Como siempre destacamos aquí, el proceso de Gestão de Documentos es de suma importancia para la organización y seguridad de la información de cualquier tipo de empresa. La perfecta ejecución de esta gestión se da cuando se sabe ¿Cuál es el valor de los documentos confidenciales para las empresas?.
Cabe señalar que cuando hablamos de valor, no nos referimos al precio de los documentos confidenciales, sino a la importancia que tienen para la marcha de los negocios. De hecho, la información es el activo más importante de una empresa, ya que su filtración puede dar lugar a fraudes y toda una serie de graves inconvenientes, llegando incluso al desprestigio de la marca ante el público y también ante el mercado en su conjunto.
Con eso en mente, preparamos este artículo, contándote todo lo que necesitas saber sobre los documentos confidenciales y también las mejores formas de protegerlos.
¡Buena lectura!
¿Qué son los documentos confidenciales?
Como documentos confidenciales podemos entender aquellos cuyos conteúdo sólo puede ser conocido y accedido por un número limitado de personas. Este tipo de documentos contiene la información más valiosa de la empresa, cuya filtración puede tener consecuencias nefastas para la empresa, y precisamente por eso estos documentos requieren medidas de seguridad extremadamente estrictas.
Las políticas de seguridad para este tipo de documentos están cuidadosamente establecidas, y es como si se establecieran diferentes niveles de permisos de acceso, muchas veces, solo los miembros de un departamento específico de la empresa están autorizados para tratar con esta documentación.
Aunque este concepto pueda parecer algo autoexplicativo, lo cierto es que existen otro tipo de documentos, y es relativamente habitual que haya cierta confusión entre ellos.
Documentos restringidos
Los documentos restringidos son aquellos cuyo contenido es accesible a todos los empleados de la empresa, pero solo a ellos; por lo tanto, está prohibido compartir esta información con clientes, proveedores y otros.
documentos ostensivos
La información contenida en los documentos abiertos no supone ningún riesgo para la empresa, por lo que no hay problema en divulgarla públicamente, e incluso puede ser recomendable, por motivos de transparencia.
Tipos de documentos confidenciales más importantes
Dependiendo del perfil de la empresa, pueden existir diferentes tipos de documentos clasificados como confidenciales. Sin embargo, hay cinco tipos recurrentes, que vale la pena mencionar como los principales.
Informaciones bancarias
En rigor, toda información de carácter bancario, con independencia de que se trate de datos personales o corporativos, debe ser clasificada como confidencial y sujeta a los más severos criterios de acceso, almacenamiento y descartar.
Esto se debe a que la fuga de esta información puede dar lugar a consecuencias graves, como la usurpación de identidad, la clonación de tarjetas de crédito y toda una serie de estafas y fraudes, capaces de causar un gran perjuicio a la empresa -y también a sus clientes-. De hecho, la prevención de delitos contra la seguridad digital se encuentran entre las preocupaciones más relevantes de la sociedad actual.
Declaraciones fiscales
Mantener registros de impuestos durante al menos cinco años es una obligación legal para todas y cada una de las empresas o contratistas. Estos documentos son de suma importancia para que los procesos de rendición de cuentas se lleven a cabo de manera adecuada, por lo que su seguridad debe estar entre las máximas prioridades de la empresa.
Información al cliente
Al igual que los registros bancarios, los datos de los clientes también contienen información valiosa que, una vez desprotegida, puede ser objeto de ciberataques. Las direcciones, CPFs, números de tarjetas de crédito, entre otros datos personales del cliente deben ser clasificados como confidenciales, con el fin de protegerlo de posibles ataques delictivos.
Información del empleado
Al igual que los datos de los clientes, los datos de los empleados también revelan información personal valiosa y, por las mismas razones, deben conservarse.
Contratos y documentos comerciales
Los contratos contienen toda la información pertinente a las relaciones comerciales entre la empresa y sus clientes. Desde los valores del servicio prestado, pasando por los términos de adhesión, hasta la información personal de ambas partes están en juego, por lo que es fundamental clasificar estos documentos como confidenciales.
Los 4 grados de confidencialidad de los documentos clasificados
Tan importante como clasificar los más valiosos documentos de la empresa como confidencial es establecer los grados de confidencialidad de estos registros:
- gris 1: documentos de baja sensibilidad, a los que solo puede acceder personal autorizado;
- gris 2: documentos de sensibilidad media, a los que se puede acceder con autorización específica;
- gris 3: documentos de alta sensibilidad, cuyo acceso requiere autorización especial y acceso restringido;
- gris 4: documentos ultra confidenciales. Su acceso está limitado solo a un número reducido de personas, y solo con autorización del escalón más alto de la empresa.
Cómo la filtración de datos de documentos confidenciales puede dañar a una empresa
Ya hemos hablado de cómo la exposición de archivos confidenciales de la empresa puede dar lugar a fraudes y ataques contra la seguridad de sus datos. Sin embargo, es necesario profundizar en este tema, sobre todo si consideramos los datos expuestos por la investigación Varonis Data Lab, en su investigación Los datos se vuelven personales: Informe global de riesgos de datos de 2019.
El estudio se realizó en 785 empresas de 30 países diferentes, incluido Brasil. Luego de analizar 54 mil millones de documentos, se reveló que más de la mitad de estas organizaciones mantenían más de 1000 archivos sensibles expuestos, indiscriminadamente, a todos los empleados.
Esto revela un grave problema, ya que la facilidad de acceso a este tipo de archivos representa niveles de riesgo alarmantes, ya que prácticas delictivas como el phishing se vuelven más difíciles de evitar.
Vale la pena recordar que, además de los riesgos de los ataques virtuales, otra consecuencia no deseada para las empresas que descuiden la seguridad de su información puede provenir de la propia LGPD, o la Ley General de Protección de Datos, que además de establecer la seguridad necesaria criterios, también establece multas para los casos de incumplimiento.
Cómo archivar y almacenar documentos confidenciales
Para que puedas hacer un buen manejo de sus documentos, presentaremos a continuación algunos buenos consejos de almacenamiento y archivando de tu información
documentos confidenciales digitales
Organizar sus documentos digitales confidenciales puede ser muy fácil si sigue todos los pasos a continuación:
Escaneado de documentos
Digitalizar los documentos de tu empresa es una de las formas más eficientes de mantenerlos seguros y evitar tanto los errores humanos como el desgaste por el paso del tiempo.
Almacenamiento de datos en la nube
El almacenamiento en la nube elimina la necesidad de una ubicación física para almacenar archivos, lo que representa una solución ideal en términos de practicidad y seguridad para la gestión de documentos. Es posible definir diferentes niveles de acceso a cada archivo, lo que es sumamente favorable para proteger la información de la empresa.
aplicaciones de seguridad
Es necesario entender que la tecnología es de vital importancia para la seguridad de los datos. Por lo tanto, las herramientas utilizadas deben seleccionarse con mucho cuidado: un buen software de gestión, antivirus y firewall se encuentran entre las principales inversiones en este sentido.
Contratar un servicio de gestión documental
Por último, no podemos dejar de destacar la importancia de contratar un buen servicio de gestión documental. Con toda la información de sus documentos integrada en una plataforma centralizada, el proceso de gestión de sus archivos es mucho más organizado, fluido y seguro.
Documentos confidenciales físicos
Las empresas que aún necesitan manejar documentos físicos porque no han completado el proceso de transición entre analógico y digital también pueden archivar de manera segura sus documentos confidenciales:
Definir métodos de archivo
Para cada tipo de documento, existe una forma específica de presentación. Es necesario evaluar algunos factores importantes, como el tiempo de almacenamiento exigido por la ley; la necesidad de manipulación recurrente; si los documentos son solo físicos o si hay copias digitales.
Establecer lugares de almacenamiento
A la hora de elegir el espacio físico al que destinará su documento confidencial, tenga en cuenta todos los factores que pueden influir en su integridad, como la ventilación, la temperatura y la humedad. El uso de carpetas, sobres, etiquetas y cajas también debe definirse de acuerdo a la necesidad de su documentación.
Crear reglas de acceso para documentos confidenciales
Para proteger la confidencialidad de sus archivos físicos, es necesario no solo definir reglas de acceso, sino también hacerlas cumplir. Considere cómo los diferentes espacios se relacionan con los procesos internos de su empresa. Estandarice los procedimientos e instruya correctamente a sus empleados.
Estandarizar la denominación de documentos
Una nomenclatura estandarizada es esencial para que los documentos permanezcan bien organizados. Recuerde crear un formato fácilmente identificable que sea consistente con la rutina de su empresa.
Cómo deshacerse de sus documentos confidenciales
La eliminación de documentos confidenciales de la empresa requiere tanto cuidado como su mantenimiento. Después de todo, si no se elimina adecuadamente, esa información aún puede ser apropiada por terceros y utilizada con malas intenciones.
Las formas más adecuadas de deshacerse de los documentos de forma segura y sostenible son la incineración y la destrucción mecánica. Hay muchas empresas que se especializan en este tipo de servicio.
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