A assinatura escaneada, que consiste na digitalização de uma assinatura manuscrita, é uma prática comum em diversas situações do dia a dia, especialmente no contexto atual, em que o processo documental vem ocorrendo cada vez mais em âmbito eletrônico.
Entretanto, a despeito da inegável conveniência oferecida por essa prática, surgem dúvidas sobre sua validade jurídica. Afinal de contas, será que uma assinatura escaneada é realmente suficiente para garantir a autenticidade de um documento?
Neste artigo, detalharemos as nuances legais por trás da assinatura escaneada e entender em quais circunstâncias esse tipo de assinatura pode ser considerado válido perante a lei.
Assinatura escaneada X assinatura eletrônica
Antes de mais nada, é importante começarmos explicando o que caracteriza uma assinatura escaneada e o que a diferencia da assinatura eletrônica.
Basicamente, uma assinatura escaneada é uma versão digitalizada de uma assinatura manuscrita, que pode ser obtida através de diferentes métodos, como o uso de um scanner ou até mesmo capturando uma fotografia da assinatura com a câmera de um smartphone.
O arquivo resultante, geralmente em formato de imagem, é então inserido em documentos eletrônicos, como contratos, formulários, declarações e outros tipos de documentos que exigem uma assinatura para oficializar o consentimento ou a aceitação de termos.
Muito embora seja essa uma prática bastante conveniente, especialmente nos dias de hoje, ela possui limitações significativas no que diz respeito à sua validade jurídica.
Diferente das assinaturas eletrônicas, a assinatura escaneada não oferece mecanismos de autenticação robustos, como a criptografia, nem formas confiáveis de verificação da identidade do signatário – o que significa que, em muitos casos, a autenticidade de uma assinatura escaneada pode ser questionada, e a sua utilização pode não ser considerada suficiente para garantir a segurança e a validade legal de um documento.
Portanto, apesar de sua praticidade, não se pode ignorar a importância de avaliar em quais situações esse tipo de assinatura se faz adequado e em quais outras torna-se necessário recorrer a alternativas mais seguras, como a assinatura eletrônica.
Em contraste, a assinatura eletrônica, regulamentada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, oferece uma camada adicional de segurança e validade jurídica. Essa medida provisória criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que garante a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos por meio de certificação digital.
Diferente da assinatura escaneada, a assinatura eletrônica utiliza criptografia para associar o signatário ao documento de forma inequívoca, protegendo contra fraudes e adulterações.
A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 estabelece que a firma eletrônica, quando realizada dentro do padrão da ICP-Brasil, tem a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita. Em outras palavras, ao contrário da assinatura escaneada, que pode ser questionada em termos de autenticidade, a assinatura eletrônica oferece um nível de confiança jurídica bem maior.
Em um processo judicial, por exemplo, a validade de uma assinatura escaneada pode ser contestada, enquanto a assinatura eletrônica, respaldada pela legislação, dificilmente será questionada.
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Quando a assinatura escaneada é ou não válida?
A depender da situação, a assinatura escaneada pode ou não ser aceita legalmente. Portanto, é imperativo que sejam avaliados os riscos e a formalidade exigidos pelo documento antes de optar pela utilização de uma assinatura escaneada. A seguir, destacamos as principais circunstâncias observadas para ambos os casos.
Casos de uso aceitáveis
A assinatura escaneada pode ser uma opção viável em contextos informais ou em situações onde as exigências legais quanto à forma de assinatura não são rigorosas. Sua utilização é especialmente prática quando o foco está mais na conveniência do que na segurança jurídica.
Correspondência interna
No ambiente corporativo, a assinatura escaneada é amplamente usada em comunicações internas. Memorandos, cartas entre departamentos, comunicados e outros documentos de caráter informativo geralmente não exigem um nível elevado de formalidade jurídica.
Nesses casos, a assinatura escaneada atende bem ao propósito de identificar o emissor sem a necessidade de processos mais complexos, como assinatura física ou eletrônica. A simplicidade e rapidez desse método o tornam ideal para o dia a dia nas empresas.
Declarações de concordância
Outro cenário em que a assinatura escaneada pode ser aceitável é em declarações de concordância ou ciência. Por exemplo, quando um funcionário precisa confirmar que recebeu e leu uma nova política interna ou atualizações de software, a assinatura escaneada pode ser utilizada.
Nessas situações, a principal função da assinatura é registrar que o documento foi recebido e compreendido, sem necessidade de autenticação rigorosa. Como não há implicações legais significativas, esse tipo de assinatura geralmente é considerado suficiente.
Documentos de baixo risco
A assinatura escaneada também pode ser apropriada em contratos ou acordos de baixo risco, onde o valor envolvido é modesto e as partes envolvidas possuem uma relação de confiança mútua. Exemplos incluem contratos simples entre freelancers e clientes, acordos de serviços rotineiros ou consentimentos em procedimentos de rotina.
Desde que as partes estejam cientes dos potenciais riscos e concordem com o uso da assinatura escaneada, este método pode ser utilizado sem grandes preocupações. No entanto, é importante que todos os envolvidos estejam confortáveis com o nível de segurança oferecido e cientes de que, em casos de disputa, a autenticidade da assinatura pode ser mais facilmente contestada.
Contextos nos quais a assinatura escaneada não é válida
Embora a assinatura escaneada possa ser útil em situações menos formais, existem contextos em que sua utilização pode ser considerada inválida e até perigosa do ponto de vista jurídico.
Em situações assim, recorrer a uma assinatura escaneada pode expor as partes envolvidas a riscos legais significativos, comprometendo a validade e a segurança do documento.
Contratos de alto valor
Em contratos que envolvem transações financeiras significativas, como compra e venda de bens, empréstimos, ou investimentos, a assinatura escaneada não é recomendada. Logo, a autenticidade e a validade jurídica do documento são cruciais para garantir a proteção das partes envolvidas.
Uma assinatura escaneada não oferece a segurança necessária, já que pode ser facilmente manipulada ou contestada. Por isso, a assinatura eletrônica é a melhor opção. Ela proporciona uma certificação que assegura a identidade do signatário e a integridade do documento, conferindo-lhe validade legal plena.
Documentos legais e notariais
Para documentos que exigem um alto grau de autenticidade e verificabilidade, como escrituras de imóveis, testamentos, ou procurações, a assinatura escaneada é inadequada.
Estes tipos de documentos geralmente requerem reconhecimento de firma ou outro tipo de validação formal que só pode ser obtido com uma assinatura física ou uma assinatura eletrônica certificada.
A autenticidade desses documentos é fundamental, e qualquer dúvida sobre a veracidade da assinatura pode invalidá-los, causando potenciais prejuízos legais e financeiros.
Processos judiciais
Em processos judiciais, a validade e a autenticidade dos documentos são de extrema importância. Petições, contratos e outros documentos apresentados como prova em tribunal devem ser incontestáveis. A assinatura escaneada, por sua natureza, pode ser facilmente questionada e não fornece um registro confiável da identidade do signatário.
Já a assinatura eletrônica, ao utilizar criptografia para garantir a integridade e a autoria do documento, oferece uma prova robusta e juridicamente aceita. O uso de assinaturas escaneadas em documentos judiciais pode comprometer a eficácia da defesa ou da argumentação apresentada.
Transações com o governo
Procedimentos governamentais, como licitações, contratos com órgãos públicos, ou a submissão de declarações fiscais, requerem um nível elevado de segurança e conformidade legal. As assinaturas eletrônicas são amplamente aceitas e exigidas nesses contextos, pois garantem a autenticidade e a integridade dos documentos apresentados.
Utilizar uma assinatura escaneada em tais transações pode resultar em rejeição do documento ou em questionamentos legais, colocando em risco o sucesso da operação e a credibilidade das partes envolvidas.
Podemos concluir, portanto, que a assinatura escaneada, embora conveniente e amplamente utilizada em contextos informais, possui limitações significativas em termos de validade jurídica. Em situações que exigem maior segurança e autenticidade, como contratos de alto valor, documentos legais ou transações governamentais, a assinatura escaneada pode ser facilmente contestada e não oferece a proteção necessária.
Por outro lado, a assinatura eletrônica, devidamente regulamentada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, garante a integridade e a autenticidade dos documentos, proporcionando uma segurança jurídica muito maior.
Portanto, ao lidar com documentos importantes, é altamente recomendável utilizar a assinatura eletrônica para evitar riscos legais e garantir que todos os acordos sejam devidamente reconhecidos pela lei.
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