A era digital trouxe consigo uma revolução na forma como funciona a assinatura digital, e tudo que tange a informações e documentos. No âmbito empresarial e jurídico, a necessidade de assinar contratos, acordos e outros registros persiste, mas a caneta e o papel estão sendo robustamente substituídos por uma tecnologia inovadora: a assinatura digital.
Neste artigo, abordaremos todos os fundamentos por trás da assinatura digital, desvendando os elementos-chave que tornam esse método seguro e confiável. Vamos lá?
A ascensão da assinatura digital no mundo empresarial
À medida que as empresas buscam otimizar processos e acelerar transações, a assinatura digital emerge como uma ferramenta essencial, proporcionando uma abordagem eficiente e segura para lidar com a formalidade documental.
A crescente dependência do ambiente digital e a busca por soluções mais ágeis têm impulsionado a adoção generalizada da assinatura digital nos cenários empresariais.
Conforme a digitalização continua a moldar o cenário corporativo, o mercado de assinatura digital se firma como um aliado indispensável na busca incessante pela inovação e eficácia operacional. Prova disso é que, segundo uma pesquisa, ele crescerá quase 30% até 2030, alcançando a marca de 40,23 bilhões de dólares.
E o que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma forma avançada de autenticação eletrônica que utiliza criptografia para garantir a autenticidade e integridade de documentos digitais.
Diferente da assinatura em papel, ela se baseia em uma engenharia criptográfica complexa, utilizando chaves públicas e privadas.
Ela também se utiliza de certificados digitais: selos de autenticidade que validam a ligação entre a chave pública e a identidade do signatário, conferindo à assinatura digital confiabilidade jurídica.
Como funciona a assinatura digital?
O funcionamento técnico da assinatura digital envolve a utilização de algoritmos criptográficos e a geração de pares de chaves, juntamente com o emprego de funções de hash para garantir a autenticidade e integridade dos documentos. Confira a seguir.
1. Geração de pares de chaves
O processo começa com a criação de um par de chaves assimétricas: uma privada e outra pública. Essas chaves, geradas por algoritmos específicos, têm uma relação matemática única. A chave privada é mantida em sigilo, enquanto a chave pública pode ser compartilhada.
2. Associação à identidade
O titular da chave privada pode associá-la a uma identidade através de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (CA): uma espécie de “selo de aprovação” da autenticidade da chave pública e, por extensão, da assinatura digital.
3. Geração de hash
Ao assinar um documento digital, o signatário utiliza uma função de hash no conteúdo do arquivo. Os dados do documento se transformam em uma cadeia de caracteres de tamanho fixo, chamada hash. Mesmo alterações mínimas no documento geram hashes significativamente distintos, assegurando a integridade do conteúdo.
4. Assinatura com a chave privada
A chave privada do signatário é utilizada para assinar o hash gerado. Isso cria uma assinatura digital única para aquele documento específico. A assinatura é, essencialmente, uma sequência de bytes que, quando decifrada com a chave pública correspondente, pode ser verificada como autêntica.
5. Inclusão da assinatura no documento
A assinatura digital, junto com o certificado digital (se aplicável), é então incorporada ao documento. Esta inclusão pode assumir diferentes formas dependendo do formato do arquivo, mas geralmente envolve a adição de metadados que representam a assinatura.
6. Verificação da assinatura
O receptor do documento utiliza a chave pública do signatário para decifrar a assinatura digital, recuperando assim o hash original. Em seguida, aplica a mesma função de hash ao conteúdo do documento e compara os hashes. Se forem idênticos, a assinatura é considerada válida.
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Como a assinatura digital se diferencia
A distinção primordial da assinatura digital reside em alguns pilares fundamentais para assegurar a segurança, autenticidade e validade legal dos documentos assinados eletronicamente.
Criptografia
A assinatura digital utiliza criptografia assimétrica com chaves privadas e públicas. A chave privada cria a assinatura, enquanto a chave pública verifica a autenticidade. O processo também envolve funções de hash, garantindo unicidade e, assim, a integridade do documento assinado.
Certificado digital
O certificado digital valida a identidade do signatário, assegurando a legitimidade da assinatura. Ele também oferece respaldo legal ao estabelecer uma cadeia de confiança da Autoridade Certificadora até o signatário.
Segurança e não-repúdio
A segurança da assinatura digital é reforçada pela criptografia assimétrica e funções de hash, dificultando a falsificação. A presença do certificado digital fortalece o não-repúdio, impedindo que o signatário negue a assinatura, pois a associação com sua identidade é validada pelo certificado.
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Assinando digitalmente arquivos em Word e PDF
Para assinar documentos no Word, recursos nativos ou ferramentas externas, integradas a plataformas de armazenamento em nuvem, podem ser usados.
Para documentos PDF, o Adobe Acrobat é o mais comum, permitindo a criação e aplicação de assinaturas através da opção “Ferramentas” e “Assinar & Certificar”.
Plataformas online também oferecem serviços similares, facilitando o processo com o upload do documento.
Assinando digitalmente pelo WhatsApp
Para assinar via WhatsApp, é necessário ter uma versão digitalizada do documento. Utilizando uma ferramenta de assinatura digital, a assinatura é criada e salva como uma imagem. Essa imagem pode ser enviada via WhatsApp para a pessoa responsável pela assinatura, que a incorpora ao documento digital utilizando ferramentas apropriadas.
Embora o WhatsApp não tenha uma funcionalidade específica para assinaturas digitais, esse método é prático, desde que ambas as partes confirmem a autenticidade e concordem com o uso da imagem no contexto legal da região. O uso de ferramentas confiáveis é essencial para garantir a segurança do processo.
Como fazer assinatura digital pela ZapSign
A ZapSign possui uma plataforma própria de assinatura digital. Com uma interface simples, intuitiva e fortemente descomplicada, a ferramenta oferece uma solução capaz de simplificar todo o processo de assinatura de documentos eletrônicos.
A seguir, um passo a passo com tudo sobre como fazer assinatura digital pela ZapSign.
Passo 1 – Faça login no sistema
Primeiramente, você deve acessar o nosso site, e informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
Passo 2 – Gere um novo documento
No dashboard da ZapSign, clique no botão “NOVO” para ir para a próxima tela e gerar um novo documento.
Passo 3 – Faça o upload do arquivo .PDF
Clicando em “selecionar documento”, você poderá fazer o upload do documento a ser assinado. É preciso que esse documento esteja em formato PDF.
Passo 4 – Assine com certificado digital
Selecione a opção “Autenticação Avançada” após realizar o upload do arquivo.
Insira os nomes dos signatários no campo abaixo de “Quem irá assinar”. Caso os signatários já estejam adicionados à sua lista de contatos, clique na opção “Contatos” para selecioná-los e inseri-los. Essa opção encontra-se localizada abaixo da área de inserção dos nomes dos signatários.
Toque na opção “Método de Autenticação” e em “Certificado Digital”.
Passo 5 – Adicione a sua própria assinatura ao documento
Caso a sua própria assinatura também seja necessária para a validação do documento, clique na opção “Eu vou assinar”, insira nela o seu nome e toque no botão “Continuar” para seguir para a próxima tela.
Passo 6 – Classifique entre assinaturas e vistos
Posicione os locais do documento em que as assinaturas e vistos devem ser inseridos, clicando no espaço escolhido,logo após o nome do signatário, e escolhendo entre assinatura ou visto.
Clique em “Salvar e continuar”.
Passo 7 – Gere e envie os links de assinatura
Caso o contato com o seu signatário seja feito por WhatsApp, você deverá clicar no botão com o logo do app e enviar o link diretamente para a pessoa.
Se o meio escolhido for outro, não tem problema: basta ir até o ícone azul ao lado do link para copiá-lo e, posteriormente, colá-lo onde preferir.
Também há disponível a opção de enviar o seu documento por e-mail. Neste caso, toque na opção “Ativar envio automático por e-mail” e insira os endereços de e-mail das pessoas que irão assinar.
Passo 8 – Ordene os signatários
Caso seja necessário estabelecer uma ordem específica para as assinaturas, isso pode ser feito facilmente por meio do botão “Ordenar assinaturas”. Desta maneira, a ordem será definida ao arrastar os nomes dos signatários na tela para as devidas posições. Cada signatário só receberá seu e-mail de notificação, avisando para assinar o documento, quando o signatário anterior já o tiver assinado.
Passo 9 – Finalize o procedimento
Por fim, você pode elaborar uma mensagem personalizada para ser enviada juntamente ao e-mail de notificação, além de ativar notificações com lembretes para aqueles que ainda não tiverem assinado.
Clique em “Enviar e finalizar” e pronto! O documento foi gerado e enviado aos respectivos signatários.
A partir daí, você poderá acompanhar o andamento das assinaturas, conforme seus signatários forem abrindo o link e firmando o arquivo.
Passo 10 – Seus signatários assinam o documento
Cada signatário deverá clicar no link de assinatura do documento, lê-lo com bastante atenção e, estando de acordo com seus termos, clicar na opção “Assinar”.
Algumas informações do signatário serão solicitadas para fins de verificação de sua identidade: nome completo, e-mail e número de telefone.
Em seguida, ele deverá clicar em “Continuar” e assinar com o dedo, mouse, caneta capacitiva ou da forma que melhor se adequar ao dispositivo utilizado.
Tocando em “Finalizar”, a assinatura constará ao final do documento, no relatório de assinaturas, e também nos demais lugares onde você tiver posicionado.
Ao seguir os 10 passos deste guia, você não terá dificuldade alguma em utilizar perfeitamente a nossa plataforma.
Se você está com tudo pronto para simplificar e aprimorar o processo de assinatura digital em seus documentos, a ZapSign está à disposição para ajudar. Clique aqui para falar com um de nossos consultores e conhecer as soluções que tornarão sua experiência mais eficiente e segura.