ZapSign: como funciona nos processos de médias e grandes empresas

Nos últimos anos, a digitalização de documentos tem se estabelecido como uma tendência irreversível no mundo corporativo, especialmente entre médias e grandes empresas. Nesse contexto, a necessidade de soluções eficientes para assinatura eletrônica e digital tem ganhado destaque, impulsionada pela busca por ferramentas mais ágeis, seguras e integradas. Uma delas é a ZapSign. E como funciona?

Oferecendo uma solução robusta e adaptável, a ZapSign simplifica e aprimora significativamente os processos de assinatura digital, garantindo conformidade legal, segurança dos dados e integração perfeita com outras ferramentas essenciais para o ambiente corporativo.

Este artigo aborda como a ZapSign funciona nos processos de médias e grandes empresas, destacando seus benefícios e contribuições para a eficiência operacional e competitividade no mercado atual.

Vantagens da ZapSign e como funciona para pequenas e médias empresas

A ZapSign oferece toda uma série de vantagens que a consolidam como muito mais do que uma simples solução tecnológica, mas um verdadeiro parceiro estratégico, cujo valor se revela essencial para a jornada de transformação digital das empresas, proporcionando eficiência, segurança e suporte de alto nível.

Especialmente para pequenas e médias empresas, essas vantagens proporcionam um grande diferencial, possibilitando que as operações dessas organizações façam frente aos maiores nomes do mercado. Confira!

Preços acessíveis em real

A ZapSign facilita a gestão financeira ao eliminar custos ocultos e oferecer transparência nos planos de assinatura e, o melhor de tudo, em real. O processo de contratação é claro e direto, garantindo uma experiência sem complicações desde o primeiro contato. 

Esta abordagem transparente é essencial para empresas que buscam controlar suas despesas com precisão e evitar surpresas desagradáveis. Ao oferecer planos em moeda local, a ZapSign torna mais fácil para os clientes brasileiros planejarem e gerirem seus orçamentos, além de proporcionar uma relação de confiança desde o início.

Integração com outras plataformas

A integração da ZapSign com mais de 2 mil ferramentas, incluindo Zapier, Integromat e Pluga, cria um ecossistema empresarial integrado e otimizado, permitindo que as empresas maximizem a eficiência de seus fluxos de trabalho digitais. 

Essa interoperabilidade ampla é estrategicamente valiosa para a simplificação das operações, pois permite que diferentes plataformas e sistemas trabalhem juntos de forma harmoniosa. A unificação de várias ferramentas em uma única interface intuitiva não só simplifica os processos, mas também impulsiona a produtividade da companhia exponencialmente. 

As empresas podem automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros humanos e liberar tempo para se concentrarem em atividades estratégicas. A flexibilidade oferecida pela ZapSign na integração com diversas plataformas significa que as empresas podem adaptar a solução às suas necessidades específicas, independentemente do setor ou do porte da empresa.

Atendimento personalizado

Outra vantagem significativa da implementação da ZapSign está no atendimento ao cliente personalizado, disponível via WhatsApp. Esse suporte eficiente e direto assegura que as empresas possam resolver questões rapidamente e manter seus processos operacionais sem interrupções. 

O atendimento próximo e imediato é fundamental para garantir que os clientes se sintam apoiados e valorizados. Quando surgem dúvidas ou problemas, a equipe de suporte da ZapSign está pronta para fornecer soluções rápidas e eficazes, minimizando o impacto nas operações diárias das empresas. 

Essa abordagem proativa no atendimento ao cliente fortalece a confiança na plataforma e demonstra o compromisso da ZapSign com a excelência no serviço. 

Além disso, a comunicação via WhatsApp é conveniente e acessível, permitindo que as empresas obtenham ajuda quando mais precisam, de maneira prática e eficiente.

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Quais são as principais funcionalidades da ZapSign?

A ZapSign oferece diversas funcionalidades especiais, projetadas para atender às necessidades específicas tanto de médias quanto de grandes empresas. Essa versatilidade faz da plataforma uma escolha poderosa para organizações que buscam otimizar seus processos de assinatura digital de forma segura, eficiente e flexível. A seguir, destacamos as principais.

Assinatura eletrônica avançada e qualificada

Entre os principais recursos oferecidos pela ZapSign, destacam-se os tipos de assinatura eletrônica disponíveis: a assinatura eletrônica avançada e a assinatura eletrônica qualificada.

A primeira utiliza métodos eletrônicos para identificar o signatário e garantir a integridade do documento assinado, oferecendo um nível moderado de segurança e sendo amplamente utilizado em transações comerciais cotidianas.

Já a segunda segue padrões mais rigorosos de segurança e validação estabelecidos por regulamentações específicas, sendo frequentemente exigida para documentos que envolvem transações financeiras, contratos governamentais e outras situações críticas que requerem alta segurança e conformidade legal.

A possibilidade de escolher entre essas duas opções proporciona flexibilidade e conformidade legal em diferentes contextos, desde contratos simples até documentos que exigem validação jurídica mais rigorosa.

Armazenamento seguro de documentos

O armazenamento seguro dos documentos é algo imprescindível quando lidamos com gestão de contratos eletrônicos. Com a ZapSign, o acesso aos documentos é rigorosamente controlado para diferentes níveis de usuário. Assim, torna-se possível que as empresas controlem exatamente quem pode visualizar, editar ou assinar documentos, garantindo a segurança e a integridade das informações corporativas.

Compra de documentos avulsos e consulta de saldo de documentos

Outro benefício significativo é a capacidade de comprar documentos avulsos conforme necessário, oferecendo uma opção conveniente para empresas com demandas variáveis de assinatura digital. Adicionalmente, a ZapSign permite que os usuários consultem facilmente o saldo de documentos disponíveis, facilitando o planejamento e a gestão dos recursos de assinatura digital dentro da organização.

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Cases de sucesso da ZapSign

Para ilustrar a eficácia da ZapSign em contextos empresariais reais, destacamos dois casos de sucesso de grandes empresas que adotaram a plataforma. Ambos exemplificam como a ZapSign se tornou uma parceira estratégica capaz de impulsionar a competitividade e a conformidade dos negócios em plena era dos documentos eletrônicos.

Grupo Crisdu

O Grupo Crisdu é uma organização brasileira que se destaca nos setores de Indústria, Comércio e Logística, guiada por valores de transparência, qualidade e compromisso. Com sede no Rio Grande do Sul e expansão internacional para países como Chile, Paraguai, Uruguai e Estados Unidos, o Grupo orgulha-se de sua origem e impacto positivo tanto para funcionários quanto clientes.

Enfrentando desafios significativos na gestão de documentos físicos em todo o Brasil, especialmente na vertical Romance, que lida com mais de 100 mil documentos assinados mensalmente, o Grupo Crisdu buscava otimizar seus processos de Comercial, Crédito e Cobrança. A falta de rastreabilidade, segurança e colaboração remota entre equipes dispersas foram preocupações críticas.

Para resolver essas questões, o Grupo Crisdu integrou a plataforma de assinatura eletrônica da ZapSign ao seu software via API. Essa integração permitiu simplificar a adoção da ferramenta pelos franqueados da marca Romance, reduzindo riscos de fraudes, inadimplência e agilizando processos internos. A parceria direta com a ZapSign resultou em uma solução altamente personalizada, que melhorou significativamente a eficiência operacional e a segurança das transações.

Hoje, todas as transações são geridas de forma centralizada e segura através do portal da ZapSign, integrado ao software próprio do Grupo Crisdu. Essa medida proporciona acesso imediato e confiável a informações críticas, independentemente da localização geográfica, além de acelerar o monitoramento e processamento de documentos assinados.

O resultado dessa parceria não poderia ser mais impressionante: o Grupo Crisdu reduziu em 90% o tempo de processamento de assinaturas, equivalente a aproximadamente 300 milhões de minutos economizados, resultando em uma economia financeira significativa de aproximadamente 98%.

Espaçolaser

A Espaçolaser é uma reconhecida rede de varejo, especializada em serviços de depilação a laser, atendendo mais de 5 milhões de clientes e realizando mais de 80 milhões de procedimentos. Com uma presença expandida para Argentina, Chile, Paraguai, Colômbia e uma base sólida de 580 lojas próprias no Brasil, 220 lojas franqueadas, e aproximadamente 4800 funcionários, a marca se destaca como líder há 19 anos no mercado global de depilação a laser.

Enfrentando desafios operacionais significativos, especialmente em contratações e desligamentos, a Espaçolaser reconheceu a necessidade de digitalizar seus processos de RH, jurídicos e de TI. O processo manual, agravado pela pandemia, resultou em atrasos, fragilidades na segurança e dificuldades na gestão de contratos e documentação.

Para ganhar agilidade e controle, a Espaçolaser decidiu implementar uma solução de assinatura eletrônica para facilitar seus processos de contratação. A implementação da ZapSign proporcionou uma eficiência operacional significativa no backoffice da empresa, reduzindo processos que antes levavam até 3 semanas para apenas algumas horas, especialmente na fase final de contratos.

A integração com o sistema Protheus no departamento de RH através de API permitiu um ganho adicional de tempo e centralização das informações em um único lugar. A segurança dos documentos foi drasticamente melhorada, assim como as tratativas com fornecedores, utilizando a tecnologia de assinatura eletrônica para garantir credibilidade, segurança e agilidade nos processos da empresa, incluindo emissão e monitoramento de notas fiscais em diversas localidades.

A colaboração estreita com a ZapSign, adaptada às necessidades específicas da Espaçolaser, resultou em uma redução de impressionantes 88% no tempo de processamento de assinaturas, totalizando mais de 40 mil documentos assinados na plataforma. Esta transformação, para além de melhorar a eficiência operacional da companhia, representou também uma economia financeira significativa de aproximadamente 92%.

A integração contínua da ZapSign, permitindo assinaturas diretas pela plataforma no departamento jurídico e via API integrada ao Protheus no RH, continua a proporcionar à Espaçolaser um controle operacional aprimorado e velocidade otimizada nos processos contratuais. A utilização de recursos como pastas e subpastas facilitou ainda mais a gestão e controle do fluxo de documentos.

Essas mudanças marcaram um novo padrão para a Espaçolaser, demonstrando a importância estratégica da digitalização dos processos de assinatura e destacando-se como um diferencial decisivo para seu futuro.

Agora que você sabe como a ZapSign funciona e conhece os cases de sucesso do Grupo Crisdu e da Espaçolaser com a nossa plataforma, você está convidado a falar com um de nossos consultores para começar agora mesmo a transformar também a eficiência e segurança dos processos da sua empresa. 

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