Los documentos son un elemento fundamental en la rutina de cualquier negocio. Independientemente de su tamaño o campo de actividad, es un hecho innegable que la prueba de la existencia de una empresa y el desempeño de cada una de sus actividades se produce a través de la presentación de las mismas, lo que hace que sea importante saber dónde almacenar los documentos.
Dicho esto, es fácil comprender la importancia de realizar una buena gestión documental, que recorre todos los sectores y funciones de la empresa, desde los registros de la firma, hasta contratos, expedientes de empleados, recibos y muchos otros.
Ya sea que se trate de trámites extensos o archivos digitales, estos documentos deben estar siempre accesibles para el gerente y su equipo, para que los procesos se desarrollen de manera organizada y fluida.
Si bien esto puede parecer una tarea sencilla, lo que observamos en la práctica es que es un trabajo complejo, que exige prácticas específicas para su correcta realización, estamos hablando de algo más que almacenar todo en cajones o carpetas virtuales, sino de llevar registros. organizados y accesibles para que puedan ubicarse fácilmente cuando sea necesario.
La forma en que una organización lleva a cabo su proceso de gestión de documentos puede conducir fácilmente al éxito deseado o al completo desorden.
Fue con esto en mente que preparamos este artículo especial, con completos consejos sobre dónde almacenar los documentos de su empresa, optimizando su proceso de gestión y brindando la eficiencia que se espera de una empresa de excelencia.
¿Seguimos adelante?
La importancia de dejar los documentos de tu empresa bien organizados y guardados en un lugar seguro
Una empresa que no esté a tono con la importancia de mantener sus documentos bien organizados y guardados en un lugar seguro, tendrá enormes dificultades para localizar y acceder a sus datos más sensibles, poniendo en riesgo la seguridad de su información esencial, perdiendo productividad y exponiéndose a innumerables malas consecuencias.
Por lo tanto, para que la organización tenga un mayor control sobre sus procesos, es necesario que sus datos sean guardados de forma segura, diferenciada y organizada -lo que solo es posible con un sistema de archivo eficiente, que priorice la optimización de los procesos y favorezca una alta gestión del rendimiento.
Teniendo en cuenta que, constantemente, la información de algún documento histórico de la empresa necesita ser revisada nuevamente, es necesario prestar mucha atención al archivar los documentos de la empresa.
Dicho esto, existen una serie de factores objetivos que dan fe de la importancia de un almacenamiento adecuado, tanto para la gestión de los documentos de la empresa como para asegurar su éxito y crecimiento, como se destaca a continuación.
Más agilidad en los procesos
Una gestión documental competente, que considere los tipos y funciones de cada uno de sus registros desde el inicio de las actividades de la empresa, favorece que los procesos se den con agilidad y objetividad -principalmente a medida que crece el negocio, y consecuentemente, el volumen de documentos de La empresa también se vuelve más grande.
Por ello, es importante que este riguroso trabajo de organización se dé desde el principio, y se extienda a lo largo de todo el fases del proceso de gestion🇧🇷 Además, una buena gestión documental es fundamental para optimizar la comunicación interna, lo que también favorece la agilidad y la productividad.
Seguridad de información
La información contenida en los documentos de su empresa tiene un valor incalculable para usted, y también para sus competidores. La gestión documental eficiente considera la importancia de controlar el acceso a los registros de la empresa y, por lo tanto, evitar la fuga de datos confidenciales.
Reducción de costos
Siempre es bueno recordar que las fallas en la planificación y organización provocan resultados nocivos para el negocio, lo que invariablemente conduce a costos innecesarios.
Ya que, como ya hemos destacado, una documentación bien organizada promueve procesos más ágiles, se aumenta la productividad de tus empleados y se deja más tiempo para prospectar ventas.
Seguridad jurídica
Una de las principales funciones de los documentos dentro de una empresa es dar fe de que su contenido se encuentra dentro de los términos de la ley, así como asegurar su cumplimiento por parte de todos los involucrados.
Desde detalles sobre la jornada laboral de los empleados, hasta los derechos y deberes previstos en un contrato entre la empresa y un cliente, pasando por el historial de actividades de la firma, su documentación es de vital importancia para evitar problemas posteriores con la ley, y solo eso. es razón suficiente para manejarlo con sumo cuidado.
percepcion de la marca
Todas las ventajas que se obtienen con la buena organización de los documentos acaban fortaleciendo la forma en que la marca es percibida por el público, pues la organización, la seriedad, la seguridad y la agilidad están directamente asociadas a la calidad en la prestación de los servicios.
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Dónde almacenar sus documentos físicos
Incluso con los avances digitales recientes, muchas empresas aún optan por realizar su gestión de documentos a través de medios tradicionales, es decir, utilizando documentos físicos en lugar de electrónicos.
Otros todavía están en el proceso de transición entre analógico y digital, por lo que todavía existe, aunque en menor escala, la necesidad de lidiar con el papeleo antiguo.
Y aunque el proceso de digitalización de documentos empresariales trae consigo una serie de ventajas, es posible organizar los documentos físicos de una empresa de una manera eficiente que no perjudique su productividad.
Pastas
Apilar los papeles de tu oficina en una mesa puede incluso parecer una buena idea, cuando hablamos de cantidades pequeñas, el problema es que, poco a poco, se van acumulando más y más documentos, hasta que el desorden se apodera de la ubicación de un elemento. específico se convierte en un gran problema.
Por lo tanto, las carpetas tradicionales siguen siendo una excelente manera de organizar su documentación, especialmente si van acompañadas de etiquetas de identificación. De esa forma, cuando necesite consultar un documento en particular, usted y su equipo no tendrán problemas para encontrarlo.
Además, existen carpetas con divisiones internas que son excelentes alternativas para organizar tus documentos de forma categorizada, ya sea por tipo, fecha, orden alfabético o cualquier otro criterio que consideres necesario.
Armarios
Los gabinetes son artículos importantes para organizar los papeles de su oficina. Además de evitar que las carpetas se desparramen por las mesas, son muy útiles para dividirlas en sus distintas categorías.
Es posible que tenga un casillero solo para contratos; otra para tu archivo; otra para las cuentas; etcétera.
almacenamiento
El self storage, o self-storage, es un tipo de solución adoptada por personas (tanto particulares como empresas) que no disponen de suficiente espacio en sus propiedades.
Este es un servicio que ofrecen empresas que alquilan espacios de los más variados tamaños para que el contratista pueda guardar allí de forma segura sus documentos y otros objetos de valor.
Dónde almacenar sus documentos digitales
Con las constantes innovaciones tecnológicas y las evidentes ventajas que ofrece el uso de documentos digitales, no es de extrañar que la gestión de documentos electrónicos ser adoptado cada vez más por las empresas más diversas del mercado.
Considerando este fenómeno moderno, señalamos, a continuación, las principales opciones sobre dónde almacenar los documentos digitales de su organización:
Google Drive
El servicio de almacenamiento de Google es bastante popular ya que está disponible para cualquiera que tenga una cuenta en la plataforma. El usuario tiene 15 GB para almacenar sus archivos en línea de forma gratuita, pero es posible comprar más espacio, si es necesario.
También puede descargar la aplicación Google Drive (disponible para Windows y OSX) y sincronizar sus archivos en diferentes máquinas. Lo mismo se puede hacer en los teléfonos inteligentes, ya que la aplicación oficial está disponible tanto para Android como para iPhone.
Dropbox
Casi tan utilizado como Google Drive, Dropbox también permite al usuario descargar una aplicación a su computadora o teléfono celular y sincronizar sus archivos entre diferentes dispositivos.
Sin embargo, la capacidad que ofrece el servicio para las cuentas gratuitas es menor que la de Google: inicialmente son solo 2GB, y es necesario unirse a los paquetes pagos, si el usuario desea un espacio mayor.
ZapSign
Como debe ser, terminamos nuestra lista con la herramienta de firma electrónica de ZapSign.
Es una solución ampliamente adoptada por varias organizaciones líderes en el mercado, siendo ideal para simplificar y optimizar el proceso de firma de documentos electrónicos de una empresa, eliminando así una serie de costos y burocracia completamente innecesarios.
En cuanto a dónde almacenar documentos, ZapSign también representa la solución ideal para empresas que manejan un gran flujo de contratos, poderes y acuerdos en general, ya que los documentos firmados por la plataforma se almacenan automáticamente y se puede acceder a ellos fácilmente, gracias a su interfaz simple e intuitiva.
Disponible tanto en versión gratuita para pruebas como en versiones de pago, la solución de ZapSign destaca por ofrecer un alto nivel de integración, posibilitando el envío del contrato a través de varios canales de comunicación virtual, como Whatsapp, correo electrónico, SMS, Telegram y otros.
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