional, precisão e conformidade na gestão de seus documentos empresariais. Integrando as ferramentas da ZapSign com a HubSpot, é possível potencializar os benefícios obtidos. Confira, a seguir, os principais dentre esses benefícios.
Economia de tempo
Com processos mais ágeis e simplificados, os funcionários podem se concentrar em tarefas estratégicas e de maior valor. Documentos que antes demoravam dias ou até semanas para serem preparados, revisados e aprovados, agora podem ser concluídos em questão de horas, acelerando o fluxo de trabalho e melhorando a produtividade geral da empresa.
Redução de erros
A automatização de documentos oferece maior consistência e precisão nos documentos, o que minimiza riscos e aumenta a confiabilidade das informações. Processos automatizados eliminam a variabilidade inerente às intervenções manuais, garantindo que todos os documentos sigam padrões predefinidos e sejam preenchidos corretamente – melhorando a qualidade dos documentos e reduzindo a necessidade de retrabalho e correções.
Redução de custos
Com a transição para processos digitais, empresas podem eliminar gastos associados à compra de papel, manutenção de impressoras e espaço de armazenamento físico. Em longo prazo, essas economias podem ser substanciais, contribuindo para a melhoria da margem de lucro e a sustentabilidade ambiental da empresa.
Maior eficiência
Em um ambiente de negócios competitivo, a capacidade de manter a eficácia, adaptar-se rapidamente a novas demandas e melhorar a experiência do cliente torna essa prática indispensável. A automatização de documentos permite que as empresas respondam mais rapidamente às solicitações dos clientes, proporcionando uma experiência mais eficiente e satisfatória e alinhada às expectativas dos clientes, fortalecendo relacionamentos e aumentando a fidelidade.
Gestão de parceiros aprimorada
A integração da ZapSign com o HubSpot facilita o processo de formalização de parcerias, uma vez que todas as interações são registradas diretamente no CRM. Assim, se surgirem questões sobre o contrato, todas as informações e comunicações estão centralizadas e facilmente acessíveis em um único canal, evitando a necessidade de buscar documentos em diversos locais.
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