En estos días, todas las actividades que hacemos en términos de trabajo requieren que lo hagamos ayer. Para que no te pierdas entre ellos, te recomendamos encarecidamente el uso de un organizador de tareas. Pero como la herramienta no es suficiente, también necesita saber como organizar las tareas del trabajo.
De esta manera, podrá administrar bien su gestión y, en consecuencia, aumentar los resultados comerciales. Para saber más, ¡sigue leyendo!
Echa un vistazo a 14 consejos sobre cómo organizar las tareas de trabajo
Estos son los mejores consejos para que sus tareas estén bien organizadas. ¿Los conocemos?
1) Planifica el día con anticipación
Cuando inicias tu jornada laboral, ¿sabes exactamente lo que tienes que hacer? Si la respuesta es “no” o “más o menos”, empieza a poner en práctica este primer consejo ahora.
Antes de terminar tu día, comienza a preparar todo lo que tienes que hacer a continuación, que generalmente incluye tareas como:
- qué actividades se deben hacer;
- cuáles son los tiempos de inicio y finalización de cada uno de ellos;
- asegúrese de que todos los miembros necesarios estén involucrados en ellos;
- verifique que no haya asuntos pendientes que deban ser resueltos al día siguiente.
2) Trabajar con expectativas reales
¿Tu “yo” de hoy ha logrado cumplir con todas las tareas que te programó tu “yo” de ayer? Si la respuesta es “no” y esto sucede a menudo, significa que tu “yo” de hoy difícilmente hará lo que está programando para tu “yo” de mañana.
Entonces, al enumerar sus tareas diarias, semanales o mensuales, considerar el tiempo real que lleva ejecutarlos y establecer límites en cuanto a su capacidad y tiempos de programación.
Es común que algunos directivos quieran abrazar más de lo que pueden sus brazos, pero esto hace que no puedas hacer todo lo que te comprometes, lo que rompe tus expectativas y las de las personas que esperan recibir tu trabajo.
3) Haz una tarea a la vez
Estos días nos dan la impresión de que el tiempo pasa más rápido y, en consecuencia, realizamos muchas tareas al mismo tiempo para que estén listas en los plazos establecidos.
Sin embargo, en la práctica, cuando haces 10 cosas a la vez, terminas haciendo 1/10 de cada una en cuanto a calidad, además de generar poca comprensión sobre las tareas que hacías tú mismo, retrasos y estrés.
Logo, tratar de concentrarse en una tarea a la vez para darle toda la atención que necesita.
4) Temas de trabajo en grupo que estén relacionados
Otro consejo que puede aumentar tu productividad es agrupar temas relacionados para que puedas trabajar en ellos el mismo día.
Si necesitas trabajar en puntos relacionados con la contratación, por ejemplo, tómate un día o más para dedicarte de lleno a ello. Lo mismo ocurre con las operaciones, las finanzas, Marketing, Entre otros.
Esto hace que te concentres en tareas que están afines y te condiciona a realizarlas muy bien.
Si te sientes cansado después de pasar mucho tiempo trabajando en el mismo tema, tómate un descanso para descansar. Técnicas como Pomodoro son bastante eficientes en este sentido.
5) Hacer uso de la tecnología
Para que tus tareas estén bien organizadas, es fundamental utilizar herramientas tecnológicas dentro de tu gestión.
Contratando las soluciones más adecuadas, podrá optimizar y agilizar todos sus procesos. ¿Vamos a ver un ejemplo?
La firma manual de documentos implica un flujo lento ya que requiere la presencia física de los firmantes o tasas y tiempo para el envío de estos archivos cuando las partes se encuentran en otra ciudad o país.
Por otra parte, al adoptar una firma electronica - como a ZapSign – simplificas todos estos procesos con solo tocar un botón.
6) Crear agendas de reuniones
¿Ha estado alguna vez en una reunión cuyos miembros no sabían exactamente cómo llevarla a cabo? Este tipo de situación sucede cuando no se hacen pentagramas con anticipación..
El propósito de la agenda es listar los puntos más importantes a ser discutidos durante la reunión. También es importante que tenga un conductor que preste atención al tiempo para asegurarse de que todos los asuntos se traten hasta el final.
Recuerde enviar los puntos de la agenda a todos los invitados con anticipación para que ellos también puedan prepararse.
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7) Delega las tareas
Delegar tareas también es un consejo importante, ya que esto no solo alivia sus cargas, sino que también valida a los empleados que llegan a saber de la confianza que tiene en su trabajo.
Esto significa que delegar tareas es un motivador para todo tu equipo, especialmente para aquellos que quieren crecer profesionalmente asumiendo mayores responsabilidades.
Al delegar, considere los roles y talentos de cada miembro para asegurarse de que realicen bien las tareas asignadas.
8) Evita las distracciones
Una encuesta reveló que los brasileños pasan, en promedio, 3 horas y 31 minutos al día en las redes sociales. Tanto tiempo obviamente incluye tiempo de trabajo y eso es parte de la lista de distracciones.
Hay otras distracciones que son parte tanto del trabajo de oficina como del trabajo. oficina en casa como esa pausa para el café, una merienda o una conversación que no tiene nada que ver con el trabajo.
Por supuesto, tomar descansos es necesario, pero se recomienda priorizar actividades relajantes para que te distraigas de las prisas en lugar de pensar en otras cosas que interfieren en tu flujo de trabajo.
9) Haz tiempo para los correos electrónicos
Durante las horas de trabajo, los correos electrónicos llegan constantemente a la bandeja de entrada. Si lo deja abierto en su navegador o tiene habilitadas las alertas en célula que te notifican cada vez que llega un nuevo mensaje, deberías ver notificaciones todo el tiempo y tener la tentación de responder a todo.
Sin embargo, la recomendación que damos es: no haga eso.
Primero, evalúe todos los correos electrónicos que están en su bandeja de entrada y separe aquellos que requieren una respuesta urgente de aquellos que pueden ser respondidos a lo largo de la semana.
Por lo tanto, reserve una hora específica del día para escribir y enviar sus respuestas. Sigue este cuadro al pie de la letra y evita leer correos electrónicos mientras realizas otras tareas, ya que esto puede generar una sensación de querer contestarlo pronto, lo que hará que tu agenda sea un caos y tu día un estrés.
10) Crea metas
Cuando hablamos de objetivos, inmediatamente pensamos en aquellos que forman parte del objetivo general de la empresa. Sin embargo, también debe crear objetivos para sus propias tareas.
Además de enumerar todo lo que debe hacer, establezca plazos que deben cumplirse estrictamente para que no haya retrasos o incumplimientos en sus actividades.
Recuerde que, como líder, debes ser el ejemplo para tus subordinados y que comienza con las metas diarias que cumples con excelencia.
11) No postergues
¿Quién nunca dejó para mañana lo que podía hacer hoy? Pero la gran pregunta es: ¿realmente lo harás mañana o también lo dejarás para pasado mañana?
Para evitar esta reflexión, evite la procrastinación. Como esto es simple de decir en teoría, veamos dos prácticas que te ayudarán a superarlo:
- asume lo que estás seguro de que puedes lograr;
- Divida las tareas grandes en subtareas para que su entrega no se sienta demasiado pesada.
12) Toma descansos
Por mucho que un turno de trabajo estándar sea de 8 horas, difícilmente podemos trabajar tanto tiempo sin parar. De hecho, esto no es bueno para su salud.
Por lo tanto, toma descansos a lo largo de la jornada laboral para aliviar un poco tu mente, especialmente en esos momentos en los que ya no puedes pensar correctamente en cómo hacer tus tareas.
13) Marca las tareas que ya se han completado
Al tener organizadas todas las tareas, es necesario que también estén bien ordenadas sus ejecuciones. Por lo tanto, tenga un tablero con usted que muestre las tareas que aún no se han realizado, las que se están realizando y las que aún no se han completado.
O Kanban es un sistema muy utilizado para este fin, puede ser utilizado tanto en aplicaciones como en el Trello y en una pizarra en blanco que puedes tener en tu oficina y marcar las tareas completadas con un bolígrafo o post-it.
14) No realices múltiples tareas
Los gerentes de la empresa necesitan saber todo lo que sucede en la organización, pero eso no significa que deban hacer todo o incluso saber todo.
Por ejemplo: si contratas a un programador para que cree la web de tu empresa, no estás obligado a saber trabajar con diseño web, sino a asegurarte de que el trabajo se está realizando correctamente.
El buen gerente no es el que hace todo el trabajo, sino el que toma las medidas necesarias para que todos los que dirige hagan un buen trabajo..
Al aplicar estos 14 consejos sobre cómo organizar las tareas laborales, será más probable que aumentes la productividad de tu trabajo.
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