En medio de las muchas exigencias que implica la rutina de trabajo de una empresa, existe el riesgo de perder algún detalle y terminar no entregando los resultados esperados. Por lo tanto, es seguro decir que la gestión de tareas es uno de los principales desafíos que enfrenta una empresa y que tener un herramienta de organización de tareas es fundamental.
Cuando la rutina de trabajo no fluye correctamente, el equipo se vuelve poco cooperativo, los plazos no se cumplen, las tareas se ejecutan de manera deficiente y todo se convierte en un desastre.
Especialmente cuando el tiempo y los recursos son limitados, es fundamental ser rigurosos en la organización de las tareas, para que tanto los directivos como el personal no se sumerjan en un trabajo innecesariamente interminable que, además, no conduce a los resultados previstos.
En ese sentido, herramientas de gestión específicas son instrumentos muy valiosos para ayudarle a administrar las tareas de su organización, asegurando una claridad, eficiencia y fluidez continuas.
Por eso, en ZapSign hemos preparado una lista de 18 herramientas de organización de tareas que marcarán una diferencia total en la gestión de las actividades de tu negocio.
18 herramientas de organización de tareas
Hay una plétora de buenas opciones para herramientas de gestión de tareas disponibles en el mercado. A continuación, enumeramos 18 de los más interesantes, que se pueden usar en diferentes dispositivos:
1. Any.do
El primero en nuestra lista es el Any.do, una excelente opción de planificador gratuito. Organizando a la perfección recordatorios, eventos, listas y un sinfín de actividades más, y posibilitando compartir y sincronizar tu rutina con los demás, resulta ser una buena opción no solo a nivel profesional, sino también a nivel personal.
Está disponible para Android y iOS, y además tiene la ventaja de poder integrarse con otras aplicaciones de la organización (incluidas la mayoría de las que mencionaremos aquí).
2. Asana
O Asana es una aplicación sencilla y eficiente, orientada a gestionar el trabajo en equipo. Disponible para Android e iOS, permite al usuario agregar y monitorear el progreso de las tareas, proyectos, solicitudes y listas; además de presentar muchas herramientas de comunicación entre los miembros del equipo.
La interfaz similar a un calendario proporciona una excelente vista de lo que está sucediendo para todo el equipo.
3. Basecamp
Basecamp ha ganado cada vez más popularidad entre muchas empresas, ya que es una poderosa herramienta de gestión de equipos.
Presenta una línea de tiempo para cada trabajo en curso, lo que permite monitorear fácilmente las actividades de cada profesional involucrado y simplificar el trabajo, para aligerar los procesos.
Puede ser utilizado tanto por la computadora como por un teléfono inteligente, y tiene una versión de prueba gratuita, válida por 30 días.
4. Evernote
El “elefante verde” es una famosa aplicación de gestión de trabajos. Es una buena opción para capturar las pequeñas ideas que se presentan de forma inusual en el día a día; crear proyectos y listas; guardar enlaces para consultas posteriores y escanear documentos.
Eso es el Evernote no solo lo ayuda a administrar su rutina de tareas; también colabora con tu flujo de ideas. Disponible tanto para Android como para iOS.
5. Forest
O Forest destaca por su carácter lúdico. Está diseñado para mantenerlo alejado de distracciones externas como su propio teléfono celular.
Funciona casi como un juego: cuando comienzas a usar la aplicación, plantas una semilla, que deberás cultivar hasta que se convierta en un árbol. Por tanto, cuiden este árbol, que se desarrollará cada vez más, a medida que vaya cumpliendo sus tareas. Si no te concentras en el trabajo, el árbol puede morir y tendrás que empezar de nuevo.
Forest es tan interesante que ha ganado numerosos premios desde 2015.
6. Google Keep
Inspirado en un cuaderno normal, el Google Keep te permite almacenar tus ideas, gravar y transcribir notas de voz y grabar fotografías de documentos, además de compartir toda esta información en tiempo real con quien necesites.
Otro punto positivo es que es posible clasificar esta información con un color diferente para cada uno. Puede ser utilizado directamente por el sitio web, o por Android e iOS.
7. Google Agenda
Siguiendo con las herramientas de Google, tenemos la Google Calendar. De uso gratuito para todos los que tienen una cuenta de Gmail, le permite reservar todas sus citas.
Funciona como una especie de despertador que no te permite olvidarte de tu planificación y te ayuda a controlar tu tiempo y tus actividades.
8. Google Docs
O Google Docs Es muy útil para compartir archivos necesarios para la planificación y definiciones relacionadas con un determinado proyecto.
A través de él, todo se crea y edita en línea, facilitando mucho el uso de hojas de cálculo, la actualización de información y el trabajo conjunto.
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9. Google Tasks
Más específico que esto, imposible: el Google Task es una excelente alternativa gratuita de aplicación de productividad para cualquier persona que necesite una buena herramienta para administrar sus actividades laborales.
De forma muy sencilla y práctica, esta plataforma proporciona varios recursos de gran utilidad, como por ejemplo, la creación de listas de tareas y la introducción de recordatorios, facilitando enormemente el proceso de organización del día a día del usuario, tanto en lo personal como en lo profesional.
10. OneNote
Microsoft proporciona a los sistemas Android e iOS la OneNote, una solución de gestión de tareas totalmente enfocada a aquellos que buscan diferentes opciones a la hora de registrar información.
Le permite escribir a máquina, escribir a mano, dibujar e incluso cortar y pegar cosas de una página web a su cuaderno. También es posible separar tus ideas y tareas según temas, además de integrar la herramienta con otras apps de Microsoft.
11. Pocket
O Pocket es un gran facilitador en los momentos más insólitos y apurados del día a día, ya que te permite guardar contenidos web en modo offline, para que puedas acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Incluso tiene la función Escuchar, que te permite escuchar noticias en audio, mientras haces otra cosa.
12. Trello
Inspirado en el modelo de organización Kanban, Trello es una poderosa herramienta de gestión de proyectos. En esta aplicación, los proyectos se representan mediante marcos (o tableros).
Cada cuadro de Trello contiene listas, y a estas listas puede agregar sus tareas. Estas tareas están representadas por tarjetas, que se pueden manipular libremente, de acuerdo con el progreso de las acciones de su equipo.
Los proyectos se pueden compartir de forma personalizable para que otros puedan acceder a todo el tablero o solo a ciertas actividades.
Trello también tiene varias características que favorecen la comunicación y la interacción entre el equipo.
13. Slack
O Slack es una gran herramienta que tiene como objetivo hacer que la comunicación entre el equipo sea optimizada y segura. Con él se crean diferentes canales para cada grupo de trabajo, definiendo lo que se manejará en cada uno de estos canales.
También se puede integrar con Google Drive, que es muy útil para organizar tareas y archivos.
14. Wunderlist
Con la ventaja de poder ser utilizado online o a través de la aplicación, el Wunderlist se destaca como un eficiente organizador de listas de control.
En él es posible crear listas de tareas, plazos, horarios y delegar funciones, así como separar toda esta información por carpetas, y todo de forma fácil y sin complicaciones, gracias a su interfaz sencilla, minimalista e intuitiva.
15. Quire
O Quire es un gestor de tareas sencillo y versátil, ideal para quienes buscan una solución objetiva. Uno de sus aspectos más destacados es su columna lateral: al hacer clic en la tarea, podrás ver todos los detalles sobre ella en el lado derecho de la tela.
También te permite insertar archivos adjuntos desde tu dispositivo o Google Drive, además de añadir calendarios y etiquetas, además de ofrecer muchas otras opciones interesantes.
16. Teamwork
Con el objetivo de simplificar el proceso de trabajo y optimizar el enfoque y el esfuerzo del equipo, el Teamwork sirve una buena variedad de funciones de gestión de proyectos, que abarcan la gestión de tareas, la productividad, el tiempo, la facturación y más.
17. Runrun.it
Especialmente pensada como una herramienta de gestión del tiempo, a través de la Runrun.it, puede monitorear el progreso de la ejecución del proyecto y controlar cuánto tiempo se dedica a cada actividad específica.
18. Swipes
O Swipeses extremadamente útil para ofrecer una integración inteligente entre Gmail y Evernote, convirtiendo los correos electrónicos en tareas. Es gratuito en su versión para uso personal. La versión de equipo está disponible por precios entre US$6 y US$7,50.
Como puede ver, abundan las buenas alternativas para las herramientas de organización de tareas. Sólo tienes que conocer bien las opciones y elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
A menudo, la solución ideal puede ser una combinación de dos o más de estas herramientas, ya que algunas de ellas se integran tan fácilmente entre sí que los resultados pueden ser formidables.
Además, junto con estas herramientas de organización de tareas, también se pueden incorporar métodos tradicionales a la organización de tu rutina.
Hay muchas formas válidas de mantener la productividad en crecimiento y constante. Vea más consejos sobre cómo administrar sus tareas en este artículo exclusivo que preparamos, y que puedes comprobar pinchando aquí!
