Como assinar contratos pelo WhatsApp eletronicamente

Para assinar contratos pelo WhatsApp, primeiro crie o documento em uma plataforma de assinatura eletrônica e envie ao signatário o link correspondente pelo aplicativo. O WhatsApp funciona como canal de entrega e comunicação: a assinatura é concluída na página segura da plataforma, onde a pessoa lê o contrato, passa pelas autenticações configuradas e manifesta sua concordância.

Na ZapSign, o link pode ser compartilhado manualmente em uma conversa ou enviado automaticamente pela plataforma. Também é possível acrescentar um código de autenticação pelo WhatsApp ou proteger o acesso ao próprio documento com OTP, conforme o nível de segurança necessário.

Neste artigo, mostramos como enviar e assinar contratos pelo WhatsApp, quanto custam os recursos opcionais, quais evidências podem fazer parte do processo e quais cuidados tomar para não confundir o aplicativo de mensagens com a tecnologia que efetivamente registra a assinatura.

Resumo

• O WhatsApp funciona como canal para entregar o link de assinatura.
• O signatário não precisa criar uma conta na ZapSign para abrir e assinar o documento.
• É possível compartilhar o link manualmente ou ativar o envio automático pela plataforma.
• O Código por WhatsApp adiciona uma autenticação OTP ao processo.
• Documentos de maior risco podem utilizar biometria, validação de identidade, certificado digital ou outras camadas.
• A validade depende das evidências, da manifestação de vontade e das formalidades aplicáveis ao documento, não apenas do canal utilizado.

💡 Dica! Precisa de assinatura eletrônica gratuita? Clique aqui e crie a sua agora!

Como assinar contratos pelo WhatsApp?

O processo possui duas partes diferentes: primeiro, o remetente prepara o documento e gera o fluxo de assinatura; depois, o signatário recebe o link pelo WhatsApp e conclui a assinatura no navegador.

Forma de utilização	Como funciona	Ponto de atenção
Compartilhamento manual	O remetente copia o link e o envia pela conversa	Confirmar destinatário e link correspondente antes do envio
Envio automático	A ZapSign encaminha o link diretamente pelo WhatsApp	Pode ter custo adicional conforme o plano
Código por WhatsApp	O signatário recebe um OTP para autenticar a assinatura	Ter acesso ao número é uma evidência, mas não elimina todos os riscos
Documento Protegido	O conteúdo só é liberado após validação de um código	É necessário cadastrar um meio de contato compatível
Assinatura na tela	O usuário desenha, escreve ou utiliza uma representação visual	A evidência do processo não se limita à imagem exibida
Certificado digital	O signatário utiliza um certificado compatível	Pode ser necessário quando o ato exige assinatura qualificada

Observação: as imagens abaixo pertencem ao tutorial original deste artigo e mostram uma versão anterior da interface da ZapSign. Elas foram preservadas como referência visual; nomes e posições de botões podem ter mudado.

1. Crie o documento na ZapSign

Acesse sua conta e clique em “Criar documento”. Escolha o arquivo que será enviado para assinatura e avance para a configuração dos participantes.

2. Adicione quem vai assinar

Na etapa de signatários, informe o nome de cada pessoa que participará do documento. Para múltiplos participantes, use a opção de adicionar novo signatário.

Antes de continuar, confira se cada participante está associado ao fluxo correto. Em documentos com várias pessoas, cada uma deve receber o link destinado à sua etapa de assinatura.

3. Escolha as autenticações necessárias

Na configuração do signatário, você pode utilizar os métodos adequados ao risco do documento. Entre as opções disponíveis na ZapSign estão códigos OTP, assinatura na tela, selfie, foto do documento, reconhecimento facial, prova de vida, validação de identidade e certificado digital, conforme o plano e os recursos contratados.

Para receber um código pelo próprio WhatsApp, ative a autenticação avançada e escolha “Código por WhatsApp”. O signatário receberá pelo aplicativo o acesso ao documento e o código necessário para concluir a autenticação.

Esse recurso custa atualmente 5 créditos, equivalentes a R$ 0,50 por assinatura quando opcional.

Quando fundamos a ZapSign, uma das frustrações que queríamos resolver era justamente o atrito na hora de coletar assinaturas. A possibilidade de levar o link até um canal que a pessoa já usa todos os dias faz sentido para mim desde que a simplicidade não elimine as evidências necessárias para aquele negócio.

4. Posicione os campos de assinatura

Se o documento exigir representação visual de assinatura ou visto, escolha as posições correspondentes para cada signatário e salve a configuração.

5. Envie o contrato pelo WhatsApp

Na etapa final, você pode copiar o link de assinatura e enviá-lo manualmente em uma conversa do WhatsApp.

Se preferir que a própria ZapSign faça o disparo, ative o envio automático dos links e informe corretamente o telefone do signatário. Quando essa funcionalidade é cobrada separadamente, o valor oficial atual é de R$ 0,50 por envio.

Não compartilhe indiscriminadamente o mesmo link com várias pessoas. Em um fluxo tradicional, envie a cada signatário o link correspondente à sua participação no documento.

6. O signatário abre o link e revisa o contrato

Ao receber a mensagem, o signatário toca no link e abre o documento pelo navegador do celular. Na ZapSign, ele não precisa criar uma conta para concluir a assinatura.

A pessoa deve ler o conteúdo antes de assinar. Conforme a configuração realizada pelo remetente, podem ser solicitados nome, telefone, e-mail, CPF, selfie, documento de identidade ou outras autenticações.

7. O signatário confirma a identidade e assina

Depois de revisar o documento, o usuário manifesta sua concordância e conclui as autenticações configuradas. Se houver Código por WhatsApp, por exemplo, será preciso informar o OTP recebido no aplicativo.

A assinatura visual pode ser desenhada, escrita ou apresentada de outra forma conforme o fluxo. Ela, porém, não é a única evidência gerada pelo processo.

Depois da conclusão, o documento assinado pode ser baixado, e o remetente acompanha o status na plataforma.

⚠️ Confira também estes artigos relacionados 👇

➡️ Como funciona a validade jurídica da assinatura eletrônica?
➡️ Descubra como fazer assinatura eletrônica pelo celular
➡️ Assinatura online de documentos: o diferencial do seu negócio

Qual é a diferença entre enviar o link e usar Código por WhatsApp?

São dois recursos diferentes.

Enviar o link pelo WhatsApp significa utilizar o aplicativo como canal para levar o signatário até a página da assinatura. Isso pode ser feito manualmente pelo remetente ou automaticamente pela ZapSign.

Código por WhatsApp é um método adicional de autenticação. Nesse caso, o signatário precisa informar um código único enviado ao seu número antes de concluir o processo.

Portanto, receber um link no WhatsApp e autenticar a assinatura com um OTP do WhatsApp não são a mesma coisa.

Quanto custa enviar contrato pelo WhatsApp na ZapSign?

Existem dois custos que podem aparecer, dependendo do plano e da configuração escolhida:

• envio automático do link pelo WhatsApp: atualmente R$ 0,50 por envio quando a função é opcional;
• autenticação com Código por WhatsApp: atualmente R$ 0,50 por assinatura quando opcional, equivalentes a 5 créditos.

Em alguns planos esses recursos podem estar incluídos. Por isso, consulte a página de Planos e Preços da ZapSign antes de calcular o custo da operação.

O que é o Documento Protegido?

O Documento Protegido adiciona uma camada antes mesmo da visualização do conteúdo.

Quando ativado, o link só libera o documento depois que o signatário confirma um código OTP enviado a um meio previamente cadastrado, como e-mail, SMS ou WhatsApp.

Isso é útil principalmente para contratos ou documentos com informações confidenciais, pois dificulta que uma pessoa não autorizada visualize o conteúdo simplesmente porque recebeu ou encontrou o link.

Se o envio automático já confirmou o contato correspondente durante o fluxo, a plataforma pode evitar uma autenticação redundante de acesso, conforme a configuração disponível.

Enviar contrato pelo WhatsApp comprova a identidade do signatário?

Não sozinho. O fato de alguém receber uma mensagem em determinado número acrescenta contexto ao processo, mas não prova de forma absoluta quem estava operando aquele aparelho naquele momento.

Quando o risco da operação é maior, podem ser acrescentadas evidências como:

• código OTP por WhatsApp, SMS ou e-mail;
• CPF e outros dados cadastrais;
• selfie e documento de identificação;
• reconhecimento facial;
• detecção de vida;
• validação completa de identidade;
• certificado digital, quando apropriado.

Eu costumo resumir essa discussão em uma pergunta: quem é a pessoa que está do outro lado? Telefone, selfie, documento, biometria e certificado respondem a pedaços diferentes dessa questão. Quanto maior o risco, mais importante é escolher uma combinação de evidências proporcional ao que está sendo assinado.

Contrato assinado pelo WhatsApp tem validade jurídica?

Pode ter. O simples fato de o link ter sido enviado pelo WhatsApp não determina nem retira a validade do contrato.

Em contratos privados, é importante analisar a manifestação de vontade, a capacidade das partes, a integridade do documento, as evidências de autoria e as formalidades específicas eventualmente exigidas para aquele negócio.

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 estabelece, no artigo 10, § 2º, que suas regras não impedem o uso de outros meios para comprovar autoria e integridade de documentos eletrônicos, inclusive certificados fora da ICP-Brasil, desde que o método seja admitido pelas partes como válido ou aceito por quem recebe o documento.

A Lei nº 14.063/2020, por sua vez, diferencia assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas e ajuda a estabelecer diferentes níveis de confiança para a identificação e manifestação do signatário.

Por isso, dizer simplesmente que “contrato assinado pelo WhatsApp tem a mesma validade de qualquer contrato em papel” seria amplo demais. Determinados atos podem exigir assinatura qualificada, escritura pública, registro ou outra formalidade específica.

O desenho da assinatura na tela é o que dá validade ao contrato?

Não. O desenho que aparece no documento é apenas uma das possíveis representações visuais.

O processo eletrônico pode registrar outras evidências relevantes, como dados declarados pelo signatário, data, hora, eventos, IP e métodos adicionais de autenticação utilizados.

Consequentemente, uma assinatura eletrônica não deve ser analisada apenas pela aparência da rubrica ou do nome mostrado no PDF.

É seguro enviar contrato em grupo de WhatsApp?

Para links individuais de assinatura, não é recomendado usar grupos. Outras pessoas podem visualizar a mensagem, encaminhar o link ou tentar acessá-lo.

Prefira uma conversa individual com o signatário e confirme o número utilizado. Para documentos sensíveis, avalie ativar Documento Protegido ou outro método de autenticação.

Também evite enviar o próprio contrato como arquivo solto quando o objetivo é preservar um fluxo controlado de assinatura. Compartilhe o acesso gerado pela plataforma e mantenha o documento dentro do processo configurado.

Quais cuidados tomar antes de enviar um contrato pelo WhatsApp?

• revise o documento final: confirme valores, nomes, datas e cláusulas antes de gerar os links;
• confira o destinatário: certifique-se de que o número corresponde à pessoa esperada;
• envie o link correto: em fluxos individuais, cada signatário deve receber sua própria etapa;
• defina autenticações pelo risco: não adicione fricção sem necessidade, mas não use um fluxo fraco para documentos sensíveis;
• proteja documentos confidenciais: considere Documento Protegido quando o próprio conteúdo não deve ficar disponível para quem apenas possui o link;
• preserve o documento e as evidências: mantenha a versão final e os registros gerados pela plataforma;
• confira formalidades especiais: determinados atos podem exigir uma modalidade de assinatura ou procedimento específico.

Por que usar o WhatsApp para coletar assinaturas?

O principal ganho é reduzir a distância entre a geração do contrato e a pessoa que precisa assiná-lo.

Em vez de depender de impressão, deslocamento ou troca de arquivos físicos, o remetente pode criar o documento e disponibilizar o acesso diretamente no canal de comunicação já utilizado pelo cliente, fornecedor ou colaborador.

A ZapSign também permite acompanhar o andamento do processo, utilizar modelos e formulários, configurar ordem de assinatura e integrar documentos a outros processos empresariais.

Isso é diferente de dizer que “o WhatsApp assina contratos”. O valor da integração está em combinar um canal de comunicação amplamente utilizado com uma infraestrutura própria para assinatura e produção de evidências.

Como a ZapSign integra assinatura eletrônica e WhatsApp?

A ZapSign reúne a preparação do documento, os participantes, métodos de autenticação, posicionamento de campos, envio e acompanhamento do processo em uma plataforma de assinatura eletrônica.

Depois de configurar o documento, o remetente pode copiar o link e enviá-lo pelo WhatsApp, ou utilizar o envio automático quando disponível no plano.

O signatário acessa o ambiente de assinatura eletrônica pelo navegador, sem precisar criar uma conta, e conclui as etapas solicitadas.

Para operações de maior risco, a empresa pode acrescentar métodos de identificação ou utilizar assinatura com certificado digital. O objetivo é adequar o nível de evidência ao documento sem transformar todo contrato simples em um fluxo desnecessariamente complexo.

Vale a pena assinar contratos pelo WhatsApp?

Usar o WhatsApp como canal de envio pode reduzir atrito e acelerar a chegada do documento ao signatário, especialmente em operações nas quais clientes, colaboradores ou fornecedores já utilizam o aplicativo para comunicação.

O cuidado fundamental é entender que o aplicativo não substitui a plataforma de assinatura nem as evidências necessárias. O link direciona o usuário ao fluxo eletrônico, e é ali que devem ser registradas a manifestação de vontade, as autenticações e os demais elementos do processo.

Na ZapSign, você pode compartilhar links manualmente, ativar o envio automático, utilizar Código por WhatsApp e acrescentar outras verificações conforme a necessidade.

No site da ZapSign, você pode criar sua conta e testar a plataforma para digitalizar seus processos de assinatura.

Perguntas frequentes sobre assinar contratos pelo WhatsApp