Com a crescente digitalização dos processos e a troca de dados pessoais entre empresas e consumidores, a proteção de informações sensíveis tornou-se uma prioridade para as organizações. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi estabelecida no Brasil para regular o tratamento de dados pessoais, garantindo a privacidade e a segurança dos indivíduos. Mas, como adequar LGPD e assinatura digital?
Para as empresas, a implementação das exigências da LGPD representa um grande desafio, principalmente pela complexidade dos processos envolvidos na proteção de dados. Uma das soluções que tem ganhado destaque no mercado é a assinatura digital, que pode ser uma aliada importante para garantir a conformidade com a LGPD.
A combinação de ambas as ferramentas assegura que os dados pessoais sejam tratados de forma segura e transparente, sem comprometer a integridade das informações. Neste artigo, abordaremos o tema para facilitar o processo de conformidade para as empresas.
Como adequar LGPD e assinatura digital em 6 passos
A seguir, apresentamos um passo a passo detalhado e completo que vai te ajudar a garantir a conformidade com a legislação vigente, melhorar significativamente a segurança dos dados, otimizar processos internos e reduzir riscos jurídicos.
Ao seguir essas etapas, sua empresa estará adequada às melhores práticas de proteção de dados, beneficiando-se plenamente das vantagens da assinatura digital e promovendo maior transparência, agilidade e segurança nos seus processos contratuais.
Etapa 1: obtenção de consentimento explícito
O primeiro passo essencial para a adequação à LGPD é garantir que os dados pessoais sejam coletados com o consentimento explícito do usuário. A lei exige que as empresas solicitem permissão clara e informada antes de realizar qualquer tipo de tratamento de dados pessoais.
A assinatura digital desempenha um papel fundamental nesse processo, pois, ao ser utilizada para coletar o consentimento do usuário, oferece uma forma segura e verificável de obter o “sim” do indivíduo.
Exemplo prático: ao solicitar a autorização para o uso de dados pessoais em uma plataforma de e-commerce, a empresa pode enviar um contrato digital que o cliente deve assinar eletronicamente. Com a assinatura digital, o consentimento é formalizado de forma autenticada, garantindo que a empresa tenha um registro confiável e seguro de que o usuário concordou com as condições estipuladas.
Etapa 2: autenticação do usuário
A autenticação do usuário é outro aspecto importante para a conformidade com a LGPD. A lei exige que as empresas implementem mecanismos para garantir que os dados sejam tratados apenas por pessoas autorizadas, evitando o acesso não autorizado.
Nesse contexto, a assinatura digital pode ser utilizada para verificar a identidade do usuário, proporcionando um método eficaz de autenticação.
Exemplo prático: ao solicitar informações sensíveis, como dados bancários ou documentos pessoais, as empresas podem requerer que o usuário realize a autenticação por assinatura digital, utilizando um certificado digital que garanta a autenticidade da assinatura – o que protege os dados e impede fraudes e garante que apenas os indivíduos autorizados tenham acesso a informações privadas.
Etapa 3: criptografia de dados
A criptografia é uma das principais ferramentas para garantir a segurança dos dados pessoais, conforme exige a LGPD. A criptografia transforma informações legíveis em um código ilegível, o que dificulta o acesso a dados sensíveis por pessoas não autorizadas.
Para assegurar que os dados trocados durante a assinatura digital sejam seguros, é fundamental utilizar tecnologias de criptografia robustas, que protejam as informações durante todo o processo de assinatura e armazenamento.
Exemplo prático: ao assinar um contrato ou um termo de consentimento digital, os dados enviados entre a empresa e o cliente podem ser criptografados, evitando que informações pessoais sejam acessadas durante a transmissão. Com isso, as partes envolvidas têm a certeza de que os dados estão protegidos contra ataques cibernéticos.
Etapa 4: controle de acesso
De acordo com a LGPD, as empresas devem implementar medidas para controlar o acesso aos dados pessoais – o que envolve garantir que apenas as pessoas ou sistemas com autorização adequada possam visualizar ou manipular informações sensíveis.
A assinatura digital pode ser utilizada para definir diferentes níveis de acesso aos dados, ajudando a garantir que as informações sejam acessadas apenas por aqueles que têm permissão explícita para tal.
Exemplo prático: em uma empresa que gerencia dados de clientes, é possível utilizar a assinatura digital para criar um sistema de controle de acesso, onde apenas funcionários autorizados possam assinar documentos que envolvem dados sensíveis. Dessa forma, a empresa assegura que informações importantes não sejam acessadas de forma indevida, cumprindo os requisitos da LGPD.
Etapa 5: rastreamento de atividades
O rastreamento de atividades é uma exigência da LGPD para garantir a transparência no tratamento dos dados pessoais. A assinatura digital pode ajudar nesse processo, pois ela registra todos os passos do processo de assinatura de documentos, criando um histórico que pode ser acessado posteriormente, caso seja necessário verificar o cumprimento da lei.
Exemplo prático: ao enviar um contrato digital para o cliente assinar, a assinatura digital cria uma trilha de auditoria que registra quem assinou, quando assinou e em que contexto – o que permite que a empresa possa demonstrar que está em conformidade com a LGPD, proporcionando uma transparência total sobre o processo de coleta e tratamento de dados pessoais.
Etapa 6: armazenamento seguro
Por fim, a armazenagem segura de dados é fundamental para garantir a integridade e a privacidade das informações pessoais. A LGPD exige que os dados sejam armazenados de forma segura, de modo que não possam ser acessados por pessoas não autorizadas ou sofrerem vazamentos.
A assinatura digital, quando combinada com tecnologias de armazenamento em nuvem e criptografia, pode oferecer uma solução eficiente para o armazenamento seguro de documentos assinados.
Exemplo prático: ao assinar um contrato digital, as partes envolvidas podem optar por armazenar o documento em uma plataforma segura que utilize criptografia de ponta a ponta – o que garante que, mesmo em caso de vazamento de dados, as informações contidas no contrato digital não sejam acessíveis a terceiros sem a devida autorização.
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Benefícios da adequação à LGPD com assinatura digital
A adoção da assinatura digital, além de assegurar a conformidade com a LGPD e contribuir para a proteção de dados pessoais, oferece uma série de benefícios adicionais que podem melhorar a eficiência e a segurança das operações empresariais.
Trata-se de vantagens bastante abrangentes, que se relacionam intimamente e constituem uma solução estratégica para empresas que buscam modernizar suas práticas e se alinhar às exigências legais de forma eficaz. Confira abaixo os principais benefícios que a adequação da assinatura digital à LGPD pode proporcionar para sua empresa:
Segurança jurídica
A implementação dessas soluções tecnológicas pode reduzir significativamente os riscos jurídicos, visto que a assinatura digital proporciona um meio seguro e rastreável de formalizar acordos, tornando mais difícil contestar a validade de um contrato ou consentimento.
Segurança de dados
A assinatura digital contribui para a segurança reforçada dos dados, minimizando as chances de vazamento de informações confidenciais e protegendo as empresas contra ataques cibernéticos. A agilidade no processo de assinatura de documentos também melhora a eficiência operacional, uma vez que elimina a necessidade de processos manuais e físicos, economizando tempo e recursos.
Redução de custos operacionais
Com a adoção da assinatura digital, as empresas podem reduzir custos relacionados ao armazenamento de documentos físicos, ao envio de papéis via correios e ao trabalho manual na gestão de contratos – o que resulta em uma operação mais ágil e com menos recursos envolvidos, otimizando o tempo e o orçamento da organização.
A implementação da LGPD nas empresas não é uma tarefa simples, mas pode ser facilitada com o uso da assinatura digital, que oferece uma solução eficiente para atender às exigências legais e garantir a proteção de dados pessoais.
Rastreabilidade
O alinhamento da assinatura digital à LGPD favorece a rastreabilidade de todas as ações realizadas nos processos de assinatura de documentos, uma vez que cada interação fica registrada de maneira segura e transparente
Dessa forma, é garantido o rastreio efetivo de qualquer alteração ou ação relacionada à documentação, assegurando a conformidade com os regulamentos e proporcionando um histórico claro e confiável em caso de auditoria ou revisão.
Por meio das etapas descritas neste artigo, torna-se possível adequar as práticas empresariais à LGPD de forma segura, prática e eficiente, de modo a assegurar o consentimento do usuário, garantir a autenticação adequada, implementar a criptografia de dados, estabelecer controle de acesso rigoroso, rastrear as atividades realizadas nos sistemas e garantir o armazenamento seguro das informações.
Além de atender aos requisitos legais e evitar possíveis sanções, a adoção dessas tecnologias traz benefícios tangíveis para as empresas, funcionando como um verdadeiro diferencial competitivo.
A assinatura digital e os processos relacionados garantem maior segurança nas transações, proporcionando um ambiente de negócios mais transparente e eficiente. Integrando essas soluções, as empresas podem oferecer aos seus clientes maior confiança em relação ao tratamento de seus dados, o que, por sua vez, fortalece o relacionamento e melhora a imagem da marca no mercado.
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