Durante mucho tiempo, la certificación notarial de las firmas fue fundamental para validar los contratos. Actualmente surge la pregunta: la firma electrónica reemplaza el reconocimiento de firma ¿Tradicional, respaldado por un certificado digital, que garantiza la misma validez legal para las firmas digitales en los documentos? La respuesta es SIM.
Después de todo, con el advenimiento de innovaciones tecnológicas como firma electronica creciendo en el mundo corporativo y revolucionando los diversos procesos burocráticos de las empresas, todavía es relativamente común una idea fuerte de que la validación notarial es indispensable para ratificar la autenticidad de un documento firmado, independientemente de si esta firma se dio a mano o digitalmente.
Es por eso que tanta gente se pregunta si los contratos firmados digitalmente también requieren que los viejos y agotadores viajes al notario estén 100% validados. ¿O la firma electrónica realmente reemplaza la certificación notarial?
En un principio, avanzamos que la respuesta simple es sí, la firma electrónica reemplaza la certificación notarial en el 95% de los casos- y, a lo largo de este artículo que estamos preparando, resolveremos todas las dudas al respecto.
¿Por qué la firma electrónica reemplaza a la notarización?
En esencia, la firma electrónica de documentos y contratos fue diseñada precisamente con el objetivo de presentar una alternativa más ágil, optimizada, segura y verificable a la firma tradicional en papel, hecha a mano.
Por tanto, no sería erróneo decir que prácticamente todos los procesos que implica la firma manual de un documento, que incluyen acudir a notarias o enviar papeles por correo para que los firmen las partes, se pueden simplificar con la adquisición de una firma electrónica.
Por el momento, las únicas excepciones a la regla son en los procesos de transmisión de propiedad de autos usados y en las transacciones de compraventa de inmuebles, en los que aún se requiere escritura pública, pero se estima que solo será cuestión de tiempo antes de que el papel sea abolido de nuestras prácticas contractuales de una vez por todas.
¿Cómo funciona la notarización en Brasil según la ley brasileña?
Dado que todo el proceso de digitalización de las relaciones contractuales está íntimamente relacionado con la necesidad de desburocratizar los trámites y abolir el uso del papel, en el nuevo modelo no tendría el más mínimo sentido exigir validaciones notariales para la firma de contratos, ya sea en público o nivel privado.
En la práctica, para que esto sea viable, debe existir, y de hecho existe, un mecanismo legal robusto en la materia. Aquí en Brasil, la legislación que involucra firma electrónica y notarización es extensa.
Comienza en 2006, con la Ley nº 11.419, que regula la firma con certificado digital como condición para los actos procesales. Posteriormente, esta ley sería modificada por la Ordenanza RFB N° 2.860/2017. En 2011 se hizo obligatorio el uso del certificado digital para la transmisión de la DIPJ, lo que suprimió el uso de documentación física en la relación entre Hacienda y los contribuyentes.
En 2013, se dio otro paso importante, cuando la Ordenanza RFB nº 1.880/2013 sustituyó la legalización de firmas para los ciudadanos por la presentación del documento original o copia certificada con la firma hecha en el acto – con excepción de los casos de duda sobre su autenticidad.
En 2018, el cambio se extiende al resto de organismos públicos, con la presentación conjunta de la firma del ciudadano junto y su documento al agente administrativo.
Cuando hablamos de firma electrónica, la autenticación se lleva a cabo de varias otras formas, como contraseña, biometría, reconocimiento de IP, geolocalización y certificado digital, solo por nombrar algunas.
¿Qué es la firma digital?
Podemos definir la firma electrónica como una forma legal y eficaz de obtener la aprobación o el consentimiento de una persona mediante el reconocimiento de su identidad por medios electrónicos.
Dicho esto, también tenemos la firma digital, que, aunque comúnmente se trata como un sinónimo, en realidad se define como un tipo de firma electronica cuyo concepto está vinculado a la utilización de cualquier mecanismo electrónico o digital para validar la autoría de un acto.
Se trata, por tanto, de un recurso que acredita la identidad de sus firmantes de forma segura, mediante criptografía, una clave virtual y un certificado digital, emitido por una autoridad de certificación brasileña, de acuerdo con las normas de Infraestructura de clave pública brasileña (ICP-Brasil).
Además, asume el mismo valor legal que una firma tradicional, gracias al establecimiento de varias normas, como el artículo 10, § 2, de la Medida Provisional N° 2.200-2/2001 y Medida Provisional No. 983 de 2020.
Algunos ejemplos de certificado digital son el e-CNPJ y el token OAB utilizado por los abogados. También existen tipos de certificados digitales, como el A1 y el A3.
¿Cómo llegó a ser válida la firma electrónica como sustituto de la certificación notarial?
Debido a su plena validez legal, las firmas electrónicos y digitales han sido ampliamente utilizados en la formalización de convenios y contratos entre dos o más partes, ya sean personas físicas o jurídicas.
En este sentido, la firma digital, la realizada con certificado digital emitido de acuerdo con las normas ICP-Brasil, ahora es aceptado como sustituto de la certificación notarial, una vez que este mismo certificado digital existe precisamente con el fin de atestiguar la autenticidad de una firma.
Es importante recordar que existe un costo por la emisión individual del certificado digital, necesario para que la firma digital se realice correctamente. Para los casos en que no todos los intervinientes dispongan de estos certificados, la firma electrónica, realizada por plataformas especialistas, representa la solución ideal.
De esta forma, tal como lo establecen los términos del MP de la Firma, la autenticidad del contrato queda garantizada conforme a la Ley.
Las ventajas de la firma electrónica como sustituto de la firma notarial
Ahora que ya sabes que implementar una solución de firma electrónica reemplaza la protocolización ante notario, hablemos de algunas de las principales ventajas que se obtienen al migrar a esta modalidad de firma de contratos:
Reducción de costos
Trabajar con documentos físicos implica una serie de costes que se pueden evitar mediante el uso de firmas electrónicas.
Empezando por la inversión en papel y tóner para impresoras, que puede pesar mucho, especialmente para empresas con una gran emisión de contratos al mes.
Sin mencionar la logística relacionada con la firma de estos documentos. Quando os signatários não podem ir ao seu escritório, ou mesmo quando residem em uma localidade distante, é comum a necessidade do serviço de terceiros para que o papel seja levado até a pessoa, a fim de que ela assine o documento e o encaminhe de volta para ti.
Optimización de tiempo
El reciente y constante avance de la tecnología implica en procesos cada vez más rápidos, que incluyen desde la velocidad de internet hasta el servicio en línea que brindan las empresas.
Lo mismo ocurre con el proceso de firma, que al realizarse de forma tradicional se torna extremadamente lento, pudiendo extenderse la recogida de firmas por días enteros – como se puede apreciar en el punto anterior.
Por otro lado, la firma electrónica permite un aprovechamiento optimizado del tiempo: todo el proceso se realiza de forma mucho más inmediata, agilizando el flujo de trabajo y favoreciendo notablemente el aumento del número de contrataciones al mes.
Conveniencia
Una de las ventajas indiscutibles de la firma electrónica es que, con ella, puedes firmar tus contratos en cualquier lugar, solo necesitando una teléfono inteligente o computadora y una conexión a Internet.
En cuanto al proceso de notarización, no se puede negar la comodidad que ofrece la herramienta, ya que los viajes a las oficinas notariales suelen ser procesos lentos, costosos y, por lo tanto, sumamente inconvenientes.
Facilidad de emisión de documentos.
La digitalización de la información documental de la empresa permite que toda su gestión documental se realice en un entorno digital, lo que facilita enormemente la creación, firma y compartición de sus archivos.
Al usar plataformas GED e API de firma electrónica, el flujo de trabajo se vuelve realmente fluido y toda la burocracia que normalmente implica el proceso tiende a desaparecer.
SUSTENTABILIDAD
La firma electrónica ofrece importantes beneficios ambientales, ya que la herramienta reduce tanto la emisión de residuos como el consumo de papel y otros materiales asociados a la producción, transporte y almacenamiento de documentos.
Además, al reducir significativamente el tiempo requerido para completar las transacciones, también reduce la necesidad de viajes, conferencias y reuniones presenciales, lo que también afecta la huella de carbono de la empresa.
Conclusión
Como veis, la implantación de la firma electrónica supone un gran avance, tanto para empresas de los más variados tamaños y sectores de actividad, como para particulares que, eventualmente, necesiten suscribir un contrato para adquirir un determinado producto o servicio. .
Estamos hablando de una tecnología que, si bien ganó mayor aceptación recientemente, está presente y regulada en el país desde hace casi 20 años. Gracias a complejos sistemas de cifrado y codificación, estas firmas han revolucionado los conceptos de seguridad de datos en los más diversos niveles.
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