Quais são os tipos de assinatura eletrônica e quando usar?

Em plena era digital, as transformações tecnológicas estão presentes por toda a parte, influenciando os mais diversos setores da nossa sociedade, inclusive nos tipos de assinatura eletrônica. 

No mundo corporativo, esses efeitos são sentidos de maneira significativa, com os processos de gestão se atualizando de forma constante. As principais empresas do mercado já compreendem a necessidade de adquirir ferramentas que melhorem a execução dos seus serviços, otimizando a percepção de seu valor por parte do público e aprimorando os resultados obtidos. 

Diante desse cenário, torna-se impossível não falar de soluções como a assinatura eletrônica. Ao longo da leitura deste artigo, você poderá sanar todas as suas dúvidas sobre o conceito e os diferentes tipos de assinatura eletrônica, bem como sua validade jurídica. Vamos lá!

O que é assinatura eletrônica?

Essencialmente, assinatura eletrônica é uma forma objetiva e eficiente de obter aprovação ou consentimento de terceiros mediante o reconhecimento de sua identidade via meios digitais. Por assegurar validade legal, ela oferece uma alternativa igualmente segura verificável à tradicional assinatura de próprio punho, facilitando a firma de documentos e contratos.

Dessa forma, torna-se possível dispensar diversos processos envolvidos na assinatura manual de um documento, como idas a cartórios e envios dos papéis por correio, fazendo com que o procedimento de assinatura ocorra de maneira ágil, simplificada e otimizada.

Esse conceito se estende a outras formas de reconhecimento, como por exemplo, o reconhecimento biométrico dos caixas eletrônicos, em que o usuário insere o dedo no sensor ótico, os tokens utilizados em serviços prestados pela Internet e até mesmo a execução de logins em determinados sites a partir de uma senha pessoal.

Concluímos que, enquanto nos tempos analógicos a forma de reconhecimento pessoal mais comum fosse a assinatura, os tempos atuais abrem o leque de opções, facilitando tanto a formalização de acordos quanto a contratação de funcionários, fornecedores e clientes.

Em tempos de home office, isso representa um benefício estratégico, uma vez que, com as ferramentas necessárias, não se faz mais necessário que as pessoas estejam em seus escritórios para firmar os documentos que comprovem a nova parceria ou contratação.

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Quais são os três tipos de assinatura eletrônica

A Lei número 14.063 da Legislação Brasileira, segundo suas próprias palavras, “dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos, com o objetivo de proteger as informações pessoais e sensíveis dos cidadãos (…), bem como de atribuir eficiência e segurança aos serviços públicos prestados sobretudo em ambiente eletrônico”.

De acordo com os termos dessa lei, existem três diferentes tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. A seguir, falaremos sobre cada um deles.

1. Assinatura eletrônica simples

Este tipo de assinatura eletrônica permite que o signatário do documento seja identificado sem que seja necessário o uso de um certificado digital, o que se dá por meio da associação de uma série de dados eletrônicos a um conjunto de outros dados associados a ele, como, por exemplo: 

• RG;
• CPF;
• PIN;
• impressão digital;
• reconhecimento facial;
• versão digitalizada da assinatura manual;
• senhas;
• token;
• geolocalização;
• e-mail;
• e outros.

Um exemplo prático está na utilização de um dispositivo de reconhecimento facial para que uma pessoa obtenha aprovação de sua entrada em um determinado lugar de acesso restrito. 

Nesses casos, o sistema faz a associação entre os dados inseridos (no caso, o rosto da pessoa) com os que existem previamente registrados em seu banco de dados para, então, liberar o acesso.

2. Assinatura eletrônica avançada

Este é um outro tipo de assinatura eletrônica, em que os níveis de segurança se apresentam de forma mais robusta. A assinatura eletrônica avançada faz uso de outras formas de certificação de identidade que não os certificados emitidos pela ICP-Brasil, como um certificado digital corporativo ou outros meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos em formato eletrônico.

Justamente por se utilizar de um certificado digital, a assinatura eletrônica avançada também pode ser considerada uma assinatura digital – ao contrário do que ocorre no caso da assinatura eletrônica simples.

Aqui, a assinatura eletrônica do usuário é criada com dados que ele pode operar com controle exclusivo, de maneira que posteriores modificações serão facilmente detectáveis. 

Como exemplo comum, podemos citar principalmente as assinaturas de documentos online em plataformas que possuem os próprios recursos comprobatórios de que foi realmente a pessoa designada como parte que os assinou.

É importante ressaltar que, mesmo sem fazer uso dos certificados digitais da ICP-Brasil, a assinatura eletrônica de tipo avançado possui validade jurídica, pois sua regulamentação foi estabelecida pela MP 2.200-2/2001.

3. Assinatura eletrônica qualificada

O terceiro tipo de assinatura eletrônica é a chamada assinatura eletrônica qualificada. Esta categoria diz respeito a todas aquelas que se utilizam de um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, isto é, o sistema de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ou seja, a este tipo de assinatura é conferido o nível máximo de qualificação.

O ICP-Brasil é um sistema nacional de certificação digital. O órgão foi criado pela Medida Provisória 2.200-2 de 2001, oficializada pelo Decreto 3.996 de 2001 e pela Lei 11.419 de 2006. 

Em sua estrutura, o ICP-Brasil conta com as autoridades certificadoras que, a partir de um sistema criptográfico com base em certificados digitais, asseguram a identidade e autenticidade de um usuário que utiliza um meio eletrônico para executar ações como assinar um documento online.

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica para as empresas?

A assinatura eletrônica traz inúmeros benefícios à sua gestão. A seguir, destacamos os principais.

Redução de custos

A adesão da assinatura eletrônica representa grande vantagem sob o ponto de vista financeiro, uma vez que investimentos em material de impressão são cortados. Gastos extras com Correios, motoboys e transportadoras também são eliminados, uma vez que o leva-e-traz de documentos se faz dispensável.

Organização administrativa

Enquanto o armazenamento de documentos impressos demanda espaço físico (o que pode variar de um simples armário até uma sala inteira), a ordenação do arquivo em uma plataforma eletrônica facilita não apenas a questão da gestão de espaço, como o acesso aos documentos. Afinal, as funcionalidades de busca possibilitam que eles sejam encontrados facilmente.

Agilidade

A assinatura eletrônica proporciona agilidade aos processos de formalização de acordos, o que é extremamente compatível com as atuais dinâmicas do mercado e facilita o aumento da quantidade de contratações por mês.

Mobilidade

Uma vez que a assinatura eletrônica pode ser realizada de qualquer lugar, não importa mais se o signatário está em seu escritório, na rua ou em uma viagem – esses fatores deixam de representar um impeditivo à ações que antes só poderiam ser executadas presencialmente.

Segurança

A assinatura eletrônica passa credibilidade a todas as partes envolvidas, uma vez que há respaldo jurídico no procedimento.

Menos burocracia

A assinatura tradicional envolve muita burocracia, sobretudo quando exige firma reconhecida em cartório. A assinatura eletrônica pula essas etapas, tornando o processo mais fluido e objetivo.

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Como funciona a validade jurídica da assinatura eletrônica

Algumas pessoas pensam que contratos só possuem validade jurídica quando a assinatura é feita por todos os signatários, de próprio punho, o que as faz questionar se a assinatura eletrônica é válida. A resposta é sim e vamos explicar o porquê.

A Lei Brasileira diz, nos artigos 104 e 107 do Código Civil, que qualquer tipo de contratação é válido desde que seja íntegro e autêntico, ou seja, que não apresente alterações feitas depois que as partes tiverem entrado em acordo.

Isso significa que até mesmo contratos verbais são válidos. Portanto, se você algum dia combinou um trabalho ou condição com alguém diante de uma testemunha, isso figura uma contratação e possui validade. Assim, com documentos eletrônicos não poderia ser diferente.

A Medida Provisória 2.200-2/2001, dá a garantia jurídica da assinatura eletrônica, pois habilita o uso de quaisquer meios que comprovem a autoria e integridade dos documentos eletrônicos, independente de terem certificado digital.

Ao usar uma plataforma como a ZapSign, você precisa inserir os seus dados pessoais antes de prosseguir com a assinatura, além de não haver possibilidade de modificar o documento depois que ele é assinado, o que torna a assinatura válida.

Além disso, temos na jurisprudência nacional a apelação APC 20140111450486 da 5a Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios. Ela afirma a irrelevância do contrato escrito com a finalidade de comprovar vínculo, o que reforça a validade da assinatura eletrônica e desmistifica o pensamento de que somente documentos físicos são válidos diante da lei.

Como você pode perceber, independente de qual dos tipos de assinatura eletrônica utilizado, a ferramenta não traz vantagens apenas sob o ponto de vista prático e operacional, como também no que se refere à segurança de dados e validade jurídica – portanto, se você ainda não faz uso desse recurso na sua empresa, talvez seja um bom momento para considerar essa possibilidade.

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